会议服务规程.docx

会议服务规程
进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。
对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。
服务策划：
根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：
——职责分工；
——时间安排；
——场地安排；
——会务用品及硬件设施配备；
——突发事件应对措施；
——会议秩序及安全等。
会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：
——布置导引；
——布置签到；
——布置横幅与大背景；
——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；
——布置台布；
——制作并摆放座席牌；
——摆放不同类型麦克风；
——摆放花卉；
——制作与佩戴胸花；
——提供纸笔；
——提供毛巾、纸巾；
——调试灯光；
——调试音响；
——调试投影；
——调试空调；
——准备茶具（水）；
——准备果盘；
——检查安全、消防设施及疏散通道；
——了解会议程序及个性化服务需求；
——备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。
会中服务：
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：
提供茶水服务的顺序是先主宾后主人，然后按顺时针方向提供服务，在客人较多的情况下，二人或多人同时分正反二个方向进行，但不可将主人放在最后。无客人的情况下按级别和座次进行。茶水服务：斟倒茶水时，在客人的左侧进行,侧身左脚前跨一小步（约25-30公分），右脚保持不动，然后用无名指与小拇指夹住杯盖，中指与食指并拢扣住杯柄大拇指在上拿住杯子，同时用上提示语“对不起，打扰一下”，并在客人左侧约30公分左右操作，茶水倒至八分满，注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中需忙而不乱，快又稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯需放在客人的右手位置，同时杯柄朝后成45度，并轻声（标准是只有客人一人能听见）说“请用茶”。
会后整理:
将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。

下方面：
回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位
。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附剥；
——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；
——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；
——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；
——对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；
——关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
会务服务人员仪表、仪态要求：
仪表要求
服装要求
一般要求
A. 1. 1. 1. 1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。
A.1.1.1.2工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。
着装要求
A.1.1.2.1着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。
工作牌佩戴要求
工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。
工鞋
宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。
丝袜
A.1.4.1着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜
或不穿。
饰品
A.1.5.1不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品，佩饰不宜过多。
妆容
发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透明指甲油。
仪态要求
站姿
A.2.1.1 站姿
上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。会务服务人员站姿可参见图A.1。

图A.1会务服务人员站姿示意图
A2.1.3行姿
身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。会务服务人员行姿可参见图A.2

图A.2会务服务人员行姿示意图

A.2.3.1 坐姿
背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。会
务服务人员坐姿可参见图A.3。

图A.3会务服务人员坐姿示意图

导引
为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2〜3步。
遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。
引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。
为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。会务服务人员指引见可参见图 A.4。

图A.4会务服务人员导引示意图

笑容
面部保持自然亲切的微笑。
规范用语
使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。