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物业服务合同签订时要注意的问题——以相关主体为视角
签订物业服务合同注意问题
一、 物业服务企业应注意问题
1、注意主体适格性
（1）注意物业服务企业自身适格
《物业管理条例》第三十二条规定：从事物业管理活动企业应当具有独立法人资格。国家对从事物业管理活动企业实行资质管理制度。具体办法由国务院建设行政主管部门制定。第三十三条规定：从事物业管理人员应当按照国家有关规定，取得职业资格证书。
所以，对于物业服务企业来说，首先其自身必须具有相应资质，再次其公司内部从事物业管理人员也应当按照国家有关规定，取得职业资格证书。具体资质参见《物业服务企业资质管理办法》。（关于资质问题要展开话我再补充）
《物业服务企业资质管理办法》第八条：
一级资质物业服务企业可以承接各种物业管理项目。
二级资质物业服务企业可以承接30万平方米以下住宅项目和8万平方米以下非住宅项目物业管理业务。
三级资质物业服务企业可以承接20万平方米以下住宅项目和5万平方米以下非住宅项目物业管理业务。

（2）注意业委会适格
　《物业管理条例》第三十五条　业主委员会应当与业主大会选聘物业服务企业订立书面物业服务合同。
签订物业服务合同时，作为物业服务企业相对方，业委会适格与否也是决定合同效力关键，所以物业服务企业一定要特别注意业委会资格问题。
业主委员会是业主大会常设组织,是业主一种自治组织，其代表业主为业主利益而行为。业主委员会成立，标志着前期物业管理结束，物业管理进入正常日常运作阶段。

