部门会议信息化管理规定.doc

部门会议信息化管理规定

13
2020年5月29日
文档仅供参考
1 目的
保持一个多项信息传递过程和系统的畅通,推动各项工作持续改进。
2 适用范围
适用于由宾馆召开的各类主题会议、专题会议或参加相关行业管理会议。
3 引用文件
<信息交流控制程序>
4 规定要求
4.1 会议管理
4.1.1 总经理助理负责宾馆各类会议程序的制定与控制。
4.1.2 总经理办公室负责宾馆例会的事务处理。
4.1.3 各专题会议召集部门负责本专题会议的事务处理。
4.1.4 总经办质检小组负责对会议程序要求进行检查。
4.2 办公会议
4.2.1 办公会议是宾馆决策层最高层会议,召集人为总经理,参加会议人员为总助以上管理人员,总经理秘书负责会议记录。
4.2.2 会议为每周一上午9:00举行。
4.2.3 会议议题主要研究宾馆质量/环境管理运行和重大经营管理决策、人事任免及对经营管理的研讨。
4.2.4 根据需要,形成决议。必要时,由总经理办公室向有关部门进行信息传递。
4.2.5 会议记录由总经理在会议结束时审核。
4.2.6 会议记录本记录完毕更换时,原记录本交宾馆档案室存档。
4.3 馆务会议
4.3.1 馆务会议是宾馆部门副经理以上管理人员参加的宾馆例会,会议由总经理主持。
4.3.2 会议为每周一下午2:00召开,时间约1小时。
4.3.3 会议议题:
1) 各部门小结上周工作情况,汇报本周工作计划,并提出与有关部门需相互沟通、协调的部门管理体系运行和经营管理事宜;
2) 月初第一周各部应对上月的工作重点进行小结。经营部门要有经营分析内容,其它部门要有与本部门职能相关的数据分析内容,并对部门管理/环境管理;
3) 总经理对上周(月)宾馆经营情况进行分析,讲评宾馆管理体系绩效,并对本周(月)工作提出具体要求。
4)总经理通报与宾馆管理/环境体系运行相关信息。
4.3.4 会议由总经办负责记录,并形成<馆务会纪要>。
4.3.5 <馆务会纪要>呈报总经理签批,于会议第二天前由总经办经过”OA”电子公告栏及电子邮件发送至各部门。
4.4 晨会
4.4.1 晨会是各部门经理以上人员参加的每日宾馆工作例会(其中周日参会部门市场营销部、前厅部、餐饮部、管家部、商场部、安全部、工程部、财务部等经营运转部门)。
4.4.2 除周一外,每天上午8:30举行,时间约15分钟。
4.4.3 会议由总经理或总经理委托宾馆其它管理人员主持。
4.4.4 会议议题:
1) 宾馆值班经理通报夜间宾馆管理体系运转情况及宾客投诉意见;
2)总经理分析前日宾馆经营状况,讲评宾馆管理体系运行情况,进行当日有关工作布置;
3)各有关部门需宾馆协调事宜的提出。
4.4.5 总经办负责会议记录。
4.5 营销专题会议
4.5.1 每月20日上午9:00召开(遇周六、日、一顺延)。
4.5.2 会议由总经理主持,总经理助理负责会议召集,参会部门为市场营销部、前厅部、餐饮部、商场部、娱乐部、健康中心、管家部、财务部经理、总经办主任、市场营销部经理助理以上管理人员以及其它相关管理人员。
4.5.3 会议议题
1) 由市场营销部、前厅部、餐饮部、商场部、娱乐部、健康中心经理分别进行客房、餐饮、商品销售活动的专题分析,检查上月的销售情况,确认超额、完成或没完成的指标,找出原因;
2) 市场营销部、前厅部公布调研资料和数据分析,如市场占有率、宾客流向分析、客源结构分析等,并作同期比较与分析;
3) 餐饮部对各个餐厅的经营销售情况和早、中、晚餐总体销售情况进行分析,并作好市场预测报告;
4) 商场部对商品的组织、组合与销售情况进行分析,对商品的市场占有率及顾客商品需求进行预测;
5) 市场营销部对宾馆现有服务产品的利用、开发、组合及市场前景进行分析与评估,提交月度顾客需求识别报告;
6) 财务部对上个月宾馆经营情况进行数据分析,通报本月度经营指标;
7) 各部门分别提出下一步工作计划和营销策略;
8) 总经理对上个月宾馆营销工作进行讲评,提出本月营销工作要求。
