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贸易公司行政制度

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标 准 操 作 程 序

部门: 综管部
题目: 行政管理制度
执行日期:
编号: SC-03
起草:
审核:
批准:
修订日期:

第一章 总 则
一、 目的: 为完善公司行政管理机制, 建立规范化的行政管理制度, 提高行政、 后勤管理水平和工作效率, 特制定本制度。
二、 适应范围: 公司全体员工
三、 责任部门: 综管部
第二章 会议管理规定
一、 会议分类
公司会议包括总经理办公( 扩大) 会议、 专题会议、 周质询会、 月度质询会、 月例会、 部门周质询会。
( 一) 总经理办公( 扩大) 会议
1．召开时间
总经理办公( 扩大) 会议由总经理视需要适时召开。
2．会议主持
总经理办公( 扩大) 会议由总经理主持。
3．参加会议人员
由部门经理及以上管理人员、 指定人员参加总经理办公( 扩大) 会议。
4．会议议题
总经理办公( 扩大) 会议题主要是商讨年度经营计划及管理决策; 研究重要人事任免或薪酬福利政策; 部署重要工作; 通报重要情况; 听取工作汇报; 总经理出差前工作布置等。
( 二) 专题会议
1．召开时间
公司各项专题会议, 根据公司的经营管理情况具体确定召开时间。
2．会议主持
公司各项专题会议由专项负责人主持。
3．参加会议人员
由专项负责人及专项小组成员、 指定人员参加公司各项专题会议。
4．会议议题
公司各项专题会议主要是对专题项目进行研究、 审议、 决策; 就专题项目实施过程进行检查、 跟踪、 总结等。
( 三) 周质询会
1．召开时间
各部门人员每周六14: 00前制定周工作监查表上交部门负责人, 部门负责人则应在14: 30前制定好周工作监查表, 连同电子版方式一并提交综管部整理。周质询会每周六下午15:30至18:00召开。
2．会议主持
周质询会由总经理主持。
3．参加会议人员
由部门经理及以上管理人员、 指定人员参加周质询会。
4．会议议题
公司周质询会议题主要是各部门负责人汇报本周工作业务进展和完成情况; 分析问题, 总结经验, 纠正偏差, 调整措施和方法; 审议下周工作计划, 协调工作关系等。会上总经理给予各部门的周工作监查表及总结进行点评, 综管部经理助理现场给予修正。
( 四) 月度质询会
1．召开时间
各部门人员每月末最后一个工作日9: 00前制定月工作计划表上交部门负责人, 部门负责人则应在11: 00前制定月工作计划表以电子版方式提交综管部经理助理整理。月度质询会安排在月底最后一个周六15:00至17:00召开, 如遇节假日提前至当月最后一个工作日。
2．会议主持
月度质询会由总经理主持。
3．参加会议人员
由部门经理及以上管理人员、 指定人员参加月度质询会。
4．会议议题
月度质询会主要是各部门负责人汇报当月工作业务进展和完成情况; 分析问题, 总结经验, 纠正偏差, 调整措施和方法; 审议下个月工作计划, 协调工作关系等。会上总经理给予各部门的月工作计划表及总结进行点评及补充, 综管部经理助理给予修正。对没有期限的任务, 当场讨论确定期限; 对可度量而没有度量的任务当场确定度量数; 对中长期任务要制定阶段任务完成时间表; 对无法度量的任务不予考核; 当场讨论确定权重问题。
( 五) 月例会
1．召开时间
月例会安排在月底最后一个周六17:00至18:00召开, 如遇节假日提前至当月最后一个工作日。
2．会议主持
月例会由总经理主持。
3．参加会议人员
由主管级以上人员参加月例会。
4．会议议题
综管部传达公司新的有关规定和当月员工奖惩情况; 通报员工的建议和意见, 对未被采纳的建议和意见做出说明等; 由总经理总结汇报公司当月业务进展和工作完成情况; 分析问题, 总结经验, 纠正偏差, 调整措施和方法; 通报下月工作安排。
