合同风险防范(讲稿).doc

合同风险防范法律实务（讲稿）

企业合同签订、履行的过程繁杂，在这里仅就与公司日常经营活动关系最密切的合同签订、履行过程中的风险防范问题，供参考。 

一、合同的签订过程中的风险防范
（一）合同主体的审查
1、合同主体资格
如果合同签订的主体不适格，会导致合同无效或效力待定，令签约企业陷入尴尬的境地。下面就如何审查的问题，介绍如下：
（1）签约对方为自然人时，必须是完全民事行为能力人。根据法律规定：“十八周岁以上的公民是成年人，具有完全民事行为能力，可以独立进行民事活动，是完全民事行为能力人。十六周岁以上不满十八周岁的公民，以自己的劳动收入为主要生活来源的，视为完全民事行为能力人。”因此，在与自然人签订合同时应当确认其具有完全民事行为能力，否则，与之签订的合同将会面临效力待定或无效的风险。
在与某些难以断定是否为18岁的自然人签约时，可以要求其提供身份证、详细的家庭地址、联系方法及个人的其他情况，方便于在必要时对其进行实地的考察和确认。或者要求其写下个人情况申明，说明其真实情况。
（2）签约对方为企业时，应当审查其是否具备签订合同的主体资格，如企业各部、科等是不具备主体资格，不能签约的，如果签订了这样的合同可能会因为主体不适格而被认定无效；而企业的分支机构，如分厂、分公司、办事处等，则应看其是否具有对外开展业务资格（是否有授权）？是否有非法人营业执照？如果有授权或非企业法人营业执照才有签订合同的资格。考察合同订立对方的资格能力可以从如下方面着手：
①营业执照。核查对方营业执照是否通过了最近一年年检，可以断定合同对方是否是依法设立及有效存续；根据营业执照上载明的信息，可以断定合同约定的义务是否在对方的经营范围之内以及合同金额是否超出其实收注册资本的范围。
②税务登记证。税务登记证是税务机关核发给企业的进行经营活动的凭证，企业要想从事经营活动除依法应当取得营业执照外，还应当取得税务登记证。税务登记证不仅是判断合同对方能否为企业开具发票的凭据，也是验定其开具的发票是否有效的依据。
③资质证书。资质证书是国家授予企业从事某种生产经营活动的资格证书。诸如机械制造业的压力容器生产许可证，建筑行业的建筑企业资质证书，药品生产企业的药品生产许可证等，均为企业的资质证书。没有相应的资质证书，所签订的合同也可能因此导致无效。
④授权委托书。如签约单位是为其他企业或个人签订合同，或者是企业的分支机构，需要该单位提供相关委托手续如授权委托书。
了解合作方的基本情况，保留营业执照、税务登记证、资质证书等复印件，并加盖公章，授权委托书要留原件一份。如果合作方是个人，应详细记录其身份证号码、家庭住址、电话。了解这些信息有利于我方更好地履行合同，也有利于发生纠纷时我方的诉讼和法院的执行。

2、合同主体资信
对方主体的资信情况往往关系到对方合同履行能力和诚信的问题，在审查了对方主体资格之后，应当核实对方的资信情况。
签订合同前的资信调查的方式一般包括如下几种：
（1）利用政府管理部门及相关社会团体协会组织的网站（或其他方式）进行资信信息调查与核实。主要有工商、税务、质量检验检疫、海关、卫生、环保、劳动保障、司法、协会等部门机构。
（2）利用宣传媒体的报道进行资信信息收集和核实。主要有广播、电视、报纸、杂志、行业内参、相关出版物、户外广告等。
（3）利用企业参与的市场经营活动进行信息收集与核实。主要有各种展示展销活动及相关印刷品介绍等。
（4）与相关服务机构合作进行信息收集与核实。主要有金融机构、信用管理服务机构、担保机构，以及信息咨询等各类中介服务机构等。
（5）与企业正面接触，直接现场资信调查。
（6）与企业非正面接触，与该企业临近住家、地区管理者、该企业的客商户进行侧面调查。

