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财务部报销管理规范

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财务部报销管理规范
　　(一)财务报销管理制度:
　　1、 借款及报销的审批权限 :
　　1.1 酒店员工因公出差借款或报销, 由各部门经理审签后, 报酒店财务部门审核, 并送总经理批准, 方能借款或报销。
　　1.2 员工出差应填写出差”申请单”, 并按规定程序报批后, 到财务部门预借差旅费。
　　1.3 员工出差返回后, 填写”差旅费”报销单, 按规定的时间及审批手续到财务部门报销。
　　2、 员工差旅费报销标准:
　　2.1 员工出差分 ”长途”和 ”短途”两种, 即当天能往返的为 ”短途”, 出差时间在一天以上的为 ”长途”。
　　2.2 出差住宿费报销标准: (元/人/天)
　　一般人员80
　　部门经理级 120
　　公司副总经理级 180
　　2.3出差补助标准:
　　2.3.1 员工短途出差视同出勤, 不再享受出差补贴。由于特殊原因造成误餐, 经总经理批准后, 最高享受8元/天的补贴。
　　2.3.2 长途出差补助标准: (元/人/天)
　　职务 标准
　　一般人员 15
　　部门经理级 25
　　公司副总经理级 35
　　2.4 员工出差交通报销标准:
　　2.4.1交通工具: 酒店总经理可根据聘任协议乘坐飞机、 软卧;部门经理级及以下: 乘坐火车硬卧、 快客。外聘经理上任可乘坐协议规定的交通工具。
　　2.4.2员工长途出差交通费, 经理级(含)以上人员的陆路交通费可实报实销;经理级以下人员原则上不得乘坐出租车, 如有特殊情况需乘坐出租车时, 需经总经理批准后, 方可报销。
　　2.4.3 员工在本市内办事, 无特殊情况, 不得报销出租车票。
　　3、 员工差旅费报销规定:
　　3.1 住宿费, 交通费按规定标准执行, 超标自付(如有特殊情况需总经理批准方可报销), 节约归已。
　　3.2 膳食补助费按规定标准领取, 不得报销与此相关的费用。
　　3.3 通讯费以邮局凭证报销。
　　3.4 交际费用由领导核定并填写客餐报销单, 经总经理批准方可报销。
　　3.5 短途出差不享受住宿补助。
　　3.6 出差人员无住宿费用时, 则可按住宿标准的50%领住宿补助。
　　3.7 员工出差返回后于5个工作日内报销, 未按规定时间报销的, 财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费, 待报销时再行支付。
　　3.8 超过1个月以上的出差单据、 假票据或不符合规则的票据, 财务部门不予报销。
　　3.9 财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询, 如有虚假行为酒店将按情节轻重处罚。
　　4、 员工探亲路费的规定:
　　除有协议规定的外, 员工探亲费不予报销。
　　5、 本制度由酒店财务部制定并负责解释。
　　(二)费用报销财务审核程序:
　　1、 财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督, 并按以下程序办理。
　　1.1 酒店员工因公借款, 必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全, 完整的借款申请单, 编制会计凭证, 会计、 出纳、 收款人必须在付款凭证上签字。
　　1.2.1 酒店预付款项, 必须根据合同或协议办理付款申请单, 经财务审核并报总经理审签后办理付款;付款手续不齐备的, 会计不得编制付款凭证, 也不得付款。
　　1.2.2对董事会通知付合同、 协议的预付款, 不受前款约束。
　　1.3 备用金和预付款的使用, 必须依照下列规定:
　　1.3.1 具有规定的用途, 期限及限额;
　　1.3.2 在规定的期限内凭费用支出单据或验收单到财务部门报销;用现金或支票进行零星采购的七天内报销;经过银行汇款进行预付款的二十天内报销。
　　1.3.3 以上各项支出, 原则上前款不清, 后款不借。
　　1.3.4 对违反规定用途和不符合开支标准的支出, 财务不予报销。
　　1.3.5 对无正当理由超过规定期限, 未能报销而又没归还的备用金, 若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二;三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三、 在次月工资中扣回本息。
　　2、 原始凭证的审核 :
　　各项报销的原始凭证, 经各部门经理审签后, 报财务审查其合法性并送酒店总经理批准。超过权限的要经过公司总经理批准。
　　原始凭证应具备的内容:
　　2.1 凭证名称;
　　2.2 填制凭证的日期;
　　2.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名;
　　2.4 经办人的签名或盖单;
　　2.5 接受凭证的单位名称;
　　2.6 经济业务的内容;
　　2.7 数量、 单价和金额;
　　2.8 各种发票、 收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证, 必须有填制人员的签名或盖单;对外开出的原始凭证, 必须加盖单位公章, 其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。
　　3、 对原始凭证的技术性要求:
　　3.1 凡填有大小写金额的原始凭证, 大写与小写必须相符。
　　3.2 购买实物的原始凭证, 必须有手续完备的验收证明。需入库的物资, 必须填写出入库验收单, 由实物保管人员按计划或合同验收后, 在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资, 除经办人在凭证上签章外, 必须交给实物保管人员或使用人员进行验收, 并在凭证上签章。
　　3.3 支付款项的原始凭证, 必须有收款单位或个人的收款证明以及签字, 有审批人签字, 并有付款的依据。
　　3.4 职工因公出差借款的借据, 必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据, 不得退还原借款借据。
　　3.5 预付性汇款, 由经办人填制付款申请单, 作为原始凭证, 不得以汇款回单代替。
　　3.6 属于现金发放性质的原始凭证, 原则上应由本人领取签名。有委托她人代领的, 由代领人签名;由一人代领多人的, 须逐个签章, 不得通栏划大括号签一次章(字)。
　　3.7 自制原始凭证应设计科学、 格式规范、 计算清楚。如计提折旧、 职工福利基金等, 要列名称、 计提基数、 提取率、 提取额等。
　　3.8 凡凭证内容不全、 字迹模糊不清、 与经济业务本身内容不符者, 应予退回或重新补正。
　　4、 记账凭证的内容及填制要求:
　　4.1 凭证日期: 一般应按实际受理经济业务的日期填列。
　　4.2 凭证编号: 应按月编制自然数列顺序。
　　4.3 凭证摘要: 应简明扼要, 真实反映经济业务的内容, 不得含混不清, 过于简略。
　　4.4 会计科目: 应按有关规定设置。
　　4.5 凭证金额: 必须与原始凭证相符。
　　4.6 所附原始凭证张数, 要与原始凭证相符。
　　4.7 有关人员的签名或盖章: 出纳、 会计、 交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。
　　4.8 会计人员填制记账凭证时, 必须附有内容完备的原始凭证。
　　5、 本制度所指的由总经理批准的事项, 如因总经理出差期间, 均由副总经理审批。
　　6、 本制度由酒店财务部制定并负责解释。