特种材料公司内控管理制度汇编.doc

特种材料公司内控管理制度汇编

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2020年4月19日
文档仅供参考
鞍钢亚盛特种材料有限责任公司
内控管理制度
制度编号:*****

采购管理制度

目录
第一部分 总则 1
第二部分 采购计划管理制度 1
第三部分 采购定价管理制度 3
第四部分 物资采购管理制度 5
第五部分 采购合同管理制度 11
第六部分 供应商管理制度 15
第七部分 采购招投标管理制度 19
第八部分 采购后评价与考核管理制度 21
第九部分 附则 23

第一部分 总则
第一条 为规范和引导鞍钢亚盛特种材料有限责任公司(以下简称鞍钢亚盛)员工的职责和行为,有效控制公司采购过程中的采购风险,根据<中华人民共和国合同法>及相关法律法规,<企业内部控制基本规范>及<企业内部控制配套指引>,并结合公司的实际情况,制定本制度。
第二条 本制度适用于公司采购计划管理、采购定价管理、物资采购过程管理、采购合同管理、供应商管理、采购招投标管理、采购业务后评价与考核管理等事项。
第二部分 采购计划管理制度
第一章 采购计划概述
第一条 定义
采购计划,是指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程中和掌握消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。采购计划是根据生产部门或其它使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格。
第二条 采购计划管理的原则
1、与公司发展战略与经营目标保持一致;
2、满足公司生产、运营需要;
3、采购计划的制定要符合经济合理性原则。
第三条 采购计划的目的
1、预估用料数量、交期,防止供应中断,影响产销活动;
2、避免物料储存过多,积压资金以及占用存储空间;
3、配合公司销售、生产计划的顺利完成;
4、配合公司资金的运用、周转;
5、指导公司采购工作顺利完成。
第四条 职责划分
1、采购部负责组织编制公司月度采购计划,并严格监督与控制其执行情况;
2、公司各个部门,包括生产部、设备部以及其它需要采购物资的部门,负责及时将本部门的需求计划提报至采购部,避免影响采购部工作的正常运转;
3、采购部部长负责拟定本部门的采购计划;
4、采购的分管领导负责对提交的采购计划进行审核,把握平衡公司整体情况,使制定的采购计划符合公司销售、生产目标;
5、总经理负责对采购计划进行审批,确定最终的采购计划。
采购过程中涉及其它部门或人员的,各部门或人员应当积极配合采购部工作,对于出现的不协调情况,影响公司正常生产、运营,应当严格按照公司人力资源的规定进行考核。
第二章 采购计划的编制与审批
第五条 采购计划的编制依据
1、销售计划
2、生产计划
3、物料安全库存
4、物资供应厂商及各种所需物资的市场状况
5、采购计划的历史数据及上期执行情况
6、各部门的计划调整情况
7、公司资金供应与运转能力
8、各部门的其它需要
第六条 采购计划编制的原则
1、量力而行原则,编制采购计划时,要实时结合公司的及时支付能力;
2、适度超前原则,编制计划时,要充分考虑到物料的现实需求与前瞻要求,在公司财力允许的情况下,适度提高采购的余量及内在品质;
3、成本经济型原则,编制采购计划或物料定性时充分考虑物料与其后续成本支出,按照降低采购成本的总体要求,合理的确定供应商。
4、计划调整时,应当按照轻重缓急分为不同的等级,对重点物料或急物料要确保优先安排采购。
第七条 采购计划至少包括下列内容
1、采购物品的数量、技术规格、参数及要求;
2、采购物品的价格及供应商;
3、各物资品种的安全库存数量;
4、上月采购计划的调整情况、次数及原因。
第八条 采购计划的编制步骤
1、编制采购计划时,需要明确、及时掌握公司生产部制定的生产计划;
2、及时掌握各种物资的库存状况,保证公司各种物资的安全库存,防止出现物资短缺,供应中断,影响生产进行;
3、采购部收到生产部的生产计划时,需要确定生产计划是否经过相关部门的审核:对于原材料需求,需要有技术质管部提供的原材料配比表;对于零配件需求,需要设备部进行审核确认;
4、采购部依据审核确认后的生产计划编制月度采购计划,并上报采购分管领导、总经理进行审核、审批。
第三章 采购计划的执行与调整
