时间管理CN.pptx

,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,#,1,忙,?,2,作者採取了甚麼策略去令自己完成任務,?,3,在日常工作中，你會覺得甚麼是完成任務的最大障礙,?,你有否認真想過怎樣去移除這些障礙,?,4,時間管理的重要性及實質,時間大盜,時間管理的原則,十大時間管理招式,我們應該忙些什麼,5,時間具有的三大特質，,一、時間無法用其他東西替代；,二、時間不能增減，富與窮每天都是,24,小時；,三、時間無法儲存，無法像錄影帶，先將節目預錄，再找時間播放，所以時間更必須進行有效的管理，才能發揮其真正的效率和效益應無疑義。,時間管理的重要性,6,時間管理的實質,很多人都認為，時間管理的意義在於讓我們工作得更有效率。這確實是掌握時間管理技能的一大好處。然而，時間管理的本質並不如此。時間管理的根本是人生的自我管理。它應該是每個追求成功的人的必備素質。,那麼，什麼又是真正的成功呢？成功包含,“,效能,”,和,“,效率,”,兩個方面。,“,效能,”,是指一個人是否在,“,做正確的事,”,，即是否確立了適合他自己的人生目標並為此行動；,“,效率,”,是指,“,正確地做事,”,，即在實現目標的過程中是否採取了正確的方法並行之有效。因此，時間管理不僅涉及,“,效率,”,，更要關注,“,效能,”,，才能真正體會到成功所帶來的喜悅。,“,效能,”,為本，,“,效率,”,是末。,7,時間大盜,喋喋不休、沒完沒了的電話,拖拖拉拉的會議,遲到的人,出其不意的訪客,不懂拒絕,沒有妥善安排事情緩急先後,不自律,8,時間管理原則,-,要事第一,時間管理的一個經典遊戲桌上放有兩個大小相同的類似水盆的容器和六七塊大小不一的石頭。其中一個容器中盛有一大半的細沙，另一個容器是空的。現在讓你把所有石頭和所有細沙都放到那個空的容器中，但條件是細沙和石頭都不能冒過容器的上端平面，你會怎麼做？有的人會先把細沙全倒入空容器中，然後費了九牛二虎之力也無法將所有石頭都塞進細沙，從而達到規定的條件。,可如果你先把所有的石頭都放進空容器中，然後再倒入細沙，你會發現在搖一搖、抹一抹之後，輕而易舉地就完成了任務。在這個遊戲中，容器象徵著什麼？細沙象徵著什麼？石頭象徵著什麼？這個遊戲又說明了什麼？,9,時間管理原則,-,要事第一,容器象徵著我們每個人有限的時間，不管是一天也好，或是一生也罷。細沙象徵著那些每天糾纏著我們的似乎永遠也忙不完的緊急的瑣事。石頭象徵著關乎人生效能的大事。,這個遊戲說明，倘若我們總先忙瑣事，那麼很難成就大事。而如果我們能做到要事第一，那麼處理起瑣事來也會遊刃有餘。,10,時間管理原則,事務四分類,事務依重要性與緊急性可分為四類：,緊急而重要,緊急而不重要,非緊急而重要,非緊急而不重要,重要性與目標有關，凡有價值，有利於實現目標的就是要事，而緊急之事往往對別人而非對自己重要。,我們每個人對這四類事務都會有自己的判斷。但不管怎樣，我們在現實中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務，即首先關注細沙；等有了時間才想到那些石頭，即重要的事務。,緊急且重要的事務：一定要即時處理及減少,非緊急而重要,的事務當我們過多地或被迫處理緊急之事時，那些重要而非緊急的事務遲早會變得緊迫，使我們陷入,“救火隊員”,的模式之中，似乎永無寧日，也體會不到遊刃有餘的境界。顯而易見，要想減少這類事務的比例，平時你必須首先關注重要但不緊急的事務。,11,時間管理原則,事務四分類,緊急但不重要的事務：可以委託授權。我們為什麼會感到忙而無功，原因往往在於我們把大量的時間都花在了這類事務上面。