物业档案管理培训课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,雅居乐地产置业有限公司,行政中心,2025年5月10日,档案管理学习,雅居乐地产置业有限公司档案管理学习,三个基本问题,什么是档案,为什么要管好档案,1,2,怎样管好档案,3,第一章 什么是档案,档案：,是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料,。,1.1,、档案的定义,是文件材料,是使用完毕或告一段落的文件材料,是具有保存价值的文件材料,1,2,3,是保存备查的文件材料,4,第一章 什么是档案,文件,：,公司在各项工作和活动中直接产生和,形,是信息记录材料,载体形式多样,原生性和相关性,内容极其丰富,实质是信息,是各种载体形式的,是公司直接产生和形成的,是各项工作和活动中形成的,1.2,、文件的定义,成的各种载体形式的信息记录材料。,第一章 什么是档案,1.3,、文件与档案的关系,文件,档案,整理归档,具有保存价值,使用完毕或告一段落,半现行文件,非现行文件,现行文件,文件生命周期,形成者,部门资料室,项目档案室,100%,1070%,310%,第一章 什么是档案,1.4,、对档案定义的理解,档案,形式,依,附,载,体,保管,！,电子时代面临的挑战,信息与实体分离,前端控制,包含信息,内容,保密,过程管理,方式变革,第一章 什么是档案,1.5,、档案基本分类,行政管理,财务管理,综合管理类,其它类,档 案 基 本 分 类,经营管理,营销管理,多种经营,技术类,物业管理,基建工程,设备仪器,特殊载体,第二章 为什么要管好档案,2.1,、档案的直接作用,记录公司历史,著录公司资产,维系公司正常运转,保护公司合法权益,1,2,3,4,凭证作用,参考作用,第二章 为什么要管好档案,2.2,、档案在管理活动中的价值体现,决策,计划,组织,领导,创新,控制,伦理,文化,信息,档案,P(plan),D(do),C(check),A(again),第三章,怎样管好档案,3.0.1,档案管理的基本原则,集中统一管理本公司全部档案,维护档案完整与安全,便于各项工作的利用,1,2,3,第三章,怎样管好档案,档案行政工作,档案业务工作,组织协调,实施监督,业务指导,统一制度,统筹规划,积累,收集,整理,归档,利用,鉴定,统计,整理,保管,分类,编号办法,库房管理办法,利用办法,鉴定办法,统计办法,综合类规范,技术类规范,归档办法,收集范围,文件转化为档案,日常工作,3.0.2,档案工作结构展开图,部门文员,DAGL,人员,指导监督检查,文件管理工作,档案管理工作,档案工作,第三章,怎样管好档案,3.1.1,档案管理体系和机构,集团综合,DAS,项目综合,DAS,区域综合,DAS,部门,ZLS,部门,ZLS,集团行政中心,区域行政中心,项目行政人事部,部 门,部 门,三层架构双线管理,工程,ZLS,工程部,表示领导,表示指导,表示虚拟,机构,第三章,怎样管好档案,主管领导,行政管理部门,档案主管,3.1.2,档案管理岗位和职责,档案管理员,工程资料员,部门文员,纳入规划,解决关键,协调发展,拟订规划,提供条件,创造环境,制定计划,树立标准,检查指导,提升业务,抓住头尾,控制过程,图纸管理,竣工验收,贯彻标准,开展业务,基层指导,执行制度,整理文件,保管保密,第三章,怎样管好档案,3.1.3,档案行政工作职能,统筹档案事务，规划目标和发展方向,制度、标准、规范的制定、维护、实施,施加外部压力（职责考核）,/,激发内部动力（示范）,以目标为导向的过程控制（报表巡查）,标准指引和行为修正（培训总结咨询）,统一制度,组织协调,实施监督,业务指导,统筹策划,第三章,怎样管好档案,销毁,清退,暂存,归档,无保存价值,有保存价值,有清退要求,文件处理方式,超过保管期限,有参考价值,重份文件,3.2.1,文件处理方式,视情况酌定,二次利用需判断保密性权威性（红头红章）用途（报批对外）等因素,二次利用,出卖,积累收集整理,积累收集清理,回复及外单位,重份文件,第三章,怎样管好档案,3.2.2,文件管理工作要点,要素,责任者,时间,要 求,标准,/,范围,积累,形成者,随时,及时 完整,工作范围内形成的所有文件,收集,文员,定时,及时 齐全 完整 系统,整理,文员,随时,+,定时,齐全 完整 准确 系统 规范,综合类整理规范,技术类整理规范,归档,文员,随时,+,定时,及时 完整,归档办法,第三章,怎样管好档案,3.2.3,综合类文件整理综述,按件整理，按卷装盒,基本原,则,整理时间、地点方便灵活,方式简洁，减少工作量,便于利用，有利保密,1,2,3,优,点,有保存价值，属归档范围,基本前提,件：具有完整、独立意思表达的文件基本整理单位,卷：具有内在逻辑联系的件的集合及基本保管单位,第三章,怎样管好档案,3.2.4,综合类文件整理程序,定件,装订,分类,排列,编号,编目,装盒,自然件,组合件,（规格）,原装,订装,线装,粘装,年 