采购规格书详解.docx

1.什么是规格
规格对采购业务的影响至关重要，如果规格制定得不明确或不全面，会使得采购合同 难以精确地定义产品需求及向供应商准确传达信息。供应商不能有效履行合同的时候，对 于采购方来说，就会增加采购风险，降低采购质量，导致采购成本不可控，双方对于产品 的验收标准也会存在分歧。在招投标采购中，规格制定得不合理会增加评标难度，甚至导致废标。
1)规格是交付和验收的基础
规格是供应商交付和采购方验收的依据和基础，验收标准定义了产品或服务在交付时 必须满足的、采购方可以接受并依此支付货款的规范和要求，而验收标准来源于产品或服 务的规格书。产品的验收标准的内容包括检验方法和允收结果，服务的验收标准的内容包 括对交付成果的定义，可能是结果、外观、报告、产品或设备性能等。
(1)客户真实需求
识别客户的真实需求，区分“需要的”和“想要的”,在各种要求之间进行权衡，避免过度拔高规格；选择标准规格或客制化规格，进行行业对标研究，将符合组织产品战略 定位的规格要求(满足基本要求的)与行业最佳标杆产品的规格要求(期望最好的)进行对比与权衡。
(2)技术因素
确保产品的性能满足要求，以及尽可能地灵活；选择使用的材料或零件要考虑供应市 场条件，例如可得性和价格等；设计、加工规格要有利于与供应商谈判及成本控制，并能 充分利用供应商资源，例如设计公差过于严苛可能导致制造困难，进而使成本增加、可选供应商减少。
选择现有的设计而非使用新的设计，在增强可得性和供应商质量稳定性、增加成本优 势以及降低失效风险方面的效果会比较显著;选择标准化或通用化零件而非客制化零件， 可以降低复杂性、增强可得性、降低库存成本，并在采购中使用以量制价的策略取得价格优势。
(3)物流
物流主要指产品的运输和存储。物流方面要考虑的因素有包装方式、运输条件与限 制、存储条件与限制，特别是是否涉及特殊包装、特殊处理等，采购组织要尽量降低物流成本，但不要影响对产品性能的选择。
(4)组织能力
在某些情况下，采购可能会对组织的能力提出要求。例如，要获得更低的价格，可能 需要购买更多数量的通用标准品，此时组织的库存能力是关键。设计规格的确定需要组织的制造能力和工艺水平的支撑。
(5)法规要求
选择的材料或工艺可能会涉及法律方面的合规性问题。例如，如果能使用安全而不是危险的化学品，那么管理的复杂性和合规成本都会降低。
2. 产品规格
1)产品规格的分类
规格是对产品的技术要求，包含两个部分。第一部分是产品的外观和功能的描述，如 设计图、材料规格、性能规格和工作说明等。第二部分是特定指标的定量描述，例如质量 指标的描述：设备的平均故障间隔期、材料的不良率、生产过程能力指数、服务提供过程中的违约次数等。
(1)性能规格
性能规格定义了产品的功能，经常被用来定义资产设备的可接受性，例如对某种设备 的物理或化学特性的描述：伸缩性好，油墨吸收均匀，抗水性能强，甘油含量高于90%等。性能规格比较简短，规定了所需要的功能及参数，通常包括以下内容。
●要实现的内容(功能),界面细节。
●过程投入成本，工作环境/操作环境，可用的公用设施的详细资料。
●质量水平，安全水平。
●衡量绩效的准则。
性能规格可以用于工程物品，例如锅炉或者水泵系统。采购方非常依赖供应商交付 合适产品的能力，需要了解并告知供应商关于产品的预期功能及衡量标准。使用性能规 格作为产品规格时，采购方有较大的选择余地，但是要注意最终是否能够并容易地评判 功能的实现效果。通常性能规格对实现这些性能的细节并没有详细说明，而更多依靠供 应商的自主实现。供应商有较大限度的自主权来决定如何满足性能规格的要求，同时也要承担满足不了要求达标的风险。
指定品牌是确定采购规格最简单的方法之一，可以节约时间和检验费用。然而，这也 可能导致产品或服务的报价偏高，或所选品牌的产品或服务不能完全满足需要。指定品牌 可能会限制选择范围，进而丧失更多采购机会，享受不到竞争带来的价格降低或者质量改 进的好处。避免这种情况的方法是在规格中列出更多的品牌或表明会考虑能满足需求的同类品牌。
(2)设计规格
设计规格提供了关于产品的特点的详细描述，经常用来定义产品的制造过程及所使用 的材料。采用设计规格通常给采购方赋予了较大的控制权，采购方由此承担产品性能无法 实现的风险。例如，采用工程图纸或尺寸表作为规格描述，再配以详细的文字描述。典型的设计规格包括以下内容。