第九条 采购计划的执行
1、采购计划审批经过后,采购部部长将采购计划按照时间和职责分工分解落实至各采购专员;
2、采购专员应明确采购的品种、数量、价格、期限和供应商的情况等内容;
3、采购部负责做好采购过程中采购数量和交货情况等信息的跟踪、记录,采购分管领导需对采购计划执行的过程进行监督、监查。
第十条 采购计划的变更管理
1、采购计划在执行过程中如果出现异常问题,采购部应对计划做出适时调整;
2、对于采购部已经审批经过的物资申请,各需求部门,如果需要变更原生产计划确定的物资规格、型号、数量或撤销原生产计划等情况时,必须立即编制本部门计划调整表,立即通知采购部,以便采购部及时根据实际情况和库存状况进行采购调整;
3、上述第十条2 所述情况,如果采购部已经按照原计划进行采购,则将相关物资入库,并将其列入安全库存,按照规定进行管理,协调下月生产部门物资需求,或者根据企业实际情况,协调供应商组织退货。
第三部分 采购定价管理制度
第一章 采购价格调查和分析
第一条 采购部需要定期经过网络和行业协会等渠道收集相关产品的价格,并向主要供应商索取详细的价格资料,调查价格信息,建立价格信息体系,便于对产品价格的分析和查找,确保采购产品价格的合理性和适当性。
第二条 本公司各有关部门,均有义务协助提供价格信息,以利于采购部比价参考。采购部可根据需要会同产品需求部门共同询价与议价。
第三条 采购部要定期分析主要材料的采购价格变动的趋势,采购人员要随时关注相关产品的主要原材料的价格趋势,利于采购价格的谈判。
第二章 询价及议价
第四条 采购部必须进行必要的采购价格调查,明确采购物品的实际成本,以确定采购价格。
第五条 采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。
第六条 采购议价应注意品质、交期、服务兼顾。
第三章 采购价格确定
第七条 采购部有义务根据公司经营管理情况和业务需求,在保证公司利益最大化的情况下,选择多种采购方式相结合的方式,降低公司采购成本。
第八条 采购定价主要分为询价、比价、估价、议价四个环节。
第九条 采购部根据物资限价、市场行情以及采购批量大小等情况与供应商议定采购价格。
第十条 单批次不足100万元的产品,公司采购员经采购部长审核后即可进行采购。
单批次超过100万元的物资采购,需经分管副总签字后进行采购。
单批次超过500万元的物资采购,需经总经理签字后进行采购。
单批次超过1000万元的产品,公司需成立由采购部、技术质管部、财务部、设备部和生产部等相关部门组成的估价小组,估算出物资限价,估价小组会签经过,提交总经理签字经过后方可进行采购。
第四章 采购价格审批
第十一条 询价、议价完成后,采购人员应在提交<物资采购申请表>时附上供应商资料和产品规格等资料,并列示清楚询价或议价结果书面说明。
<物资采购申请单>需标示最近3次该产品的采购价格作为采购价格的参考依据。
第十二条 采购人员持<物资采购申请表>报采购部部长审核,采购部部长应严格按照权限对采购价格进行审核。具体权限参见第三章第十条规定执行。
第十三条 分管副总和总经理均可视具体情况要求采购部等相关部门进一步议价。
第五章 价格监督考核
第十四条 采购部每月定期上报物资、设备采购情况,包括采购物资品种规格、采购形式、采购价格、供应商等至价格委员会,接受价格委员会的监督检查。
价格委员会成员由财务部部长,采购部部长,设备部部长,审计部部长组成,由审计部部长担任价格委员会组长。
第十五条 实行供应商定期报价制度。采购部每月定期一次性收集准供应商报价资料并报价格委员会组长审核,作为采购价格的重要参考依据。此项作为对供应商准入考核的一个重要指标。
第十六条 价格委员会经过对供应厂商走访、市场调研、网络查询、供应商报价等方式搜集市场价格信息,建立健全物资价格信息资源库,不断加强对供应部门采购价格的全过程监督管理。
第十七条 对于采购同质、同规格、同厂家物资,价格高于同期市场平均价格的,对采购人员按价格差异金额全额处罚,对部门领导进行差异金额10%的罚款,并对责任人进行相关处理,情节严重者辞退或调离工作岗位。
第十八条 对于虚报物资价格,从中谋取私利,吃回扣等违规情况,经审计部查实,应立即设法追回相应的差价损失,并对员工执行辞退处理。
第十九条 公司各类物资的采购价格属于公司的经济机密,各有关人员必须注意保密,防止因泄露给公司竞争对手和不相干人员造成重大经济损失。
