印章、合同书、重要证件管理制度(2025版).docx

编号：__________

印章、合同书、重要证件管理制度(2025版)

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

印章、合同书、重要证件管理制度(2025版)
合同目录
第一章：前言
1.1 制定目的
1.2 制定依据
1.3 适用范围
第二章：术语和定义
2.1 印章
2.2 合同书
2.3 重要证件
第三章：印章管理
3.1 印章种类
3.2 印章制作
3.3 印章使用
3.4 印章保管
3.5 印章销毁
第四章：合同书管理
4.1 合同书起草
4.2 合同书审批
4.3 合同书签订
4.4 合同书履行
4.5 合同书变更和解除
第五章：重要证件管理
5.1 重要证件种类
5.2 重要证件制作
5.3 重要证件发放
5.4 重要证件使用
5.5 重要证件保管
5.6 重要证件回收
第六章：管理制度执行与监督
6.1 执行责任
6.2 监督与检查
6.3 违规处理
第七章：信息化管理
7.1 信息化系统建设
7.2 信息化系统使用
7.3 信息化系统安全
第八章：培训与宣传
8.1 培训内容
8.2 培训方式
8.3 宣传措施
第九章：保密与信息安全
9.1 保密制度
9.2 信息安全措施
第十章：应急预案
10.1 突发事件分类
10.2 应急响应措施
10.3 应急演练
第十一章：对外合作与交流
11.1 合作范围
11.2 合作方式
11.3 交流机制
第十二章：修订与更新
12.1 修订条件
12.2 修订程序
12.3 更新实施
第十三章：附则
13.1 生效条件
13.2 解释权归属
13.3 适用法律
13.4 附件
第十四章：附件
14.1 印章样式
14.2 合同书模板
14.3 重要证件样式
14.4 相关法律法规
合同编号_________
第一章：前言
1.1 制定目的
为规范公司印章、合同书及重要证件的管理，确保公司资产安全，提高工作效率，特制定本制度。
1.2 制定依据
本制度依据《公司法》、《合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况制定。
1.3 适用范围
本制度适用于公司所有印章、合同书及重要证件的管理工作。
第二章：术语和定义
2.1 印章
指公司用于证明身份、授权、签发文件等法律行为的象征性物品，包括公章、法人章、部门章等。
2.2 合同书
指公司与其他单位或个人签订的具有法律效力的文件，包括书面合同、电子合同等。
2.3 重要证件
指公司的重要资质、证件、资料，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。
第三章：印章管理
3.1 印章种类
根据公司业务需要，分为公章、法人章、部门章等。
3.2 印章制作
印章制作应由专业厂家进行，制作完成后，需经相关部门验收合格后方可使用。
3.3 印章使用
印章使用应严格按照规定程序进行，用印申请人需填写用印申请表，经批准后方可使用。
3.4 印章保管
印章应由专人负责保管，建立健全印章保管制度，确保印章安全。
3.5 印章销毁
废旧印章应及时送交专业厂家进行销毁，并做好销毁记录。
第四章：合同书管理
4.1 合同书起草
合同书起草部门应充分了解合同对方主体及内容，确保合同内容的合法性、合规性。
4.2 合同书审批
合同书审批应按照公司内部审批流程进行，涉及重大利益的合同，需提交董事会审批。
4.3 合同书签订
合同书签订应由授权代表进行，签订后及时归档。
4.4 合同书履行
合同履行过程中，各部门应密切配合，确保合同顺利履行。
4.5 合同书变更和解除
合同变更和解除应遵循原合同审批流程，经双方协商一致后方可进行。
第五章：重要证件管理
5.1 重要证件种类
包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。
5.2 重要证件制作
重要证件制作应按照相关部门要求进行，确保证件内容的准确性和合法性。
5.3 重要证件发放
重要证件发放应严格按照规定程序进行，建立发放记录。
5.4 重要证件使用
使用重要证件时，应确保证件的完整性和有效性。
5.5 重要证件保管
重要证件应由专人负责保管，建立健全保管制度，防止丢失、损坏等情况发生。
5.6 重要证件回收
废旧或过期的 important documents 应及时回收，并按照相关规定进行处理。
第六章：管理制度执行与监督
6.1 执行责任
各部门应按照本制度规定，明确职责，严格执行。
6.2 监督与检查
公司定期对印章、合同书及重要证件管理情况进行监督与检查。
6.3 违规处理
对于违反本制度的行为，公司将按照相关规定进行处理。
第八章：培训与宣传
8.1 培训内容
包括印章、合同书及重要证件的管理制度、操作流程等。
8.2 培训方式
采用内部培训、外部培训、网络培训等多种方式进行。
8.3 宣传措施
通过公司内部刊物、公告栏、邮件等方式进行宣传。
第九章：保密与信息安全
9.1 保密制度
对印章、合同书及重要证件的相关信息进行保密，防止泄露。
9.2 信息安全措施
采取物理措施、技术措施和管理措施，确保信息安全。
第十章：应急预案
10.1 突发事件分类
包括印章丢失、合同违约、重要证件损坏等情况。
10.2 应急响应措施
根据不同情况，采取相应的应急措施，如立即报告、临时替代等。
10.3 应急演练
定期进行应急演练，提高应对突发事件的能力。
第十一章：对外合作与交流
11.1 合作范围
