规章制度考试.docx

公司行政管理制度
一、 总 那么
1. 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
2. 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、会议管理，文件收发管理，公司休假管理等。
3. 人力资源部归属行政部，办理、审核员工人事升迁、调动、入离职手续，组织或参及员工业务、素质培训。
v 行政工作篇
一〕印鉴管理 1. 公司印鉴由行政部负责保管、盖印。
2. 正常工作范围内的印章使用由申请人进展印章登记，行政部工作人员盖章，如违反此项规定造成的后果由当事员工负责。
3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
4. 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出使用后须拍照留电子档，未使用的须交回。 5. 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
6. 收据盖章原则上不超过3个。
二〕资产管理
1. 办公用品管理
1.1. 办公用品采购及出入库：每月10日集中采购，并对物品及时入库登记；对现金支出情况及时登记。
1.2. 特殊办公用品采购：需申领人写申请邮件至行政部负责人，写明物品名称、用途、数量等详细信息，并抄送给分公司经理，分公司经理同意前方可购置。
1.3. 办公用品领取：办公用品由行政人员出库、发放。做到逐次登记、以废换新，任何人不得擅自取用。贵重物品领取需申领人在ERP中提交申请。物料领取时间上午8:30-9:30；下午4:30-5:30〔冬季〕、5:00-6:00〔夏季〕。其他时间不予办理。
2. 固定资产管理：每年末盘点一次，将结果录入ERP。
3. 礼品领取管理：监视员工领取礼品情况，向主管领导进展核实，并及时进展核实并登记。特殊情况请申请人将申请情况告知分公司经理，由分公司经理审批前方可领出。
4. 管理： 欠费要及时查询并缴纳费用。
5. 电子办公用品管理：公司所有电子办公用品由行政部保管、负责充电，不得在个人手中过夜。如有必需过夜的情况，在领取申请中予以说明，并经行政部核准。
6. 空调管理：由行政人员调试，任何人不得擅自开关及调试，制热不得超过20度，制冷不得超过26度。〔详见空调管理制度〕。
7. 图书管理：员工借阅图书需在行政部进展登记，并填写借阅时间，行政部每月需对库内图书盘点，对借阅到期的图书进展催要或进展延期说明。
8. 罚款管理：罚款金额每月末统计，统计后上报分公司经理及总部行政部。
9. 帐号管理：对公司公共事物或涉及公司客服信息的各类账号、密码以及联系方式需及时统计、更新，并做好保密工作。
三〕办公行为管理
检查后及时对违规员工作出处分通知〔填写<罚款通知>，将通知下发到被罚人员本人〕
1. 早晨检查：
1.1. 检查办公区域卫生清扫情况，按照?办公环境管理制度?执行。
1.2. 巡视各部门考勤情况，及时记录考勤结果，如有临时请假请部门负责人催促其到岗后在ERP上补请假流程。
1.3. 检查员工穿着是否违反公司规定。
2. 办公环境检查：检查员工办公桌是否有零食、杂物存放；检查电脑内安装软件是否符合公司规定；是否违规登陆聊天工具；员工离开座位30分钟是否及时关闭电脑；员工 礼仪是否符合公司标准。
3. 监视员工打印工作流：对文件信息进展登记，并跟踪文件使用，杜绝浪费现象。如员工出现打印错误、未使用即遗弃等浪费现象，直接领导乐捐20元。
4. 监视周报、月报的发送：月报次月2日24:00前、周报周日24:00前发送。经理以上级别员工报告须抄送给各分公司行政部负责人，如逾期未发送，按?员工行为标准?处分方式严格执行。
5. 制度考试：每月14号下午17点前开展制度考试〔如遇特殊情况，另行调整通知〕。未准时参加考试视为考试迟到，考核当事人10元。参加考试不及格，由当事人部门经理负责交5元补考费，及格分数95分，未考过继续补考，直至考核及格。
四) 会议管理
1. 所有会议及时报备行政部，便于组织、安排、考核。需报备内容：会议时间、地点、主持人、会议主题、及会部门及人员。如有必要由行政部发出会议通知确认。