第四部分 物资采购管理制度
第一章 物资采购概述
第一条 物资采购范围
1、本制度所指物资采购主要包括:生产原材料采购、动力供应采购、设备采购、委托加工、劳保用品、成品外购,办公采购(包括办公耗材、办公设备和其它非生产采购)。
2、除零星采购外,所有物资采购均需从指定供应商采购,需要从非指定供应商采购的,须经分管领导审核,并报总经理审批。
第二条 职责分工
公司集中采购部门为采购部和总经理办公室。采购部负责采购生产用主要原材料和辅助原材料、福利劳保、设备备件及备件加工;后者主要采购办公用品、办公设备及其它非生产用品。
第二章 请购管理
第三条 营销部签订销售合同或接收客户订单后,以内部订单的方式传递至生产、设备部,生产、设备部根据订单编制物料需求计划表报采购部。由采购部组织、安排采购事宜。涉及主要原材料的生产需求计划,则需要由技术质管部提供原材料配比表;对涉及零配件的需求计划,则需要提交设备部确认。
第四条 采购部接到需要计划后,根据仓库处提报的安全库存情况进行平衡,确定需要采购的数量,由采购专员编制采购物资申请表,采购物资申请表包括该订单所需原材料的采购进度安排、现有仓库量等;
第五条 如果本次购进为新材料,则需要在采购物资申请表后附由技术质管部出具的新产品可行性报告。
第六条 对于常规无特殊情况的采购,采购物资申请表的审批权限按照本制度第三部分第三章第十条的规定执行。
特殊情况:采购单价较上次单价不变的须经采购部部长审核,分管领导签批,总经理审批同意,方可下达采购订单。
供应商提供报价的产品与请购规格不同,或属代用品时,采购人员应送需求部门确认。
采购申请程序按照PM-AM采购申请管理流程执行。
第三章 试验新材料购进
第七条 购进流程
1、试验材料购进由技术质管部出具新原材料试用报告,经技术质管部部长审核,技术总监审批经过后,提交总经理批准;
2、总经理批准后,试用新材料方可进入原材料的请购审批流程,按照本制度第二章请购管理执行。
第八条 采购的中试或大试材料,验收入库后由仓库保管安排此部分材料物资单独存放,并立即通知技术质管部。技术质管部接到通知后,将试验产品的技术要求交生产、设备部安排实验。
第九条 技术质管部必须在十天内提供实验报告并通知采购部。对于小样品按照采购部”新品实验档案表”标注来样时间一周内提供实验报告。
第十条 异常情况处理
1、对于中试或大试的新材料入库后,如若一周内未动用,仓库保管则要书面提报给采购部,采购部通知涉及的相应部门,限期2天内做出处理意见并反馈采购部;
2、对于决定退货的情况,采购部应当在一周内协商供应商退货,不得造成滞留,形成积压,占用仓库空间;
3、对于因我公司特殊要求而专门定做,或者已付清款项造成无法退货的情况,申报部门应当在一周内出具书面材料并阐明未使用原因及处理意见;
4、对于直接未试用的,由申报部门承担责任,对于试验过程中未达到技术要求而不能使用的可免于扣罚。
第十一条 考核办法
1、对于申报材料入库后无使用无报告的,由申报部门承担责任;
2、常规业务客户所提供的新材料判定为退货而未退货的,由采购部承担责任;
3、由于仓库未及时通知申报部门而造成实验滞后及产生库存积压的,由仓库承担相应的责任;
4、对于存放在车间确定不使用的情况,一周内必须退库,并由采购部与供应商协调退货,因在车间存放时间过长而导致无法退货的,由车间承担责任;
5、对于试验品未在规定时间内提供报告的情况,由技术质管部承担责任;如果试验的延误是由于仓库未及时通知技术质管部造成,则由仓库承担相应责任;对于采购部直接安排车间试验的,如果发生实验延误情况,则由车间承担相应的责任。
第四章 供应过程管理
第十二条 供应过程管理,主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度,科学评价供应商的供货情况,并根据合理选择的运输工作和运输方式,办理运输、投保等事宜,实时掌握物资采购供应过程的情况。
第十三条 采购订单下达,签订采购合同后,采购部必须由采购专员跟踪物资发货情况,避免物资不能按原定计划、原定时间到货的情况出现。
第十四条 采购专员依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工作进度的异常情况,应当及时反馈情况,提出解决方案,采取必要措施,保证需求物资的及时供应。
第十五条 根据采购物资的特性,选择合理的运输工具和运输方式,办理运输或投保等事宜。