（二）合同签订的形式审查
1、签约对方为企业的，应注意其加盖的印章。
企业印章的种类很多，如公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章、投标专用章等，这些印章都具有法律效力，但一般用途不一样。其中，公章在所有印章中具有最高的效力，是法人权利的象征，在司法实践中，审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准；财务专用章的用途，为办理单位会计核算和银行结算业务等；发票专用章，单位用于开具发票时使用；合同专用章，单位对外签订合同时使用，可以在签约的范围内代表单位，单位需承受由此导致的权利义务，关于合同专用章和公章的效力高下，实际上在使用过程中和司法实践中是一样的，对合同而言具有同等法律效力。
企业自行刻制的其它业务章，如投标专用章、物资进出库专用章等，还有企业隶属各级职能部门、基层单位的公章等等，这主要是在企业内部使用，一般来说，不能在企业的外部使用。这些内部章的加盖仅是该事实的确认，可以作为证明某一事实的证据，如物资进出库专用章盖在合同上，就不产生签订合同的法律效力，但盖在入库单上可以证明入库情况的事实。当然，如果能够提供旁证证明签约时单位出于自愿，即使使用了不合格的章如财务专用章也可以认定合同等法律行为成立。
公章易被伪造，在理想状态下，合同加盖公章、并由法定代表人签字是最能代表公司意志的形式。如所签合同涉及金额较大，可去对方所在地工商部门查验其公章的印签，甄别公章的真伪。在公章确定无伪造的情形下，公章可以独立发生效力，仅有公司公章而无法定代表人签字的情况下，公司文件的效力一样有效。 相反，在仅有公司法定代表人签字而没有公司公章的情况下，文件的效力就要受到质疑，目前没有任何法律规范从正面肯定法定代表人签字的单独有效性，而在司法实践中，签字的效力往往需要其他证据的佐证。
以上也提醒我方在管理企业印章时，应当加强公司印章的管理。

2、合同的审批
合同法实施以来，实践中大多数合同已经无须经行政部门审批才能生效的了。但是有少量的合同是应该由政府行政部门确认之后才能生效，如农村集体土地承包合同、中外合资经营企业合同、中外合作经营企业合同、涉外贸易买卖合同、技术引进合同、对外合作开采海洋石油资源合同等。

（三）合同各主要条款的审查
合同都应当采取书面的形式订立。订立合同时，要力争做到用词准确，表达清楚，约定明确，避免产生歧义。对于重要的合同条款，要仔细斟酌，最好是参考一些标准文本并结合交易的实际情况进行增删，对于重要的合同应请专业律师审查防患于未然。对合同条款的审查，不仅要审查文字的表述，还要审查条款的实质内容。

1、标的条款。
标的条款是合同核心条款之一，至少应当具备如下关键性内容：标的物名称、所有权人和权利证书（如房产证书）等。
合同标的条款约定应当注意以下事项：
（1）要使用标的物的正式名称，即标准学名，而且要用全称。文字表述必须明确具体，尽可能使用符合国际标准或国际行业习惯的商品名称。商品日益丰富，使得双方约定不明时，真实意思很难探究，因此产生以类似商品作为合同约定标的交付带来的合同目的落空，是严重的法律风险。
（2）写明商品商标。一定的商标，标志着一定商品的性能、质量种类。只有写明商标才能使商品特定化。如某商场本想购买杭州某厂生产的“天堂牌”自动雨伞1000把，但在合同中的商品名称栏内只写了“自动雨伞”，而未写“天堂牌”商标，结果供方发来的除有50把是“天堂牌”的自动雨伞外，其余的都是一些杂牌，有少量的甚至无商标，给需方造成损失。相同的产品因为品牌不同，价格差异有时非常巨大。
（3）在确定标的时，还必须注意同名异物和同物异名的情况。如大豆，一般是指黄豆，但有些地方把蚕豆也叫大豆；又如自行车，有的叫人力车，有的叫脚踏车，有的叫单车。这种情况更需要双方就标的物明确约定，有时需要配合必要的图片或描述性说明。
（4）要写明标的品种、规格、花色及配套件。如购买电视机，除写明名称、商标外，还要写明型号，是黑白、还是彩电或数字电视机；是立式，还是卧式；是遥控，还是自调，以及尺寸大小等。只有把以上这些问题定清楚，才算是确定的，才能使标的特定化。