2. 由行政部调配人力做好会场布置、设备调试及笔墨准备；会议开场前提醒及会人员遵守会场纪律。
3. 除晨会外的所有会议均需会议记录，由行政部安排人员完成此项工作，会议完毕后24小时之内需将会议纪要发至行政部经理邮箱。会议决议及时在ERP上公布，并催促员工及时查看。
4. 除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
5. 会议完毕后由行政部调配人力清理会场，查收设备。
6. 例行会议：
6.1. 周会会议议题于周五下班前发送至行政邮箱，由行政人员汇总整理后打印给及会人员，并留电子档保存。周六根据领导时间安排周会。
6.2. 月度表彰大会在次月第一个周末进展，物料包含并不仅限于以下内容：会议总结〔PPT〕、锦旗〔售后部门锦旗为流动红旗、销售部门锦旗为一月一做〕、水晶杯〔季度销售冠军〕、奖金卡〔对照金额〕、正式员工胸卡、人事调动红头文件。
五) 文件管理
1. 文件收发：
1.1公司所有收发管理工作均由行政部负责统计。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
1.2. 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
1.3. 收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
1.4. 对贵重物品、汇款、邮包，要进展专门登记，并及时通知个人签字领取。
2. 合同管理：
2.1. 合同入库：每日登陆ERP合同管理板块，盘点库存，按照合同编号顺序进展合同入库，保障ERP合同库中各类合同均不少于5份。常用合同纸质打印后盖章存放之档案柜，减少领取合同的单位时间，各类合同库存数量不低于5份。
2.2. 合同领取：
2.2.1. 合同领取时间：上午8:30-9:00；下午5:00-5:30〔冬季〕、5:30-6:00〔夏季〕。
2.2.2. 员工提交合同领取申请后行政人员应及时审核，并对合同进展打印、编号、盖章、下发。保持空白合同的库存量不少于5份，以提高领取合同时的工作效率。
2.2.3. 月末或次月初登陆ERP对合同上交情况予以核实〔档案库中查询当月合同〕并在ERP上审批。
2.3. 合同遗失：
2.3.1. 年初对上一年所有合同进展回收统计，筛查遗失合同。及各部门再次核实后登记备案〔填写<20XX年丧失合同统计表>〕。
2.3.2. 遗失合同处理方法：①通知各部门负责人核算工资按每份遗失合同一百元扣除当事人工资；②在公司官方网站上发公告声明合同作废；③公司内部发布ERP公告，通告合同作废及处理结果。④如客户遗失合同，合同领取人需将合同遗失、作废声明盖公司印章带回交至行政部，方可免除罚款。行政部将声明妥善存档，并按照遗失合同处理方法的第2条、3条进展。
2.4. 合同作废：应对需要作废的合同存档备案，不可随意丢弃，并在ERP中做合同作废处理。
2.5. 合同上交
2.5.1. 每月末催促合同领取者将已完成或已作废的合同在ERP中完成“合同上交〞流程，完成后在合同档案柜中统计当月已回收合同，核实上交情况后在ERP中予以合同回收确认或回收作废。
2.5.2. 离职员工合同上交：对离职员工的合同进展统计，监视其转交原部门直管领导并进展登记。如有遗失情况，在离职表单中明确标注，行政部通知财务在其工资中扣除罚金。合同转交直管领导后如做合同分配，需报备行政部修改合同领取人〔填写<离职人员合同转交统计表>〕，否那么直管领导视为该合同的领取人，承当合同的一切后续责任。如员工未按照离职流程离职，行政部应确认离职证明中对该员工领取的合同去向有记录。行政部按照丧失合同处理方法第2条、3条进展。

3. 档案管理
3.1. 归档范围：公司的规划、统计资料、财务审计、劳开工资、会议记录、决议、决定、委任书、合同、通告、通知、人事入离职、等具有参考价值的文件材料。
3.2. 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证平安。
3.3. 档案的借阅及索取：
3.3.1. 经理级别以上借阅非密级档案可通过行政部办理借阅手续，直接提档；