业主委员会签订物业服务合同，应当经专有部分占建筑物总面积过半数业主且占总人数过半数业主同意（《物业管理条例》11条、12条），否则，其所签订合同有可能会因主体不合格而使合同存在瑕疵。（无效或被撤销）
2、明确合同内容
凡事预则立，不预则废。有言在先，在合同签订时对相关事项予以明确，在将来发生纠纷时，可以促成纠纷顺利解决。如果约定不明，会带来很多不必要麻烦。物业服务活动包括对房屋及配套设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护物业服务区域内环境卫生和相关秩序等，服务内容丰富、范围较广，每个小区具体情况又各不相同。由于认知上差异，很可能导致物业服务企业和业主对合同条款理解出现偏差，产生矛盾。因此，明确各自权利和义务，对合同双方来说都具有不可忽视意义。
物业服务合同中容易因约定不明而产生纠纷部分主要有：（1）收益归属：车库、车位收益归属，供暖、公共部位广告、地下室出租收益归属，其他公共部位收益归属；（2）服务范围和标准：哪些事项属于物业服务范围，哪些不属于物业服务范围，哪些服务可以另行收费，哪些不应当另行收费；约定应符合北京市住宅物业服务等级规范（试行）一级、二级还是三级标准，如果有超过或低于该
标准特别约定应另行写明（3）物业费收费标准、时间和方式，何种情况下业主享有拒交物业费抗辩权，无正当理由业主拒交物业费违约责任；（4）物业管理用房使用，有物业公司擅自将物业管理用房出租，而物业服务合同对此却没有相应规定，引发一系列行政投诉和民事诉讼；（5）合同终止条件：期满解除或提前解聘或不可抗力，明确业主大会、业委会、业主委员会在什么情况下可以提前解聘物业服务企业，除经双方认可不可抗力外物业服务企业不得提前解除合同；（6）合同终止后交接：物业公司在合同终止后向业委会移交公共部位和物业管理资料期限和方式，明确需要移交部位和资料目录，财务交接。
所以在一般物业服务合同中对委托管理服务至少应包括五个层次约定：
（1）委托项目
　　委托哪些管理服务项目应逐项写清。如“房屋建筑共用部位维修、养护和管理”；“共用设施设备维修、养护、运行和管理”；“环境卫生”等。物业管理委托最主要是公共性服务项目，应逐项给予明确；同时哪些项目允许物业管理企业分包，对分包原则要求和限制条件，也应给予明确。
　　（2）各委托项目具体内容
　　各委托项目所包含具体内容，应表述清楚，越详细越好。如房屋使用、养护、维修；路灯、园林绿地、机电设备、电梯、自行车房（棚）、消防、停车场、休闲广场、连廊、沟、渠、池、井、道路等公用设施使用、养护、管理和维修等。房屋建筑公用部位维修、养护和管理，项目内容包括：楼盖、屋顶、外墙面、承重结构……环境卫生包括哪些部分，楼梯、楼道、场地、庭院哪些委托，哪些不委托。
　　不同性质业主和不同类型物业在某些委托项目具体内容上是有很大差异。这些差异和区别除在招标书中明确提出外，还应在合同谈判时给予准确界定。如部队和一些政府机关在“保安服务”这一委托项目具体内容上与普通住宅区和写字楼就是有较大区别。
　（3）服务质量与标准
　　各委托项目具体内容管理服务质量标准，在定性基础上能量化尽可能给予量化。这种量化标准有两个层次，一是工作量量化，二是质量检查评定标准量化。如垃圾清运要一天一次，还是二天一次，这是对工作量量化；而环境卫生清洁标准则属于质量检查评定标准。要注意在明确质量标准时要少用或不用带有模糊概念词语，例如“整洁”，因为是否整洁不易作出准确判断。
　　目前，不少物业服务合同在签订时对质量标准阐述不准确。对此，中国物业管理协会印发了《普通住宅小区物业管理服务等级标准(试行)》(中物协[2004]1号)，各地行政管理部门也颁布了各地物业管理服务等级标准，这些可作为合同谈判签订时参考和依据。
　　（4）管理和服务费用
　　各委托项目在上述管理服务内容与质量标准下应收取相应合理成本或支出费用。物业管理服务是分档次，不同档次收取费用是有较大差异。在明确了委托项目、具体内容和质量标准后，费用确定往往是双方争论和讨价还价焦点。在确定合理费用时，要经过详细内容测算和横向比较。无论是采用包干制取费，还是酬金制付费，双方都应经过一定测算和对比。各地物价局颁布指导价应视作一个参考依据，各物业区域规模大小与构成均不同，对最终取费标准还应详细讨论确定。
　　（5）对物业管理企业奖惩约定条款
物业管理委托甲乙双方应争取双赢结果。在物业服务合同谈判中，应对物业企业工作有相应奖惩条款。目前，各法规对物业管理企业违法、违规、违约行为，对由于其工作不负责或失误给业主造成损失或损害情况均有一些惩罚性条款，但缺少对物业管理企业奖励性条款。
在合同谈判时，业主可以设立一些奖励条款，以激励物业管理企业及其员工更好地做好物业管理服务。如，业主可设立业主奖励基金，对有突出事迹或表现员工给予一定奖励；在酬金制情况下，如物业管理企业在做好管理服务前提下，其物业服务支出有较大节约，可适当提高酬金等。
　　上述五个层次足物业服务合同不可少必备内容。为防止合同过长，可采用附件形式。在《前期物业服务合同(示范文本)》中，包括《物业构成细目》、《物业管理服务质量目标》《物业共用部位明细》、《物业共用设施设备明细》四个附件。此外，双方还可就具体问题增加附件。
3、明确违约责任
（1）合同解除权问题
物业服务合同属于无名合同，但其和委托合同非常类似，而《民法典》又规定了无名合同参照最相类似合同处理原则，这么一来，就很可能参照委托合同给予委托方任意解除权，这对物业服务企业来说十分不利。所以物业企业在签订合同时一定要强调物业服务合同特殊性，明确约定合同解除条件。但《关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题解释》第八条规定：业主大会按照物权法第七十六条规定程序作出解聘物业服务企业决定后，业主委员会请求解除物业服务合同，人民法院应予支持。这条规定还是给了业主大会单方解除权，在目前情况下，我们只能遵守。（思考：司法解释效力）那么，在合同中就应该约定明确，任何一方无正当理由解除合同，应承担违约责任。同时，应对“正当理由”予以明确。
（2）明确责任划分
由于物业管理活动具有生产与消费同时产生同时结束特点，问题出现后不易取证，责任界定往往成为双方争议焦点，导致解决这些问题比解决一般合同履行中产生问题要更为复杂。因此，物业服务合同在签订时双方要对此有更为详尽约定。首先，要明确当各类问题出现后，如何区分责任以及承担相应责任前提条件；其次，要明确解决问题方式和途径，有时要事先约定解决期限及费用处理等条款。较之一般合同，物业服务合同对违约责任界定及争议解决方式更应引起重视.
4、实事求是留有余地
物业服务合同双方一旦签订，物业管理企业就要认真、严格地履行，凡做不到位地方物业管理企业都应承担相应责任。因此，在合同谈判中，既要实事求是，更要留有余地。
在投标和承诺物业管理服务标准时，物业管理企业要量力而行，充分考虑自己成本与实力，不要做赔本买卖。在实施物业管理时，客观条件约束和主观条件限制是搞好物业管理服务工作基础性条件，管理服务结果只能建立在这个基础之上。要注意，对经过努力才有可能达到一些标准，要留有余地，更不能说过头话。反之，则很容易成为产生问题根源。
5、签订物业服务合同应该及时备案。
附：《北京物业服务合同备案程序》
（一）受理：