( 五) 部门周质询会
1．召开时间
公司各部门周质询会每周五15:00至16:00召开。
2．会议主持
公司各部门周质询会由部门负责人主持。
3．参加会议人员
由部门全体成员参加部门周质询会。
4．会议议题
公司部门周质询会主要是部门负责人通报当周阶段性工作业务进展和完成情况; 部门成员小结当期工作业务, 分析问题, 总结经验; 集体讨论, 纠正偏差, 调整措施和方法等。
二、 会议传达
1．会议确定后, 由综管部通知相关与会人员, 并准备会议材料, 重要会议与会人员须在《会议签到表》上签到。
2．总经理办公( 扩大) 会议和专题会议须安排专人记录, 会后24小时内将整理会议记录送主持人审阅; 需形成会议纪要的报主持人审定签发, 并于会议次日印发。
3．需要传达的会议文件或材料, 按会议主持人批示进行传阅, 传阅人须在文件或材料上签署姓名和日期。
由综管部负责会议纪要的草拟及报批工作。《会议纪要》于会议结束后第二个工作日12:00前提交会议主持人审定签发。
三、 会议纪律
1．接到会议通知后, 与会人员须依时参加会议, 不得无故缺席或借故推脱。确实不能按时与会的, 须会前向会议主持人说明原因。
2．会议进行期间, 与会人员须将手机调至震动状态或关机, 禁止吸烟, 不得随意走动或外出。
3．违反会议纪律者, 按《奖惩条例》给予处罚。
第三章 文档资料管理规定
一、 文件的收发
( 一) 收文规定
1．来文由综管部统一签收并及时交总经理签阅后再交相关部门处理。
2．建立健全证件的催办制度。政府主管部门指办的证件或需公司答复的来函, 由综管部指定专人负责催办, 各部门应及时告知承办事项的处理结果, 以防止漏办或延误。
( 二) 发文规定
1．各部门文件由本部门自行负责起草。
2．起草文件要一文一事、 观点明确、 文字精炼、 条理清楚、 标点正确。
3．各部门起草的以公司名义所发的文件, 由综管部统一编号, 送至总经理签发。
( 三) 文档、 资料的保管
1．立卷、 归档要求
( 1) 各部门文件、 资料自行归档, 以公司名义所发的文件由综管部归档。
( 2) 文件须按统一要求整理, 应做到齐全、 完整, 保持文件之间的历史联系, 分类要清楚, 案卷标题要明确。
( 3) 财会档案按国家财务工作的规定保管。
2．归档范围
( 1) 来文
( 2) 公司战略、 年度计划, 总结材料, 统计资料。
( 3) 公司制度、 客户档案、 人事档案、 会议记录、 决议、 决定, 重要会议形成的材料。
( 4) 授权书、 委任书、 协议、 合同、 项目方案、 通知通告、 报告等。
( 5) 财务计划、 决策、 报表。
( 6) 其它需长期保管的材料。
3．文件、 资料的保管
( 1) 文件、 资料由综管部档案管理员负责保管。各部门文件、 资料自行归档后, 每年5月前移交综管部。
( 2) 档案柜的放置要整齐, 利于防风、 防潮、 防晒、 防虫。档案管理人员要定期对档案进行检查。
( 3) 财务部资料、 档案由财务部自行保管。
4．文档、 资料的调阅
( 1) 调阅文档、 资料要履行登记、 注销手续。调阅前经综管部填写《文档、 资料借阅单》。
( 2) 重要的机密文件、 材料须经综部经理批准方可调阅, 不得随意复印、 抄录。
( 3) 属于一般性业务文件, 经综管部文档管理员同意即可调阅。
( 4) 调阅人应爱惜所借文档及资料, 不得圈划、 拆散、 剪裁、 涂改、 污损及遗失, 更不得随意转借。
( 5) 调阅人应及时归还所借文档及资料。
第四章 合理化建议及意见管理规定
为建立高度信任、 正常有效的沟通渠道, 广泛听取广大员工对公司经营管理方面的合理化建议及意见, 倾听员工心声, 推动团队建设, 促进经营管理水平的提升, 特制定如下规定:
