妇计中心物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程.docx

妇计中心物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程
一、制度背景及目的
妇计中心作为一个重要的社会福利机构，为了保障妇女和儿童的健康生活，必须采购大量的物资，这些物品的申购、采购、入库、保管和使用均需要科学的管理。因此，制定妇计中心物资申购采购入库保管出库管理制度，旨在确保妇计中心物资管理规范化、科学化、规律化，保证物资的安全和有效使用，最终提高妇女和儿童福利的保障能力。
二、适用范围
本制度适用于妇计中心的所有物资的申购、采购、入库、保管和使用等方面的管理工作。
三、申购管理
（一）申购流程
1.申购部门通过物资申购表向妇计中心行政管理部（以下简称行政部）提出物资需求。
2.行政部审核申购单，确定申购数量和品种，并通过审批流程进行审批。
3.审批通过后，行政部将物资申购表送至采购部门。
4.采购部门根据物资申购单，选择适当的供应商，并与供应商进行联系。
5.采购部门收集供应商提供的报价和相关信息，制定价格比较分析报告，并及时向行政部确认采购计划。
6.行政部核对采购计划，确认无误后签署采购合同。
（二）申购规定
1.各部门对所需物品进行严格的申请，必须保证物品的质量、规格、品牌、数量的准确性以及单价的合理性。
2.申购人员必须遵守相关规定，按规定时限提出申请，不得越权申请。
3.申购单必须注明采购数量、规格、品牌、单位、使用部门、联系电话、受理时间和经办人等相关信息，以方便后续的跟踪和查询。
四、采购管理
（一）采购流程
1.采购部门按照采购计划与注册的供应商进行联系并询价。
2.采购部门收集各家供应商所提供的物品价格、品质信息等，制定价格比较分析报告，并进行审批。
3.采购部门将采购计划、价格比较分析报告以及审批文件向供应商发出采购订单。
4.供应商收到采购订单后，按照要求交货。
5.采购部门确认物品品质无误后，将其送至行政部门审查并签署验收合同。
（二）采购规定
1.采购部门必须保证采购物品的品质、规格、品牌、数量的准确性以及单价的合理性，并且选择的供应商必须具有合法的营业执照和质量保证书。
2.采购部门必须严格按照申购量进行采购，不得超量采购或变相超支。
3.采购部门必须注意物价波动和原材料价格变化，以及市场的供需状况进行采购，确保物价波动尽可能小。
五、入库管理
（一）物资验收
1.物资验收由行政部门负责，采购部门配码。
2.验收应按照采购合同及单据规定的类型、数量、质量、规格、品牌等进行严格检查。
3.验收合格的物资由验收人员进行确认，并在物资清单上签署确认人字样。
（二）入库记录
1.完成货物验收后，行政部门负责准确记录入库所有信息,包括入库时间、物品名称、规格、包装方式、数量等相关信息。
2.检查物品外包装的完好情况和包装标识是否与货物数量一致，错装等状况。
（三）入库规定
1.入库物品必须经过严格的验收程序，并且记录完整，做到准确无误。
2.对于录入系统的信息，必须经过验证和审查，确保操作熟练、技巧娴熟。
六、保管管理
（一）保管流程
1.入库物品按规定分门别类分仓存放。
2.仓库管理员必须按时按量进行物资盘点，正确记录物资数量、状态、批次等相关信息。
3.仓库保管人员必须密切关注库存物资使用情况，不得发生枯竭情况。
（二）保管规定
1.仓库管理员必须时刻清楚库存物资的数量、品质状况、保质期和周转期，并及时向上级报告库存变动情况。
2.库存物资必须安全保管，仓库有专人负责保管，保证仓库安全有序。
3.仓库有严格的出入库管理制度，所有出入库必须经过仓库管理人员的记录、审核、批准，以保证物资的使用、发放不会出现误差与漏洞。
七、出库管理
（一）出库流程
1.使用部门向行政部提出物资领取申请，行政部协助出库管理。
2.行政部在系统上查询相关信息，批准领用。
3.领用人员提供有效的相关单据，领取库存物资。
4.利用入库记录和领用记录，定期做出库统计和月度出库量预测。
（二）出库规定
1.所有用物品的领用必须留下相应记录，包括领取人、领取时间等必要的信息。
2.领取部门负责使用完归还，保证物资的完好无损。
3.库存数量出现过多浪费情况时，应当及时报告长官帮助他们解决。
八、制度监督
为了确保制度的有效实施和运行，所有使用部门的工作人员必须对各项制度进行遵守，如果发现任何违反制度规定的行为，应该及时向主管部门或内部审计等有关部门进行举报或处理，并对制度的修订提出建设性意见和建议，以进一步完善管理制度，为妇女和儿童的福利保障提供可靠保障。