总经理助理工作手册.doc

总
经
理
助
理

工作手册

第一章 岗位描述
第一节 岗位描述
总经理助理一方面要为公司发展运筹规划，另一方面更要分担繁重的行政事务，让总经理得以集中精力思考事关全局的、具有战略意义的大事。因此，总经理助理须有广博的知识，丰富的管理经验，智慧的头脑和干练、稳健的办事作风。
组织机构及岗位结构

第二章 岗位职责
一、主要职责：
（一）执行董事会决议，完成总经理交办的各项任务，对总经理负责。
（二）根据总经理的指导和思想，协助总经理完成董事会重要文件、章程、制度、规划方案的起草和修订工作。
（三）监督总部及各分支机构执行总经理决议的落实情况，并给与协助督查，及时向总经理汇报结果。
（四）受总经理委托，参加各种会议，传达总经理的意见和建议。
（五）对送至总经理的文件及材料进行初步审核，必要时附上个人建议，以便于总经理（总经理）决策。
（六）协助总经理处理公司日常事务。对总经理需要处理的重要事件、重要洽谈事宜及行程等事项的记录及提醒。
（七）受总经理委托，协助做好大客户的商务接待及安排工作。做好对外公共关系协调。协助总经理对政府各职能部门之间的沟通与协调工作。
（八）做好总经理会议记录和各种文件资料的整理归档工作。
二、主要权力：
（一）对总经理下达的任务有监督检查的权力。
（二）对于总监级及以上别召开的有计划性的会议有协调安排的权力。
（三）有对各部门组织的大型活动安排有审核权。
（四）决策权、组织权、指挥权、人事权、奖惩权、财务权

第三章 工作程序与规则
第一节 职业素养
一、总经理助理不是总经理秘书。
两者一个最大的区别就是总经理秘书是在总经理指导下的琐碎工作，而总经理助理是要协助总经理工作，工作的意义包括参谋、建议、执行、协调、辅助管理等。
二、有总经理助理的职业道德。
1、不乱说话，总经理助理和总经理相处的时间比较多，对总经理的事情了解也比较多，所以要知道什么该说，什么不该说；
2、明白什么该知道、什么不该知道；
3、要明白自己的职位的权利，有时候总经理助理行使着等同总经理的职权，但要明白在什么场合、时间，什么样的事情下使用，一个有太大权利欲望的人做不好总经理助理，但没有权利欲望也做不好总经理助理；
4、不以非工作眼光在总经理面前评判员工，以免影响总经理对某个员工的判断，尤其是总经理助理还负责人事安排的情况下。
三、总经理助理要明白自己的工作职责是协助总经理工作，明白自己的位置，总经理想到去做的，要去协助完善并执行，总经理没有想到的，要去主动建议或者主动去做，对总经理的一些决定要无条件服从去执行，一切结果可能都要以总经理的名义，所做的很多工作可能都是不为人知的，但总经理知道即可。
四、总经理助理没有明确严格的工作职责范围和工作量。一切以总经理的安排为准。
五、总经理助理心态上要凭良心去工作，总经理助理不能靠定性、定量去工作，因为总经理是公司兴衰成败的关键，所以总经理助理在心态上也应该向总经理一样把公司当成自己的公司去工作，这样才能做一个好助理，想总经理之所想，达成工作默契感。
六、总经理助理要亲和力强，责任心强，懂商务礼仪、具备良好的气质等多种综合素质。总经理助理在很多时候是联系员工与总经理之间的桥梁，所以要有亲和力；因为经常会总经理来人的接待工作，所以要有多种综合素质。
第二节 工作程序与规则
一、督办
公司的高级管理人员下达命令以后，除特别重要的以外，很难件件督查，甚至于忘了自己下过什么命令。于是下级摸到了规律，就拖着不办。上级真想起来了，也没关系，中国是“理由大国”。下级会找一百个理由搪塞过去。因此，企业要建立督办系统。
指挥离不开督办：
（1）保证任务完成：有这样的督办，下级很难忽略上级的命令。
（2）分担上级的部分工作：上级不用每天去想、去记，我曾经给什么人下了什么命令，什么时候完成。
督办系统的种类：会议督办、命令督办、日常工作督办。
1、会议督办：
（1）总经理主持的会议由总经理助理整理会议纪要，根据总经理要求下发会议纪要；
（2）然后助理以会议纪要为依据，对总经理的决议进行督办；
（3）把督办结果报告给总经理。
2.命令督办（临时职责督办）：
助理依据总经理、总经理的意见把任务分成：很重要很紧急、不重要很紧急、很重要不紧急、不重要不紧急，然后按顺序进行督办。在任何会议上或工作现场只要总经理、总经理对助理说：“做正式记录!”这件事便进入公司督办系统。
3、日常工作督办：
（1）对总经理的直属下级的日常工作进行督办，包括年度、月度的总结与计划；
（2）要求上月工作总结和本月工作计划在每月5日之前发至总经理邮箱fumanjiajia@；
（3）由总经理助理对总结和计划进行初审，并向总经理汇报；
（4）直属下级依据每项工作计划完成时间向总经理助理依次上报工作完成情况。如果一项任务已经进入了公司督办系统，完成人可以向“督办”复命，这样做还可以起到保护自己的作用，一旦上级忙而忘记你对他的复命造成损失后，可以由督办为你作证。有些重要的任务复命时，如果下令人不在，受令人要向督办复命。
4、督办原则：
（1）谁安排向谁汇报；
（2）会议下发的各项任务向总经理助理汇报。
二、对于副总级别召开的有计划性的会议的协调安排。
1、各副总对需要召开的大型会议以请示的形式上报至总经理助理处；
2、由总经理助理根据人员、会议室使用情况及董事长的时间安排制定会议的最终时间上报董事长，由董事长进行审批。
三、对各部门组织的大型活动安排的审核。
1、各部门对需要举办的大型活动以请示的形式上报至总经理助理处，要求附上具体活动计划和内容；
2、由总经理助理根据公司运营情况及董事长的时间安排活动时间上报董事长，由董事长进行审批。