第十六条 如果因市场生产需求紧急,要求本批物资立即到货,采购人员应当立即与供应商进行协调,必要时还应帮助供应商解决疑难问题,保证需求物资的准时供应。
为保障及时交货,需要紧急采购的,由采购部制定紧急采购方案,交分管领导审核,并报总经理批准,方可组织采购活动。
第十七条 如果因市场需求或公司内部生产计划调整,公司经过研究决定延缓或取消本次订单物料供应,采购人员应当立即与供应商进行沟通协商,确认能够承受的延缓时间,或者终止本次采购操作,或者协商退货,同时能够应供应商的要求给予供应商相应的赔款等,以维护公司的声誉与形象。
第十八条 采购部应当与仓库、生产、设备、销售等各个部门进行实时沟通,确定与公司生产运营相适应的商品库存量,即安全库存数量,避免公司出现库存短缺或挤压,影响公司的正常经营和资金运转。
1、生产、设备部须于每月25日前完成安全库存测算工作;
2、安全库存的测算须由生产、设备部、营销部相互配合完成;
3、需要安全库存的材料由采购部会同生产、设备部确认。
第五章 验收入库管理
第十九条 材料物资到货后,仓库保管员要按照送货清单,及时清点到货数量,不能延误拖后。
第二十条 数量清点完毕,确认无误后,仓库保管员在送货清单上签字,并将送货清单传递至采购内勤,采购内勤依据清单录入系统,生成系统外购入库单。仓库保管必须在当天对采购内勤录入系统的入库单进行审核确认,此时审核主要是核对数量,经仓库保管审核后的系统外购入库单不能进行修改。
如果数量清点,出现到货数量与订单数量不符,则仓库保管应立即通知采购部,由采购部与供应商协调组织退货或补货。
第二十一条 同时,仓库保管在到货后,第一时间经过技术质管部,提请技术质管部组织材料物资的检验。
第二十二条 技术质管部安排质检员进行取样检验,两日出具<原材料进厂检验单>,检验单须经技术质管部部长签字确认。
第二十三条 检验合格,仓库保管在检验合格单上签字确认,并依检验合格单办理材料物资入库手续,将材料物资入库,并按照要求堆放、整理。
第二十四条 同时,仓库保管对采购内勤在第二十条生成的系统入库单进行再次审核确认,物资进入仓管的即时库存,即物资实现入库。
第二十五条 采购内勤根据仓管签字确认的检验合格单开具入库单,一式三联,一联留存登记采购台帐,一联随发票录入ERP信息系统报财务,一联仓库留存。
第二十六条 采购内勤开具入库单后,汇总整理采购物资申请单、入库单、发票,将单据移交财务进行账务处理。
第六章 退换货管理
第二十七条 原材料检验不合格的,技术质管部向采购部出具不合格品处理通知单。
第二十八条 采购部收到不合格品处理通知单后,由采购部部长衡量本批材料、物资是否可留用,如果可留用,则在处理单上签署意见,递交分管领导审核,总经理审批。只有总经理审批同意后,方可对此批次的材料物资留用入库。如果总经理审批不同意,则组织退、换货。
退货换的操作程序按照PM-COR退换管理流程执行。
第二十九条 采购部负责与供应商协调组织退货。
第三十条 因采购不能及时到货或者采购材料质量不符合要求的,采购部组织生产、设备部、营销部评审采购不能及时到货,或采购材料质量不符合要求对生产以及产品交期的影响,并征求处理意见。
第三十一条 因供应商责任导致原材料不能及时入库的,采购部应评审不能及时入库产生的损失,并根据签订的采购合同向供应商提出索赔。
第三十二条 因采购部工作不到位导致原材料不能及时供应而影响生产的,生产、设备部可提请总经理办公室督促采购部整改;采购部不整改或整改屡次不合格的,由总经理办公室对采购部部长的工作胜任能力考评。
第三十三条 采购材料验收发现的废料,由采购部负责与供应商协调,并要求供应商免费调换。
第七章 应付账款管理
第三十四条 应付账款,是指企业因购买原材料、零配件、设备或者接受劳务而应付给供应商的款项。
第三十五条 职责分工
应付账款必须由财务部往来会计管理。
1、应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收、付款职能以外的财务部往来会计专门负责;
2、财务部应按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款,以保证采购付款内部控制的有效实施。
第三十六条 财务部应当建立付款审批制度。由于材料、物资的采购而形成的应付款项,财务部严格按照采购合同约定的价格及付款期限执行。
第三十七条 应付款项的支付
1、采购部按月汇总应付款情况,由采购内勤编制应付款项明细表,交由采购部部长审核;