一、 在办公区域内设立”建议和意见箱”, 同时开辟专用电子邮箱, 用于征询、 接收员工的建议和意见。
二、 员工对公司经营管理方面有何建议和意见, 可采用书面或电子邮件方式提出; 同时, 也能够表示个人思想和职业发展方面的主张和意愿。
三、 员工认为自身合法权益受到侵犯, 或对公司经营管理措施持有不同意见, 或发现违反公司管理规定的行为, 皆能够进行举报。公司将为举报人保密。
四、 综管部为合理化建议和意见受理责任部门, 须指定专人负责管理”建议和意见箱”和专用电子邮箱, 每周五上午开启一次, 收集整理相关材料和信息, 填制《合理化建议及意见汇总表》, 于周六上午10:00时呈报总经理阅示, 并于公司周质询会上予以讨论和评议。
五、 综管部于公司月例会上予以公布被采纳的建议和意见, 如能产生明显效益或取得良好成效的, 公司按奖惩条例给予奖励。未被采纳的建议和意见, 公司有待于进一步探讨, 有署名的会后给予反馈。
六、 提交合理化建议和意见专用邮箱为

第五章 办公用品与财产管理规定

为加强公司资产的保管及使用管理, 使公司各项资产及办公用品能够得到充分利用, 不致造成财物的流失, 特制定如下规定:
一、 申请及采购
1、 办公用品的购买, 由各部门根据需要于每月底前将办公用品申购计划提交综管部。
2、 综管部经理对各部门上报的申购计划进行审核, 再由综管部汇总《办公用品采购申请单》, 交总经理审批, 然后交由综管部指定专人统一购置; 各部门未经综管部同意不得私自购置办公用品, 否则不予报销。
3、 固定资产的购买, 由使用人向综管部提交申请, 并会同综管部专人寻价后, 将购置申请与寻价单报总经理审批。
4、 负责采购人员在确保质量的前提下必须做到”货比三家、 物美价廉”节约办公费用, 并取得合法有效的发票。
5、 各类报销发票单位名称必须写我司全称, 若有误, 则该笔费用不予报销。
二、 领用及保管
1、 采购物品经验收合格后, 由综管部建立管理台帐, 办好登记入库、 出库领用手续, 出库一定填具《办公用品领用登记表》并由领取人员签字。
2、 耐用年数在一年以上或单价 元以上的物品, 而且在使用过程中保持原有实物形态的资产, 综管部应填具《固定资产登记卡》, 填注购置金额、 耐用年限、 分类编号, 使用部门( 或人员) 等存档备查。
3、 公司所有资产由综管部负责管理, 分发到各部门的电子设备、 通讯设备及办公用品归由各使用部门管理。
4、 各部门应对使用及保管的财产物资妥善保管, 避免丢失, 对重要物品设专管员, 定期保养维护。如有损坏须及时报综管部进行修理, 对人为造成损失的, 当事人须照价赔偿。
5、 按规定报废的财产物资, 须经综管部批准后, 由综管部统一处理, 所回收款项交财务部。
6、 员工离职时, 必须将领用的办公用品退还给综管部。
三、 资产盘点
综管部应会同财务部每年12月底前对固定资产盘点一次, 核对财产数量及使用情况。盘点后应填具《盘存单》一式二份, 注明盈亏原因, 呈报总经理核准后一份送财务部入帐, 一份送综管部备查。
第六章 办公设备管理规定
一、 网络服务器、 打印机、 复印机、 传真机等设备由专门人员维护管理, 其余电脑由使用人员负责维护管理, 并保持机器的清洁和完好。下午下班时要关掉复印机、 打印机、 电脑的电源。
二、 所有收、 发传真件均由专职人员统一办理, 其它人员如有需要收、 发传真, 需交给专职人员办理。
三、 员工因工作需要复印文件或资料的, 复印纸张应控制、 节约使用, 能重复使用的纸张坚决不能浪费。
四、 传真机要保持24小时开机, 下班时要检查传真机是否处于开机和自动接收状态。
五、 违反以上规定者, 由综管部向其提出, 第1次书面警告, 以后每次罚款100元。
第七章 通讯工具管理规定
