2025版会议会务服务合同书协议书书范本.docx

编号：__________

2025版会议会务服务合同书协议书书范本

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

2025版会议会务服务合同书协议书书范本
合同目录
第一章：总则
1.1 定义与解释
1.2 合同文件的优先顺序
1.3 适用法律与管辖
1.4 合同的生效与终止
第二章：会议会务服务的范围与内容
2.1 会议地点与时间
2.2 会议议程与主题
2.3 参会人员与邀请
2.4 会议设施与设备
2.5 会议宣传与报道
2.6 会议住宿与交通
2.7 会议餐饮与娱乐
2.8 会议安全与保障
第三章：服务费用与支付
3.1 服务费用的构成
3.2 服务费用的计算与支付方式
3.3 服务费用的调整与变更
3.4 预付款与尾款的支付时间与方式
第四章：双方的权利与义务
4.1 主办方的权利与义务
4.2 服务方的权利与义务
第五章：违约责任与争议解决
5.1 违约行为的认定
5.2 违约责任的具体承担方式
5.3 争议的解决方式与途径
第六章：保密条款
6.1 保密信息的定义与范围
6.2 保密信息的保护期限与保护措施
6.3 保密信息的违约责任
第七章：不可抗力
7.1 不可抗力的认定与通知
7.2 不可抗力对合同履行的影响与处理
第八章：合同的修改与补充
8.1 合同的修改
8.2 合同的补充
第九章：附则
9.1 合同的签署与生效
9.2 合同的保管与复印件
9.3 合同解除与终止的条件
第十章：会议设备与技术支持
10.1 设备提供与技术支持的范围与内容
10.2 设备与技术支持的费用与支付
10.3 设备与技术支持的质量保障与维护
第十一章：会议服务人员与管理
11.1 服务人员的数量与资质要求
11.2 服务人员的职责与工作范围
11.3 服务人员的管理与培训
第十二章：会议物料与礼品
12.1 物料的种类与数量
12.2 礼品的选定与提供
12.3 物料与礼品的费用与支付
第十三章：会议宣传与媒体合作
13.1 宣传材料的制作与提供
13.2 媒体合作的范围与内容
13.3 宣传与媒体合作的费用与支付
第十四章：其他事项
14.1 合同的变更与解除
14.2 合同的转让
14.3 合同的解除与终止后的处理
合同编号2025MS001
第一章：总则
1.1 定义与解释
本合同中的“甲方”是指需要会议会务服务的个人或组织，“乙方”是指提供会议会务服务的公司。
1.2 合同文件的优先顺序
本合同的附件、补充协议和双方签署的书面文件，按照签署日期先后确定优先顺序。
1.3 适用法律与管辖
本合同的签订、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律，并由合同签订地人民法院管辖。
1.4 合同的生效与终止
本合同自双方签字盖章之日起生效，合同期限届满或合同约定的终止条件成就时终止。
第二章：会议会务服务的范围与内容
2.1 会议地点与时间
乙方负责协助甲方确定会议地点与时间，并提供相应的建议。
2.2 会议议程与主题
甲方负责提供会议议程与主题，乙方负责根据议程与主题做好相应的准备工作。
2.3 参会人员与邀请
甲方负责提供参会人员名单，乙方负责邀请并确保参会人员按时参加。
2.4 会议设施与设备
乙方负责提供并及时维护会议所需的设施与设备，确保其正常运行。
2.5 会议宣传与报道
乙方负责会议的宣传与报道工作，包括制作宣传材料、发布新闻稿等。
2.6 会议住宿与交通
乙方负责安排会议期间的住宿与交通，确保参会人员顺利到达与离开。
2.7 会议餐饮与娱乐
乙方负责提供会议期间的餐饮与娱乐服务，确保参会人员的饮食与休闲需求得到满足。
2.8 会议安全与保障
乙方负责会议期间的安全与保障工作，包括安排保安人员、处理突发事件等。
第三章：服务费用与支付
3.1 服务费用的构成
服务费用包括乙方提供的会议会务服务的各项费用，具体构成在附件中详细列明。
3.2 服务费用的计算与支付方式
服务费用的计算根据甲方提供的会议规模、人数和其他具体要求确定，甲方按照约定的方式支付服务费用。