2、审核确认后,采购内勤按照本月应付款情况,编制<付款通知单>,即向财务部提出付款申请。分别由采购部部长审核、分管领导审批并签字,采购内勤将签字后的<付款通知单>交财务部往来会计。
3、付款申请必须由往来会计核实金额,财务部长平衡审核、财务总监及总经理审批经过后,方可办理付款。
4、财务部根据具体的资金使用计划,规划每月的应付款项支付,做到既不耽误公司的生产运营,同时又使资金得到合理利用。
5、应付款项支付以电汇或票据为主,避免使用现金支付。
第三十八条 应付账款的确认和计量应真实、可靠
1、应付账款必须根据审核无误的各种必要原始凭证,并确认ERP系统无误后,进行确认和计量。这些凭证主要是供应商开具的发票、采购内勤处的入库单、物资采购申请表以及银行转账的结算凭证等;
2、往来会计必须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性,并与系统中录入的数据进行核对。
第三十九条 往来会计必须及时登录系统将应付账款登记入账。
第四十条 应付账款的结转
财务部应当按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并相互核对,出现差异时,应当及时查找原因,编制调节表进行调节。
第四十一条 财务部应当建立与供应方的双方定期对账制度,以防止双方业务人员串通舞弊。
1、财务部应积极主动地定期(每月)从供应方取得对账单,与应付账款明细账或未付凭单明细表相互核对;
2、若核对出现差异应立即组织人员查明差异产生原因,并将相关情况汇报财务总监及采购分管领导处理;
3、如果追查结果表明无会计记录错误,则应及时与债权人取得联系,以便于调整差异。
第四十二条 财务部应当建立应付账款账龄分析制度,由往来会计定期(每月)对应付账款账龄进行划分并编制应付账款账龄分析表。
第四十三条 应付账款账龄分析表应定期报财务部长及财务总监审阅,以便于财务部更好的掌握公司资金营运情况,做出决策。
第四十四条 对于账龄在三年以上的应付账款应重点关注,分析应付账款形成及账龄较长的原因,如发现异常情况应及时向上级领导汇报。
第五部分 采购合同管理制度
第一章 采购合同概述
第一条 本制度适用于公司所有对外采购合同的签订、审批、变更、保管等各项事项的规范和管理。
第二条 本制度所称采购合同,是指公司为了确定与供应商(包括法人,自然人及其它组织)的采购供应关系而签订的书面协议。
第三条 公司在采购合同管理中,至少关注下列风险:
1、采购合同违反法律法规,可能遭受外部处罚,经济损失及信誉受损;
2、采购合同未经适当审核或越权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈等造成损失;
3、采购合同条款未得到恰当履行或监控不当,可能导致违约损失;
4、采购合同纠纷处理不当,可能导致企业权益受损。
第二章 采购合同签订与审批
第四条 采购合同签订原则
采购部签订采购合同时,必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则,以维护公司合法权益。
第五条 供应厂商调查评审
1、采购部在确立与供应商的合作时,必须审查供应商的资格、实力、规模等情况;
2、采购合同签订过程中应严格执行公司关于供应商管理的相关规定,不得直接与未评审的供应商签订合同。
★供应商管理的相关规定详见<供应商管理制度>
第六条 合同形式规范
1、标准采购合同的模版格式必须由公司统一制定;
2、采购合同一律采用书面形式签订,任何口头形式的承诺本公司都不予接受;
3、一般情况下,采购合同需采用公司统一制定的标准合同文本;特殊情况下,采购逐级审核,并报总经理批准后,由采购部与客户共同拟定采购合同。
特殊情况包括但不限于:供应商提出按照本厂的模版签订合同;供应商要求修改合同模版中重要条款等。
第七条 采购合同内容规定
公司采购合同的签订应包括但不限于以下8项内容:
1、 供需双方全称、签约时间和地点;
2、 拟采购产品的名称、规格、型号、技术标准、参数、单价、数量等;
3、 产品质量标准及容差界限;
4、 运输方式、运费承担方式、交货期限、交货地点及明确、具体的验收方法;
5、 付款条件、付款方式及付款期限;
6、 免除责任及限制责任条款;
7、 违约责任及赔偿条款;
8、 具体谈判业务时可选择的其它与采购业务相关的条款。
第八条 审批权限
