2025版会议室租赁协议书范本.docx

编号：__________

2025版会议室租赁协议书范本

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

2025版会议室租赁协议书范本
合同目录
第一章：前言
1.1 会议目的
1.2 会议时间
1.3 会议地点
1.4 甲方及乙方介绍
第二章：会议室租赁
2.1 会议室设施及规模
2.2 会议室使用时间
2.3 会议室租金及支付方式
2.4 租金调整机制
第三章：会议室使用
3.1 甲方使用要求
3.2 乙方使用要求
3.3 会议设备及设施使用
3.4 会议期间安全保障
第四章：会场布置与设备
4.1 会场布置要求
4.2 设备提供及配置
4.3 设备使用及维护
4.4 设备损坏赔偿
第五章：服务与支持
5.1 甲方服务需求
5.2 乙方服务内容
5.3 服务响应时间
5.4 服务质量保障
第六章：违约责任
6.1 甲方违约责任
6.2 乙方违约责任
6.3 违约赔偿方式
第七章：争议解决
7.1 争议解决方式
7.2 调解及仲裁
7.3 法律适用
第八章：合同的生效、变更与终止
8.1 合同生效条件
8.2 合同变更程序
8.3 合同终止条件
8.4 合同终止后的处理事项
第九章：保密条款
9.1 保密内容
9.2 保密期限
9.3 泄密责任
第十章：甲方（乙方）的权利与义务
10.1 甲方权利与义务
10.2 乙方权利与义务
第十一章：不可抗力
11.1 不可抗力定义
11.2 不可抗力导致的后果
11.3 不可抗力后的处理方式
第十二章：附则
12.1 合同附件
12.2 合同修改及补充
12.3 合同解除
第十三章：其他约定
13.1 甲方特殊需求
13.2 乙方特殊承诺
13.3 双方的其他约定
第十四章：签字盖章
14.1 甲方签字盖章
14.2 乙方签字盖章
14.3 合同生效时间
合同编号2025MHR001
第一章：前言
1.1 会议目的：本次会议室租赁的主要目的是为了提供一个专业的会议环境，以供甲方顺利进行会议活动。
1.2 会议时间：会议时间为2025年4月1日至2025年4月30日。
1.3 会议地点：会议室位于北京市朝阳区大街号。
1.4 甲方及乙方介绍：甲方为公司，乙方为会议服务有限公司。
第二章：会议室租赁
2.1 会议室设施及规模：会议室设施包括投影仪、音响设备、白板等，会议室规模可容纳100人。
2.2 会议室使用时间：甲方可在租赁期间内，每天9:00至18:00使用会议室。
2.3 会议室租金及支付方式：会议室租金为人民币1000元/天，甲方应在租赁开始前支付租金。
2.4 租金调整机制：如遇市场行情变化，乙方可根据实际情况调整租金，但需提前通知甲方。
第三章：会议室使用
3.1 甲方使用要求：甲方应按照约定时间使用会议室，不得擅自改变会议室用途。
3.2 乙方使用要求：乙方应保证会议室设施的正常运行，并在会议开始前进行设备检查。
3.3 会议设备及设施使用：甲方如需使用会议设备，应提前通知乙方，并由乙方负责操作。
3.4 会议期间安全保障：乙方应保证会议室的安全，确保甲方财产和人身安全。
第四章：会场布置与设备
4.2 设备提供及配置：乙方提供会议室设备，并按照甲方的要求进行配置。
4.3 设备使用及维护：甲方应正确使用会议室设备，如有损坏，应承担相应的赔偿责任。
4.4 设备损坏赔偿：如甲方在使用过程中导致会议室设备损坏，应按照市场价格进行赔偿。
第五章：服务与支持
5.1 甲方服务需求：甲方如需其他服务，如餐饮、翻译等，应提前通知乙方，并由乙方提供。
5.2 乙方服务内容：乙方提供会议室租赁服务，并协助甲方进行会议组织。
5.3 服务响应时间：乙方应在甲方提出服务需求后，及时响应并提供服务。
5.4 服务质量保障：乙方应保证服务质量，如甲方对服务质量有异议，乙方应立即进行改进。
第六章：违约责任
6.1 甲方违约责任：如甲方未按照约定时间支付租金，应支付违约金，违约金为租金的10%。