度,（大）,问题,保管期限,问 题,时 间,全 宗 号,年 度,保管期限,件 号,问 题,件 号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,封 面,盒 脊,备考表,第三章,怎样管好档案,全宗号,年度,室编件号,机构或问题,保管期限,馆编件号,3.2.5,归档章填写示例,A,2007,1,0.1.01,1,第三章,怎样管好档案,3.2.6,归档文件目录填写示例,件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,1,地产置业,雅集行中,20072,号,关于,“,推选,2006,年度,优秀经理,候选人,”,事宜,20070112,2,含附件,第三章,怎样管好档案,3.2.7,档案盒封面脊背及备考表填写示例,全宗号,年度,保管期限,机构（问题）,起止件号,室,馆,盒号,本卷为,2007,年营业执照变更资料，共,10,件，,10,页。,A,2007,1,0.1.01,起止件号,1-100,1,盒内文件情况说明,整理人：欧莹,（手签）,2007,年,3,月,20,日,检查人：郭杰,（手签）,第三章,怎样管好档案,3.2.8,工程类文件整理概览,阶段,工程前期文件,工程竣工文件,工程竣工验收文件,立项审批,勘测,设计,施工,竣工图,监理,责任者,建设单位,勘测 单位,设计 单位,施工单位,监理 单位,建设单位,职能,全过程,收集、整理、归档,全过程,标准,1.,遵照所在地城建档案规范,2.,结合相关专业标准,3.,参考公司,工程文件归档管理规定,4.,图纸依据,技术制图复制图的折叠方法,第三章,怎样管好档案,3.2.9,技术类文件整理程序,组卷,排列,编目,装订,原则,要求,方法,卷内,案卷,页号,封面,目录,备考表,皮装,盒装,夹装,第三章,怎样管好档案,3.2.10,文件归档办法,要素,目标,方法,/,措施,归档范围,齐全：数量而言整个公司完整流程,完整：每一份归档文件内容完整,了解流程熟悉范围,归档时间,定时限时随时,熟悉计划把握重点,归档份数,一份,/,多份,价值性实用性结合,质量审核,准确：最终版本签字盖章手续完备,清晰：表面清洁字迹线条清晰,规范：经过系统整理,耐久：载体书写材料金属物,过程控制培训示范,第三章,怎样管好档案,3.3.1,档案分类办法,工程,营销,物管,营销策划,销售管理,销售合同,综合管理,服务管理,物业合同,行,政,管,理,行政综合,人力资源,企业文化,信息管理,经,营,管,理,经营综合,目标计划,审计监察,立项,设计,施工,筹备,监理,竣工,财,务,管,理,财务,综合,资金管理,会计档案,分类原则：,以全部档案为对象,依据管理职能,结合内容及形成特点,保持有机联系,便于管理和开发利用,基于核心业务的职能分类,第三章,怎样管好档案,3.3.2,档案编号办法,全宗号,+,分类号（一级类目,+,二级类目,+,三级类目）,+,件号,/,卷号,档号构成：,从,1,开始,编流水号,两位数字,从,0199,八分制先,18,再,9198,十进位制,从,09,大写英文字母表示,注：综合管理类、特殊载体类档案用以表示件号，技术类用以表示卷号,第三章,怎样管好档案,3.3.3,档案编号示例,A,.0.1.011,件号表示第,1,件,三级类目表示机构管理,二级类目表示行政综合,一级类目表示行政管理,全宗号表示集团本部,综合管理类特殊载体类档号需与年度及保管期限结合使用,第三章,怎样管好档案,3.4.1,档案库房管理办法,原 则,以防为主，防治结合，严格日常管理,要 求,防盗,放火,防潮,防虫,防鼠,措 施,门窗紧固 库房严入,严禁明火安全用电置灭火器,禁水冲地 置除湿机,放置药品,禁堆杂物 勤关门窗,要 求,防尘,防高温,防强光,防辐射,防有害气体,措 施,清洁扫除 门窗紧固,置空调器 置温湿度计,外窗遮阳,远辐射源 置防磁柜,远离污染源,装具布置,与墙间隔、垂直于自然光源、迂回式排列,排架方法,从里到外、从左到右、从上到下,温湿度,温度,14-24,，湿度,45%-60%,，日记年结,第三章,怎样管好档案,3.4.2,档案库房布置示意图,门,窗,表示不小于,60cm,库房要求：,功能分区，轻重有别，标识清晰；,新建房宜等三个月，装修房宜等一个月后搬入；,选择干燥楼层，不宜设在地下室、顶层或平房；,远易燃易爆物和污染源,1,2,3,4,第三章,怎样管好档案,3.5.1,档案鉴定销毁办法,直接价值鉴定法,方法,5-10,年一次,频率,申请鉴定,成立鉴定小组,价值鉴定,形成鉴定报告,销毁,审批同意,审批同意,留存,1-2,年,鉴定销毁程序,后续工作,内容,来源,完整程度,载体形式,第三章,怎样管好档案,档案统计,指标体系,档案,数量,统计,档案,管理,统计,档案,利用,统计,综合统计,专题统计,人员统计,设备统计,用量统计,用户统计,分类统计,环境统计,鉴定统计,整理统计,档案,辅助,统计,3.6.1,档案统计指标体系,方案 