采购合同的拟定,必须与采购物资申请表保持一致,每笔采购物资申请表对应一份采购合同。采购物资申请表依据公司规定审批经过后,采购部按照申请表的批准意见拟定采购合同,相关流程依照PM-CM采购合同管理流程执行。
采购部应当将采购物资申请表复印后附在合同后,存档备查,作为合同的评审依据。
1、 本公司对外签订金额重大(金额达到500万元)或者性质特殊(常规外)的采购合同时,必须在物资申请经过后,经过合同评审方可与供应方签订合同。
2、 合同的评审:参与部门至少包括采购部、需求部门、财务部、技术质管部。评审经过后,评审结果交由采购分管领导审核,总经理审批经过;
3、 所有采购合同均需经过财务部审核;重要的采购合同还需征询法律专业人员的意见。
第三章 采购合同的履行
第九条 合同履行原则
采购合同依法成立,即具有法律约束力。合同签订双方必须本着”重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。
第十条 合同履行监控
采购部应随时了解、掌握采购合同的履行情况,发现问题及时处理汇报。否则,造成采购合同不能履行、不能完全履行或者延迟履行的,应当追究采购部的责任。
第四章 采购合同的变更和解除
第十一条 变更与解除要求
1、 供应商提出变更、解除合同的要求时,采购部部长应从维护本公司利益的角度出发,采取恰当的处理方式,保证公司的合法权益不受侵犯;
2、 因供应商原因造成合同变更与解除的,采购部部长必须要求其依据合同规定赔偿本公司损失;
3、 因本公司过错造成供应商要求变更与解除合同的,应主动承担责任,以免造成双方损失扩大,影响本公司声誉;
4、 因双方原因造成供应商要求变更与解除合同时,采购部应当及时与对方积极协商,共同解决,争取损失最小化。
第十二条 变更、解除合同的流程
变更、解除合同,应按合同签订的程序执行。达成变更、解除协议后,必要时可报公证机关重新公证,增强其法律效力。
第十三条 合同变更与解除形式
采购合同的变更、解除一律采用书面形式,书面形式需包括合同双方的信件、函电、电传等,所有口头形式的变更本公司不予承认。
第五章 采购合同的纠纷处理
第十四条 合同纠纷的处理原则
1、在处理合同纠纷时,必须坚持以事实为依据、以法律为准绳,保障公司合法权益不受侵犯;
2、合同纠纷处理以双方协商解决为主、其它解决方式为次;
3、本合同员工在处理纠纷时,及时汇报上级领导,积极主动地做好各自应做的准备工作,不互相推诿、指责、埋怨,应当统一意见、统一行动、一致对外。
第十五条 合同纠纷的处理方法
1、因对方责任引起的纠纷,应坚持保障本公司合法权益不受侵犯的原则;
2、因本公司责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少双方损失,挽回公司声誉;
3、因合同双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决;
4、协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。
第六章 采购合同资料保管
第十六条 采购合同原件管理
1、签订生效的合同必须连续编号,其原件必须齐备并存档,原件未及时上交的,档案管理人员应及时向合同签订人员索取。如其拒不补交的,及时上报采购部部长追收。
2、若合同原件为传真件,需复印一份或扫描一份与传真件一并存档。
第十七条 建立采购合同档案
1、每份采购合同都必须有一个编号,编号必须连续,不得重复、遗漏;
2、每份存档合同必须资料齐备,应包括合同正本、副本及附件,合同的评审记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传)等。
第十八条 建立合同管理台账
1、采购部应根据合同签订的先后顺序,建立采购合同台账,方便查询;
2、采购合同台账的主要内容包括:合同编号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、订单计划书编号等;
3、台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。
★采购合同台账详见附件一
第十九条 保管年限要求
采购合同按照时间、供应商类别装订成册,保存3年备查。保存期限的起点为合同的签订日。
第二十条 合同的清册与销毁