一、 公司综管部负责电话的配备、 管理和监督电话的使用。
二、 公司电话由综管部负责统一安装及线路的检修管理工作。未经其批准, 各部门或个人不得自行接、 拆移电话机及附加分机。
三、 员工不能利用公司电话打私人电话。确有特殊情况者, 市话应控制在5分钟内。
四、 根据工作需要, 要求使用公司短号的, 由部门或个人写出书面申请, 经总经理批准后由综管部部统一办理, 并由其做相应登记。
五、 违反以上规定者, 由综管部向其提出, 第1次书面警告, 以后每次罚款50元。
第八章 安全保卫管理规定
一、 综管部应经常对公司员工进行安全教育, 提高安全观念, 组织有关人员开展定期或不定期的安全检查, 发现漏洞和不安全因素, 要督促有关部门及时解决。
二、 部门负责人对安全保卫工作负直接的领导责任。在工作中应做到:
( 一) 人人有责任维护办公场所安全, 做到下班人走关灯、 切断电源、 关闭门窗、 锁大门。
( 二) 对本部门的文件资料, 严格管理、 严防丢失。
( 三) 不得将易燃、 易爆及有毒物品带入办公场所, 不得在办公室吸烟, 不得焚烧废纸。不准在宿舍内使用电炉, 私接乱接电源。
( 四) 发现漏洞和事故隐患, 立即解决或报告。
( 五) 对不按以下规定执行, 造成损失的, 不论什么原因, 由其承担全部损失。
1．现金保管人员必须认真执行国家规定, 到银行存、 取大额现金5～10万元必须有1人随行; 10万元及以上必须有2人随行; 随行人员在随行过程中不得以任何理由中途离开。
2．公司人员与客户发生的1万元以上的现金收支, 必须与客户在银行内办理交接, 保证其安全。
( 六) 现金支票和财务印章由专人保管, 每天留存的备用金和主要单据, 下班前要锁入保险柜。
( 七) 各类贵重办公设备, 指定专人保管。
三、 违反以上规定者, 第一次书面警告, 以后罚款100元/次。
第九章 防台管理规定
根据防台工作需要, 在台风来袭前6个小时, 综管部负责安排人员防台值班。
一、 非上班时间防台值班职责
( 一) 台风来袭前
1、 负责检查办公室门、 窗是否关闭锁紧, 外墙悬挂的空调设备是否牢固。
2、 电脑、 复印机、 打印机、 传真机等要加盖防护罩。
3、 负责每1小时上网查看一次台风最新动态( 香港气象台网址: .gov.hk) 且做好记录, 并将有关信息传递到本部门、 综管部、 公司领导等。
( 二) 台风来袭中
1、 值班时间要坚守岗位, 不得擅离职守( 特别是夜间, 不能睡觉) 。
2、 每半小时巡视、 检查各房间的状况并做好记录。若发现有进水现象, 应马上采取相应措施并拖干地面积水。
3、 若发生突发事情, 应马上向公司领导通报, 并根据领导的意见迅速处理。
二、 上班时间防台值班职责
( 一) 防台工作主要由综管部人员负责( 顺序: 司机、 文员、 经理, 其中网上查看台风动态由文员或经理负责) 。
( 二) 职责同非上班时间的防台值班一样, 同时兼顾本职工作。
第十章 车辆管理规定
为提高车辆运行效率, 加强车辆及司机的调度管理, 规范送货司机的操作行为, 公司特制定本管理条例, 望全体司机严格遵照执行。
一、 驾驶操作规范
1、 每天出车、 收车时, 要认真填写出车行程统计表并签名, 如漏填或不认真填写者, 以旷工论处。一个月三次不填写者, 给予记小过处分; 一年累计超过二十次不填写者, 给予记大过处分。
2、 自觉遵守交通规则, 服从交警指挥, 不开英雄车, 不开疲劳车, 做到文明驾驭, 安全行车。
3、 驾驶车辆时, 要检查携带证件是否齐全。如因不检查造成的一切损失, 责任全部由当事人承担。
4、 每次出车前, 要检查车辆状况, 包括油门、 刹车、 机油、 水箱、 车灯、 轮胎、 方向盘、 车门、 车厢、 车辆卫生以及各个部件是否符合要求, 方可行车( 如因没有机油或水造成烧发动机、 波箱, 后果由当班司机承担) 。