　　申请人登录北京建设网（），进入办事大厅，点击物业管理动态监管系统填报相关内容，并提交以下书面材料：

　　物业服务合同备案：

　　1. 北京市物业服务合同备案申请表或外埠在京企业物业服务合同备案申请表（填报信息后自动生成）

　　2.《物业服务合同》；

　　3.企业资质证书正、副本；

　　4.企业法人营业执照副本、分支机构营业执照副本；

　　5.组织机构代码证；

　　6.项目负责人身份证明、项目负责人与物业服务企业之间劳动合同、社会保险缴纳情况证明原件、聘任证明材料及项目负责人考试合格证书；

　　7.物业项目合法来源证明文件；

　　8.事实服务项目需提供原物业服务合同、服务现状情况说明、仲裁或司法文书等相关材料。

　　前期物业服务合同备案：

　　1. 北京市前期物业服务合同备案申请表（填报信息后自动生成）

　　2.《前期物业服务合同》；

　　3.项目负责人身份证明、项目负责人与建设单位之间劳动合同、社会保险缴纳情况证明原件、聘任证明材料及项目负责人考试合格证书；

　　4.物业服务费用评估报告摘要。

　　上述材料除要求原件外，均提交复印件（A4纸）一份，复印件需加盖申请人印章并同时提交原件，原件核验后退回申请人。

　　标准：申请材料齐全、符合法定形式

　　岗位职责及权限：

　　按照受理标准审查申请材料。

　　符合标准，予以受理，向申请人制作《受理通知书》，并将申请材料转审查人员。

　　不符合标准但申请材料存在可以当场更正错误，允许申请人当场更正；不能当场更正，向申请人出具《补正材料通知书》，一次性告知申请人需要补正全部内容，并将申请材料退回申请人。

　　申请事项不属于本机关职权范围，向申请人出具《不予受理决定书》。

　　时限：即时

　　（二）审查：

　　标准：

　　1.申请材料齐全、符合法定形式；

　　2.符合《北京市物业管理办法》、《北京市物业服务企业信用信息管理办法》规定；

　　3.接受委托物业服务企业符合物业服务企业资质管理相关规定；

　　4.《物业服务合同》约定内容符合物业管理有关法律、法规、规章和本市政策规定。

　　岗位职责及权限：

　　按照审查标准审查申请材料。

　　符合标准，签署意见后转决定人员。

　　不符合标准，书面提出意见及理由，转决定人员。

　　时限：7个工作日

　　（三）决定：

　　标准：同受理、审查标准

　　岗位职责及权限：

　　对申请事项作出决定。

　　同意审查意见，签署意见，转告知人员。

　　不同意审查意见，书面提出意见及理由，转告知人员。

　　时限：2个工作日

　　（四）告知：

　　岗位职责及权限：

　　对准予备案，制作《办理结果通知书》，并送达申请人。

　　对不予备案，制作《办理结果通知书》，写明理由和申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼权利，并将《办理结果通知书》和申请材料退回申请人。

