成为“五星级”的秘书成功第一步.pptx

成为“五星级”的秘书成功第一步.ppt,人际沟通技巧,黄金定律：用别人喜欢的方式对待他们！,沟通从了解开始，必要的了解才是良性沟通的开端。,首先，我们了解自己吗？,下面的一组小测试可以帮助我们客观的认知自己。,反方向的，我们也可以通过现象,来认知、了解领导与同事。,与主管共事需知,了解他的工作重心及紧急度,了解他的风格,了解他的工作方式,了解他的人际网络,理解他的工作压力,保持良好的沟通,对主管的地位及能力表示敬意,性向风格,促进型,控制型,分析型,支持型,行事方式,共同参与，建立共识,指挥，调度资源,制度、规划分析管制,自主、协调配合支持,重要特征,社交亲和力,重视机会结果,理性经验分析,团队合作,沟通方式,非正式,指示告知,正式书面通知,平等研讨,时间认知,多角度,现在,过去,将来,影响力运用,人际魅力,权威性,法定职权,理念与信赖,管制方式,社会认同,直接干涉,程序制度,道义良心,对组织的要求,弹性应变,开拓创新,维持稳定,改善发展,绩效评估标淮,和谐,交货期,稳定,品质,潜在问题,姑息,自大,固执,失控,不同风格的领导和同事,性向接触,沟通的风格,对拍档的要求,控制型,1、不要提太多的细节，请讲重点及结论,2、不要只提问题，多给具体的建议与方案,3、以工作任务优先，不要受人为因素困扰,反应快，积极主动,展现自信，独立完成工作,直接、简洁有力的沟通,促进型,1、以开放的心态接受新的想法,2、多花时间与人沟通，了解他人的期望与感受,3、凡事多商量，多一点弹性，不要固执己见,4、不要紧张，放轻松点,擅长交际,反应灵活,不要太严肃,有亲和力,分析型,1、给我事实与信息，不要逼我立即冒险地决策,2、不要戏谑开玩笑，让我觉得你很轻浮,3、我喜欢与正式、认真和尊重我们的人相处,4、我讨厌那些不切实际、投机取巧的工作方式,尊重他,守规矩,讲求事实,严密分析，专心一致,支持型,1、不可以轻视别人或伤人自尊,2、不可以欺压善良与弱小,3、不要背信弃义,真诚互相体谅,团队合作,自主管理,勤奋好学,如何与不同风格的领导和同事相处,作个双方传播的聆听者设身处地的沟通原则,沟通有两面大原则：,自己充分表达意思，,而且对方容易了解真义。,听人说话，很简单，,设身处地的倾听，却非易事。,聆听、回馈与表达因而同等重要，,用眼观察、用心体会，,才能成为沟通能手。,层次最高的是：”设身处地的倾听“，一般人很少办到。,“聆听”也有层次之分,层次最低的是“听而不闻”，如同耳边风；,其次是“虚应故事”，“嗯.是的.对对对.“略有反应，,其实心不在焉；,第三是“选择性的听“，只听合自己口味的；,第四是”专注的听“每句话或许都进大脑，,但是否听出了真意，值得怀疑。,设身处地的倾听不只是理解个别的词句而已。据专家估计人际通仅有十分之一透过语句来进行，三成取决于语调与声音，其余六成则得靠肢体语言。所以了解式的倾听，不仅要耳到，还要眼到、心到；用眼睛去观察，用心灵去体会。,沟通不良的四大弊病,价值判断,对帝人的意见只有接受或不接受。,追根究底,依自己的价值探查别人隐私。,好为人师,以自己的经验提供忠告。,想当然耳,根据自己的行为与动机衡量别人的行为与动机。,捐弃成见,异中求同,五星级的秘书之心得分享,“五星级”的秘书,五心:,省心能够让你的上司说不超过两次就能很好的工作，,让他（她）省心,放心让上司跟你讲很多事情，但上司不会担心外泄,舒心让上司见到你的时候，让他（她）觉得愉快舒服,静心在上司精神很紧张的时候，你能让他（她）平,静下来,优心你是不是有很强的工作能力，让你的上司能摆脱,琐碎事务，看得更远，想得更深,做秘书的关键：心静如水，细心、用心,1、不要界入太多的人际关系，,2.、不要自作主张,3、给的意见一定要是中立的，客观的，以问题为中心,主动报告事实，给出事情的两面性，对事不对人,4、要站在老板的角度考虑问题，要理解你的老板,5、老板不方便或不愿亲自出面处理的事你要去帮助,6、体贴、理解你的老板，尽量帮助老板圆场，当老板知,道是你的帮助，他会更加信任你,7、处事得体（而不是圆滑），让老板很放心把事情交给,你去做,8、老板的目标就是你的目标，老板业绩也就是我的业绩,“我把我的荣誉留给老板，,把功劳留给同事，,我只用每月15日去领工资。”