3.3 服务费用的调整与变更
如因甲方要求变更会议规模、时间或其他服务内容，导致服务费用发生变化的，双方可协商调整。
3.4 预付款与尾款的支付时间与方式
甲方应在合同签订后七个工作日内支付预付款，服务完成后七个工作日内支付尾款。
第四章：双方的权利与义务
4.1 主办方的权利与义务
甲方有权要求乙方按照约定提供会议会务服务，并有权对乙方的服务进行监督与评价。
4.2 服务方的权利与义务
乙方有权根据合同约定收取服务费用，并有权要求甲方提供必要的会议相关信息。
第五章：违约责任与争议解决
5.1 违约行为的认定
违约行为包括未能履行合同约定的义务或未能按照约定履行义务。
5.2 违约责任的具体承担方式
违约方应承担违约责任，包括支付违约金、赔偿损失等。
5.3 争议的解决方式与途径
如双方在合同履行过程中发生争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向人民法院提起诉讼。
第六章：保密条款
6.1 保密信息的定义与范围
保密信息包括合同内容、甲方商业秘密、甲方个人信息等。
6.2 保密信息的保护期限与保护措施
保密信息的保护期限为合同终止后五年，乙方应采取适当措施保护保密信息。
6.3 保密信息的违约责任
如乙方泄露保密信息，应承担违约责任，包括支付违约金、赔偿损失等。
第七章：不可抗力
7.1 不可抗力的认定与通知
不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。
7.2 不可抗力对合同履行的影响与处理
如发生不可抗力，受影响方应及时通知对方，并根据情况部分或全部免除违约责任。
第八章：合同的修改与补充
8.1 合同的修改
任何一方均可提出修改合同的建议，经双方协商一致后，以书面形式进行修改，并作为合同的一部分。
8.2 合同的补充
如合同未尽事宜，双方可通过书面形式进行补充，补充协议与本合同具有同等效力。
第九章：附则
9.1 合同的签署与生效
本合同自双方签字盖章之日起生效。
9.2 合同的保管与复印件
双方各执一份合同正本，其余副本由双方自行保管。
9.3 合同解除与终止的条件
合同解除与终止的条件在本合同第十章、第十一章和第十二章中规定。
第十章：会议设备与技术支持
10.1 设备提供与技术支持的范围与内容
乙方负责提供会议所需的设备和技术支持，包括但不限于音响、投影仪、网络等。
10.2 设备与技术支持的费用与支付
设备与技术支持的费用包含在服务费用中，具体金额在附件中列明。
10.3 设备与技术支持的质量保障与维护
乙方保证提供的设备与技术支持质量，并负责设备的日常维护与故障排除。
第十一章：会议服务人员与管理
11.1 服务人员的数量与资质要求
乙方根据甲方提供的会议规模与需求，提供足够数量的服务人员，并确保其具备相应的资质。
11.2 服务人员的职责与工作范围
乙方服务人员应按照甲方的要求履行职责，包括但不限于接待、引导、安保等。
11.3 服务人员的管理与培训
乙方应对服务人员进行严格的管理与培训，确保其服务质量和态度符合甲方的要求。
第十二章：会议物料与礼品
12.1 物料的种类与数量
乙方根据甲方提供的会议主题与规模，准备相应的物料，包括但不限于会议手册、名牌、礼品等。
12.2 礼品的选定与提供
乙方负责根据甲方的要求选定礼品，并负责提供与分发。
12.3 物料与礼品的费用与支付
物料与礼品的费用包含在服务费用中，具体金额在附件中列明。
第十三章：会议宣传与媒体合作
13.1 宣传材料的制作与提供
乙方负责制作并提供会议的宣传材料，包括但不限于海报、宣传册、邀请函等。
13.2 媒体合作的范围与内容
乙方负责与媒体进行合作，包括但不限于会议的直播、报道、采访等。
13.3 宣传与媒体合作的费用与支付
宣传与媒体合作的费用包含在服务费用中，具体金额在附件中列明。
第十四章：其他事项
14.1 合同的变更与解除
如双方同意变更或解除合同，应签订书面协议，并经双方签字盖章后生效。
14.2 合同的转让