一、目的：使得会议更具计划性、时限性，会议议程更明确，便于部门间协调，沟通更顺畅，资讯传达更及时，问题解决更精准。
二、范围：集团总部
三、内容：
1、会议组织者应明确会议概要：
（1）议题：会议必须有明确的目的，议题不宜过多。
（2）时间、地点：便于自己和他人协调安排日程，避免打乱其他人的工作进度。组织者要思考这个会是否一定要开。
（3）主持人：无人主持的会议会陷入无序状态。
（4）参会人员：选择相关度高的人，能提供建议的人，对会议起决定性作用的人。
2、组织者将会议概要上报总经理助理，总经理助理根据全月会议计划进行审核安排，如有时间、地点、人员冲突须进行协调；若为重要会议，须报请董事长协调。
3、会议组织者提前通知参会人员开会，并告知议题、时间、地点；若会议时间超过1小时，会议组织者应事先准备好会议议案，并将提前1天将议案和相关材料分发至与会人员手中。
4、参会人员须提前阅读会议材料，并写出相关意见，以备会上发言。
5、办公室根据会议议程和总经理助理通知提前预订会议室，订会时明确告知酒店参会人数、必备服务和必备物品。
6、会议组织者提前半小时准备会场。
7、组织者检查人员到会情况，准时开会，影响会议决策的人员若无法到场，应提前通知会议取消。
8、主持人主持会议进行，主持人不一定是会议组织者或决策人。
（1）主持人要注意会议节奏、不跑题。
（2）维持现场秩序，安排发言顺序。
（3）会议陷入僵局或争论过于激烈时，及时控制气氛。
（4）提醒组织者开会目的，做到开会必有成果，议而不决不如不开。
（5）提醒记录员复述决议和会上产生的问题，以及布置的任务。
9、组织者安排专人进行会议记录，并在会后24小时内将会议纪要上交至会议组织者，组织者审核后上交总经理助理。
10、总经理助理督导各部按会议决策开展相关工作，若会议中涉及规则、制度相关内容，总经理助理须立即将会议纪要转发给规则建设部，由规则建设部组织固化会议已确定的规则，并组织针对会议发现问题风暴解决方案，制定相应标准。
月度会议安排表
时间
组织部门
参会人员
会议室
会议时长
备注
8月1日

8月2日

8月3日

。。。

备注：由总经理助理协调办公室，每月月初统计会议安排时间与参会人员等。

会议须有会议记录员，会议记录人员由会议组织者安排本部门人员，会议记录在会后24小时内整理上交至办公室，办公室汇总后上交至总经理助理，由总经理助理将会议内容上报至总经理。

总经理助理组织办公室按会议决议开展工作。

会议与文件跟踪表
日期
部门
会议或文件内容
责任人
完成时间
是否完成
备注

一、目的：为了便于各部各机构准确、高效的学习和落实通知文件，特下发本流程。
二、范围：福满家集团总部、各分支机构。
三、内容：
1、文件审批：
（1）所有流程、规则、制度等文件下发前必须交由规则建设部审核，董事长审批。
（2）方案性文件必须由上一级领导审批，重要方案要多级审批。
2、明确发文部门：文件审批后须统一交由相关部门下发：
（1）总部由办公室下发；
（2）围场分部由围场办公室下发；
（3）各超市统一由店长室下发；
（4）便利店由总经理室下发；
（5）大酒店由办公室下发。
3、明确接收部门：将文件交给发文部门时，要明确列出文件接收部门，是全员接收还是个别部门接收。
4、文件下发：
（1）发文部门在1个工作日内将文件发送至相应部门，紧急文件要第一时间传送；
（2）电子文件通过邮件方式传送，纸质文件通过复印和传真方式发送；
（3）文件下发时必须使用统一编号，例如：福满家集团2014年7月001号文件，福满家超市2014年7月005号文件。
5、文件存档：
（1）纸质文件由发文单位存档。
（2）规则类文件由发文单位发送电子版文件到规则建设部存档。
6、文件下发追踪：
（1）发文部门发文完毕后立即通知接收单位接收文件，要求接收部门进行邮件反馈或签字确认。
（2）因发文不及时或通知不及时，发文部门需承担相应责任。
（3）文件下发后及时将文件记录在《会议与文件跟踪表》中。
7、文件接收反馈：文件接收部门收到文件后应第一时间进行反馈，电子文件通过邮件反馈，纸质文件须在文件下发记录上签字。
8、文件落实：
（1）文件接收部门必须按照文件相关规定开展落实工作，并根据要求定期反馈文件落实情况。
（2）各级接收部门要将文件存放于指定位置。
9、文件落实监管：
（1）文件制定部门须按时监管文件落实情况，并定期向上级汇报落实情况。
（2）督导部门定期监督、检查文件落实情况，并定期向上级汇报情况。总经理助理负责集团总部各项重要工作的督导，并定期向总经理汇报工作。
（3）规则建设部负责监管文件下发各项流程，监管各部是否按要求落实执行，并定期向相关领导汇报相关工作。
10、注意事项：
因人为失误造成的文件未能及时下发落实，由责任人负主要责任、各相关管理部门负连带责任。
本文件自下发之日起执行。