2025酒店会议接待协议书范本.docx

编号：__________

2025酒店会议接待协议书书范本

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

2025酒店会议接待协议书书范本
合同目录
第一章：前言
1.1 会议接待协议书的定义与作用
1.2 协议书的签订主体和适用范围
1.3 协议书的解释和修订
第二章：会议接待服务内容
2.1 会议场地租赁
2.2 会议设备及设施
2.3 餐饮服务
2.4 住宿服务
2.5 交通服务
2.6 额外服务及特殊需求
第三章：会议接待时间与地点
3.1 会议日期与时间
3.2 会议地点
3.3 会议议程安排
第四章：会议接待人数及房间分配
4.1 会议人数
4.2 房间分配原则
4.3 房间类型及配套设施
第五章：费用及支付方式
5.1 服务费用明细
5.2 费用支付时间及方式
5.3 发票开具及报销
5.4 费用调整及退款政策
第六章：服务质量和保障
6.1 会议接待的标准和要求
6.2 服务质量保障措施
6.3 投诉与纠纷处理
第七章：违约责任与赔偿
7.1 违约行为及责任
7.2 赔偿标准和计算方式
7.3 违约赔偿的支付和履行
第八章：不可抗力
8.1 不可抗力的定义和范围
8.2 不可抗力事件的应对措施
8.3 不可抗力事件的后果处理
第九章：保密条款
9.1 保密信息的范围和内容
9.2 保密责任的履行和期限
9.3 保密违约行为的处理
第十章：法律适用与争议解决
10.1 协议适用法律法规
10.2 争议解决方式及地点
10.3 法律诉讼及仲裁
第十一章：合同的生效、变更与终止
11.1 协议的生效条件
11.2 协议的变更程序
11.3 协议的终止条件及后果
第十二章：其他条款
12.1 双方的其他权利和义务
12.2 协议的传递和保管
12.3 协议的附则和附件
第十三章：甲方（酒店）基本情况
13.1 甲方名称及住所
13.2 甲方联系人及联系方式
13.3 甲方资质证明文件
第十四章：乙方（会议组织者）基本情况
14.1 乙方名称及住所
14.2 乙方联系人及联系方式
14.3 乙方资质证明文件
合同编号_________
第一章：前言
1.1 会议接待协议书的定义与作用：本协议书是甲方（酒店）与乙方（会议组织者）就会议接待服务事宜达成的一致协议，明确双方的权利、义务和责任，为会议的顺利召开提供保障。
1.2 协议书的签订主体和适用范围：本协议书签订主体为甲方（酒店）和乙方（会议组织者），适用范围为甲方提供的会议接待服务。
1.3 协议书的解释和修订：本协议书未尽事宜，由双方协商补充。协议书的修订须经双方协商一致，并以书面形式作出。
第二章：会议接待服务内容
2.1 会议场地租赁：甲方提供符合乙方需求的会议场地，包括会议室、休息室等，并保证场地的安全和舒适。
2.2 会议设备及设施：甲方提供完善的会议设备及设施，包括投影仪、音响设备、话筒、白板等，并确保设备正常运行。
2.3 餐饮服务：甲方提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇，并根据乙方的特殊需求定制餐饮方案。
2.4 住宿服务：甲方提供会议期间的住宿服务，为乙方提供舒适的住宿环境，并确保住宿的安全和卫生。
2.5 交通服务：甲方为乙方提供便捷的交通服务，包括机场接送、车辆租赁等，并确保交通的安全和准时。
2.6 额外服务及特殊需求：甲方根据乙方的特殊需求提供额外服务，包括但不限于翻译服务、打印服务、活动策划等，具体服务内容及费用由双方协商确定。
第三章：会议接待时间与地点
3.1 会议日期与时间：会议日期为____年__月__日，会议时间为____小时，具体时间安排由双方协商确定。
3.2 会议地点：会议地点为甲方酒店，具体会议室号由双方协商确定。
3.3 会议议程安排：甲方根据乙方的需求制定会议议程，并提前通知乙方。会议议程如有变更，甲方应及时通知乙方。
第四章：会议接待人数及房间分配
4.1 会议人数：会议预计参加人数为____人。
4.2 房间分配原则：甲方根据乙方的需求和酒店实际情况进行房间分配，确保乙方住宿的舒适和方便。
4.3 房间类型及配套设施：甲方提供标准间、单人间等不同类型的房间供乙方选择，并保证房间内设施齐全、卫生舒适。
第五章：费用及支付方式
5.1 服务费用明细：甲方提供详细的费用明细，包括场地租赁费、餐饮费、住宿费、交通费等。
5.2 费用支付时间及方式：乙方应在协议签订后____日内支付定金____元，剩余费用在会议开始前____日内支付。支付方式为转账、现金等。
5.3 发票开具及报销：甲方为乙方开具正规发票，乙方按实际发生费用进行报销。
5.4 费用调整及退款政策：如因特殊情况导致费用变动，甲方应及时通知乙方，并经双方协商一致后进行费用调整。如乙方取消会议，甲方有权按约定扣除部分费用。
第六章：服务质量和保障