2、数量条款。
数量是标的具体化，决定着当事人的权利、义务的大小，如果合同确定了具体的标的，但没有对数量作出具体规定，当事人的权利义务仍然无法确定。例如购买电视机的合同，即使对电视机的名称、牌号、商标、型号、规格、品种、等级、花色和生产厂家都作了明确的规定，如果不规定购买电视机的台数，合同根本无法履行。数量条款包括计量单位，计量方法和具体数量三部分，关于数量应当注意如下几个问题：
（1）在数量条款中要明确计量单位和计量方法，而且必须按照国家统一规定的度量衡和法定单位进行计量，统一计量方法，应尽量注意避免使用国家没有计量标准的数量单位，如包、箱、袋、捆、打等，如果没有国家法定或主管部门规定的计量单位和计量方法的，双方可自行协商根据合同标的的性质和特点选用，但计量单位和计量方法必须明确、具体、统一。如果需要使用包、箱等计量单位，一定要明确每包、每箱的具体数量，防止产生分歧；
（2）合同的标的的数量一定要明确具体，切忌模糊不清；
（3）必要的时候，标的的重量需要注明毛重和净重；要明确规定标的数量的正负尾差、自然减重、超欠幅度、合理磅差和运输损耗及计算方法。
（4）对于成套供应的合同标的物，还应该明确规定随主机的附件，配套的产品、易损耗备品、配件及安装修理工具件数等。
另外，在实际业务中，对于大宗散装商品，如农副产品和工矿产品，由于商品特点和运输装载的缘故，难以严格控制装卸数量。此外，某些商品由于货源变化、加工条件限制等，往往在最后出货时，实际数量与合同规定数量有所出入。对于这类交易，为了便于卖方履行合同，通常可在合同中规定溢短装条款，即规定交货数量可在一定幅度内增减。常用的方式为规定允许溢短装的百分比。例如20000米，可有10％的增减幅度。

3、质量条款。
我国现行的质量标准分为国家标准、行业标准、地方标准和经备案的企业标准。凡有国家标准和行业标准的，合同中应当采用；没有上述标准的可以采用企业标准。对此，合同中应当写明标准的执行代号、编号和标准名称。特殊商品没有质量标准的，双方可以约定质量标准，但约定的标准要能满足实际的需要，且不能违反法律法规的强制性规定。如果合同中没有约定标准，在诉讼中法院在司法实践中，通常会按照社会上同类产品的一般质量标准或该种产品应当具备的性能认定合同的质量标准，对涉诉双方都会有一定的诉讼风险。
条款设计： 
3.0乙方向甲方交付的产品应当符合下列质量要求：
（１）合同及附件约定或引用的质量要求。
（２）乙方向甲方提供的产品质量说明中注明的质量要求。
（３）法律规定的质量标准。
也可采用封存样品方式对质量加以确定，并在合同中对样品的质量予以说明。做为买受人在合同中要排除样品中的“隐蔽瑕疵”，约定当封存样品有“隐蔽瑕疵”时，按照同种物的通常标准或满足买受人需求的质量标准执行。同时，在合同中应当写明以样品来确定标的物的质量标准，或者写明“样品买卖”。

4、验收条款。
某些货物仅仅凭肉眼看，是看不出质量品质的，还需借助各种手段进行的检验、化验。买卖合同的检验条款一般括检验地点、检验时间、检验主体、检验费用的承担、检验的方法等内容。
（1）检验地点：除当事人另有约定处，检验标的物的地点应该是合同中约定的交付标的物地点；
（2）检验期：通常是标的物的交付时间，但双方根据需要也可以约定标的物运出卖方营业地时、装运时、卸载时或到达买方营业地时为检验时间；买受人收到标的物后，应当在合同约定或者在合理的时间内进行检验，延迟检验的，责任由买受到人承担。一般来说对于货物短缺，和货物的表面瑕疵，即不通过特殊仪器就能用肉眼分辨的瑕疵，比如货物破损、断裂、发臭、霉变、结块、有杂质，需要合理的时间比较短，如果是隐蔽瑕疵的，检验时间可以较长。甚至有些瑕疵须经在使用标的物过程中才能发现，则买受人提出异议的合理期间就相应较长。
（3）检验主体：多见的是由收货方检验，收货方认为质量有问题的，交付双方认可的检验机构，一般为政府商检机构或双方共同认可的民间检验机构；
（4）检验费用：费用的承担通行的做法是标的物经检验合格，由买受人承担，反之由出卖人承担并负相应的违约责任。
（5）检验的配合：对于一些特殊的货物，比如药品，医疗器械，医疗试剂，配方食品，其检验还要约定由出卖人提供检验所必需的技术资料。
（6）质量异议期：按照合同法规定，按约定时间和方式对货物进行检验既是买受人的权利，也是买受人的义务。若货物质量不合格，买方有在约定期间或合理期间内通知卖方的义务，怠于通知的，视为质量符合标准，对买方权利的保护非常不利。合同双方最好根据合同标的物的特性等具体情况明确约定检验期间及质量异议期间。另外，未约检验期间的，质量异议的最长期限为两年，除非货物有更长的质保期。