●产品必需具备的功能、物理特性(尺寸、强度等)。
●制造产品或提供服务的程序/方法，产品的操作要求、维修要求。
●产品制造所使用的原材料。
工程图纸一般是指工程图样或工程设计图，规定了尺寸、原材料、容许公差、生产工 艺等事项，常常用于描述机械电子产品的设计制作规范，如铸锻件、冲压件及建筑物等。 其优点是可以避免使用过多的描述性文本，而缺点是需要专家来绘制。工程图纸的应用非常广泛，能够清晰列出具体要求、减少采购方与供应商之间的争议。
(3)技术规格
技术规格规定所采购产品的性能和标准，是采购需求、招标文件和合同文件的重要 组成部分，通常作为产品收货检验标准或招标时评标的关键依据。技术规格的优点是能 正确地描述所需的产品，采购方可以据此检验供应商所供产品是否满足所有条件。技术 规格的缺点是可能需要的时间、人力、物力较多；在标准产品不能完全满足详细、周全 的技术规格时，可能需要定制产品，从而增加成本；满足技术规格的供应商数量可能较 少；因为供应商只是简单地按技术规格生产，采购方要承担产品性能不能达到要求的风 险。采用技术规格时，采购方需要具备足够的设计能力和技术实力，否则会增大采购失 败的风险；在制定技术规格时，需要进行多方考察和反复论证。所以，是否采用技术规 格，采购方需要考虑自身的技术实力、所购产品是否一定需要进行详细的技术界定等因 素。使用外包或聘请专家的方式来制定技术规格，也是一个采购行为，同样存在需求明确和需求转移的过程。
2)产品规格的来源
产品规格可以是组织的内部规格，也可以是行业或政府制定的外部规格。内部规格在 企业内部使用，如果与外部规格不同，通常会带来更高的成本。使用内部规格进行采购时，采购方需要和供应商进行充分的书面沟通，以避免造成误会或歧义。
供应商的样品也可以作为产品规格来源，采购方确认样品并批准后，供应商就能依 照样品进行制造。通常的做法是，供应商依据采购方的要求推荐样品，采购方选择样品或对其进行一定程度的修改，反馈样品给供应商并留存一部分作为验收时的对照标准。
3)供应商早期参与
供应商早期参与 (Eary Supplier Involvement,ESI)可以对产品规格的制定带来重 要贡献。供应商是其所在领域的专家，能充分考虑供应市场状态、原材料的性能参数、产 品规格对成本的影响等因素。供应商的早期参与可以缩短采购周期、改善采购结果、提高 采购质量、降低采购成本和确保采购产品的可用性。采购方采用 ESI策略也是对供应商的 一种激励，对提高其积极性有很大的帮助。通过整合供应商的想法和技术，采购人员就产 品规格与供应商进行沟通，可以避免常见问题的出现，并提出合适的建议，从而让产品更快地推向市场。
在实践中，供应商专家、采购人员通常与客户同地甚至同区域工作，协同进行产品 研发，互相提供技术和想法支持，问题一出现就一起解决，集中才智拟定更好的方案。 Apple 、HP 等公司的总部和区域研发中心周围都聚齐着大量的相关产品和技术领域的供 应商专家，他们就地办公，把新的技术和工艺、市场信息等带给客户，及时提供样品进行测试，协同推进产品规格开发。
供应商参与产品设计时，会存在知识产权的归属问题。通常的做法是客户会独占有关 的技术，以形成独有的竞争力。作为回报，供应商会得到客户既定的产品采购配额和供应 优先权。另一种做法是客户支付一定的开发费用。如果供应商的开发属于代开发，则客户 可以一定的采购量作为承诺，独占开发成果。如供应商被允许将开发的产品同时销售给其 他客户，则销售价格要高一些，以确保本客户的价格优势。例如，供应商按照客户的要求 进行计算机机箱模具开发，客户可支付开发费用以独占成果；或者客户不承担任何开发成 本，但承诺半年内300万台的订单量，半年之后允许供应商以高出原价15%的价格将该模具销售给其他客户。
3. 服务规格
1)服务采购与有形产品采购的区别
服务采购和有形产品采购有很大的区别，最主要的区别是规格组成与描述的不同，合 同履行方式、交付成果与交付验收方法也有不同。清楚地界定服务规格非常重要。例如在 项目施工、专业服务外包中，服务规格界定不当可能会导致需求得不到满足或者产生额外的成本。服务的某些特点如下。
●服务是无形的(但交付成果可能包括有形产品),服务不能被存储，服务不能像有 形产品那样可以被拥有。
●服务包括活动或任务的绩效。
●在购买服务之前可能看不到服务的样品，但有些服务可以有模拟演示。