未经对方书面同意，任何一方不得将合同的权利与义务全部或部分转让给第三方。
14.3 合同解除与终止后的处理
合同解除或终止后，乙方应按照甲方的要求完成后续工作，并按照本合同约定处理相关费用。
甲方签字：______________________ 日期：____年__月__日
乙方签字：______________________ 日期：____年__月__日
多方为主导时的，附件条款及说明
附加条款一：甲方为主导时的特殊要求
1.1 甲方指定场地
甲方有权根据会议需求指定会议场地，并要求乙方按照甲方提供的场地要求进行会务布置。
1.2 甲方提供的发言嘉宾
甲方应提供发言嘉宾的详细信息，包括姓名、职务、演讲主题等，乙方负责协助甲方进行嘉宾的邀请和安排。
1.3 甲方定制会议日程
甲方有权根据实际需求定制会议日程，乙方应根据甲方的要求进行调整并及时通知参会人员。
1.4 甲方指定的餐饮标准
甲方有权根据参会人员的口味和需求指定餐饮标准，乙方负责根据甲方要求提供相应的餐饮服务。
附加条款二：乙方为主导时的特殊要求
2.1 乙方推荐的场地
乙方应根据甲方的会议需求，推荐合适的会议场地，并负责会务布置。
2.2 乙方提供的技术支持
乙方负责提供会议所需的技术支持，包括音响、投影仪、网络等，并确保设备正常运行。
2.3 乙方安排的参会人员住宿
乙方负责为参会人员安排住宿，并确保住宿地点与会议场地之间的交通便捷。
2.4 乙方策划的会议宣传
乙方负责策划和实施会议的宣传方案，包括制作宣传材料、发布新闻稿等，以扩大会议影响力。
附加条款三：第三方中介参与时的特殊要求
3.1 第三方中介的职责
第三方中介负责协助甲方和乙方进行合同的签订和履行，并提供相关的咨询服务。
3.2 第三方中介的费用
第三方中介的佣金由甲方支付，具体金额在合同中约定。
3.3 第三方中介的保密义务
第三方中介应对合同中的保密信息予以保密，未经甲方和乙方同意，不得向第三方泄露。
3.4 第三方中介的责任承担
如因第三方中介的过错导致合同违约，第三方中介应承担相应的违约责任。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 会议场地布置方案
2. 会议日程安排
3. 参会人员名单
4. 餐饮标准与菜单
5. 住宿安排详情
6. 宣传材料样本
7. 媒体合作协议
8. 技术支持服务协议
9. 礼品与物料供应商信息
10. 第三方中介服务协议
二、违约行为及认定：
1. 甲方未按约定时间支付预付款或尾款。
2. 乙方未按约定提供会议会务服务或服务质量不符合约定。
3. 乙方提供的设备与技术支持不符合质量标准或未按时提供。
4. 乙方服务人员未按约定履行职责或服务态度不佳。
5. 乙方未按约定时间完成会议宣传与媒体报道。
6. 第三方中介未按约定提供服务或泄露合同保密信息。
三、法律名词及解释：
1. 合同违约：一方未履行合同约定的义务或履行义务不符合约定。
2. 不可抗力：不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。
3. 违约责任：违约方应承担的法定责任，包括支付违约金、赔偿损失等。
4. 合同解除：合同双方或单方依法终止合同关系的行为。
5. 合同终止：合同双方或单方依法使合同关系终止的行为。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 会议场地变动：提前与乙方沟通，重新安排布置方案与日程。
2. 参会人员变动：及时通知乙方，调整住宿与交通安排。
3. 餐饮服务不符合要求：及时反馈给乙方，要求立即整改或更换供应商。
4. 设备技术支持不足：立即与乙方联系，要求增加技术支持人员或更换设备。
5. 宣传材料制作延误：加大乙方工作力度，必要时加班完成制作。
6. 媒体合作出现问题：与乙方协商，寻找替代媒体合作伙伴。
五、所有应用场景：
1. 企业年会
2. 产品发布会
3. 行业研讨会
4. 国际会议
5. 培训讲座
6. 客户答谢会
7. 婚礼宴会
8. 庆典活动
9. 展览展示
10. 线上网络会议