4.5.4 市场营销部负责会议记录,并在会后二日内形成<营销会议纪要>,呈报总经理签批,总经办负责经过”OA”系统电子公告栏及电子邮件将<营销会议纪要>传递至各部门。
4.6 财务专题会议
4.6.1 会议每半年召开一次。
4.6.2 会议召集部门为财务部,会议由总经理主持。各部门经理参加(财务部含经理助理)。
4.6.3 会议议题:
1) 财务部经理分析半年财务费用预算的执行情况;
2) 财务部经理分析半年食品、酒水、客房、工程维修、改扩建项目、预算外支出等成本控制情况;
3) 财务部经理助理、市场营销部经理分别报告拖欠款状况,分析原因,并提出尽快追回应收款的具体方案;
2) 财务部下达后半度各部门财务费用预算、成本控制指标;
3) 总经理对半年宾馆财务状况进行讲评,对后半年财务工作提出要求。
4.6.4 财务部负责会议记录,并在会后二日内形成<财务会议纪要>,呈报总经理签批,总经办负责经过”OA”系统电子公告栏及电子邮件将<财务会议纪要>传递至各部门。
4.7 安全消防工作会议
4.7.1 会议每个季度最后一个月的15日上午9:00召开(遇周六、日、一顺延)。
4.7.2 会议召集部门为安全部,会议由党委付书记主持。各部门经理及安全部消防负责人参加。
4.7.3 会议议题:
1) 由管家部、工程部、餐饮部、前厅部、财务部、总经办、商场部、娱乐部、健康中心等部门经理就本部门一个季度以来安全消防工作进行分析,查找事故隐患,提出改进安全生产工作措施和建议;
2) 安全部消防负责人通报近期省内外及行业方面的安全生产事故,传达最新消防安全信息;
3) 安全部经理报告一个季度的宾馆应急准备与响应及安全消防工作情况,通报有关管理部门安全生产的检查或考核情况,提出需整改的方面和有关指导性意见;
4) 党委付书记对宾馆安全消防工作状况进行讲评,提出新周期安全生产和消防工作的要求。
4.7.4 安全部负责会议记录,并在会后二日内形成<安全消防工作会议纪要>,呈报党委付书记签批,总经办负责经过”OA”系统电子公告栏及电子邮件将<安全消防工作会议纪要>发送至各部门。
4.8 设备管理工作会议
4.8.1 会议每半年召开一次,分别在6月、12月上旬进行,会期为半天。
4.8.2 会议召集部门为工程部,会议由付总经理主持,各部门经理参加(工程部主管设备维护的工程师参加)。
4.8.3 会议议题:
1) 各部门经理对本部门全员设备管理工作及部门现有设备状况、设备使用情况进行分析,找出存在的问题及原因,提出改进部门设备管理工作设想;
2) 工程部总工程师对宾馆重要设备的使用、保养与管理进行技术分析和运行成本分析;
3) 工程部经理报告宾馆设施设备现状和应急准备与响应情况,分析开展宾馆全员设备管理工作达标情况,通报有关职能部门对设备使用、保养、管理检查与考核情况,提出需整改要求和有关指导性意见;
4) 副总经理对宾馆半年设施设备运行状况进行讲评,提出全员设备管理工作要求。
4.8.4 工程部负责会议记录,并在会后二日内形成<设备管理工作会议纪要>,呈报副总经理签批,总经办负责经过”OA”系统电子公告栏及电子邮件将<设备管理工作会议纪要>传递至各部门。
4.9 经营分析会
4.9.1 会议不定期召开。
4.9.2会议由总经理或总经理委托其它宾馆领导主持。各相关部门经理参加,会议召集部门为总经理办公室。
4.9.3会议主要研讨宾馆的一些重大经营活动的组织、安排;分析市场动向及顾客需求;调整经营决策及进行新的经营项目的开发和产品的优化组合,以适应宾客需要和市场变化,控掘潜力,最大限度的提高效益。
4.9.4总经办负责会议记录,必要时,形成会议纪要,呈报总经理或委托主持人签批,总经办负责将会议纪要经过”OA”系统电子公告栏及电子邮件传递至各部门。
4.10 内审会议
4.10.1首次会议
1)会议依据内审计划时间安排召开。
2)会议由管理者代者/审核组长主持,审核组成员与受审核部门管理人员参加。
3)会议议题:由审核组长宣布审核的目的和范围,确定审核实施的具体安排。
4)总经办/审核组长负责安排会议记录。
4.10.2审核组会议
1） 审核末次会议之前召开。
2） 会议由审核组长召集并主持,审核组人员参加。