采购合同保存 3年以上的,档案管理人员应将合同履行过程中出现问题但仍未解决的供应商合同,进行清理并另册保管,其它的合同报采购部部长批准后作销毁处理。
第六部分 供应商管理制度
第一章 供应商管理概述
第一条 适用范围
本制度规定的供应商,是指主要材料供应商和采购量较大的辅助材料供应商,采购量非常少的辅助材料、行政办公用品、办公用品的供应商不属于本制度规定的供应商管理范围。
第二条 职责分工
1、供应商的管理由采购部负责,需要其它部门配合相关工作的,由采购部组织相关部门做好配合;
2、相关部门不配合或不积极配合的,采购部提请总经理办公室督促相关部门做好配合;
3、如若相关部门仍不积极配合或不愿配合的,提请总经理办公室对相关部门负责人的任职胜任能力考评;
4、技术质管部负责对供应商的品质控制能力及环保指标进行评估与考核;
5、技术质管部负责对供应商的技术设计能力进行评估与考核;
6、财务部负责对供应商的价格成本进行评估与考核;
7、采购部负责对供应商的服务与交期进行评估与考核;
8、总经理负责合格供应商的审批工作。
第二章 供应商选择
第三条 供应商资讯来源
1、采购部员工根据材料类别收集不同材料的潜在供应商信息;
2、供应商信息的收集,可经过互联网、企业黄页、协会、合作伙伴、直接联系等各途径获取,并登记收集到的供应商信息,主要包括:供应商名称、资格证、规模、生产能力、产量、各检测证书、认证证书等,具体事项参照<供应商档案>中所列信息进行收集。
★<供应商档案>详见附件二
第四条 供应商开发流程
1、采购部收集供应商信息后,将收集到的相关信息及获取的资料提交至采购内勤处,由采购内勤依据相关资料完善<供应商档案>中”客户基本信息”、”资财状况”、”营业状况”、”生产状况””与我司合作情况”作为评价依据;如为首次合作厂商,则在”开始合作时间”处标明首次合作;
2、采购部向潜在供应商提出寄样要求,并接收供应商寄送的样品;
3、采购部收到主要材料的样品后,第一时间把样品送到技术质管部组织试样验证;
4、技术质管部作为验证单位,对样品组织验证,验证合格出具可行性报告,并把验证结果及时反馈给采购部;
5、采购部汇总试样验证合格的供应商,组织相关部门进行供应商评审;
特别说明:为保障生产的稳定性,降低过度依赖一家供应商,同种材料的供应商原则上不低于两家进入供应商评审;
6、采购部根据供应商档案中列明的各部门,组织供应商评审;需要现场评估的,组织相关人员进行现场评估;
第五条 主要材料供应商评审:
1、技术质管部对供应商的品质控制能力以及技术设计能力评估:品质控制能力包括,品质计划、质量标准、质量控制体系、退货记录、对供应商的品质控制;技术设计能力包括,研发、新产品开发与引进、革新;生产效率、厂房设备、设备维修保养、产能;
2、财务部对供应商的价格成本评估:原材料、存货、毛利、成本;
3、采购部对供应商的服务与交期评估:承诺、销售服务、技术服务、投诉回应、行政服务、交期准时、服务回应、交货时间、周转时间、送货时间/弹性、地理位置。
第六条 一般材料供应商评审:
1、技术质管部对供应商的品质控制能力、环保指标以及技术设计能力评估;
2、财务部对供应商的价格成本评估;
3、采购部对供应商的服务与交期评估。
第七条 合格供应商的评选
1、评审认为供应商有不合格项的,采购部督促供应商提出整改措施,并由技术质管部监督供应商实施;不提供整改措施或整改措施不能有效实施的,取消供应商的入选资格;
2、供应商评审合格后,采购部向供应商下达小批量订单,由技术质管部组织小批量生产测试;
主要材料和一般材料的小批量生产测试结果分析与评定由技术质管部负责;
3、小批量测试合格的,采购部向供应商下达中批量订单,由技术质管部组织中批量生产测试;中批量生产测试结果分析与评定由技术质管部负责;
4、采购部汇总供应商档案评审意见、小批量生产测试可行性报告、中批量生产测试可行性报告,对潜在供应商综合评定是否具备合格供方资格;
5、评定具备合格供方资格的供应商后,由采购内勤处整理生成候选供应商名单,并附供应商档案、相关可行性报告后,提交采购部长进行审核;
6、采购部长审核经过后,提交采购分管领导审核,总经理审批确定最终的合格供应商名单;
7、采购分管领导、总经理认为评选的供应商有不合格项的,执行第七条第1项规定;
8、生成确定合格供应商后,由采购内勤将合格供应商的资料整理存档,对于不合格供应商的资料也应进行相应的存档,以便于为后续工作提供依据。
