Excel2007表格的基本操作方法.pptx

第四章 图表结合表格制作,掌握启动与退出Excel 2007的方法,掌握工作簿的基本操作方法,能熟练设置数据和工作表的格式,能使用Excel计算函数和数据,掌握数据分类汇总的方法,能熟练地将工作表转换为图表,Excel 2007是一个功能强大的电子表格软件。它不仅可以方便地制作各种复杂的电子表格，还具有强大的数据综合管理与分析功能，可以方便快捷地对数据进行各种运算处理和统计分析。本章将讲解工作表的美化、公式和函数的使用、数据的管理和图表的应用等。,初识Excel 2007,Excel 2007工作界面,Excel 2007工作簿的基本操作,工作表的基本操作,单元格的基本操作,输入数据,修改数据,4.1 Excel 2007工作界面,认识Excel 2007工作界面,Microsoft Office按钮,快速访问工具栏,功能区,工作表标签,单元格、工作表及工作簿,认识Excel 2007工作界面,Excel 2007的工作界面与Excel 2003相比大不一样，全新的工作界面将以前深藏在菜单栏上的命令，分别以按钮的形式显示在各个选项卡和功能区上，如下图所示。,Excel 2007工作界面,Microsoft Office按钮,Microsoft Office按钮是Excel 2007的一个亮点，其功能相当于以前版本的“文件”菜单。单击该按钮后，会弹出其下拉面板，如下图所示。,Microsoft Office按钮,快速访问工具栏上的工具按钮相当于创建的快捷方式，单击这些按钮就可以执行相应的命令，如下图所示。,默认的工具栏上包括“保存”、“撤销”和“恢复”三个功能按钮。为了方便用户设置其他的快捷按钮，系统还提供了自定义设置功能，可以根据需要在该工具栏上设置不同的功能按钮。,快速访问工具栏,快速访问工具栏,功能区上有多种选项卡，每个选项卡又由多个选项组组成，每个选项组上又集合了该选项有关的功能按钮。,功能区,工作表标签,在工作界面的状态栏上方有一条形栏，用来放置工作表标签和水平滚动条。,工作表标签用来记录创建或编辑表格的位置，系统默认的名称为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等，一个标签代表一张工作表，如下图所示。,工作表标签,单元格、工作表及工作簿,单元格、工作表和工作簿是在Excel中制作表格的基本场所，它们之间是包含与被包含的关系。单元格是存储数据的最小单位，而工作表由多个单元格构成，工作簿又由多张工作表构成。一张工作表最多可由65536（行）256（列）个单元格组成，一个工作簿中最多可以包含255张工作表。,4.2 Excel 2007工作簿的基本操作,创建工作簿,保存工作簿,关闭和打开工作簿,创建工作簿,在Excel 2007中，工作簿的样式也有了变化，除了以前的空白工作簿以外，Excel 2007还提供了拥有各种样式的工作簿模板。,所谓空工作簿，即没有任何的格式在里面，除了Excel默认的网格线。新打开的Excel 2007就是以这种空工作簿来显示的。,Excel为了方便用户创建各种各样的表格，预先创建了几种常用的工作簿模板。如果用户需要创建与这些工作簿模板一样的表格，则可以直接使用这些模板进行数据输入和编辑，这样大大节省了工作时间，提高了工作效率。,保存工作簿,当工作簿完成了数据输入和编辑工作后，用户可以通过Excel提供的“保存”命令来保存自己的劳动成果。,适时保存工作簿还可以防止因意外原因导致的死机、停电等状况带来的损失。,保存工作簿的方法也有很多种，可以直接保存，也可以根据其他用户的版本选择保存工作簿的版本，还可以选择其他格式来保存工作簿。,关闭和打开工作簿,关闭工作簿和退出Excel 2007的方法一样。,打开工作簿的方法有好几种，如使用“打开”对话框打开工作簿，通过“最近使用的文档”列表框来打开工作簿等。,Excel 2007记录了最近使用过的工作簿，并通过一个列表框显示出来，不过最多只能记录最近使用的15个工作簿（重复使用的算一个）。,单击“Microsoft Office”按钮 ，在弹出的面板中，右边的列表框中显示了最近使用过的工作簿。