,主管臨時派的某些活就可能屬於這一類事務，對於主管來說重要，對於你只是緊急。授權及委託是很好的處理方法,當然，委託或授權不是倒垃圾，不能讓對方感到你是把自己不愛幹的事推給他。高明的委託或授權，是讓你擁有更多的時間關注重要但不緊急的事，而又讓被委託或被授權方感到你對他的重視和承擔該項工作的價值，因為緊急之事往往對別人而非對自己重要。,不緊急也不重要的事務：重新考慮此事是否需處理,12,十大時間管理招式,1.,設定目標：做好管理的第一步，要先設定目標，把事情依輕重緩急分配好，如此，就能建立時間管理的架構。,2.,第一次就做對：每一件事如果能第一次就做對，除了效率高，更能節省時間資源，因為，解釋是很花時間的。,不要浪費時間去處理你能力內辦不到的事情。若真的要處理，可找幫手或請教別人。把解決事情的時間盡量縮短。,13,3.,速戰速決：時間是非常珍貴的，所以要分秒必較；例如，在公務會談時，要速戰速決，選擇最快的方式溝通。,4.,養成做備忘錄的習慣：隨時用紙筆或,PDA,記錄下會議結論、處理事情的順序。,5.,及早開始：把所有的事全部列入規劃，不要為自己製造意外，愈能把事件納入計劃裡，時間管理愈成功。,14,6.,降低變數：時間管理就是事前的規劃或長期計劃，所以把變數降得愈低，效率愈好。,7.,集中處理：根據統計顯示，同類型的事，集中於同一時段處理，效率較高，這就是學習曲線效果。處理時要專心一致。,8.,避開尖鋒時間：凡是遇到要排隊的事，就先避開，待離峰時間再進行。如此，也可避免商家因人潮過多，處理時間延長的延誤。,15,9.,善用畸零時間：例如早午休時間，或是等電話的時間，可以處理比較簡單、快速的事。,10.,留點時間多做思考：千萬不能因為要處理急事，便排擠思考重要決策的時間，所以，時間管理最重要的，就是要為自己安排一個空白的思考時間，一方面檢視自己的時間安排，也可以讓自己找出更多增進工作效能的方法。,16,我們到底該忙些什麼？,發展下屬的執行力,執行力,一直是個熱門的話題很多公司的管理者一說到公司內管理問題,都不約而同地會提到執行力,都覺得執行力不夠是制約企業發展的重大瓶頸,.,於是,在各個公司內,總經理在各種會議上不斷大聲疾呼需要加強公司的執行力,批評各級人員缺乏執行力,然後是各位員工開始撰寫閱讀了執行力方面的書籍後的讀後感,並在公司的內部刊物上相互分享,.,結果呢,?,轟轟烈烈的,”運動”,卻收效甚微,公司內部的員工行為並任何的改變,.,那麼問題到底出在哪裡,?,17,發展下屬的執行力,首先讓我們來定義一下什麼是執行力,通俗地來講,企業管理人員對執行力的理解不外乎兩個層次,:,領導佈置的工作能夠完成,同時是按時,按質,按量完成,領導佈置的工作能夠完成,同時是超越領導的期望值完成,無論是在時間進度或者是工作品質上,.,執行力第一是下屬的能力,第二是下屬的態度,.,18,發展下屬的執行力,一般來講,對於大多數的管理人員來說,如果下屬能夠做到上面談到的第一個層次的表現已經是謝天謝地了,能夠達到第二層次的要求根本就是奢求,那我們今天就來談談如何讓下屬們實現第一個層次的執行力,.,下屬執行力的強弱取決與兩個要素,:,第一沒有工作能力是不可能按照領導的要求完成工作任務的,大家都可以很容易理解,所以我們就不做過多的討論,.,而關於態度的不夠,相信很多的管理者也能夠理解並認同它是造成執行力較弱的最主要原因,但正是在這裡,眾多的管理者存在認識上的一個誤區,:,他們認為良好態度的缺乏是下屬的問題,是這個下屬不合格的表現,要解決這個問題只能要求下屬主動地改變工作態度,其實,真正要解決這個問題是應該管理者進行改變,而不是寄希望于下屬態度的改變,道理很簡單,一個人的本性一旦形成,他的工作態度也就形成了,這是極其頑固的,並不是一個上級