6.1 会议接待的标准和要求：甲方按照乙方的需求和行业标准提供会议接待服务，确保服务质量。
6.2 服务质量保障措施：甲方设立专门的服务团队，负责会议期间的各项服务工作，并及时解决乙方的问题和需求。
6.3 投诉与纠纷处理：甲方设立投诉渠道，接受乙方的投诉，并及时处理纠纷，确保乙方的合法权益。
第八章：不可抗力
8.1 不可抗力的定义和范围：不可抗力指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、社会事件等。
8.2 不可抗力事件的应对措施：双方应立即协商，采取必要措施减少不可抗力事件的影响。
8.3 不可抗力事件的后果处理：如不可抗力事件导致本协议无法履行，双方互不承担违约责任。
第九章：保密条款
9.1 保密信息的范围和内容：保密信息指本协议的签订过程、内容以及与会议相关的商业秘密、技术秘密等。
9.2 保密责任的履行和期限：双方在协议有效期内和解除协议后继续承担保密责任，保密期限为____年。
9.3 保密违约行为的处理：泄露保密信息的一方应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。
第十章：法律适用与争议解决
10.1 协议适用法律法规：本协议适用____国法律。
10.2 争议解决方式及地点：双方可通过友好协商解决争议，协商不成的，可向甲方所在地的人民法院提起诉讼。
10.3 法律诉讼及仲裁：本协议争议不适用仲裁，任何一方均有权向人民法院提起诉讼。
第十一章：合同的生效、变更与终止
11.1 协议的生效条件：本协议自双方签字盖章之日起生效。
11.2 协议的变更程序：协议变更须经双方协商一致，并以书面形式作出。
11.3 协议的终止条件及后果：本协议提前终止的，双方应按照约定处理善后事宜。
第十二章：其他条款
12.1 双方的其他权利和义务：双方应遵守国家法律法规，履行合同约定的权利和义务。
12.2 协议的传递和保管：本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
12.3 协议的附则和附件：本协议附件为会议接待服务详细方案，附件与协议具有同等法律效力。
第十三章：甲方（酒店）基本情况
13.1 甲方名称及住所：甲方全称为____酒店，住所以及联系方式。
13.2 甲方联系人及联系方式：甲方联系人姓名为____，联系电话为____。
13.3 甲方资质证明文件：甲方提供营业执照、税务登记证等资质证明文件。
第十四章：乙方（会议组织者）基本情况
14.1 乙方名称及住所：乙方全称为____会议组织者，住所以及联系方式。
14.2 乙方联系人及联系方式：乙方联系人姓名为____，联系电话为____。
14.3 乙方资质证明文件：乙方提供营业执照、税务登记证等资质证明文件。
合同编号：_________
甲方（酒店）签字：_________
日期：____年__月__日
乙方（会议组织者）签字：_________
日期：____年__月__日
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
2. 会议日程安排：甲方应按照乙方的需求和会议目标，合理安排会议日程，确保会议的顺利进行。如甲方未按约定安排日程，乙方有权要求甲方承担相应责任。
3. 会场布置：甲方应根据乙方的要求，提前布置好会场，确保会场环境整洁、设施齐全。如甲方未按约定布置会场，乙方有权要求甲方承担相应责任。
4. 住宿安排：甲方应根据乙方的需求，提前为参会人员安排住宿，确保住宿环境舒适、安全。如甲方未按约定安排住宿，乙方有权要求甲方承担相应责任。
5. 餐饮服务：甲方应提供符合乙方需求的餐饮服务，确保餐饮质量、卫生和安全。如甲方未按约定提供餐饮服务，乙方有权要求甲方承担相应责任。
6. 交通保障：甲方应确保会议期间的交通畅通，为参会人员提供便捷的交通服务。如甲方未按约定保障交通，乙方有权要求甲方承担相应责任。
7. 额外服务及特殊需求：甲方应根据乙方的特殊需求，提供额外服务，包括但不限于翻译服务、打印服务、活动策划等。如甲方未按约定提供额外服务，乙方有权要求甲方承担相应责任。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
1. 会议筹备通知：乙方应提前通知甲方会议的日期、时间、地点和参会人数，以便甲方做好接待准备。如乙方未按约定通知，甲方有权要求乙方承担相应责任。
2. 会议议程提供：乙方应提前提供会议议程，以便甲方做好会议相关的准备工作。如乙方未按约定提供议程，甲方有权要求乙方承担相应责任。
3. 参会人员信息：乙方应提供参会人员的详细信息，包括姓名、职务、联系方式等，以便甲方做好接待工作。如乙方未按约定提供信息，甲方有权要求乙方承担相应责任。
4. 住宿要求：乙方应明确住宿要求，包括房间数量、房型、特殊需求等，以便甲方提前安排住宿。如乙方未按约定提供住宿要求，甲方有权要求乙方承担相应责任。