6.2 乙方违约责任：如乙方未按照约定提供会议室，应支付违约金，违约金为租金的10%。
6.3 违约赔偿方式：违约金支付方式为从甲方支付的租金中扣除。
第八章：合同的生效、变更与终止
8.1 合同生效条件：本合同自双方签字盖章之日起生效。
8.2 合同变更程序：如双方同意变更合同内容，应签订书面变更协议，经双方签字盖章后生效。
8.3 合同终止条件：合同期满或双方协商一致解除合同。
8.4 合同终止后的处理事项：合同终止后，乙方应将会议室恢复原状，并退还剩余租金。
第九章：保密条款
9.1 保密内容：双方在合同执行过程中获取的对方商业秘密、技术秘密等。
9.2 保密期限：自合同生效之日起算，至合同终止后三年内。
9.3 泄密责任：如有泄露，泄露方应承担相应的法律责任。
第十章：甲方（乙方）的权利与义务
10.1 甲方权利与义务：甲方有权按照合同约定使用会议室，履行合同约定的付款义务。
10.2 乙方权利与义务：乙方有义务提供符合约定的会议室，并履行合同约定的服务义务。
第十一章：不可抗力
11.1 不可抗力定义：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。
11.2 不可抗力导致的后果：双方均不承担因不可抗力导致的违约责任。
11.3 不可抗力后的处理方式：双方应协商解决不可抗力事件后的合同履行问题。
第十二章：附则
12.1 合同附件：包括但不限于会议室平面图、设备清单等。
12.2 合同修改及补充：本合同的修改和补充应采用书面形式，经双方签字盖章后生效。
12.3 合同解除：双方同意解除合同时，应签订书面解除协议，经双方签字盖章后生效。
第十三章：其他约定
13.1 甲方特殊需求：甲方如需特殊服务或设施，应提前通知乙方，并由乙方评估后提供。
13.2 乙方特殊承诺：乙方承诺提供优质的服务，确保会议顺利进行。
13.3 双方的其他约定：双方就合同执行过程中发生的其他事项，应通过友好协商解决。
第十四章：签字盖章
14.1 甲方签字盖章：
（此处留白，供甲方签字盖章）
14.2 乙方签字盖章：
（此处留白，供乙方签字盖章）
14.3 合同生效时间：本合同自双方签字盖章之日起生效。
甲方（盖章）：
______________
授权代表（签名）：
______________
日期：____年__月__日
乙方（盖章）：
______________
授权代表（签名）：
______________
日期：____年__月__日
多方为主导时的，附件条款及说明
1、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
附加条款一：额外服务需求
甲方如需在租赁期间内额外使用会议室设施或服务，包括但不限于场布、AV设备、技术支持等，应提前通知乙方，并由乙方提供。额外服务费用为人民币元/项，甲方应在使用前支付额外服务费用。
附加条款二：会议期间餐饮服务
甲方如需在会议期间使用餐饮服务，应提前通知乙方，并由乙方提供。餐饮服务费用为人民币元/人/餐，甲方应在用餐前支付餐饮服务费用。
附加条款三：会议延期或取消
如甲方需延期或取消会议，应提前通知乙方，并根据实际情况支付延期费用或取消费用。延期费用为人民币元/天，取消费用为租金的%。
附加条款四：会议安全与秩序
甲方应确保会议参与者的行为符合法律法规，不得在会议室进行违法活动。如因甲方原因导致会议室损坏，甲方应承担相应的赔偿责任。
附加条款五：网络与通讯服务
甲方如需使用会议室的网络与通讯服务，应提前通知乙方，并由乙方提供。网络与通讯服务费用为人民币元/天，甲方应在使用前支付网络与通讯服务费用。
2、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
附加条款一：会议室设施保养与维护
乙方应定期对会议室设施进行保养与维护，确保设施的正常运行。如因乙方原因导致会议室设施损坏，乙方应承担相应的赔偿责任。
附加条款二：会议期间技术支持
