秘书实务.ppt

,Clique para editar os estilos do texto mestre,Segundo nvel,Terceiro nvel,Quarto nvel,Quinto nvel,*,Clique para editar o estilo do ttulo mestre,Clique para editar os estilos do texto mestre,Segundo nvel,Terceiro nvel,Quarto nvel,Quinto nvel,*,湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院,秘书实务,精品课程,模块三 秘书办会模块,项目三 会议落实工作,任务三 会后总结,任务三 会议总结,知识目标,能力目标,教学重点,教学方法,教学过程,知识目标,了解会议总结工作的内容与方法,了解收集、反馈会议精神落实情况的方法,能力目标,教学重点,能够收集、反馈会议精神的落实情况,能够进行会议总结,教学方法,任务驱动,情景教学,案例教学,二、任务分析,秘书应遵循及时性原则，会后立即着手撰写会议总结。若要召开座谈会，一定要安排在大家对本次会议记忆犹新时进行。会议总结的形式因会议种类的不同而有所不同。撰写会议总结时，要总结出成绩，发现问题，找出规律。对于会务组织工作的成就与问题应一分为二，应表彰相关人员。,三、相关知识,写法。会议总结（讲话、发言、报告）属于总结的一种，在开完一次会议这之后，一般要对会议内容进行一次回顾、分析和评价，这就是会议总结的由来。下面以总结写法为例介绍会议总结的,1.会议总结的概念,会议总结是机关团体，企事业单位对自身某一阶段或某一项工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践而使用的公文。,个人对自己的工作、思想、学习和生活进行回顾而写成的总结，不是公文，属于一般应用文。,2.会议总结的特点,（,1,）经验性。总结和计划相反，是在事后进行的。总结的材料必须是真实的，是自身经历过的，包括典型材料和数据，这样才有实践意义。经验过的事情，在写作上往往更多地采用叙述方式。总结还应据实议事，运用画龙点睛式的议论，提出主题，写明层义。摆事实，讲道理；事实是主要的，议论是必要的。在写法上，以叙述说明为主。叙述不是详叙，是概叙；说明要平实准确，不能旁征博引。,(2),规律性。总结不是把发生过的事实罗列在一起。它必须对搜集来的事实、数据等进行认真的整理、分析和研究，找出某种带有普遍性的规律。总结要产生评价议论，即主题和层义以及众多小观点（包括了经验和规律的思想认识）。而议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据。总结是否具有理论性、规律性，是衡量一篇总结好坏的重要标志。,(3),借鉴性。总结对以后的工作具有借鉴作用。,（二）会议总结工作的目的、内容和要求,1.,会议总结的目的,会议结束后，秘书应及时进行会务工作总结。会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：,序号,目的,1,检查会议目标的实现情况。,2,检查各个小组的分工执行情况。,3,将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。,4,奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遗留问题。,2.,会议总结的内容,1,、会议名称,2,、时间,3,、地点,4,、规模,5,、与会代表人数,6,、主要议题,7,、参加会议的上级领导人,8,、会议的主持者,9,、领导报告或讲话的要点，,10,、对会议的基本评价和贯彻要求,11,、会议的决议情况及今后的工作任务布置等,3.,会议总结的方法与要求,（,1).,会议总结的方法,座谈会,会议总结方法 表彰会,书面总结,中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结。也有的重要会议，如果有的领导有具体要求，就需要在开好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的卷宗归入档案。