公司通讯事务处理制度.doc

公司通讯事务处理制度

5
2020年5月29日
文档仅供参考
制度名
公司通讯事务处理规定
电子文件编码
GLZD210
页码
4-1

第一条 目的
为了确保公司通讯工作的有效运行,对公司必要的通讯业务,以及管理或处理基准作出规定。
第二条 定义
公司中的通讯业务,指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。
第三条 通讯设备
各事业部门的通讯业务负责人必须经常注意通讯设备的完好;确保通讯工作的正常运行。在此基础上,为提高业务效率,努力使通讯设备实现现代化。
第四条 注意事项
在利用通讯设备或从事通讯工作时,必须注意:
1．注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。
2．注意根据通讯的目的,选择必要的通讯手段与方式。
3．重要或重大业务工作,必须考虑同时采用几种通讯方式,并注意追踪,以确保信息传递的准确、及时与完整性。
第五条 禁止私用
本公司的通讯设备与手段,一律禁止用于私事。
第六条 责任者
公司的通讯工作必须责任到人,责任者必须注意以下事项。
1．必须了解通讯设施的结构、性能;必须熟练掌握设备的使用方法;努力提高通讯技能。
2．严格遵守各种法规以及公司的各种规章制度;掌握通讯工作的一般规律,有机地把各种设备的各种关系联系起来,以保证有效地运用通讯手段,顺利地开展通讯工作。
3．注意爱惜各种设备与设施,小心地使用与保管,使设施始终处于完好的状态。
4．注意通讯事务上的保密工作,防止泄密或被私人所利用。

签发人

责任人签名

制度名
公司通讯事务处理规定
电子文件编码
GLZD210
页码
4-2

第七条 外部公关
各事业部门的通讯工作负责人,必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系,保持与这些机构的联系,消除在通讯业务上的各种障碍。
第八条 通讯业务的调整与指导
各事业部门的通讯工作负责人,必须注意对事业部门内,以及部门之间的通讯业务作出分析与研究,及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整,而且注意对通讯业务人员进行调整和教育培训。
第九条 确保非常或异常状态下的通讯
各事业部门的通讯工作负责人,必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下,如何确保通讯工作的正常进行。
第十条 电传的利用
各事业部门间的往来正常业务联系、通知等,除非出现不得不使用其它通讯手段的情况,一律采用电传(或图文传真)。
第十一条 电传安置
电传(或传真)专用线的敷设、设备的添置计划与实施,全部由总部负责。
第十二条 发电传
发电传必须统一用公司规定的格式进行,电传行文要尽可能简单明了,直接发给收件人。
第十三条 收电传
电传室(或收发室)接到电传后,即时用电话通知收件人。收件人在接到电话通知后,应尽快前往领取。
第十四条 应对与通话原则
电话应对原则上应简单扼要,并注意用语的品位,确保通话的准确与礼貌。

签发人

责任人签名

制度名
公司通讯事务处理规定
电子文件编码
GLZD210
页码
4-3

第十五条 内线电话
在使用内线电话时,注意遵守通讯原则,避免加重总机工作的压力与负担 。
第十六条 长途电话
除了必须使用长途电话的情况外,诸如一些必须即问即答,即答即决的业务联系,一些其它方式难以保密的业务联系,一些其它通讯方式难以确保的业务联系等等,原则上不采用长途电话方式。
第十七条 市外电话管理
打长途电话,必须向主管以及通讯工作负责人请示,不经允许不得使用。各事业部门必须根据所在部门的业务特点,规定长途电话的请示与批准方式,以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。
第十八条 报告
1. 各事业部门的通讯工作负责人,必须每天检查长途电话的情况,每月一次向总部作出报告。
2．各事业部门的通讯工作负责人,必须就下列情况向总部作出及时报告。
(1)局线电话的设置与废除。
(2)电话号码的变更。
(3)电话专用线的设置与废除。
(4)自动交换设备的设置与废除。
第十九条 总机或交换台执务要领
各事业部门必须制订交换台(或总机)执务要领,努力提高交换台的服务质量与水平。

签发人

责任人签名

制度名
公司通讯事务处理规定
电子文件编码
GLZD210
页码
4-4

第二十条 电报的利用
1.电报用于紧急联络的情况与事件,以及难以通讯或通讯联系不便的地域;另外, 在深夜或其它不利于通讯的时间里,能够根据收信人的可能状况作出判断,采用电报的方法传递信息。
2．采用电报方式,必须经主管领导同意。
第二十一条 收发电报
收发电报事务,包括电文的记录、电报费用的支付等,原则上由通讯工作负责人担当。
第二十二条 报告
各事业部门通讯工作负责人,必须就电报省略符号的修改、废除,向总部作出报告。
第二十三条 另行规定
有关邮寄物的保管、信件的收发,另行规定。

签发人

责任人签名