乙方应提供会议期间的技术支持，确保会议顺利进行。如因乙方技术支持不足导致会议受影响，乙方应承担相应的责任。
附加条款三：会议室环境布置
乙方应根据甲方的需求，提供会议室环境布置服务。如因乙方布置不当导致会议受影响，乙方应承担相应的责任。
附加条款四：乙方员工行为规范
乙方员工在会议期间应遵守职业道德与行为规范，不得侵犯甲方合法权益。如乙方员工有违法或违规行为，乙方应承担相应的责任。
附加条款五：意外情况处理
如发生意外情况，如火灾、地震等，乙方应立即采取措施保障甲方人身与财产安全，并协助甲方处理相关事宜。
3、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
附加条款一：第三方中介服务范围
第三方中介在本次合同履行过程中，负责协调甲方与乙方的关系，提供租赁信息服务。第三方中介不应参与合同的实质性内容，包括但不限于会议室使用、费用支付等。
附加条款二：第三方中介费用
甲方应支付第三方中介的服务费用，费用为人民币元。甲方应在合同签订前支付第三方中介费用。
附加条款三：第三方中介责任
第三方中介在提供服务过程中，如因故意或过失导致甲方损失，第三方中介应承担相应的赔偿责任。如第三方中介未履行协调职责，导致甲方与乙方产生纠纷，第三方中介应承担相应的责任。
附加条款四：第三方中介的退出
如甲方或乙方对第三方中介的服务不满意，有权要求第三方中介退出合同履行过程。第三方中介应在接到退出通知后的天内退出。
附加条款五：第三方中介的信息保密
第三方中介应对在合同履行过程中获取的甲方与乙方的商业秘密、技术秘密等信息予以保密。如第三方中介泄露相关信息，应承担相应的法律责任。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 会议室平面图
2. 设备清单
3. 额外服务需求表
4. 餐饮服务费用明细
5. 延期费用计算公式
6. 取消费用计算公式
7. 网络与通讯服务费用明细
8. 会议室设施保养与维护计划
9. 技术支持服务内容
10. 会议室环境布置方案
11. 乙方员工行为规范指南
12. 意外情况处理应急预案
13. 第三方中介服务协议
14. 第三方中介费用明细
二、违约行为及认定：
1. 甲方未按照约定时间支付租金，视为违约。
2. 乙方未按照约定提供会议室，视为违约。
3. 甲方未按照约定使用会议室，导致会议室设施损坏，视为违约。
4. 乙方未提供约定服务，或服务不符合约定标准，视为违约。
5. 第三方中介未按照约定提供服务，或泄露甲方与乙方商业秘密，视为违约。
三、法律名词及解释：
1. 不可抗力：不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。
2. 违约金：违约方应支付给对方的一种经济补偿。
3. 第三方中介：在甲方与乙方之间提供租赁信息服务的中介机构。
4. 商业秘密：不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的信息。
5. 技术秘密：技术信息不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的信息。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 会议室设施损坏：及时通知乙方，协商维修或赔偿事宜。
2. 服务不符合约定：立即与乙方沟通，要求乙方在规定时间内整改。
3. 第三方中介服务不满意：协商解除第三方中介服务协议，寻找新的中介服务。
4. 合同履行过程中发生争议：通过友好协商解决，必要时可依法申请调解或仲裁。
5. 合同条款不明确：双方可签订补充协议，明确合同条款。
五、所有应用场景：
1. 企业举办研讨会、培训、讲座等活动。
2. 政府部门召开听证会、座谈会、政务会议等。
3. 非盈利组织举办讲座、研讨会、文化活动等。
4. 个人或团体租赁会议室进行商务洽谈、面试、聚会等。
5. 第三方中介机构协助甲方乙方完成会议室租赁事宜。