对于重要的会议，秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分（分数计算方法可以自行设计），所涉及的方面包括明确会议目的、完成任务、会场以及时间的安排等内容。,（,2,）,.,会议总结的要求,总结工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议人员绩效的数量和,质量进行监测的准则，它应具有完整性、协调性和比例性。,序号要求,1,会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查,2,要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索办会的规律,3,应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重,4,会议的总结应一分为二，以激励为主。一般会议结束后，还应慰问参与会务工作的工作人员，有的重要会议还要表彰会务工作中的有功人员,（三）会议总结的基本结构,会议总结的结构一般包括标题、正文和落款三个部分。落款即署名和署时，可以写在标题之下，也可以写在文尾。,1,、标题。会议总结的标题有几种写法。综合性总结的标题一般采用“总结单位,+,总结时限,+,文种”，如,大学一九九八年度工作总结,。专题性总结的标题则较为灵活，它可以是观点的揭示或者内容的概括，比如毛泽东起草的总结的题目,关于打退第二次反共高潮的总结,。这样的标题不仅省略了单位名称、时间限度，甚至连文种也省略了，只有总结的内容。,还有的总结为了使重点更突出，常采用双标题的写法，即采用正副标题的形式。正标题往往用来揭示总结的主题，而副标题则指明总结的内容、单位、时间等。例：适应市场竞争变化 提高公司经济效益,公司一九九七年度的机构改革的总结；建设社会主义精神文明的尝试,中山大学“美的咨询”活动总结。,2、正文。会议总结的正文一般包括三个部分：前言、主体和结尾。,（1）前言。前言用最精练的文字，概括地交代总结的基本内容，如总结的主要内容、时间、地点、背景、事件经过等，前言也可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。这样，读者在读这篇总结之前就会对总结的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发阅读的兴趣，启发和引导读者在以后的阅读中积极思考。,（,2,）主体。主体部分是总结的重点，主要是对成绩与经验（即对过去工作实践中所获得的物质成果或者精神成果、取得的优异成绩及其成功的原因与条件）的分析归纳。要善于从工作中归纳总结经验性的东西。总结一般是先把成绩归纳出来，再分析出经验来，也有的总结是把经验寓于做法之中，把经验和成绩糅合起来写。基本的写法有以下两种：,第一种是并列式，即把总结的成绩经验按若个方面来介绍。,第二种是递进式，即将工作成绩和经验按时间先后的顺序来安排。这种结构一般是把工作过程分成几个阶段，分别对各个阶段的工作进行总结分析。采用这种结构形式的总结，适用于那些有明显阶段性的工作或在工作与思想认识上有逐步深入、层层推进的工作实际。如首钢公司的,落实责任制入手加强企业管理的基础工作,，其主体分为三个部分：制订岗位考核标准，严格按标准进行考核，根据考核结果实行奖惩。可以看出，这三部分之间有很强的逻辑因果联系，层层推进。没有第一部分，便不会有第二部分成绩的取得，而没有第二部分，则第三部分也无从展开。因此，这些阶段性很强的活动总结最适合于递进式的写法。,（3）结尾。简明扼要、短小精悍。有两种写法：一是总结式，对总结正文的内容用几句概括性的话来做结束。一是展望式，用简短的语言对未来的工作做一个展望，展示美好的前景。有的总结没有结语。,3、落款。总结的落款要写明总结的单位名称以及成文年月日。如果在标题中已标明了总结的单位名称，落款中这一部分便可以省略。,（四）会议总结的工作程序,会议步骤,工作程序,1,对会议征询意见，拟就工作总结稿,2,向领导报告会议结论,3,总结定稿,4,印发,5,归档,6,组织全体工作人员进行总结,一些重要会议或大型会议结束后，负责会务工作的秘书要协助领导及时召集全体会务工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，积累经验，找出不足，以利于今后把会务工作搞得更好。