5、价款条款。
合同的价款一般是指标的物本身的价款，但标的物的交易涉及到税金、运输、保管等，特别是大宗货物在异地交付时，便产生了运费、保险费、装卸费、保管费等一些额外的相关费用。这些税费应当在合同中加以明确，如对税金作出具体约定，如税金由哪方负担？税金是否包含在价款总额中等。价款条款中应有的内容：
（1）单价或总金额。
金额的大小写应当一致，且不能发生涂改以避免产生岐义；金额中涉及税金的，应注明税金的承担方式或者税金是否包含在价款总额中；运输等费用由哪一方承担等。
（2）支付期限。
特定日期应该以自然年（即公历年）为准，如“2011年12月1日付款”；特定期限的起算点应该是特定的事实或行为开始或完结之日，如“一方提交文件之日起×日内”、“甲方向乙方交货完毕之日起×日内”等。
作为支付方，从风险预防的角度出发，可以约定分批多次支付价款，如可以分三个支付阶段：一是订立合同时支付30%；二是货物验收合格后支付60%；三是预留10%作为货物的质量保证金，在质量保证期满后，由卖方全额退还。这样一来，对支付方来说，可以最大限度的避免因对方违约而造成的经济损失，并促进双方更加具有诚实信用。
（3）支付方式
除非小额交易，一般应当采用转账付款形式。作为接受合同款项一方，在拟定合同时可以对双方合同款项的支付进行预先约定，设定严格的支付手续和方式（比如固定银行账号和开户银行名称，约定支付方采用支票转账的方式等），促使客户按照双方的约定进行款项的支付。
转账方式，有如下三类常见问题需要引起注意：
①银行划账：对收款人而言，这是最安全的支付方式，由付款人自行通知自己的开户银行将款项划到收款人指定的账号，收款人的配合仅为提供银行账号。
②开具支票：这种形式较为常见，具体操作步骤是：支付人开出抬头为收款人的支票——支付人将支票交给收款人——收款人在支票背后盖上本公司的印章（俗称“背书”）——收款人将支票递交给自己的开户银行兑现。由于收票后兑现需要一定时间，有些不法分子就利用“空头支票”诈骗货物，所以这类方式的风险最高。
③开具汇票：汇票分为银行汇票和商业汇票两种，银行汇票是指支付人先将钱交给银行，银行根据收款金额再开出承兑人为银行的银行汇票，这种汇票依赖的是银行信用，因而有确切的付款保障；商业汇票是指支付人无需交钱给银行，自行开出承兑人为支付人自己的汇票，这种汇票依赖的是企业信用，在目前信用环境下较少见。
（4）支付对象
公司的业务经办人以公司的名义私自收取客户的款项，而客户基于合理信赖或以为其由于某些合理的客观原因而将合同款项支付给他，而业务经办人在款项收讫后立刻就玩人间蒸发。在这个时候，作为所属的公司将很难向客户讨要该笔款项，即使最后能够讨要成功，也面临着付出大量的人力、物力和财力以及同客户撕破脸皮、断绝关系的境地。
条款设计： 
4.0合同款项的结算应凭盖有收款方财务印章的收据以及收款方委派专人收款的介绍信方能支付，若因付款方将合同款项直接付给非收款方介绍信指定的收款人员而造成损失的，责任由付款方自负。

