公司公务接待流程及标准.doc

公司公务接待流程及标准

客户接待是公司对外形象窗口，是树立企业良好形象的关键环节，为了不断加强公司竞争力，提高客户满意度，形成标准化的接待工作程序，特制定本流程。
一、计划与准备
在接到领导通知或客户来访函时，应第一时间与客户对接人联系，了解来访考察团基本情况（如来访具体时间、来宾职务、人数、本地逗留日期、目的和要求等）、国家机关工作人员差旅报销标准和公务接待纪律，在此基础上拟定接待计划。
1.根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加接待活动的领导、陪同人员，落实会客时间及场所；
2.根据来宾情况提前预定好接待用餐的饭店，酌情安排酒水、香烟、水果；提前预约酒店； 
3.根据需要提前安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从协调安排，统一调度；
4.根据来访主题拟定接待路线（项目参观、公司参观、政府/房管局等），如有需要可根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他休闲项目，做好休闲项目踩点调查工作；
5.因会议需要，运营中心负责准备安排会议室资料册、信纸、笔、水果、烟茶、烟灰缸、投影音响设备、横幅、欢迎牌，安排礼仪人员，并安排相关人员拍照播报等；
6.如有购票需要提前与客户对接人沟通报销标准确定购票事宜；
7.提前做好方案预案。
二、具体实施
1.安排接待人员和车辆在机场、车站迎接； 
2.由主接待人员沿途介绍公司基本情况（企业文化、业务发展等），传递企业品牌印象；
3.公司卫生环境打扫和检查，确保办公环境、座谈环境（会议室清洁、室温适度）明亮整洁；
4.迎接来宾时，注意仪容仪表，服装统一，把握迎候时间，提前等候于公司门口；
3.会议座谈：将公司相关资料册、纸笔、水果、茶水杯、烟灰缸摆放于会议室。根据接待礼仪摆放领导台签、欢迎牌、调试好投影设备、摄像设备等；
4. 根据来宾意愿和兴趣建议参观路线 ，给来访考察团创造舒适的考察/学习体验；
5.运营中心根据公司领导的要求情况购买礼节性礼品；
6.根据接待过程中的变化，及时做好应急措施（如机动人员等）。

附件：
接待流程清单
序号
流程
标准
完成情况
1
考察团行程方案制定
路线设计、行程安排

2
接待人员分工、安排
分工明确/定责定人

3
住宿/用餐预订/礼品购买
付费方式/标准界定

4
办公室卫生通知/检查
地面/桌面/窗台干净、整洁

5
员工服装统一
统一着装工作服

6
嘉宾领导台签
红色A4纸按照模板打印

7
资料册/信纸/笔
人数/资料册类型

8
水果/烟/茶水/抽纸/烟灰缸
按人数提供水果种类/数量

9
会议室投影/音响设备调试
投影仪/话筒正常使用

10
欢迎领导指示牌
摆放在进门口

2018年4月23日