5. 餐饮要求：乙方应明确餐饮要求，包括餐品种类、口味、特殊需求等，以便甲方提前安排餐饮服务。如乙方未按约定提供餐饮要求，甲方有权要求乙方承担相应责任。
6. 交通安排：乙方应明确交通安排需求，包括接送地点、时间、特殊需求等，以便甲方提前安排交通服务。如乙方未按约定提供交通安排，甲方有权要求乙方承担相应责任。
7. 额外服务及特殊需求：乙方应提前通知甲方 Additional Services and Special Requirements，以便甲方做好相关准备工作。如乙方未按约定通知，甲方有权要求乙方承担相应责任。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
1. 第三方中介职责：第三方中介应负责协调甲方和乙方之间的沟通，确保会议接待服务的顺利进行。如第三方中介未按约定履行职责，甲方有权要求第三方中介承担相应责任。
2. 第三方中介费用：第三方中介的佣金、服务费用等应由甲方支付。如甲方未按约定支付第三方中介费用，乙方有权要求甲方承担相应责任。
3. 第三方中介的保密义务：第三方中介应对会议相关的商业秘密、技术秘密等保密信息予以保密，不得泄露给无关第三方。如第三方中介违反保密义务，甲方有权要求第三方中介承担相应责任。
4. 第三方中介的合规性：第三方中介应具备合法的资质和经营许可，遵守相关法律法规。如第三方中介违反法律法规，甲方有权要求第三方中介承担相应责任。
5. 第三方中介的违约处理：如第三方中介未能履行其职责或违反约定，甲方有权要求第三方中介承担相应责任。如第三方中介未能履行其职责或违反约定，乙方有权要求甲方承担相应责任。
6. 第三方中介的解除和更换：甲方有权在协议有效期内解除与第三方中介的合作关系，并更换其他中介。如甲方未按约定解除或更换第三方中介，乙方有权要求甲方承担相应责任。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 会议接待服务详细方案
2. 甲方（酒店）资质证明文件
3. 乙方（会议组织者）资质证明文件
4. 第三方中介资质证明文件
5. 会议日程安排表
6. 会场布置要求
7. 住宿安排详细表
8. 餐饮服务详细表
9. 交通服务安排详细表
10. 额外服务及特殊需求详细表
11. 第三方中介服务协议
12. 会议参与人员名单及联系方式
13. 会议相关费用明细表
14. 会议接待服务支付凭证
二、违约行为及认定：
1. 甲方未按约定提供会议接待服务，或服务不符合约定标准的，视为甲方违约。
2. 乙方未按约定支付服务费用、提供参会人员信息、特殊需求等，视为乙方违约。
3. 第三方中介未按约定履行职责，提供服务不符合约定标准的，视为第三方中介违约。
4. 如一方违约，另一方有权要求违约方承担违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。
5. 违约行为的认定应以合同条款为准，双方应提供相关证据证明违约行为的存在。
三、法律名词及解释：
1. 不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。
2. 违约行为：指合同一方未履行合同约定的义务或履行义务不符合约定的行为。
3. 违约责任：指违约方因违约行为而应当承担的法律责任，包括赔偿损失、支付违约金等。
4. 合同解除：指合同一方或双方根据合同约定或法律规定，终止合同关系的行为。
5. 第三方中介：指在甲方和乙方之间提供中介服务的单位或个人。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 会议接待服务不符合约定标准：及时与甲方沟通，要求甲方按约定提供服务，如甲方拒不改正，可要求甲方承担违约责任。
2. 甲方未按约定支付第三方中介费用：及时与甲方沟通，要求甲方支付费用，如甲方拒不支付，可要求甲方承担违约责任。
3. 第三方中介未按约定提供服务：及时与第三方中介沟通，要求其按约定提供服务，如第三方中介拒不改正，可要求第三方中介承担违约责任。
4. 遇到不可抗力事件影响会议举行：及时与甲方、乙方沟通，协商调整会议时间、地点等，如不可抗力事件导致无法履行合同，双方互不承担违约责任。
5. 合同执行过程中发生争议：可通过友好协商解决，协商不成的，可向合同约定的争议解决地点的人民法院提起诉讼。
五、所有应用场景：
1. 甲方为酒店，乙方为会议组织者，双方签订会议接待协议。
2. 甲方为会议组织者，乙方为酒店，双方签订会议接待协议。
3. 甲方为会议组织者，乙方为第三方中介，双方签订会议接待协议。
4. 甲方为酒店，乙方为第三方中介，双方签订会议接待协议。
5. 第三方中介为甲方，乙方为会议组织者，双方签订会议接待协议。
6. 第三方中介为甲方，乙方为酒店，双方签订会议接待协议。