调查 整理 分析,程序,第三章,怎样管好档案,档案统计,指标分析,归档率,U,查准率,Z,完整率,V,准确率,W,查全率,Q,3.6.2,档案统计指标分析,U=,（,U1+V1,）,/,（,U2+V2,）,100%,V=R1/R2100%,Z=Z1/Z2100%,W=W1/W2100%,Q=Q1/Q2100%,第三章,怎样管好档案,3.7.1,档案利用概述,树立服务意识,利用前提,配备服务设施,建立检索体系,主动性,利用要求,针对性,及时性,多元化,保密性,熟悉馆藏，了解需求,用户分类，需求分析,熟悉流程，前端介入,方式多元，内容多元,用户分类，秘密分级,在恰当的时间，以恰当的方式，,将恰当的档案提供给恰当的用户,利用宗旨,第三章,怎样管好档案,利用方式,提供原始档案,提供一次信息,提供二次信息,阅览,出借,复制供应,电话查档,网络查询,咨询,编研,3.7.2,档案利用方式,第三章,怎样管好档案,3.7.3,档案利用需求分析,利用人员,决策人员,中基层管理人员,工程技术人员,利用范围,综合性、可靠性强，涉及面广,具体详尽实用性强的信息,针对性强内容具体,利用内容,政策性和分析论证文件，决策方案决策依据反馈意见等,工作关联度高的内部信息,项目专业信息、标准化文件、专利等,利用时间,紧急,（针对性强筛选加工信息密度高）,综合,迅速及时,利用方式,委托,（适合主动上门服务）,综合,综合,第三章,怎样管好档案,3.7.4,档案利用审批程序,要素,部门负责人,行政负责人,主管副总裁（区域,/,项目负责人）,普通,秘密,机密绝密,内部利用,要素,对口部门负责人,行政负责人,主管副总裁（区域,/,项目负责人）,普通,秘密,（集团 行政中心负责人）,机密绝密,外部利用,第三章,怎样管好档案,3.8.1,档案保密办法,整理,按件整理，便于利用,保管,严守库房,、,重点监控,、,专题索引,、,调整密级,利用,利用审批,、,勤于监督,、,出借谨慎,、,及时归还,过,程,保,密,人员保密,树立保密意识,牢记保密要务（,422,）,签定保密协议,泄密必将追究,把好门、守住口、记于心,第三章,怎样管好档案,3.9.1,设备档案管理概览,范围,原则,整理,归档时间,归档份数,1.,满足固定资产额度,2.,购置安装调试使用维护改造报废全过程资料,四同步：,1.,申报与预立卷同步,2.,开箱与随机资料归档同步,3.,验收与安装资料归档同步,4.,改造与补充资料归档同步,1.,按设备单体组卷,2.,一次性购大量同类设备且价值不高可合并组卷,3.,以,技术类文件整理规范,为整理标准,随时归档,一般为一份原件,第三章,怎样管好档案,3.9.2,设备档案管理职责,额度,责任部门,职 责,购置开箱安装调试阶段,使用维护报废阶段,2,千,使用部门,酌情保存,2,千 ,1,万,使用部门,将购置及开箱资料与安装调试资料整理后一并归档,由使用部门 负责使用维 护报废资料 的整理归档,仓库,仓库代存档案室按月接收,1,万,档案室,开箱即归档,使用部门,需使用的先出借后与安装调试资料一并整理归档,第三章,怎样管好档案,3.10.1,声像档案管理办法,音,像,档,案,照,片,档,案,录,音,带,数,码,照,片,传,统,照,片,录,像,带,1.,声像档案分类,声像档案,第三章,怎样管好档案,2.,归档要求,3.10.2,声像档案归档及整理,及时归档、材料齐全、归前检查、价值鉴定,3.,整理及保管要求,要求,类别,整理单位,编目,保管要求,保管检查,声像档案,盘,粘贴检索标签,藏磁带盒中，垂直放置，远离磁场,5,年倒带,10,年复制,照片档案,张,/,册,六要素,放入照片、底片册中保管,2,年抽查,5,年彻查,第三章,怎样管好档案,1.,定义：,指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件,指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。,2.,电子文件管理要点：收集齐全、本末不漏、脱机保存、适时检测、有效标识、及时归档,3.,电子档案管理要点：按件,（,张,）,整理、目录完整、妥善保管、小心利用,电子文件,电子档案,3.11.1,电子档案管理办法,第三章,怎样管好档案,1,.,实物档案分类,2,.,实物档案管理要点：次年归档、按件整理、参见互联、标识明了、专柜保存,实物,档案,证照,印,章,荣,誉,3.12.1,实物档案管理办法,模型,重,视,重,要,价值体现,综合保障,宣,传,保,管,体,系,制,度,机,构,人,员,硬,件,资源,凭证,查考,档,案,是,公,司,资,产,服,务,开,发,加,强,基,础,管,理,引导,执行,推动,信心,对档案工作充满信心,