●有些服务无法远程提供。
●服务是一个过程。
服务具有无形的特征，难以清晰地界定，这也造成了评价服务是否能被正确执行上的  困难。例如，清洁到什么程度才算干净?修理设备应该花多长时间?餐厅饭菜怎样才称得 上好吃?服务是由人提供的，不同人之间的差异更增加了界定服务效果的困难。采购方在 界定服务时会使用含义较模糊的术语，如服务质量好、服务态度好等，应试图将模糊术语转化为可以量化的指标，而且量化的可行性需要衡量。
由于服务不能被存储，例如餐厅只有在顾客用餐时候才提供服务，因此餐厅就要清楚 地规定允许顾客用餐的时间，并提前做好计划，以便有效地组织服务的供应。对于季节性 服务需求，事先计划显得更加重要，例如，快递服务在“双十一”的需求会显著增加。如 果事先计划不周，可能会缺少快递人员，快递就不能被按时送达。如果服务必须在购买者所在地，如维修、保安、园艺等，那么在服务规格中需要加入许多与产品规格中不同的要素，如所在地、设备的供应、监督、机密性等。
2)服务的类型
根据《民法典》,服务的类型主要有建筑施工类、维修工程类、物流仓储类、物业服务类、技术与知识产权类、租赁类、专业服务类等。
建筑施工类：是典型的工程类服务，例如房屋建造，桥梁施工等，施工方根据需求方 或委托方的要求等进行施工。建筑施工通常涉及巨额的财务成本，施工进度、质量和成本 控制是主要的监控与项目管理事项，确定施工方案和标准、进行施工监理非常重要。该类服务的交付成果包括服务内容和有形的建筑物。
维修工程类：涉及对现有设备、设施或其他主体物的维修，例如房屋维修、生产机器 维修等。维修工程类服务可能包含对故障现象及原因的分析、维修方案的讨论与论证、执 行维修和维修后的质保等内容，交付成果是维修的结果，通常是交付可正常运行的被维修产品。
物流仓储类：涉及物资的运输、通关、存储与仓库保管等业务，是供应链管理的主要 内容之一。交付成果通常表现为供应商按照合同要求，按时、按量、保质、安全地将标的 物运送至目的地或存储，可能包括海关通关作业、任何可能的风险管理与处置。供应商需要提供物流信息和其他针对客户的贴心服务，以满足并超出客户预期。
物业服务类：通常表现为物业管理公司按照委托合同对房屋及其配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护相关区域内的环境卫生和秩序等活动。
技术与知识产权类：涉及与技术专利、产品或企业商标、著作权、软件、集成电路设 计图等知识产权有关的服务，包括注册与登记代理，知识产权转让、鉴定或评估、认证与 咨询、检索等活动。技术与知识产权类服务具有很强的专业性和法律合规性要求，服务内容包括帮助企业进行知识产权的商业交易与处理侵权诉讼事件等。
租赁类：租赁是一种以一定费用借贷实物的经济行为。在合同约定的期间内，出租人 将资产使用权让与承租人以获取租金，但租赁物的所有权仍保留在出租人手中。在实际经 营活动中，越来越多的企业租赁设备或设施，而不是直接采购，以获得财务资金和成本等方面的利益。
专业服务类：各行各业都存在各自的专业服务，它们具有自身的特点和生态，例如中介服务、装修服务、法律服务、会计服务等。
3)工作说明书
工作说明书规定或说明了供应商应提供的特定服务和应开展的工作，通常包括服务的 类型、性质、范围、预期或约定的服务质量、任务进度表、预期交付成果以及执行工作的条件等，常常在采购中使用，包括项目采购。工作说明书的部分基本内容如下。
●项目目的、项目位置、项目周期、工作任务与要求。
●正在执行的工作范围。
●预计截止日期和交付成果。
●验收标准、验收方式。
●所需的硬件和软件。
●要达到的基于绩效的标准、项目成功的定义。
工作说明书的应用范围很广泛，例如需求建议(Request For  Proposal,RFP)被需 求方用来向服务商提供建议。编写工作说明书的复杂程度取决于项目工作任务的复杂程度、项目规模的大小、项目应用供应商资源的策略以及拟采用的工作说明书类型。
4)工作说明书的类型
(1)性能指标工作说明书
对于性能指标工作说明书，由采购方描述所需要的性能指标，而设计工作由供应商负 责，例如“有效服务响应”的性能指标包括： 7×24小时提供服务； 一级故障解决时间 <4小时，二级故障解决时间<12小时，三级故障解决时间<48小时；系统正常工作时间比例大于99.99%;等等。至于如何达到这些性能指标，则需要供应商提供解决方案。