6、交付条款。
交付条款包括，交付的时间、地点、确认、违约责任等。
（1）交付时间。如果可以明确的约定交付时间，就直接约定具体的时间点。如果在要求在某一时间以前，或者在某一期间内，就应当明确约定交付期间。如果订立合同当时，履行的时间尚不能确定的，可约定由一当事人之通知确定交付时间，但一般应明确提前通知的时间，以给对方必要的准备时间。
（2）交付地点。当事人应当明确约定交付的地点，明确程度以达到可确定、可执行为原则。有时双方当事人在合同中约定甲方处，或约定某市某区，则难以实现规范目的。
（3）交付确认。交付确认是指作为供方向需方依合同的约定交付了符合合同约定的具体交付内容。合同应列明交付凭证，并指定需方的经办人姓名。
条款设计：
供方交付以需方的收货单为准，收货单上应有需方指定的×××签字方为有效。
（4）迟延履行责任。对于需方而言，交付的时间是非常重要的，迟延交付可能给生产经营带来重大麻烦。甚至有时迟延交付是合同完全不履行的前兆。所以对于迟延履行责任一方面要约定迟延交付时供方所应当承担的责任，另一方面又要约定合同解除权。否则依《合同法》第九十四条之法定解除权则需证明合同之目的不能实现，或需进行催告履行，必将陷于被动。不如在合同中直接约定合同解除权，一旦对方迟延交付，如可能对自己造成不利，并另有交易对象，可当即通知解除合同。

7、通知条款。
“通知”是某些行为发生法律效力的前提，比如质量异议、债权转让、解除合同等。通知的方式重要，实践中大多口头，从法律的角度来讲，口头通知虽然便捷，但恰恰暴露出其很难举证证明以及口说无凭的弱点。因此当事人在履行通知或告知义务时最好避免采取口头的方式，以采取书面的形式或其他双方当事人确定的方式为宜。
比如邮寄特快专递（EMS）、挂号信时，在信封的封面一式四联的粘连单的备注栏上注明通知的主题及简要内容，或者有条件的话可以将通知书一式两份请邮局负责接单的人员在自己留存的那一份上签章或签名以确认所发送的通知的内容，再或者请公证机关现场公证发送通知的行为和通知的内容等等，以此有效证明自己履行了通知的义务和适当的内容；
如果采用传真的方式，应要求在合同中注明或另行达成通知协议约定相应的传真号码。最好是加盖对方公章后再传真；
如采用电子邮件的方式，应要求在合同中注明或另行达成通知协议约定相应的邮件地址。
条款设计：
5.0双方约定以特快专递、挂号信或者本地公开发行的报刊公告的联系方法为双方相互通知或告知的方式，任何一方均应本着诚实信用原则来对待另一方在履行合同时的通知、告知事项。
寄发挂号信或特快专递后的第五日视为送达日；报刊、电视等传媒方式中的一种登载通知或启示的，公告发布之日起三日内视为送达。自送达之日起，相对方未在五日内书面回复（以邮戳日期为准）的视为认可通知及告知的事项。
双方的通讯地址如下：（略）。一方的通讯地址若发生变动，应当及时书面通知对方，否则承担通知不能达到的法律责任。

8、违约责任条款。
违约责任应具体合法，有些企业在订立货物买卖合同时对违约责任的约定太过笼统，不具可操作性，比如有些合同约定“违反本合同约定的，违约方应支付违约金×××元”，这种约定在实务中很难操作。对此，违约责任应根据违约方具体的违约情况约定相对应的违约责任，做到一事一责。比如货物买卖合同中的一方迟延交货或逾期付款的，可以约定违约方每迟延或逾期一日应当支付违约金多少元等。违约金条款可与相关的如质量责任条款、迟延交付责任条款一并约定。
条款设计：
6.0乙方迟延进场，或不符合第×条的要求，甲方有权解除合同，并可要求乙方支付违约金×××元。