,使用“打开”对话框可以打开计算机中任意的工作簿（包括使用和未使用过的）。,单击“Microsoft Office”按钮 ，在弹出的面板中执行“打开”命令，弹出“打开”对话框。,4.3 工作表的基本操作,选择与插入工作表,重命名工作表,移动和复制工作表,删除工作表,选择与插入工作表,要对工作表进行编辑，首先必须选择工作表。在Excel中选择工作表有多种方式，可以选择单个工作表、选择相邻的多个工作表、选择不相邻的多个工作表或选择全部工作表等。,当工作簿中的工作表数量不足时，可以使用插入工作表功能，在Excel 2007中可使用以下两种方法来插入工作表。,重命名工作表,为了便于区分与记忆工作表，一般需要重命名工作表。在需要重命名的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令即可重命名该工作表。,在Excel 2007中可通过以下三种方法重命名工作表：,（1）使用选项组命令重命名工作表：选中需要重命名的工作表，单击“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“重命名工作表”命令，此时工作表名称处于修改状态，输入新名称，按下回车键即可完成重命名工作表操作，如右图所示。,使用选项组重命名工作表,（2）使用快捷菜单重命名工作表：选择好要重新命令的工作表，在该工作表标签上右击，在打开的快捷菜单中选择“重命名”命令，此时可以看到当前工作表标签位置，工作表名称处于修改状态，输入新名称，按下回车键即可完成重命名工作表操作，如右图所示。,（3）使用鼠标重命名工作表：选择好要重新命令的工作表，双击该工作表标签，此时工作表名称处于修改状态，输入新名称，按下回车键即可完成重命名工作表操作，如右图所示。,使用快捷菜单重命名工作表,使用鼠标重命名工作表,移动和复制工作表,根据需要，可以通过移动工作表重新排列它们在工作表标签栏中的位置，也可通过复制工作表创建与已有的工作表相似的工作表，以提高工作效率。,移动和复制工作表的方法主要有两种，即用鼠标拖动和使用“移动或复制工作表”对话框移动和复制工作表。,（1）使用鼠标拖动：使用鼠标指针拖动工作表标签到所需的位置后释放鼠标即可移动工作表，在拖动时按住“Ctrl”键不放即可复制工作表。,（2）使用“移动或复制工作表”对话框：在要移动的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，或单击“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，然后在打开的对话框中设置适当参数，即可在多个工作簿之间移动或复制工作表。,删除工作表,当不需要再使用某些工作表时，可以将其从工作簿中删除。在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可删除该工作表。,当然也可通过单击“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“删除”按钮，在弹出的菜单中选择“删除工作表”命令来删除选定的工作表。,4.4 单元格的基本操作,选择单元格,插入单元格,合并与拆分单元格,删除单元格,选择单元格,要对单元格进行编辑或在单元格中输入内容，首先必须对单元格进行选择，其选择方法主要有如下几种。,选择单个单元格：用鼠标单击某个单元格，即可选中单元格，被选择的单元格边框显示为粗黑线。,选择相邻的多个单元格：按住鼠标左键不放，拖动鼠标可以选中连续的单元格区域。,选择不相邻的多个单元格：按住“Ctrl”键不放，依次单击要选择的单元格或拖动鼠标，可以同时选择多个不连续的单元格或单元格区域。,选择多行单元格：单击行号可以选择相应的行，用鼠标指针按住行号拖动可以选中连续的多行，如果同时按住“Ctrl”键单击行号可以选择不相邻的多行。,选择多列单元格：单击列标可以选择相应的列，用鼠标指针按住列标拖动可以选中连续的多列，如果同时按住“Ctrl”键单击列标可以选择不相邻的多列。