(2)功能性要求工作说明书
这是一种基于绩效的工作说明书，采购方只描述需要达到的总体目的，以及所需的资 源和预期交付成果的质量，具体采取何种方法以及如何设计则由供应商负责。最终任务是否完成的衡量标准是看目的是否达到。这是多数企业喜欢的工作说明书类型。
(3)努力程度工作说明书
努力程度工作说明书详细说明了工作时间以及在给定时间内提供服务所需的所有材 料。这类说明书定义的是工作量以及提供每单位服务所需的材料和成本。这是比较通用的一种类型，适用于大多数项目。
(4)设计工作说明书
设计工作说明书对所需要的服务给出了完整描述，定义了完成项目所需的确切要求、 应遵循的流程以及必须遵守的相关法规，可能还涉及关于提供服务的具体步骤的指导。设 计工作说明书可以使采购方最大限度地控制最终结果，采购方也因此承担项目的大部分风 险。如果供应商完全依照设计工作说明书设计，则采购方要承担最终产品或服务不能完全实现预期性能的风险。
5)制定工作说明书的注意事项
(1)列出主要要求
工作说明书是一份概括性的文档，应列出组织对于工作任务的主要要求和关键控制点，在原则上确认合同各方的权利、义务和责任，确定任务的工作范围，在此基础上定义如何最终实现组织需要的服务。
(2)预留充足的检验审核时间
制定工作说明书时需要给相关部门和管理层预留充足的时间来检查审核，必要时候邀请各相关利益方参与制定，听取其建议和意见，保证大方向一致。
(3)文档管理
工作说明书获得批准以后，需要对其进行管理，随着项目的推进，工作说明书要及时更新。
6)服务水平协议
服务水平协议通常用来以正式协议的方式确定工作说明书中涵盖的所有方面，如定义 工作范围、说明期望、界定采购方与供应商之间的关系。通常，服务水平协议涵盖供应商 的承诺、履约方法、衡量标准和手段、未能履行协议的后果，以及协议期限方面的问题。 服务水平协议通常根据服务领域的不同而变化，例如，法律专业服务将使用专业服务协 议，设备维护将使用维护协议。主服务协议(Master      Service       Agreement,MSA) 是为 指导未来工作而使用的协议，这些协议通常是框架性的，具有长期特性，因此不需要在每 次与供应商达成新服务协议时重新拟定。
(1)客户需求
在讨论和确定服务规格时，与客户互动、明确客户需求非常重要，这涉及服务设计、 从客户处收集数据，以及和战略竞争对手进行对标等。明确客户需求的方法包括开展客户 访谈、客户调查等，例如企业通过开展客户调查来确定自身质量体系的优势和需要改进的地方。
(2)服务水平协议内容
服务水平协议需要具体说明采购方希望达到的服务水平、可提供的支持和激励措施， 目的是明确采购方的期望，提供争端发生时的解决机制，以及设定协议双方关系的界限。 不同服务水平协议的组成部分可能有所不同，但最常见的要素包括项目介绍、工作范围、 绩效管理措施、衡量和反馈标准、冲突管理措施、报酬管理措施、客户角色和责任、质量 保证和补救措施、知识产权的归属问题、保密和安全性管理措施、发生争议时的法律责 任、终止条款、签名等。典型的服务水平协议的基本信息包括以下内容。
●指定的供应商及其详细资料，所需的文件。
●服务的时间和地点。
●经认可的服务人员名单，有时服务人员对最终结果的质量有显著影响。
●正常情况及紧急情况下所要求的响应时间。
●支持和后备安排。如电话支持、紧急时间安排等。服务水平协议的主要条款可能包括以下各项。
●提供服务的范围，如车辆维护。
●客户的责任，如控制合同的执行，提供场地、设备和设施，提供所需能源，批准服
务变更，支付报酬，等等。
●供应商责任，如配备人员、执行必要的健康与安全程序、提供原材料、负责运输、 达到约定的质量和时间要求、记录劳动力与原料成本、发现异常情况及时处理、开具发票等。
●服务要求，如服务结果、服务频率和服务质量等。
●服务场所概况。
●限制条件，如进入时间、季节性工作和安全要求等。
●管理问题，如文件工作、记录、程序等。
●数量界定，如活动日程、付款安排等。 
(3)评估标准
没有评估标准，采购方就难以对供应商所提供的服务进行客观判断。评估标准与所交 付的服务成果相关联。采购方要确保有合适的工具来跟踪服务过程，建立客观的评估标 准，以消除双方的争议。例如，对于故障，供应商应该在15分钟之内做出响应，在30分钟内解决，超过了限定时间要进行赔偿。