包括与政府部门、行业组织、企业等合作。
11.2 合作方式
包括签订合作协议、进行技术交流等。
11.3 交流机制
建立定期交流、项目合作等机制，促进合作与交流。
第十二章：修订与更新
12.1 修订条件
根据法律法规、公司实际情况等变化，需要对制度进行修订。
12.2 修订程序
修订程序包括起草、审批、发布等步骤。
12.3 更新实施
修订后的制度应及时更新，并通知相关人员。
第十三章：附则
13.1 生效条件
本制度自发布之日起生效。
13.2 解释权归属
本制度的解释权归公司所有。
13.3 适用法律
本制度适用中华人民共和国法律法规。
13.4 附件
包括印章样式、合同书模板、重要证件样式等。
第十四章：附件
14.1 印章样式
附印章样式图。
14.2 合同书模板
附合同书模板。
14.3 重要证件样式
附重要证件样式图。
14.4 相关法律法规
附相关法律法规条款。
（合同方签字）
（日期）
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 甲方专权条款
甲方拥有对合同履行过程中的重大事项的决定权，包括但不限于合同的变更、解除和终止。
2. 甲方优先权条款
在合同执行过程中，甲方有权优先使用公司资源，包括但不限于人力、物力和财力。
3. 甲方审批权条款
甲方对乙方的合同履行情况进行监督和审批，乙方应按时向甲方报告合同履行情况。
4. 甲方解除合同权条款
甲方在合同履行过程中，如发现乙方严重违约或损害甲方利益的情况，有权单方面解除合同。
5. 甲方赔偿权条款
如乙方在合同履行过程中，因故意或过失导致甲方损失，甲方有权要求乙方进行赔偿。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 乙方履行合同义务条款
乙方应按照合同约定，按时、按质、按量完成合同约定的义务。
2. 乙方保密义务条款
乙方应对在合同履行过程中获取的甲方商业秘密和机密信息予以保密，不得泄露给第三方。
3. 乙方违约责任条款
如乙方未能按照合同约定履行义务，应承担违约责任，包括但不限于赔偿甲方损失、支付违约金等。
4. 乙方解除合同权条款
在合同履行过程中，如乙方发现甲方严重违约或损害乙方利益的情况，有权单方面解除合同。
5. 乙方权益保障条款
乙方在合同履行过程中，如发生合法权益受到侵害的情况，有权要求甲方予以保障。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
1. 第三方中介职责条款
第三方中介应按照合同约定，公正、客观地履行中介职责，协助甲方和乙方完成合同履行。
2. 第三方中介保密义务条款
第三方中介应对在合同履行过程中获取的甲方和乙方商业秘密和机密信息予以保密，不得泄露给任何一方。
3. 第三方中介违约责任条款
如第三方中介未能按照合同约定履行中介职责，应承担违约责任，包括但不限于赔偿甲方和乙方损失、支付违约金等。
4. 第三方中介权益保障条款
第三方中介在合同履行过程中，如发生合法权益受到侵害的情况，有权要求甲方和乙方予以保障。
5. 第三方中介退出条款
如第三方中介因特殊情况无法继续履行中介职责，有权提前解除合同，但应承担因解除合同给甲方和乙方造成的损失。
1. 甲方为主导时的条款说明
这些条款旨在确保甲方在合同履行过程中的主导地位和权益保障，包括决策权、优先权、审批权等。
2. 乙方为主导时的条款说明
这些条款旨在确保乙方在合同履行过程中的权益保障和违约责任，包括履行义务、保密义务、违约责任等。
3. 第三方中介时的条款说明
这些条款旨在明确第三方中介在合同履行过程中的职责和权益保障，包括中介职责、保密义务、违约责任等。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 印章样式图
2. 合同书模板
3. 重要证件样式图
4. 相关法律法规条款
5. 培训资料
6. 应急预案
7. 合作协议
8. 技术交流资料
二、违约行为及认定：
1. 甲方违约行为
未能按照合同约定提供资源
未能按时审批合同履行情况
未能保障乙方合法权益
2. 乙方违约行为
未能按照合同约定履行义务
未能保密甲方商业秘密和机密信息
未能按时报告合同履行情况
3. 第三方中介违约行为
未能按照合同约定履行中介职责
未能保密甲方和乙方商业秘密和机密信息
未能及时处理合同履行中的问题
三、法律名词及解释：
1. 印章：指公司用于证明身份、授权、签发文件等法律行为的象征性物品。
2. 合同书：指公司与其他单位或个人签订的具有法律效力的文件。
3. 重要证件：指公司的重要资质、证件、资料。
4. 违约：指合同一方未能履行合同约定的义务。
5. 赔偿：指违约方因违约行为给对方造成的损失进行经济补偿。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 印章丢失
及时报告并采取临时替代措施
加强印章保管和使用的监控
2. 合同违约
及时沟通协商，寻求合同变更或解除
根据合同约定采取法律手段维护权益
3. 重要证件损坏
及时申请重新办理或更换
建立重要证件的备份制度
4. 第三方中介不作为
重新选择合适的第三方中介
加强对第三方中介的监督和评价
五、所有应用场景：
1. 甲方为主导的场景
合同起草和审批
资源提供和监督
合同履行情况的报告和审批
2. 乙方为主导的场景
合同履行
保密义务的履行
合同履行情况的报告和沟通
3. 第三方中介参与的场景
中介服务的提供
合同履行过程中的协调和监督
合同纠纷的调解和处理