另外，在违约责任中，关于损失的范围，建议增加“包括实际损失及与诉讼有关的一切实际发生的费用（包括但不限于律师代理费、调查费、交通、住宿费或差旅费、公证费等）。”或者增加一个条款：“败诉方要承担与诉讼有关的一切实际发生的费用（包括但不限于律师费、调查费、交通、住宿费或差旅费、公证费等）”

9、定义条款。
定义条款是对合同中较为复杂的，或可能发生歧义的、或有必要进行明确的用语进行定义，表述其在本合同中的涵义的条款。防止合同当事人因合同词语的涵义发生争议，导致合同履行困难。 比如，实务中常出现争议的就是商品房买卖合同中关于“通知”的问题，对于这个单词几乎每个人都能说出大概意思，但在实践中什么才算是通知，对于开发商在本地报纸上进行公告是否应算作通知？这个时候，对“通知”的理解就会出现人见人殊的结果，就难免给一些不法之徒钻空子挑漏眼。因此，应当对合同中的易生歧义的字词做出统一的解释，避免不必要的纠纷发生。
一般的较为简单的合同，不一定需要特别对词语进行定义。但是合同中的用语应当严格的一致，切忌出现前后不一的情况，否则将会给合同内容的解释、理解带来不必要的麻烦。

10、争议处理条款
根据民诉法的相关规定，当事人在订立合同时，只要不违反法律关于级别管辖和专属管辖（如不动产纠纷）的前提，当事人双方可以在原告所在地，被告所在地、合同履行地、标的物所在地和合同签订地这五个地方选择诉讼管辖法院。对于当事人来讲，法院管辖地如果选择不当的话，除参讼的差旅费用，调查取证的费用等诉讼成本价值不菲以外，还可能面临地方保护主义和司法不公的影响。所以，在订立合同时应当根据合同的性质以及当事人自身的情况，预先在法律允许的范围以内确定诉讼的管辖法院。
如何约定管辖权保护自己：
①利用谈判优势，尽可能约定自已所在地法院为管辖法院。
②各方谈判地位相当，而自己违约可能较小的争取约定原告住所地。
③条款由己方提供，可在条款中设置隐性合同履行地、交货地条款。
④对方信誉较差，违约可能较大的，防止约定由对方所在地管辖。当然，如果同在一地就无必要了。
⑤对方在无管辖权法院起诉的，要在答辩期间内及时提起管辖权异议，防止失权。

9、所有权保留条款。
所有权保留条款，就是约定标的物的所有权仍归我方的情况。这是一个与交付和验收条款密切相连的条款，它的作用是充分保护出卖方的利益。在实践当中，“所有权保留”条款较之于《担保法》规定的担保方式，具有简单易行、成本低廉的优点，是一种更加行之有效的违约风险控制手段。如果运用得当，即使标的物已经交割完毕，仍然可以很好地维护交付方的的财产权益，如可以基于物权而拥有请求返还，请求损害赔偿等权利。特别是在执行阶段，债务人如还有其他债务，那么标的物不能对其他债务进行清偿。
条款设计：
7.0买受人未支付全部价款的，标的物仍属于出卖人所有。

10、合同最后条款。
如果合同是我方提供的，应在最后补充一条，表明合同双方对所有条款均完全理解，也完全自愿，以避免出现格式条款被撤销或无效的情形。
条款设计：
8.0以上所有条款均经双方充分协商、并完全理解，双方均应严格遵守，以保证合同的顺利履行。

（四）、签订时的注意事项
1、合作方应加盖其单位的公章。或者合作方的经办人应提供加盖了其单位公章的签约授权委托书。
注意：
a、对方的授权委托书应该由我方保存，以便在发生纠纷时作为证据。
b、如果对方是加盖分公司、部门的印章或者是部门经理、业务人员等都需要明确的授权委托书。
c、授权的内容、事项。
2、加盖的公章应清晰可辨。加盖的印章模糊不清，有可能是欺诈人在做手脚，应有所警惕并予以查清。
3、合同文本经过修改的，应由双方在修改过的地方盖章确认。 
4、不要留有合同空白。对于合同而言，空白就是漏洞。在合同中留下空白，等于把风险留给了自己。一些不实企业找借口将所有合同都掌握在手中，然后在合同的空白处随心所欲地填写对自己有利的内容。对此，签约时要注意合同留白处如无内容一定要划掉，并且自己一定要留一份合同。