領導能夠通過開會大聲疾呼幾句就可以改變的,19,發展下屬的執行力,所以只有從管理者自己的身上動腦筋了,.,管理者要做到讓態度不佳的員工也具備執行力,應該從三個方面入手,:,明確下屬的工作目標,:,說起來很簡單,但是在現實的管理工作中很多的管理人員並不能夠做到這一點,他們在給下屬佈置工作時只是簡單地說,:,某某某,你去把這件事情搞定,.,好了,下屬去做了,但是在他們心目中對任務的理解和管理者對任務的理解可能是完全不一樣的,.,打個比方,就像我們在平時聊天的時候會討論買房子,領導說他的夢想就是買一個豪宅,這時候下屬的腦海裡面就會浮現出一套四房兩廳複式結構公寓的樣子,而其實領導心目中的豪宅卻是獨立別墅帶至少,300,平方米的花園,同樣是豪宅,大家的理解就是完全不同的,一樣的道理,管理者在佈置任務時,一定要明確指示所期望達到的結果和所期望完成的時間,並與下屬驗證大家的理解是否一致,只有做到這一點,執行力才有可能實現,否則,下屬對執行的內容和你的理解都不同,你當然會對他們的執行力不滿了,.,20,發展下屬的執行力,督促下屬制定工作計劃,:,目標清楚了,下屬去做了,但是就像我們前面說提到的,並不是所有的下屬都有著你所期望的積極主動,認真負責的工作態度,所以你也不能夠完全置之不理,.,行之有效的方法是你要求每個人都提供工作計畫,也就是從開始到完成任務的實施路徑,在工作計劃中,員工需要明確地說明他在哪天需要完成什麼工作,在什麼時間會有階段性或突破性的工作成果,記住,工作計畫的制定應該是由你的下屬來完成的,而不是管理者幫助下屬來制定的,這樣,你的下屬不管態度如何,總會開始思考該怎麼完成這個工作,並開始不知不覺地將一些重要的時間點和相應需要達成的階段性結果放在腦子裡面了,.,而作為管理者,你也會很清楚在什麼時間你會得到什麼階段性成果,不至於全部依賴于下屬的自覺性,.,21,發展下屬的執行力,學會檢查下屬的工作,:,又是一個聽上去很簡單的事情,.,對下屬工作的檢查,管理人員的行為一般會有兩種,:,第一種情形,對佈置的工作忘了檢查,或者過了對下屬規定的完成時間後很久才想起檢查,.,這會造成下屬在今後的工作中存在僥倖心理,認為領導在佈置任務的時候說得很嚴重,但實際上也沒有什麼,做不做他也不管,.,那麼作為領導就不要期望下一次的執行力了,.,所以這種方式絕對不可取,第二種情形,領導檢查了工作,也是在要求的任務完成時間檢查的,但是下屬處於各種原因還是沒有完成,這時候領導只能夠將下屬批評一頓,重新約定一個完成時間,執行力還是沒有得到體現,.,所以,真正有效的管理者會不僅僅關注於對結果的檢查,而且會關注對任務執行過程的檢查,.,你不是要求下屬提供工作計畫嗎,?,那就應該在計畫執行的過程中,根據下屬的工作計畫在一些關鍵的時間點或應該出階段性結果的時候進行檢查,.,這樣你就能夠隨時掌握工作的進展,在事情還沒有變得不可收拾的時候進行調整,下屬也會時時刻刻帶著執行的壓力工作,結果當然也不會偏離你的期望,執行力不也就得到體現了嗎,?,22,發展下屬的執行力,總而言之,要讓下屬做到有執行力,管理者本身的改變就能夠起到決定新的作用,這就是要做到讓下屬明確對他們工作的期望值,督促下屬制定明確的工作計畫並在工作計畫的執行過程中定期檢查,.,聽上去都是很簡單的道理,其實管理本身真的很簡單,難的是如何堅持不懈地做這些簡單的事。,23,沒有分秒可以結轉到明天，,你也不能提前預支片刻。,如果你沒能適當使用這些時間存款，,損失掉的只有你自己會承擔。,沒有回頭重來，也不能預提明天，,你必須根據你所擁有的這些時間存款而活在現在,你應該善加投資運用，,以換取最大的健康、快樂與成功。,時間總是不停地在運轉，努力讓每個今天都有,最佳收穫,。,24,謝謝,