3.3.2. 员工无权借阅公司档案，如有需要，报请经理，由经理借阅；
3.3.3. 借阅档案必须保护，保持整洁，严禁涂改，注意平安和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经档案管理人员批准方可摘录和复制。
4. 信息管理：
4.1. 公告内容：公告内容包括并不仅限于以下内容：公司新闻、会议决议、处分决定、表扬通告、新人签单、岗位调整、销售政策、制度修订、工作方式〔途径〕调整等。
4.2. 发布形式：以ERP为主要信息发布平台。需要客户知悉的内容，需登录公司官网进展添加。受众为少数人员时采用邮箱发送形式；时间节点紧迫时，发布公告的同时进展 通知。
v 人力资源工作篇
一〕人事招聘：
1. 每日早晨对人事招聘网站进展职位更新，筛选投递简历、确认面试时间、登记面试人员信息。
2. 监视面试官对面试人员填写书面评价，并告知面试结果。每周对招聘结果进展统计上报。
1. 每月末或次月初对迟到、早退、旷工、请假、旷工等考勤工作进展统计，报送财务核算工资。
2.离岗而未按规定进展请假流程的，按旷工处理，旷工3次以上者按照自动离职处理；
3. 休假及请假：员工休假及请假完毕后，应到行政部做销假报到。
4. 请假扣除工资方式：底薪/上班天数〔现行26日〕*请假天数。
二〕人事手续：
1. 新员工入职一个月内签订劳动合同，劳动合同一式两份，签订后入库存档。
2. 账号管理：上岗人员开通个人办公ERP账号、企业邮箱，离职人员账号及时禁用。
3. 新员工沟通：人力资源部对新员工入职七天内需进展不连续沟通，并将沟通内容、效果记录在?附表2.1：试用期员工培训方案表?，并及时向用人部门反应。
4. 转正员工手续：
4.1. 用人部门同意新员工转正后，员工到人力资源部领取?附表2.2：试用期综合评价表?、?附表3：入职登记表暨转正审批表?，填写完整后交由用人部门负责人签字，交回人力资源部。
4.2. 由人力资源部对转正员工的根本信息进展 核实，核实通过后交由分公司经理审批并存档。
5. 人事任免手续：用红头文件下发任免等重大人事通知，一式两份彩印，月度表彰会议宣读后一份授予当事人，一份公司存档。
6. 对于岗位特殊薪资以及薪资制度上暂未表达的岗位薪资调整，部门负责人填写?员工薪资调整审批表?，总经理审批通过后转至行政部存档，复印一份?员工薪资调整审批表?转交财务，薪资调整日期按?员工薪资调整审批表?中约定日期执行。
7. 离职手续办理：按照离职表单对账号、办公用品逐一进展关闭、回收，对员工已领取的合同进展转交登记，并监视转交过程。
8. 花名册、通讯录、ERP通讯录及时更新，每月25日各地行政人员向行政经理报备。
三〕绩效考核
1. 行政部将绩效考核表中需由人力资源部出具数据的类目进展统计做表，并给出建议得分，及员工自评后的绩效考核表一并报送绩效考核上级评定人。
2. 上级评定人给出得分后，人力资源部登陆ERP录入员工绩效考核分数，同时将结果邮件发送给财务，进展工资核算。
四〕培训学习
1. 新员工培训：
1.1. 人力资源部负责新员工的企业文化、职业化提升、职业规划、公司制度等的培训。
1.2. 人力资源部负责新员工为期三天的入职培训安排工作，制作培训课程表，并协调相关讲师的培训时间。
1.3. 人力资源部负责新员工培训期间的培训效果沟通、心态沟通，将沟通结果记录在?试用期员工培训方案表?中并及时反应给用人单位。
2. 日常培训：
2.1. 各部门做培训前对培训内容，培训范围进展报备，行政人员进展记录及跟踪，并对培训结果进展评估，评估可参考培训考试结果、培训人员感受、旁听培训感受等；每月汇总至行政部负责人处存档，并挂钩部门负责人绩效考核；
2.2. 下载培训视频：根据各部门报备的培训需求，登陆培训网站下载相关培训视频，并协调安排各部门培训时间。
v 部门协作篇
1. 协作销售部：
1.1. 每日到岗后及时开启总机，以便记录销售部员工根底工作量，在11：30及5：00〔下午下班前半小时〕进展根底工作量的统计工作。结果及时反应给销售部，同时进展ERP录入。
1.2. 月初统计上一月公司业绩，核算无误后按销售部奖励政策评选出月度、季度、年度的奖项得主。
2. 协作技术部：对ERP中的提单流程的增补修改。