,选择全部单元格：按“Ctrl+A”快捷键或单击工作表左上角行号与列标交叉处的矩形框可以选择工作表的所有单元格。,插入单元格,如果发现在已制作好的工作表中输漏了数据，用户可以在Excel工作表中活动单元格的上方或左侧插入空白单元格，同时将同一列中的其他单元格下移或将同一行中的其他单元格右移。,合并与拆分单元格,在编辑数据过程中，往往会出现某些单元格需要与其他的单元格合并，组成一个大的单元格，或将一个大的单元格拆分成若干小的单元格的操作，这些操作都可以通过使用Excel提供的功能实现。,删除单元格,在编辑表格时，发现数据中有多余的空白单元格、行或列，于是可以使用“删除”功能，将多余的单元格、行或列删除。,这些单元格、行或列被删除后，其他的单元格、行或列也会相应地进行结构调整。,4.5 输入数据,输入数据的常用方法,快速填充数据,使用对话框填充数据,输入数据的常用方法,在工作表中输入数据的操作非常简单，只需激活要输入数据的单元格，然后输入所需的数据即可，如下图（右）所示。另外，在Excel中还可通过编辑栏输入数据，如下图（左）所示。,输入数据,通过编辑栏输入数据,快速填充数据,可以通过鼠标拖动的方法在多个相邻单元格中输入相同数据或具有一定规律的数据。,使用对话框填充数据,除了可以通过鼠标拖动的方法外，还可以使用“序列”对话框在多个相邻单元格中输入相同数据或具有一定规律的数据。,4.6 修改数据,在单元格中修改数据,使用编辑栏修改数据,查找与替换,移动与复制单元格数据,清除单元格数据,在单元格中修改数据,如果已经发现单元格中的数据有误，则需要双击该单元格，使其进入编辑状态，然后通过移动光标确定修改位置，最后进行修改。选择需要修改数据的单元格，直接输入新的数据也可修改数据。,使用编辑栏修改数据,除了在单元格中直接修改数据以外，用户还可以通过“编辑栏”进行修改。,其具体操作方法：选中需要修改数据的单元格，此时编辑栏中将出现该单元格的数据，将光标定位到编辑栏中，即可对数据进行输入和修改。,查找与替换,使用查找和替换功能可以快速查看与修改多个相同数据，当需要在工作表中修改多个包含相同数据的单元格时，通过查找与替换功能可达到事半功倍的效果。其操作方法与使用Word查找和替换文本的方法基本相同。,移动与复制单元格数据,有时，在一个单元格中输入数据以后，却发现输入的位置不对，于是希望将这个单元格的内容移动到指定的单元格中，那么使用“移动”功能就可以完成要求。,在Excel 2007中，对于一些重复输入的数据，可以使用“复制”功能来提高工作效率。复制与粘贴单元格数据的方法主要有以下几种：,使用功能按钮复制并粘贴数据：选择需要复制数据的单元格，单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组上的“复制”按钮 进行复制操作，选择目标单元格，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”选项组上的“粘贴”按钮 ，即可完成数据的复制与粘贴操作。,使用快捷菜单复制并粘贴数据：选择需要复制数据的单元格，单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“复制”命令，然后选择目标单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令即可。,使用快捷键复制并粘贴数据：选择需要复制数据的单元格，按“Ctrl+C”快捷键进行复制操作，然后选择目标单元格，按“Ctrl+V”快捷键进行粘贴即可。,鼠标拖动法：在使用鼠标移动单元格数据时，按住“Ctrl”键即可进行数据的复制和粘贴操作。,清除单元格数据,在输入过程中，难免会造成数据的输入错误，在找到错误的数据后，可通过清除单元格内容，将以前的数据删除，然后输入新的数据。,清除单元格数据的操作方法是：选择需要清除数据的单元格，然后在“开始”选项卡上，单击“编辑”选项组上的“清除”按钮 ，在弹出的下拉菜单中选择“清除内容”命令或按键盘上的“Delete”键即可清除单元格中的数据。,轻松报销制作差旅费报销单,任 务 一,（1）执行“开始/程序/Microsoft Excel 2007”命令，启动Excel 2007。