集团合同管理制度补充规定.doc

集团合同管理制度补充规定

集团合同管理细则

第一章 总则
第一条 为进一步完善集团合同管理，规范合同管理流程，明确合同签审、实施过程中相关责任，严格控制合同风险，充分维护集团利益，根据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律，结合集团实际，特制定本细则。
第二条 本细则适用于全集团在生产经营过程中产生所有合同。
第二章 合同起草
第条 合同发起部门负责对合同文本起草及修订。
第条 合同文本必须要素齐全、内容完整。合同内容主要包括以下要素：
（一）部首部分，注意写明签约双方全称、住所、签约时间、签约地点、联络方式、电话。
（二）正文部分，
1.标；
2.数量；
3.质量；
4.价款或者报酬；
5.履行期限、地点和方式；
6.违约责任；
7.解决争议方法；
8.根据法律规定及合同性质还必须具备其它条款。
（三）结尾部分，注意签约双方都必须使用合格印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或业务章等不合格印章。同时要注明合同有效期限。
第条 合同起草完毕后，起草部门应认真检查合同文本，并单独列出合同重要要约事项、关键内容等核心条款（比如，标、价款、履行方式和期限、违约责任等）后，连同合同正本一起报相关领导审批，以示强调和提醒。
第三章 合同审核与签批
第条 严格实行合同签审责任制。合同签审流程中各审签人要按照职责要求，认真审查，对签审内容负责。
第条 合同审核与签批过程中职责
（一）合同起草部门
合同起草部门是有效控制合同风险重要源头。在合同审核与签批过程中，合同起草部门负责人必须本着“诚信负责”态度，对合同条款真实性、完整性、可行性等进行核查。
（二）合同承办部门
对合同签约方资质、信誉、履约能力、售后服务、合同标技术、质量、价格、品种、数量、需求真实性、市场调查客观性、标进场时间、送货方式、双方责任义务、合同条文起草、合同文本文字规范、合法性审查负责；负责合同执行过程进行跟踪管理和监控；负责提供合同结算原始依据。
（三）各公司总工程师、综合部总经理
对合同标质量、技术、规格、品种、性能、安全全面负责。建筑公司总工程师负责对签约建筑工程分包、劳务分包队伍、技术服务单位资质、资信及管理水平、技术水平、队伍素质进行审查；负责对施工材料（设备）采购订货合同中涉及到技术可靠性、品牌、质量、安全性进行审查；负责对合同文本中执行技术标准、验收标准、安全责任及质保期限等条款进行审查；负责合同结算前竣工验收及质保金返还审查等工作。
（四）各公司总经理
从公司全局出发，对合同签订必要性、签约过程、合同文本合法合规、投资额度、单价、付款方式、结算、质量技术、违约责任合理性及可操作性负责。
（五）集团财务部、财务总监
对用款额度、用款计划、工商税务政策、内控计划指标负责。重点负责对合同中付款条件，代扣代缴各种税费、财务担保、保证金、质保金、违约金收取等約定和资金使用额度进行审核、执行监控；负责组织实施合同预付款、中间付款、合同结算、质保金返还等工作。
（六）集团监察审计部、监审总监
对合同合法性、集团内控制度合规性、合同标价格、质量、品牌、付款条件、违约责任、责任范围表述和界定准确性等重要条款进行稽核；负责对合同执行过程及违约责任履行进行监控；对合同预付款、中间付款及合同结算、质保金返还进行核查；根据工作需要安排开展合同效益审计；进行合同对合同标执行监督；对违规行为进行检查、处理。
（七）集团行政人事部
从全集团行政管理、集团建设发展出发，对非生产经营性行政采购合同标用途需求合理性、客观性负责进行平衡，对标性能、价格、数量负责。
（八）集团常务副总经理
对合同进行全面把关。对各环节签审意见进行审查，在全面审核合同内容完整性、合法性、签约必要性基础上，做出同意与否签约决定。对重大合同签订，提出提交董事会讨论意见。
（九）集团董事长
对合同签订年度、阶段性经费计划，对需要提交董事会讨论重大合同，根据董事会讨论意见，作出批准与否决定。对所有合同签订、执行，根据需要进行抽查、检查。
（十）集团法律顾问和法务专员
负责对合同合法合规性进行全面把控，并及时提出合同条款修正意见。
第条 合同审核与签批必须本着慎重、谨慎态度，审核或签批人对合同质量及安全性进行负责。
第四章 合同签订
第条 签订合同，必须严格遵守国家法律、法规及集团有关制度、规定。
第条 集团法律顾问和法务专员必须全程参与合同签订，对合同签订过程中可能存在风险进行预防与控制，并对合同签订过程安全性进行负责。
第条 签订合同时注意事项
（一）签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”和“保障质量、价廉物美、择优签约”原则。
（二）合同签订时，如涉及集团几个单位，签约前应事先在内部进行协商，取得一致意见后方可考虑签约。