　　时限：1个工作日（不包括送达期限）

《北京市物业服务合同示范文本》为大家提供了一个很好借鉴。我们签订合同时，可以予以使用，但对一些需要特别约定事项，一定要在合同中明确。下面我们就来看一下合同。（我把合同给修改下，介时就直接打开合同给大家讲解物业服务企业应该注意什么。）

二、 业委会应注意问题
1、业委会主体要适格
业主委员会是业主大会常设组织,是业主一种自治组织，其代表业主为业主利益而行为。业主委员会成立，标志着前期物业管理结束，物业管理进入正常日常运作阶段。
业委会无权自主选聘物业服务企业以及确定物业服务合同内容，物业服务企业选聘方案或者物业服务合同主要内容应该经过业主大会通过方可生效。选聘或者解聘物业服务企业，应当经专有部分占建筑物总面积过半数业主且占总人数过半数业主同意。特别需要注意是，有些小区《管理规约》《、业主大会议事规则》对业主委员会签订物业服务合同条件和方式等约定了具体规则，比如有要求物业服务合同文本必须经业主大会表决通过业委会方可签订，业委会行为需严格遵守小区规则。如果程序不合法，可能导致物业服务合同无效或者被撤销。
业委会与物业服务企业签订物业服务合同，一般应按照下面流程进行：
A 选聘物业服务企业。根据《物权法》、《物业管理条例》规定选聘物业服务企业应当按照《业主大会议事规则》规定程序由业主大会决定。
B 与物业服务企业协商确定合同条款
物业服务企业与业主权利和义务由双方协商约定，但不得违反法律、法规和管理规约有关规定。
C 签订物业服务合同
2、搞清楚物业服务企业资质
前文已述
3、明确约定合同内容
约定好合同具体内容，对合同双方都是有利，业委还可以根据自己特殊需要，与物业服务企业进行具体协商。大致内容可以参见物业服务企业要约定内容，但下面几点，业委会必须要注意：
（1）搞清小区公共资产，
（2）搞清小区所有能产生收费项目和费用。
（3）物业服务承诺要细化，比如保安多少人，分班情况如何，管理层多少人，卫生绿化多少人，水电气等维修服务多少人等，安保、绿化、卫生等服务标准及时效性是什么，物业公司每月各项费用开支多少等等； 
（4）小区哪些设施物业公司可以无偿使用，哪些方面也要和业主一样需交纳费用
（5）协议最好一年一签，每季度要检查物业公司帐目情况； 
（6）物业公司服务不到位，如何制衡和赔偿，最好要有保证金；
（7）停车费、物业费、租赁费等收益总额除掉小区支出总额和物业公司合理利润后，如何去支配，如何去监管使用； 
（8）明确约定物业服务企业可以转委托事项。
（9）协议草案应向广大业主公告，听取业主意见。 
总之，物业公司要选好，服务协议更要规定好，以便于日后业主委员会和广大业主进行对照检查。好制度和运行机制使“歪脑筋人”无机可乘，不好制度和运行机制也会使“好人”动起“歪脑筋”。
三、业主应注意问题
业主不是物业服务合同签订主体，但作为权利享有者和义务履行者，业主似乎应该才是物业服务合同真正主体。但因为业主太过分散，为了资源高效利用和便利，再加上现代高层建筑发展并进而产生共有区域出现，业主便不得不组成业主大会，通过业主大会来集体行使自己权利。
业主大会执行机构是业委会，业委会需根据业主大会决定签订物业服务合同。业主可行使自己监督权利，以确保业委会代表自身利益行使权力。
《物权法》第七十八条　【业主大会、业主委员会决定效力】业主大会或者业主委员会决定，对业主具有约束力。