5、 爱护车辆, 维护车辆的的安全性能, 做到勤洗刷、 勤保养, 保证车辆完好无损, 提高车辆使用寿命。
6、 下班时间要按公司指定的地点停放车辆, 且收车后, 使用车辆的司机要整理车内物品, 清理车内杂物, 随时保证车辆整洁、 美观。
7、 熟悉安全驾驶知识和安全规程, 掌握车辆保养检修的基本知识, 熟悉日常保养内容, 懂得一般常见故障的检查和排除。发现有异常情况及时汇报队长, 有问题不报告而造成一切损失, 由当事人负责( 特殊情况经核实的可酌情给予处理) 。
8、 驾驶车辆发生事故时, 要及时抢救伤员, 保护好事故现场并通报交警和保险公司及时处理。
9、 司机离开驾驶室或驾驶室无人的情况下, 必须关闭车窗, 车辆钥匙随人取走, 以确保车辆及财物之安全。如因此而出现任何损失, 由当班司机负责予以赔偿。
10、 不得将车辆借给别人使用, 一经发现, 重罚500元; 如造成损坏或事故及丢失, 一切由借出车辆人负全部责任。
11、 送货往返途中, 不搭乘与公司工作任务无关人员随车往返, 更不能将车交给别人驾驶。往返路途要按照规定路线行驶。不得拉载与公司无关的产品( 有特殊情况须向销售部区域主任请示批准) 。
二、 配送货物行为规范
送货司机必须熟悉公司经营的商品名称、 规格, 确保配送工作的顺利进行。
1、 市内送货司机每天早上8点30分上班时, 当班司机应主动到销售部拿销售单, 并及时交给仓库配货。在货物装车时, 司机须与仓管员对单验货, 保证单、 货准确无误。同时, 保证货物的摆放整齐、 完整无损。如发生单据变动时, 司机当事人要签字。
2、 货物出库后, 由于人为因素造成货物缺失的, 责任全部由司机承担。运输途中, 司机和送货员应随时注意货物在车辆行驶过程中的安全状况, 发现异常情况, 及
时处理。特别是遇到刮风下雨天气, 更应检查防护措施是否到位, 保证货物安全到达。
3、 送货到客户处, 须负起押运商品的责任, 送货司机相互合作, 合理分工, 完成送货工作。要主动、 热情按客户要求将货物摆放整齐。要和客户一起验收, 办完一切交接手续并确认。如货物有数量或质量问题, 要作出解决办法并告知销售部。将销售单随车带回并交给销售部。
4、 对客户提出的不满意见或投诉, 要耐心听取。如当时知道原因的, 要耐心解释清楚。如解释不了, 要做好记录, 并告诉客户回去尽快给予答复。回到公司应及时向销售部主管汇报。绝对不允许与客户发生争吵, 说消极言语, 破坏公司形象和信誉。
5、 要发挥团队精神, 不分工作繁简、 轻重, 都应积极完成。而且与各部门协调好工作, 不能指责对方, 更不能在客户面前表现出来, 影响公司的形象。
6、 按要求、 按时出车上班, 热爱本职工作, 工作热情主动, 积极完成当天的各项工作, 上班时必须坚守岗位职责, 不能借故擅自离开工作岗位, 违者以旷工论处。
7、 出库、 入库( 含退货) 要认真点清货物, 交接清楚后, 一切货物责任由当班司机承担从出库装车到客户验收的责任。
8、 在退货时恰逢仓库下班时间, 司机将填好《退货登记表》, 第二天必须及时由仓储部主管及验货员两人核查退回货物与单据是否一致。
三、 货款回收行为规范
1、 出车送货前, 司机必须与销售部确认要收款的单据, 并妥善保管好这些单据, 绝对不能丢失。如发生遗失并造成货款无法回笼, 由此造成的损失( 除不可抗力因素外) , 由当班司机承担。
2、 司机收款时, 态度要积极, 争取收到货款, 保证公司的货款及时回笼, 同时必须保证所收货款与单据一致。绝不能为了给客户留下好印象或赶时间就把货单或欠单留到下次给其它同事收款。
3、 发生退货时, 应耐心询问客户退货原因, 如实与销售部区域主任联系沟通并确认, 擅自作主退货有误者, 由当班司机承担一切责任。如销售部同意退货, 单据须注明清楚。回来公司后, 应及时、 认真与仓库办理退货入库手续。如要退货退款时, 必须做好记录, 注明清楚每一家客户的退货退款情况。