单击“Office”按钮，选择“新建”命令，如右图所示。,（2）弹出如右图所示的“新建工作簿”对话框。,选择“新建”命令,“新建工作簿”对话框,（3）在该对话框中的“模板”列表中选择“费用报表”选项，如右图所示。,（4）在“费用报表”列表中选择“差旅费用报表”选项，如右图所示。,选择模板项目,选择模板,丰富多彩制作宣传单,（5）在该对话框中单击“下载”按钮，弹出如右图所示的下载对话框。,（6）等待下载完成，即可打开该报表，如右图所示。,（7）在该报表中输入相关的具体事项，如右图所示。,下载模板提示框,打开报表,输入数据,设置工作表格式,设置数据格式,设置对齐方式,添加边框,添加底纹,套用格式,4.7 设置数据格式,通过“字体”功能面板设置数据格式,通过“单元格格式”对话框设置数据格式,设置数值格式,通过“字体”功能面板设置数据格式,在Excel中通过“字体”功能面板可以方便、直观地设置数据的格式，如数据的字体、字号和颜色等，设置时只需在“字体”功能面板中单击相应的按钮，或在相应的下拉列表框中进行选择即可。,通过“单元格格式”对话框设置数据格式,通过“字体”功能面板只能设置一些简单的格式，而通过“单元格格式”对话框则可以设置更高级的单元格格式。,设置数值格式,数字格式是指数字、日期、时间等各种数据在工作表中的显示方式。,（1）打开“销售统计表”，并选择需要设置数据格式的单元格，如右图所示。,（2）单击“开始”标签，在“字体”功能区单击右下角的弹出对话框按钮，将弹出“设置单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，如右图所示。,选择单元格,“设置单元格格式”对话框,（3）在“分类”列表框中选择数字格式的类型；在“类型”列表框中选择该类型的具体数字格式，如右图所示。,（4）设置完毕后，单击“确定”按钮即可将单元格设置成需要的类型，如右图所示。,选择数据格式,完成数据格式的设置,4.8 设置对齐方式,可通过“对齐方式”功能面板和“单元格格式”对话框设置单元格的水平对齐方式。,垂直对齐方式是将单元格中的数据在垂直方向上对齐。其设置方法和水平对齐方式一样。,4.9 添加边框,通过“字体”功能面板添加边框,通过“单元格格式”对话框添加边框,添加表头斜线,通过“字体”功能面板添加边框,通过“字体”功能面板添加边框是最方便快捷的。,（1）打开“室内装饰吊顶工程报价表”工作簿，选择除表头外的单元格区域，如右图所示。,（2）单击“开始”选项卡，在“字体”功能区中单击“边框”按钮右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“所有框线”命令，如右图所示。,选择单元格区域,选择“所有框线”命令,（3）此时所选单元格区域被添加上边框。当然选择“边框”下拉面板“绘制边框”下方的相关命令还可以手绘边框和擦除边框，如右图所示。,（4）一般表格的外边框都是以粗线绘制，在“字体”功能区中单击“边框”按钮右侧的三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“粗匣框线”命令即可，如右图所示。,添加边框,添加边框效果,（1）打开“二00六级四班学生成绩表”工作簿，选择需要添加边框的单元格区域，如右图所示。,（2）单击“开始”标签，在“字体”功能区单击右下角的打开对话框按钮，将弹出“设置单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，如右图所示。,选择单元格,“设置单元格格式”对话框,通过“单元格格式”对话框添加边框,（3）在“样式”列表框中选择虚线型，在“颜色”下拉列表框中选择“紫色”，然后在“预置”栏中单击“内部”按钮，如右图所示。,（4）在“样式”列表框中选择较粗的实线，在“颜色”下拉列表框中选择“橙色”，然后在“预置”栏中单击“外边框”按钮，如右图所示。,（5）单击“确定”按钮，此时选择区域将添加上边框，如右图所示。