　　业主大会或者业主委员会作出决定侵害业主合法权益，受侵害业主可以请求人民法院予以撤销。

1、监督业主大会做出决定程序是否合法，是否达到了法定或《管理规约》约定最低人数比例。
2、对于业主大会决议侵害自己利益（如同意住改商），可向法院起诉依法维护自己合法权益。
3、对公布《物业服务合同草案》进行审查并提出建议，对损及自身利益可以要求业委会修正。
4、当物业服务企业未按照约定提供服务时，可行使自己抗辩权。
5、审查物业服务企业资质及其收费标准是否符合规定。
附：《北京市物业服务收费管理办法》
四、前期物业服务合同中建设单位应注意问题
前期物业服务合同由建设单位与物业管理企业签订，包含主要内容为前期物业管理阶段服务费用、服务内容和质量要求、双方权利义务等。开发商在签订前期物业服务合同时应注意以下几个方面问题：
1、建设单位应当在销售物业之前，制定临时管理规约，对有关物业使用、维护、管理，业主共同利益，业主应当履行义务，违反临时管理规约应当承担责任等事项依法作出约定。建设单位制定临时管理规约，不得侵害物业买受人合法权益。（22）
2、建设单位应当在物业销售前将临时管理规约向物业买受人明示，并予以说明。物业买受人在与建设单位签订物业买卖合同时，应当对遵守临时管理规约予以书面承诺。
3、住宅物业建设单位，应当通过招投标方式选聘具有相应资质物业服务企业；投标人少于3个或者住宅规模较小，经物业所在地区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质物业服务企业。
4、建设单位与物业买受人签订买卖合同应当包含前期物业服务合同约定内容。
5、前期物业服务合同可以约定期限；但是，期限未满、业主委员会与物业服务企业签订物业服务合同生效，前期物业服务合同终止。
6、新建住宅物业，建设单位应当配建物业服务用房，包括客服接待、项目档案资料保存、工具物料存放、人员值班备勤、业主大会及业主委员会办公用房等，并在房屋买卖合同中明确物业服务用房坐落位置（具体到楼栋、房号）。物业服务用房建筑面积不得低于150平方米，其中地上房屋不得低于100平方米，业主大会及业主委员会办公用房建筑面积30至60平方米。（《北京市物业管理办法》第7条）
7、建设单位应当在销售房屋前，结合物业共用设施设备、建筑物规模、社区建设等因素划分物业管理区域，并在房屋买卖合同中明示。　　
物业主要配套设施设备和相关场地共用，应当划分为一个物业管理区域；住宅区和非住宅区原则上应当划分为不同物业管理区域。
8、业主共同决定解除前期物业服务合同，建设单位应当与全体业主进行物业共用部分查验交接，撤出物业管理区域，并移交下列资料：

　　（一）物业管理区域划分资料；

　　（二）建设用地规划许可证和建设工程规划许可证附件、附图；

　　（三）竣工验收报告及竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图、消防验收等竣工验收资料；

　　（四）设施设备出厂随机资料，安装、验收、使用、维护保养和定期检验等技术资料，运行、维护保养记录；

　　（五）物业质量保修文件和物业使用说明文件；

　　（六）业主名册；

　　（七）物业管理必需其他资料。

　　全体业主承接前应当对物业共用部分进行查验，可以委托选聘物业服务企业进行查验。全体业主与建设单位也可以共同委托物业服务评估监理机构进行查验。
五、前期物业服务合同中物业服务企业应注意问题
1、建设单位是否在物业销售前将临时管理规约向物业买受人明示，并予以说明。
2、物业买受人在与建设单位签订物业买卖合同时，是否对遵守临时管理规约予以书面承诺。
3、建设单位与物业买受人签订买卖合同是否包含前期物业服务合同约定内容。
4、物业服务企业承接物业时，应当对物业共用部位、共用设施设备进行查验。
5、建设单位是否按照国家规定保修期限和保修范围，承担物业保修责任。