4、 发生收到假币时, 应及时与客户说明缘由, 但不能与客户发生争执, 尽量挽回损失。如不能挽回, 将由当班司机与公司各承担一半损失。
5、 如发生客户投诉, 经核实是当班司机的错误或态度、 服务的原因造成, 公司将给予当班司机记大过处分( 扣罚9日基本薪) 。
四、 司机违章罚款的规定
1、 由货物或车辆造成违章罚款, 如车辆证件办理不齐全、 车辆发生故障、 货物超重、 车辆超长超宽超高等, 公司给予全报。
2、 如进入禁区及必须停车装卸货物的禁停地带而造成的罚款, 个人承担5元。
3、 车辆行驶时速80KM/小时( 含) 以上造成的超速罚款由司机个人承担, 车辆行驶时速80KM/小时以下造成的超速罚款由公司承担50%, 司机个人承担50%。
4、 人为的违章, 如闯红灯、 压线行驶; 不按规定方向行驶、 会车、 倒车、 掉头; 违反交通信号指示、 标志及酒后驾车等, 由司机个人承担违章罚款。
5、 人为的违章本着谁驾驶、 谁负责的准则, 若不能辨别违章时的驾驶员, 则由当班司机共同承担责任( 此条款只适用于长途组) 。
6、 非公事不得以任何理由擅用公司车辆及执行公事过程中利用公司车辆办理私人事情( 特殊情况须经公司领导批准) , 违者给予记大过处分( 扣罚9日基本薪) 。
第十一章 卫生管理规定
一、 卫生清洁工作的标准是整洁、 美观, 办公用品及设备摆设整齐。
( 一) 桌面、 座椅、 卧柜、 茶几、 墙壁、 窗户、 大门等应干净、 无灰尘、 无水渍、 无污渍;
( 二) 地面无果皮纸屑、 水渍、 污垢、 烟头或其它丢弃物;
( 三) 天花板、 死角等无积尘、 蛛网;
( 四) 厕所无异味;
( 五) 个人仪表整洁、 干净。
二、 公司人员都是卫生工作的责任人, 根据分工确定责任范围, 各负其责。
（一） 办公室卫生
1、 责任人: 全体办公室人员; 监督人: 各部门负责人
2、 卫生工作安排
下班后, 各部门人员应整理好其桌面、 座椅及清理周围环境卫生; 茶几、 烟灰缸、 茶杯等随时清洗;
( 二) 办公室接待区/会议室卫生
1、 责任人: 综管部经理助理; 监督人: 综管部经理
2、 卫生工作安排
桌面、 座椅、 地面等附属面清洁每天一次; 茶壶、 烟灰缸等随时清洗;
( 三) 总经理办公室卫生
1、 责任人: 保洁员; 监督人: 文员
2、 卫生工作安排
( 1) 桌面、 座椅、 地面、 窗台等附属面清洁每天一次; 茶几、 烟灰缸、 茶杯等随时清洗;
( 2) 员工通道墙壁、 总经理办公室门窗、 厨柜、 花盆等附属品清洁每天一次;
( 五) 餐厅卫生
1、 责任人: 保洁员及厨工; 监督人: 综管部经理助理
2、 卫生工作安排表
( 1) 灶台、 洗菜池、 洗手池、 餐桌、 餐具用餐后清洁一次;
( 2) 地面、 窗台等清洁上、 下午各一次;
( 3) 员工用餐后, 应将剩饭、 菜倒入指定的垃圾桶内;
( 七) 车辆卫生
1、 责任人: 驾驶员; 监督人: 储运部经理、 综管部经理
2、 卫生工作安排表
( 1) 车厢内、 车辆外表清洁月中、 月末各一次;
( 2) 用干湿布清洁各种电器、 大吊灯等外壳, 清洗空调过滤网、 水笼头过滤网每月一次;
( 3) 油漆、 加固空调铁架每年一次; 每年11月份断开空调电源;
三、 卫生清洁检查工作由综管部经理负责, 成立检查小组( 检查小组由部门负责人组成) , 按照卫生工作时间表的规定进行月中、 月末卫生工作检查。
( 一) 各卫生责任人, 应按照分工做好卫生清洁工作。如检查不合标准者, 第一次由监督人向其提出警告, 以后罚款每次100元。
( 二) 各卫生监督人, 应认真检查。如检查监督不力, 第一次由检查小组向其提出警告, 以后罚款每次100元。