,个人的价值所在：,你存在的理由,1、你是不可缺少的,2、你是不可替代的,3、我做每一件事都要比别人做得好,效率、敏锐、能力,是个人价值的表现，也正是老板看重的,成长包括三个阶段：,依赖,独立（自己处理事物）,互赖（互相信任、互相依赖）,事物性工作 管理性工作,Do the right thing,Do thing right,在讲究效率的同时也要注重你的效益,受制于人,操之在我,我已无能为力,试试看，还有没有其它的可能性,我就是这样的你说我也没用,我可以选择不同的作风，可以调整,我看到他我就生气,我可以控制我的情绪,他们不会接受的,我会找也更有效的方式,我不能,我选择,我必须,我情愿,如果。,我打算,我被迫,我选择适当的回应,秘书的专业技能:,公文写作格式:,致:,自:,日期:,主题:,概括描述:,原因:,总结:,1、符合公司文化、风格，条理清晰、目的明确,2、将最重要的事情或决定、看法放在开头,3、不要遗漏重要的人物,4、每个公文在发出去以前仔细检查,5、尽量少用形容词和概括性语言，多用名词、动词，更多的关注在事,情、结果、原因、计划上,案例一,一天，经理收到一封来自公司大客户的投诉信，经理看完信后非常生气，把秘书叫了进来，边说边让秘书记录回信的内容，并让秘书立刻打印好后寄出去。,A 是，好的。然后秘书回到自己的办公室，将信打印好寄走了,B 如果将信寄走对公司和经理本人都非常不利，秘书想到自己是经理的助理，有责任提醒经理，因此为公司的利益，哪怕是得罪经理也值得，于是对经理这样说：经理这封信不能发，把它撕掉算了！“,C 秘书不仅没有退下去打印，反而前进一步，提出忠告，请您冷静一点，给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有一点应该反省的地方吗？,D 当天快下班时，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理，”经理，可以将这封信寄走了吗？“,作为秘书，你认为哪一种行为最正确？,小玲是生产部总经理JOHN的秘书，一直很勤奋。明天有一个很重要的集团年度规划的会议，按总裁秘书的安排JOHN要第一位发言，因为要准备开会的资料，小玲加班到深夜，第二天，因为复印机出了问题，没有及时把材料送到与会者手上。JOHN很生气，“你不是昨天就准备好了吗？”小玲觉得很委屈。,会后小玲很沮丧，这时JOHN过来让小玲拟一份关于会议重要决议的文件，明天要发下去。刚好电话铃响了，家里来电伯父病了，让她下班后一定要去看望。10分钟后，小玲想起来关于那份决议文件的一些问题，但JOHN赶着出门没时间回答。看着桌面那堆文件，想起明天要交的那份决议，还有在医院的伯父，小玲不知如何是好。,你能帮帮小玲吗？如果你是小玲，你会怎样做？,案例二,案例三,CAROL是部门总经理TINA的秘书，平时热心助人，是办公室公认最受欢迎的人，她经常要帮助TINA分派部门任务，负责部门各工作的督促跟进。集团年中会议将在下星期召开，各部门都必须交报告。TINA让负责不同职能的同事交报告与计划，并让CAROL收集后提交部门的总报告。但同事都说很忙，或者互相推搪，并让CAROL帮忙写，在CAROL苦口婆心的劝说下才勉强收到了一些提纲。时间紧迫，CAROL只好自己写。由于内容很多，还要向其他同事调用数据，好不容易把报告写好了，却迟了一天。,TINA很生气：“他们不是早就交给你了吗，怎么现在才交？”,CAROL很伤心地哭了！,案例四,这两天经理心情很不好，被叫进他办公室的同事出来时都垂头丧气。秘书小丽这两天为了填那堆报表已昏头转向。这时大老板打电话过来说怎么还不交报表，经理把小丽叫到办公室责备她怎么回事，效率这么低。小丽反驳说：“昨天交给你了，是你自己没签名给我，”经理一听就火了。,谢谢大家！,