,设置样式,设置样式,设置线框效果,添加表头斜线,在Excel中除了可以为单元格添加外边框外，还可为某个单元格添加斜线，根据需要用户还可在斜线的两侧输入相应的内容。,4.10 添加底纹,通过“字体”功能面板添加底纹,通过“单元格格式”对话框添加底纹,通过“字体”功能面板添加底纹,通过“字体”功能区的“填充颜色”按钮可以简单、快捷地为选择的单元格添加底纹。,（1）打开“销售统计表”工作簿，选择需要添加底纹的单元格区域，如右图所示。,（2）单击“开始”标签，在“字体”功能区单击“填充颜色”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“橙色”，如右图所示。,选择区域,选择颜色,（3）此时选中的单元格区域将被添加橙色的底纹，如右图所示。,（4）在“填充颜色”列表框中选择“其他颜色”命令，将弹出“颜色”对话框，在该对话框中可以任意选择和调配自己喜欢的颜色，选择完毕，单击“确定”按钮即可，如右图所示。,添加橙色底纹,“颜色”对话框,通过“单元格格式”对话框添加底纹,（1）打开“销售统计表”工作簿，选择需要添加底纹的单元格区域，如右图所示。,（2）单击鼠标右键，从弹出的标签中选择“设置单元格格式”命令，在弹出的对话框中单击“填充”选项卡，如右图所示。,（3）此时选中的单元格区域将被添加橙色的底纹，如右图所示。,选择区域,“填充”选项卡,添加底纹效果,（4）在“背景色”选项栏中选择浅橙色；在“图案颜色”列表框中选择红色；在“图案样式”列表框中选择“6.25%灰色”图案，如右图所示。,（5）在“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中单击“填充效果”按钮，此时将弹出一对话框，在该对话框中可设置“渐变”填充参数，如右图所示。,（6）设置完毕后，单击“确定”按钮，此时选中的单元格区域将被渐变底纹填充，如右图所示。,选择背景色,渐变填充,渐变填充效果,4.11 套用格式,套用格式的条件,套用单元格格式,套用表格格式,套用格式的条件,在分析数据时，经常会遇到一些问题，如：,过去两年的营销调查反映出哪些倾向？,这个月谁的成绩高于80分？,这个月哪些员工的加班费最高？,条件格式有助于解答以上问题，因为采用这种格式易于达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为True，则基于该条件设置选中单元格区域的格式；如果条件为False，则不基于该条件设置选中单元格区域的格式。使用条件格式可以帮助用户直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。,在Excel 2007中，条件格式主要分为五大类，单击“开始”选项卡，在“样式”选项组中单击“条件格式”旁边的箭头，此时将弹出一下拉菜单，即可查看到所有的条件格式类型。,套用单元格格式,要在一个步骤中应用几种格式，并确保各个单元格格式一致，可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征，如字体、字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。要防止任何人对特定单元格进行更改，还可以使用锁定单元格的单元格样式。,Excel 2007中有几种可以应用或修改的内置单元格样式。用户还可以修改或复制单元格样式以创建自己的自定义单元格样式。,套用表格格式,通过选择预定义的表格样式，可以快速应用一组单元格的格式，并将其转换为表。,Excel 2007提供了许多预定义的表样式，使用这些样式，可快速套用表格式。如果预定义的表样式不能满足用户的需要，可以创建并应用自定义的表样式。虽然用户只能删除自定义的表样式，但是可以去除任何表样式，以便数据不再应用它。,通过为表元素选择“快速样式”选项，可以进一步调整表格式。,统计表制作产量统计表,任 务 二,（1）打开“车间年产量统计表.xls”，选择需要设置格式的单元格，在此选择A1单元格，如右图所示。,（2）单击“开始”选项卡，然后在“字体”功能面板中单击“字体”下拉列表框中选择“黑体”，如右图所示。