（五）签订以后 
1、将其复印件交由履行部门存查，保证依约履行。
2、及时归档保管，以免丢失。
3、公司应当制定合同管理制度，对合同进行规范管理。 
①首先要建立健全规范的合同保管制度，原件存档，复印件备查，专人负责，制定合同查询或者提取的权限制度，确保原件不丢失；
②在订立合同时应当约定合同一式多份，双方各多保留几份，这几份合同具有同等的法律效力。如此，万一不慎丢失一份合同原件时，还有另一份合同原件可以补充救急。这些合同原件，按照正常的合同使用和流转情况，由行政部门保留一份原件存档，财务部门保留一份原件用于财务结算。

二、合同的履行过程中的风险防范。
合同履行环节，应有专人跟进，保证已方依约履行，督促对方履行义务，及时发现对方的违约行为，采取有效措施，避免对方违约后果的扩大，减少自身损失。
合同的履行过程是一个动态的过程，会有许多不能确定的因素，双方可能会对合同进行变更；一方可能会违约；可能会因不可抗力而导致合同不能履行等等。实践中，履行过程的风险更多的是来自对方的履约情况和在履行过程中相关证据的缺失。
（一）供方要注意的问题
1、送货单的签收管理。
有效的签收单表明卖方是否履行了购销合同的主要义务——交付货物，是发生纠纷主张债权的重要凭据，有效签收单上应注明货物的规格、型号、品名、单价、数量、金额、送货日期、送货人、收货单位，最重要的是有收货人的签名或收货单位的盖章。该收货人应是合同上约定或能提供授权委托书的收货人，否则一些人员变动频繁的企业会辩称签收单上的人不是其职员而不承认收到货。
如送货时，合同上约定的收货人不在，应先电话联系收货人确定临时收货人，由其签收后，事后应及时让合同约定的收货人再补签收货单。
2、及时对帐，要求欠款方出具欠款确认书或还款计划书。
对于交易频繁的长期客户，或供货期较长的交易，供方应定期或及时与其对帐，以免整个交易结束或合作结束后再来对帐较为复杂或因人员的变动而无法对清。
如需方表示因资金困难而无法按约支付货款时，应要求买方出具还款计划书，在还款计划书中写明买方承认的欠款数额、还款的具体时间，最好约定由已方所在地法院管辖。倘若能找到信誉较好的第三方企业为买方担保，则可提高该货款回收的可能性。
3、接收支票时应注意的事项：
对支票的审查。支票付款的情况下，有可能是购货方用别的单位的支票支付货款。实践中，只要支票是真实有效的，一般都可以接受。接收支票当时应重点审查以下内容，避免银行退票带来的麻烦和损失：
①收款人名称是否正确；
②书写是否清楚，字迹是否潦草；
③大小写的金额是否一致；
④大写数字是否正确。请问：“参”和“叁”，哪一个是数字“3”的正确的汉字大写？一般的银行对于这两个字不会特别注意，但是实践中有过因此字书写错误而遭退票的案例，应尽量避免这种错误）；
⑤印鉴（公章和法定代表人印章）是否清晰；
⑥如果是经过背书的支票，应审查背书是否连续；
⑦有无伪造变造的痕迹。
4、出具收据的注意事项：
案例：A公司给B公司开出了发票，B公司出具了以下收据：“今收到苏州A公司发票NO123456号，壹份金额5万元。B公司。张三。2002年12月31日。”请大家指出这张收据的缺陷。（遗漏的相关信息：相对应的合同；款项是否已经支付；公司的公章）。经营过程中如果对方要求先出发票并挂帐，应当让对方出具收条，并一定要在收据中注明“以上款项未付”。或者在发票背后加注一行说明：“请付款方在收到本发票××日内将本发票记载金额之款项划至××账号。”
这样做，可打消了付款方利用发票做文章的可能性，而且使该张收据同时具有欠款确认书的作用。对于其他的收据也应将有利的相关信息都包含进去。
5、收款时应保证收货人与付款人一致，以免因不当得利被要求返还。
接收支票时应审查一下支票上的付款人与合同上约定的供方的名称是否一致（除非合同中就约定收货人与付款人不同），如不一致，则应要求付款方出具书面说明表示该款项是代需方支付的款项，这样才能保证交易过程的对应和联系，才能表明收款方有合法的权利收取该款项，否则可能引发纠纷，被付款人以“不当得利”为由索回，而届时再向收货人索取货款时，很有可能收货人已不知所踪。