有的会议可以通过调查表等形式征求参会者的意见和建议，作为总结结论的依据。形成初稿后要呈送给领导过目审阅后再定稿。然后按要求印发到相关部门或相关人员，总结报告需要归档。,中型以上的会议，会务工作任务重、事情多，会务人员很辛苦。所以会议结束后，大会秘书处还要组织全体工作人员进行总结，肯定成绩，找出经验教训，并要妥善解决会议的遗留问题，使会务工作圆满结束。,（五）拟写会议总结的基本要求,拟写会议总结容易出现的问题，一是不予概括，记流水帐；二是只谈成绩不找问题；三是前后矛盾，不予协调。解决上述问题，必须注意从以下几个方面做起：,1,、实事求是，一分为二。这是写好会议总结的基础。做任何工作都不可能是十全十美的，总会有成绩又有不足甚至是某些失误。写会议总结必须从客观实际出发。，如实反映情况，不能只报喜不报忧，更不允许片面，要一分为二，既要反映成绩总结经验，又要适当批评错误，弄清存在问题，才能写好总结，发挥总结应有的作用。,2,、全面评价，突出重点。这是写好会议总结的基本前提。写总结时，必须全面看问题，全面评价工作，但内容要有所侧重，不能主次不分，详略不当。要在把握整体的前提下，抓住主要问题、主要情况，加以深刻分析，力求从现象中得出规律性的结论。,3,、条理清楚，层次分明。这是写好会议总结的基本要求。写总结的目的不同，有的总结要向上级汇报，有的总结要向同级单位介绍，有的总结则要向下级报告工作。因此，一定要注意眉目清楚，层次分明，条目不宜繁杂，让人一目了然。,4,、分析研究，找出规律。这是写好会议总结的关键。写总结时，对占有大量、丰富的材料，要进行认真的分析研究，从中找出规律性的东西。要重点总结那些具有指导意义，行之有效的典型经验，要阐明其来龙去脉，论证其发展趋势，才能总结出经验教训，写出较好的总结。,5,、叙议结合，详略得当。这是写好会议总结的基本方法。总结作为日常工作中常用的一种实用文体，既不同于叙事性的文章，又不同于文学作品。从表述方式上讲，既要用叙述的方式谈情况，讲做法，摆成绩，又要用议论的方式分析原因，谈出体会，揭露问题，要求叙议有机结合。语言要求准确、简明，不可拖泥带水，过分笼统和修饰。,（六）写好会议总结需要顾及的要点,1,、充分占有材料，认真分析材料。,首先占有、运用好背景材料。“会议总结”往往是对工作任务实践情况的回顾和分析，使用背景材料，可以起到比较、映衬的作用，增强说明力。其次，占有“点”上和“面”上的材料。一个好的“会议总结”，既要有具体、行动的典型材料，又要有比较概括的面上的材料和一些数字材料。把“点”和“面”结合起来使用，有利于深刻反映事物的本质。同时，要有正反两方面的材料。正面材料最能反映成绩和经验，反面材料最能揭示问题和教训。正反面材料结合使用，便于全面分析情况，防止片面性。,2,、会议总结要提炼出带规律性的东西。,会议总结不能只罗列现象，而应当通过丰富的素材对实践活动及规律加以充分的分析、认识、归纳和概括，从中提炼出带有普遍性、规律性的观点，得出符合实际情况的结论。,3,、既要照顾全局，又应突出重点,一份会议总结，要反映和体现出一个单位在某个时期或某项工作的基本面貌，内容要有相对的完整性。但是，这里所要求的全面性，并不是面面俱到，主次不分，把所有的情况都写进去。而是突出重点，把重点放在主要内容、主要经验教训上，从而揭示出反映事物本质的基本规律、主要经验与深刻教训。,会议总结是不断提高办会质量的重要环节，没有深入的总结，就不会有真正的提高。秘,书要认真总结“办会”的经验教训，力争不断提高自身的会务工作水平。每一次会议总有个别疏漏的地方，及时总结疏漏的环节、疏漏的原因，避免在下次会议出现，可以起到举一反三的作用,四、任务实施,王秘书可按如下步骤撰写会议总结：,及时召开座谈会，向与会人员征询意见,拟就工作总结,向领导报告会议结论,总结定稿,印发,归档,组织全体工作人员进行总结,五、实战演习,天地公司于2008年7月2日在留芳宾馆二楼会议室，针对上半年公司的情况召开了各部分负责人会议。生产部、销售部、财会部、后勤部等主要部门负责人在会上发言，最后总经理肯定了成绩，指出了存在问题，号召大家下半年再接再厉，争取更好的业绩。会后，总经理让作为秘书的你撰写一份详细的会议总结。,再见,