前台岗位职责说明书.doc

前台接待岗位职责说明书
一、岗位职责说明
1。遵守公司各项规章制度,坚守前台工作岗位,做好本职工作。每天必须提前十五分钟上班，将前台卫生打扫干净整洁,7:55准时上班；不得随意离开,特殊情况离开工位不得超过10分钟。
2.负责日常来访客人的接待和登记工作,应大方得体，礼貌待人，建立《来访客人登记表》及时登记。问清客人来意及本公司接洽人,来访人员在公司洽谈区等候和会见，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。
3。负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员，不得遗漏和延误。
4.负责公司各类信件、传真、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。
5.监督公司员工的考勤登记，记录员工迟到、早退情况，避免不打卡情况发生。
6。每周同人资部共同下载考勤，如有迟到超过2次员工，组织下周一晨会进行乐捐。
每天早晨8：00负责检查领导办公区域、公司各部门区域的卫生检查，保洁卫生情况，不合格者提出整改意见，督促保洁人员清理卫生死角,提高环境卫生质量。并形成检查记录；
9。负责下班前检查工作:检查二楼、三楼各部门电源〔包括电脑、电灯、插线板、饮水机等〕门窗、门锁是否关闭，关闭领导办公室设备电源、门窗等，并形成检查评分记录 。
10.公司部门负责人以上领导签阅文件的登记、送转及反馈。
11。负责公司安保工作，做好对重点部位、重点区域的安全排查，定时对用水用电、公共设施安全状况进行检查。
12。有公司主要领导参加会议的后勤服务保障,包括茶水服务、摄影摄像等辅助工作.
13。公司领导及所在部门负责人交办的其他工作。
二、主要职责描述
一、日常接待
1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据来访目的判断是否为无关人员，是否需要安排公司相关人员进行接待。
2. 接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请相关部门工作人员协助接待。
3. 接听转接电话：铃响三声内接听，如超过三声后接起电话,则应说“不好意思，刚才有事走开了，请问有什么可以帮到您？”接听电话时的规范用语：“您好，甘肃东海集团！”来电人提出要求，须记录的必须及时记下.如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。
4. 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。
5. 接待面试人员：按照公司统一要求，引领面试人员前往指定地点等待，并与相关部门人员做好接洽。
6. 接待频繁往来的相关人员：
a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司内部办公区域。
b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动，经请示部门负责人后，可引领至指定位置施工操作,并对整个过程进行监督。
c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水,做好登记;关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维护。
二、领导服务
1. 领导活动安排：每周五向各部门了解公司领导应参加的会议及外部公务活动,制定公司领导下一周工作安排表,经行政部负责人审核后，分呈公司领导掌握了解情况。期间如情况发生变化，及时向公司领导报告。
2. 要事提醒：根据公司领导一周活动安排，准确掌握领导出行时间，提前进行提醒，并做好车辆接送等方面的安排。
3. 卫生检查:制定卫生环境检查表，对领导办公区域卫生、公共区域卫生状况进行及时检查，不断提高环境卫生质量.
4. 文件交接：接收部门送交公司领导审阅的文件，及时做好文件的登记、送转及反馈,确保文件运转快速准确。
三、安全保卫
1. 每日下班后对公司重点区域、重点部位安全保卫情况进行巡查，随时关注门窗关闭情况、节水节电情况及安全设施配套情况；检查完毕公司报警监控设备运营正常,作好记录,方可下班。
2. 遇到突发事件或紧急情况,及时与行政部负责人或相关部门人员取得联系，做出快速准确的处理.
3. 及时就公司安全管理方面存在的薄弱环节向部门负责人提出改进建议。
四、后勤保障
1。会前准备:
a) 来客人数确认:会议前向相关部门负责人确认来客人数，为布置会议室做准备。
b) 会议室桌椅布置：会前通知保洁人员，将会议室的桌椅收拾整齐，开水、茶、杯子准备，或根据实际需要另备水果、点心.
c) 准备公司相机，为来客拍照留念所用。
2.会议服务：
a) 为开会人员添加茶水。
b) 按照领导要求提供会议支持。
c) 安排专人负责会议中的摄像工作。
3.会后保障：
a) 组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。
b) 会议后的清理工作：通知保洁会场清理干净，座椅归位.
c) 会议后器材及时归库,将相机及其他器材送归原处。
4。办公用品领用：
a）做好新员工及其他部门员工办公用品的领用，并对办公用品质量的使用意见进行收集回馈.每月25-31日同行政专员对办公用品、烟酒、低值易耗品进行盘库。
5.烟酒领用：
b）做好业务部门及其他部门日常的烟酒领用，并且做好节假日加班的心理准备.
三、日常行为礼仪
一、个人形象
1. 公司订制制服的，须穿着制服上班。无订做制服时，须穿职业装，即套装（着上身白衬衣、下身长裤或职业短裙、5cm以上黑色高跟鞋）上班。
2. 不得穿牛仔裤、T恤、露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。裙装下摆不得低于膝下三公分.
3. 头必须经常洗，梳理整齐，不得有头皮屑。不得披头散发，发长不得过肩。
4. 常剪指甲，保持清洁，不得留长指甲,不能涂指甲油，保持口气自然清新。
5. 上班期间应化淡妆，除戒指外不得佩戴饰物。不得在前台化妆.
6. 保持良好的站、坐、走姿。站时须挺胸收腹沉肩。坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望.走时保持站的基础上,水平向前，平稳适中,无紧急情况，不得在办公区域内奔跑。
7. 在客人面前，不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懒腰、唱歌、哼小调、化妆。
8. 接听电话时，保持语速平和及自然、得体、大方的形象，话机与脸庞成45度角，身体不得倾斜，不得嘴里吃东西,不得前仰后合。说话时控制音调,不得过于吵闹。
9. 接电话尽量长话短说，如遇客人投诉电话，需安排客人情绪的，应耐心安抚。私人电话不要超过三分钟.接电话不得先于来电人挂机。（私人电话除外）.
二、接人待物
1. 公司有来访客人，来客行至前台一米以内，应起身微笑相迎，说礼貌用语,招呼客人就座.客人坐下后,前台接待方可就座。
2. 来客提出个人要求时,前台接待必须认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的问题,则请客人稍等,请相关人员出面解决。
3. 来客提出要找公司员工时，前台接待应先问有无预约.并请来客做好登记，再打电话致要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前领路，如需迟些才带进，请客人在接待室就坐，为客人倒水,请客人稍待。等可以带进时，再将客人带进。带进办公室后,再为客人倒水（七分满）。客人离开时，应准确记录客人离开时间,并微笑致意，“欢迎下次再来"。
4. 来访客人需在办公区域参观时，可视情为其引路并做好公司对外宣传介绍工作，解答来客疑问。重要事件及时向部门负责人请示。
三、办公环境
1. 前台及附属桌椅必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。
2. 除公司宣传品、个人茶杯、台历、盆花外,不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。不得在前台吃食物.
3. 前台只负责接待来访人员,其他人员不得进入前台就座。公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，但不得超过十分钟。需超过十分钟的，应改在其他办公区域进行。

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