（二）需方应注意的问题
1、验收时应注意的问题。
通常，验收是接收标的物一方的权利也是其义务。接收人对接收的标的物如果没有及时进行验收，没有履行应尽的合同义务，需对产生法律后果承担责任。
验收时，如不能及时检验的，在签收单上不可注明“合格”字样，或注明“未检验”的字样。
2、对于质量问题应及时书面提出。
当需方发现标的物存在质量问题，应在合同约定的质量异议期内及时向供方书面提出异议；如合同没有约定质量异议期，需方应在合理期限内及时提出，以维护自己权益。同时在质量异议通知中应详细具体地说明货物存在的质量问题所在，有数种质量问题时，应一一列明，否则买受就未通知的部分瑕疵很可能丧失请求权。切勿只提出口头异议，并以此为由拒付货款。
3、付款时应注意的问题
付款如果是现金，实际收款人一定必须是合同中指定的收款人，或是持供方授权委托书的人。付款后应让收款人出具现金收据，列明付款金额、付款事由等。
付款如果是通过银行直接划帐，应保存相关银行交易记录。

三、合同诉讼证据的收集、保存
证据保存的目的在于使有利自已的事实处于可以证明的状态，不致于事实是有利于已的但是却无法证明，造成吃哑巴亏的实际后果。
（一） 证明当事人诉讼主体资格的证据：
1、当事人为自然人的，应提交身份证明资料，如身份证、户口簿、暂住证等；
2、当事人为法人或其他经济组织的，应提供主体登记资料，如工商营业执照副本、工商登记机构出具的工商注册资料、社团法人登记证等；
3、当事人在诉争的法律事实发生后曾有名称变更或分立、合并的，应提交变更登记资料。
（二）证明合同关系及从属的担保合同关系成立的证据：
1、合同文本；
2、订货单；
3、证明要约、承诺生效的信函、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等）；
4、证明口头合同成立和生效的证据，如证人证言、实际履行凭证等；
5、证明担保合同关系的保证合同、抵押合同、质押合同、定金合同或交付定金的凭证、保函等。
（三）证明合同履行情况的证据：
1、交、收货凭证：交货单、送货单、提货单、收货单、入库单、仓单、运单等；
2、货款收支凭证：收据、银行付款凭证、发票等；
3、证明拖欠货款的证据；结算清单、欠条、还款计划、还款承诺、能证明欠货款事实的信函等；
4、收货方提出质量异议的信函、证人证言、有关单位的证明、检验报告、客户投诉、退货和索偿的证据；
5、合同约定向第三人履行或第三人履行的，则提交第三人关于合同履行情况的证明及相应凭证。
（四）证明对方违约事实的证据
如对方的产品出现了质量问题，可以采取以下方式进行证据的保存：
1、要求对方当事人到场对此问题进行确认，并采取产品共同检验记录，由双方当事人签字。
2、发出质量异议通知书，要求在通知书上记载质量问题属实。
3、对产品质量问题进行拍照。
4、对产品质量交由双方约定的质检机构进行检验。并对取样过程进行公证。
5、双方共同交由事先或事后约定的质检机构进行质检。
（五）证明我方损失的证据
如造成工期延误，保管费用、运输费用的支出均应保存相应证据加以证明
（六）当事人诉讼请求的计算清单，同时注明计算方法、公式、依据等。
（七）证明合同纠纷属于受诉法院管辖的证据，如管辖协议，原、被告住所地，合同履行地，合同签订地，合同标的物所在地的证明。
（八）证明一方权利主张超过或未超过诉讼时效的证据，如证明诉讼时效中止或中断的事由。
上述证据应当妥善保存，包括我方向对方发送的函件，均应做到专人专案专管，严防证据丢失。除诉讼主体资格的证据外，所有证据均需严格保留原件。
另外，为防止我方材料给对方造成有利因素，除非法律需要，我方应尽量少写函件。