,选择单元格区域,设置字体,（3）在“字号”下拉列表框中选择“18”号，如右图所示。,（4）单击“加粗”按钮，如右图所示。,设置字号,设置加粗,（5）单击字体颜色“”按钮右侧的小三角形，在弹出的下拉列表中选择“蓝色”，如右图所示。,（6）此时A1单元格中的文字变成如右图所示的效果。,设置字体颜色,设置字体效果,公式和函数,输入公式,复制公式,使用函数,4.12 输入公式,Excel中的公式必须遵守一个特定的语法或次序：最前面必须是等号“=”，后面是参与计算的元素和运算符，元素可以是不变的常量数值、单元格、引用的单元格区域、名称或工作表函数等。,4.13 复制公式,复制公式是在Excel中快速计算同类数据的最佳方法，在复制公式的过程中，Excel会自动改变引用单元格的地址，这样就可以避免手动大量输入公式的麻烦。,4.14 使用函数,函数是一些预定义的公式，是一种在需要时可以直接调用的表达式，它们使用一些被称为参数的特定数值按照特定的顺序或结构进行计算。函数及其参数可以手工输入，也可单击“编辑”栏中的 按钮，在打开的“插入函数”对话框中输入。,排序、筛选数据,排序数据,筛选数据,数据的分类汇总,4.15 排序数据,利用Excel数据排序功能可以使工作表中的数据按照需要的顺序或规律进行排列。,（1）打开文件，并选择需要排序的区域，如右图所示。,（2）单击“开始”选项卡，在“编辑”选项组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉列表中选择“升序”选项，将对选择区域进行升序排列，如右图所示。,选择区域,选择排序顺序,（3）单击“开始”选项卡，在“编辑”选项组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉列表中选择“自定义排序”选项，将弹出“排序”对话框。在该对话框中设置排序条件，同时可设置多个条件，此处设置如右图所示。,（4）设置完毕后，单击“确定”按钮，其排序效果如右图所示。,设置排序条件,排序效果,4.16 筛选数据,要在数据表中查找某一条记录时，可以使用筛选功能让Excel自动列出那些符合条件的记录，设置的条件越多、条件越准确，也越容易准确地找到所需的记录。利用数据筛选功能可以显示满足设定条件的数据记录，将不符合条件的隐藏起来。,4.17 数据的分类汇总,利用分类汇总功能可以对同一类记录进行统计运算。为使用这一特性，列表必须先被排序。因为当特定的字段改变时，分类汇总是被插入进行的。,图表的应用,创建图表,美化图表,4.18 创建图表,在Excel 2007中，可以使用选项组上的功能按钮来创建图表。不过在创建图表之前，需要有一个结构合理的数据内容，即表格的结构中要包括表头和数据内容，而且表头的数据必须是文字型的，满足这两个条件的表格模型就可以将其创建成图表进行分析了。,4.19 美化图表,由于自动生成的图表并不是很美观，可对图表格式进行进一步的设置。一张图表中包含图例、图表标题、坐标轴、网格线、数据标志、数据系统等多种对象，在每个对象各自的格式设置选项中可以进行设置。,在工作表中选中图表时，细心的用户会发现窗口上方将多出三个选项卡，即“设计”、“布局”和“格式”选项卡，通过这三个选项卡可对图表进行美化操作。,计算工资为制作好的工资表计算工资,任 务 三,（1）打开要进行计算的工作表，选择“G3”单元格，并输入等号“=”，如右图所示。,（2）单击“C3”单元格，将该单元格地址自动输入编辑栏和“G3”单元格中，如右图所示。,（3）输入运算符。再输入“+”，并单击“D3”单元格，将其地址添加到加号后，然后使用同样的方法依次添加其他单元格地址，如右图所示。,选择区域,添加其他单元格地址,输入地址到编辑栏,（4）按回车键即可在“G3”单元格中计算出第一位员工的工资合计，如右图所示。,（5）选择“G3”单元格，并按“Ctrl+C”快捷键进行复制，如右图所示。,（6）选中“G4G9”单元格区域，然后按“Ctrl+V”快捷键进行粘贴，此时系统自动计算出其他员工的合计工资，如右图所示。,计算工资,复制单元格,粘贴单元格,演讲完毕，谢谢观看！,