第八条 对综合评定符合公司要求的,公司领导审批经过的供应商作为公司的合格供应商进行管理与维护。
第九条 供应商评估结束,由采购部按照第五部分采购合同管理制度按照公司需求与供应商签订采购合同。
第三章 供应商考核
第十条 采购部须每年年末组织对合格供应商进行考核;生产部、技术质管部对某家供应商按质按量供货能力产生怀疑时,可提请采购部组织对该供应商进行考核。
第十一条 供应商考核由采购部按照编制的<供应商考核表>组织实施。
★<供应商考核表>详见附件三
第十二条 生产部、技术质管部对供应材料的质量、技术水平考核;财务部对供应商的价格成本付款条件考核;采购部对供应商的服务、交期考核。
第十三条 考核结束,采购部根据<供应商考核表>考核情况在<供应商档案>中作出备注。
第十四条 考核有不合格项的,采购部提请供应商整改,并跟踪整改措施及实施情况。
第十五条 考核合格或整改合格的,若需要修订采购合同,采购部组织修订采购合同。
第十六条 整改仍不合格或不愿整改的,采购部在考核表中建议取消或降低该供应商的级别,并报分管领导审核、总经理批。
第十七条 总经理批准降级或取消供应商资格后,采购部应及时更新合格供应商明细表,需要寻找新的供应商的,采购部组织新的供应商评选工作。
第四章 供应商分级
第十八条 为构建战略采购关系、提高采购效率、降低采购风险和成本,须对供应商进行分级。
第十九条 供应商分级的参考指标包括:供应商的供货量、产品质量、成本与价格、交期、服务、账期。
第二十条 根据公司实际情况,将供应商分为A、B、C三级。
1、A级供应商,是指供应量大、质量好、账期优惠大,具有战略合作价值的供应商;
2、B级供应商,是指供应量较大,质量相对较好,账期优惠,相对有利的供应商;
3、C类供应商,是指供应量不大、质量能够满足公司需要的供应商。
第二十一条 供应商的分级评价、每个供应商的定级由采购部组织实施,并报分管领导审核、总经理审批。
第二十二条 因特殊情况特殊定级的供应商,必须报总经理审批同意。
第五章 供应商采购比例
第二十三条 主要材料采购比例
1、A级供应商的采购比例为60%;
2、B级供应商采购比例为30%;
3、C级供应商采购比例为10%;
4、年度采购比例上下波动以不超过5%为限;
主要材料范围由采购部根据实际界定。
第二十四条 辅助材料厂家数量多、采购分散,供应商级别相对较低,采购部根据实际确定供应商的采购比例。
第二十五条 采购部应按规定的采购比例对不同类别的供应商下达采购订单;不按规定比例下达采购订单的,采购部部长提出整改措施并保证实施;如不整改或整改后仍不合格的,由总经理办公室对采购部部长组织岗位胜任能力考核。
第二十六条 由于出现紧急采购,不能向公司合格供应商名单中所列供应商进行采购,或者不能按规定比例采购的,须报总经理批准。
紧急订单的材料采购不纳入采购比例计算。
第六章 供应商变更
第二十九条 为保障供应商优胜劣汰,采购部在供应商年度考核结束后,组织供应商的淘汰、新增、升级、降级。
第二十八条 采购部每年度须保持供应商的适当淘汰制。
第二十九条 供应商考核
1、采购部需将变更的考核表提报分管领导审核、总经理审批;
2、新增供应商,严格按照前述供应商选择要求进行评审确定,并报总经理审批;
3、对连续两年保持不变的A级供应商,采购部须将年度的考核结果报总经理审阅。
第七部分 采购招投标管理制度
第一章 招投标概述
第一条 本公司所有零配件及其它批量物资招标活动,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
第二条 物资采购招标应充分体现公开、公平、公正和诚实信用原则,真正让有实力的厂商为公司服务,坚决杜绝采购工作中的人情关系。
第三条 物资采购的招标范围包括:
1、形成一定批量的零配件、部件;
2、浆料;
4、 ,,,,,,,,。
第四条 任何部门和个人不得将依法进行集中招标采购的项目化整为零或者以其它任何方式规避招标。
第五条 采购部负责汇总公司所有需要招标的生产用品及零配件情况,具体实施招标事宜。
第六条 本公司的招标形式主要是邀请招标,根据所需招标的不同物资种类,此种招标方式至少邀请7-8家供应厂商参与。
第二章 招 标
第七条 定义
招标人,是指提出招标项目并进行招标的法人或者其它组织。
第八条 公司采购部当前采用的招标方式主要为邀请招标。
邀请招标,是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其它组织投标