（三）合同经办部门负责人或法人委托人在签订合同之前，必须认真考察、准确了解对方当事人情况（包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及资质、资信情况、对方签约人是否为法定代表人或法人委托人、委托代理权限等），并及时与集团法律顾问或法务专员沟通，确保所签合同有效、有利。
（四）合同签订一律采用书面形式，原则上必须采用规范合同文本。
（五）合同签约前，原则上签约人必须与集团法律顾问或法务专员相互交换意见，经确认无误后，方可开始签约。
第五章 合同履行
第条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同履行有关部门、人员，都必须本着“守合同、重信用”原则，严格执行合同所规定义务，确保合同实际履行和全面履行。
第条 合同履行完毕标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第条 合同承办部门和各相关部门，应随时了解、掌握合同履行情况，发现有违约或可能出现违约问题时，必须迅速、及时处理并书面报告。
第条 合同履行结束后，由合同发起部门须和合同承办部门一起，参与合同标及其他要约事项验收工作，对完全达到合同要求方可进行验收。
第六章 合同变更或解除
第条 如实际履行或适当履行确有不可克服困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内，与对方当事人认真地进行协商，签订变更、解除合同协议。
第条 签约对方提出变更、解除合同，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。变更、解除合同手续，应按本《制度》和《四川AA建设集团合同及工程结算签审流程》规定原审批权限流程执行。
第条 变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人、法定代表人、具有授权资格委托人具名或盖章双方信件、函电、电传等；非原件形式，应注明其传递形式），口头形式一律无效。
第条 变更、解除合同协议在未达成或未获批准之前，原合同继续有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意例外。
第条因变更、解除合同而使当事人利益遭受损失，除法律允许免负责任以外，均应承担相应责任，并在变更、解除合同协议书中予以明确规定。
第条 任何人不得以变更、解除合同为名以权谋私。
第七章 合同纠纷处理
第条 合同在履行过程中如与对方当事人发生争议和纠纷，应按《民法典》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第条 集团各公司、部门在处理合同纠纷时，应加强联系和沟通，积极配合，根据要求主动提供相关证据材料，统一意见，统一行动，不得互相推诿、指责。
第条 产生合同纠纷后，应积极与对方协商，经双方协商达成一致意见，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。如协商不成，在对方或我方提出仲裁、诉讼情况下，应通过集团法律顾问按规定仲裁、诉讼程序进行。
第条 处理合同纠纷原则是：
　　（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没有规定，以国家政策或合同条款为准。
　　（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
　　（三）因对方责任引起纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起纠纷，应尊重对方合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
　　第条 在解决合同纠纷整个过程中，应在第一时间内主动与集团法律顾问或法务专员联系，并听取法律顾问指导意见。
第八章 合同管理
第条 集团行政人事部统一负责集团合同管理，主要内容有：
（一）负责合同收发、登记、归档及合同审批传递、催办；
（二）负责合同文本审批过程中有关修改信息传达和落实；
（三）负责集团合同洽谈；
（四）建立合同台帐，收集合同签订及执行过程有关资料(含合同附件、往来信函邮件、资质资信证明、法人委托书等；
（五）在法律顾问指导下，负责组织、协调合同纠纷处理及仲裁诉讼工作；
（六）指导各项目部兼职合同管理人员合同管理工作；
（七）汇总、保管、存档与合同纠纷相关证据资料。
第条 集团印鉴管理员对集团合同用印须同时满足以下条件：
（一）根据合同性质，合同审批手续完备，相关领导均已在用印申请单上签字确认；
（二）根据合同文本规定及集团相关规定，合同份数齐全；
（三）合同专用章应严格按授权范围使用，不准混用、代用或借用。
第九章 奖惩规定
第条
第条

第十章 附则
第条 本细则解释权归集团行政人事部。
第条 本细则自发布之日起实施。

四川AA建设集团
二○一一年十二月九日