3)会议议题:将所有审核的观察结果编成文件并进行复查和整理,以确定不符合项并提出报告。
4)审核组长负责会议记录的安排。
4.10.3 末次会议
1） 末次会议在现场审核结束时依据内审计划时间安排召开。
2)会议由管理者代表/审核组长召集,审核组成员与受审核部门管理人员及关人员参加。
2） 会议议题:介绍审核观察结果,使审核部门理解审核结论,主要有
a. 重申审核的目的和范围;
b. 强调审核的局限性(抽样);
c. 说明发现的不符合项;
d. 宣布审核结论;
e. 提出纠正、预防措施的要求。
3） 审核组长/总经办负责安排会议记录。
4)形成内部审核报告。
4.11 评审会议
4.11.1 每年十二月份召开,必要时,经总经理批准增加。
4.11.2 会议由最高管理者主持,中层以上管理人员参加。
4.11.3 会议议题:对该年度管理体系运行情况进行评审。
4.11.4 总经理办公室负责记录。
4.11.5形成管理评审报告。
4.12 行业管理会议
4.12.1 会议主要指受宾馆委派或代表企业参加宾馆以外的各类专题会议,例:华龙集团会议、公安消防会议、旅游促销会议、营销工作交流会等。
4.12.2 参加会议的代表负责做好会议记录,整理会议纪要,回馆后及时向宾馆分管领导汇报会议精神。
4.12.3 会议资料和整理后的会议纪要由参会代表按QB00-04<文件和资料控制程序>要求,交由总经办档案室识别、处理。
4.12.4 总经办负责行业管理会议信息管理,区别有效信息。必要时,利用书面、计算机网络、电话等形式将会议信息传递至相关部门经理。
4.13 部门例会
4.13.1 部门为保证管理体系正常运行,明确工作任务及完成管理目标、指标,各部门应根据实际情况,分别制定本部门例会制度。
4.13.2 会议由部门经理定期组织,部门领班以上管理人员参加。
4.13.3 会议内容为总结、研讨部门管理体系运行情况,传达贯彻宾馆下达的各项决议、决定、有关制度规定和会议精神,布置本部门各项工作。
4.13.4 部门布置各项工作时,要特别注意明确要求应符合宾馆管理体系要求。
4.14 会议管理
4.14.1 各次会议精神(含<会议纪要>)由部门经理传达到部门领班以上的管理人员,必要时,传达到员工。
4.14.2各类会议<纪要>除会议召集部门提出要求允许书面打印外,其余部门一律在”OA”系统电子公告栏上共享。
4.14.3部门经理因故不能或及时参加会议,需在会议召开15分钟前向主持会议的宾馆领导书面请假,并委派当日主持部门工作的管理人员参加,同时向总经办备案。
4.14.4 各类会议实行签到制。
5 记录
记录名称
记录编号
保存部门
保存期限
存档索引
办公会议记录
QE/EE02-00-02
总经办
长期
部门、日期
馆务会、晨会记录
QE/EE02-00-03
总经办
长期
部门、日期
营销会议记录
QE/EE02-00-04
总经办、市场营销部

部门、日期
财务会议记录
QE/EE02-00-05
总经办、财务部

部门、日期
安全消防会议记录
QE/EE02-00-06
总经办、安全部

部门、日期
设备管理会议记录
QE/EE02-00-07
总经办、工程部

部门、日期
经营分析会记录
QE/EE02-00-08
总经办

部门、日期
管理审核会议记录
QE/EE02-00-09
总经办

部门、日期
宾馆专题会议纪要
QE/EE02-00-10
总经办

部门、日期
办公会议纪要
QE/EE02-00-11
总经办

部门、日期
馆务会纪要
QE/EE02-00-12
总经办

”OA”电子 公告栏
营销会议纪要
QE/EE02-00-13
市场营销部

部门、日期
财务会议纪要
QE/EE02-00-14
财务部

部门、日期
安全消防会议纪要
QE/EE02-00-15
安全部

部门、日期
设备管理会议纪要
QE/EE02-00-16
工程部

部门、日期
经营分析会纪要
QE/EE02-00-17
总经办

部门、日期
宾馆会议签到表
QE/EE02-00-18
总经办、相关部门
1年
部门、日期