办公室岗位职责手册.docx

办公室岗位职责手册
一、科室（机构）职责
协助局领导协调机关日常工作，拟定司法行政工作中长期规划、 年度计划；负责政务信息、新闻发布、文秘、督办、统计、保密、档 案；负责目标管理、计划生育、信访、日常接待等工作。
二、职责和年度工作分解
（一）办公室主任职责
1、组织制定本科室工作计划和各项工作制度并负责实施全面负 责本科室业务管理和思想政治工作；
2、负责协调局机关日常工作,收集各类信息，掌握工作动态为领导 提供信息服务和决策依据督促各项工作的落实协助局领导处理临时 性工作；
3、草拟审核局领导交办的重要文件，负责局主要会议的会务工作， 抓好文书、机要、档案工作和其它工作及社会活动的组织工作；
4、负责司法行政目标管理工作，信访、日常接待工作，并会同 有关部门进行检查、监督考核；
5、机关事务性工作；
6、领导交办的其它工作。
（二）副主任职责
本职位在主管局长和主任领导下进行工作。
1、草拟审核局文件、长远规划、年度计划、总结、领导重要讲 话、综合性经验材料、调研材料及领导交办的其它文字材料；
2、编写、审核局简报、信息；
3、负责局主要会议的文字材料工作和综合性通讯报道工作；
4、起草、审核全局性规章制度；
5、抓好各类信息、文书、机要、档案、文印工作；
6、收集各类信息，掌握工作状态，为领导提供信息决策服务；
7、协助领导抓好本系统的社会治安综合治理工作；
8、协助主任做好本科人员的思想政治工作；
6、领导交办的其它工作。
（三）办公室机要工作科员职责
本职位在主任、副主任领导下进行工作。
1、负责公文、机要文件、传真电报的领取、分类登记、分发、 呈阅和回收管理工作，负责文件的编号、印章管理、介绍信、证明办 理等工作；
2、做好机关文件、资料的保密工作，负责本科室的内务；
3、兼办催查催办工作科员工作；
4、完成领导交办的其它工作。
（四）目标管理副主任科员职责
本职位在主任和副主任领导下进行工作。
1、做好目标管理方面的有关工作；
2、协助机要工作科员工作；
3、领导交办的其它工作。
（五）办公室催查催办科员职责
本职位在主任、副主任领导下进行工作。
1、负责督促查办文件和领导指示、批示的落实与反馈；
2、负责督促党委工作部署的落实；
3、完成领导交办的其它工作。
（六）文秘工作科员职责
1、负责局文件、长远规划、年度计划、总结、领导讲话、综合 性经验材料、调研材料及领导交办的其它材料；
2、完成领导交办的其它工作。
（七）目标管理科员职责
1、负责局目标管理文件的起草督促、检查、考核局机关和局 属单位以及各县（市）区司法局责任目标的完成；
2、协助机要工作科员工作；
3、完成领导交办的其它工作。
三、科室（机构）职权及行使规范
（一）职权
1、协调服务。做好上级机关、市直部门、各县（市）、区司法局 局、本局各科室之间的工作协调，做到主动、热情、细致、及时；协 调政务公开规范服务事宜和局领导交办的工作。
2、文秘、信息服务。综合掌握全市司法行政工作情况，搞好情 况反馈、下传下达，当好领导参谋；负责长远规划、年度计划、总结、 领导讲话、报告、典型经验、调研材料、规章制度的制定等综合性文 稿起草工作。
3、文件收发管理及督查服务。做好文件的收发和传阅管理，内 部文件的打印、分发、归纳及文件精神的督促检查落实。
4、查阅档案、资料服务。做好档案管理，严格借阅登记，满足 各科室查阅工作需要，采取多种形式为单位各项工作服务。
（二）行使依据
新政办〔22〕81号文《新乡市人民政府办公室关于印发〈新 乡市司法局职能配置审批项目内设机构和人员编制规定〉的通知》
（三）行使程序及编制流程图
1、协调程序。根据年度工作目标任务，围绕党组的中心工作， 领会领导意图，着眼本单位的实际，分轻重缓急，合理分工、统一安 排、协调关系，最大限度地调动方方面面的积极因素。
2、文秘、信息工作程序。凡局里所发文件材料 由各科室拟稿， 办公室负责审核。报局领导审签后印发。信息工作，按照收集整理、 筛选、编发、把关程序进彳亍。
3、文件的收发管理督查程序。文件管理严格按照国务院办公厅 的《国家行政机关公文处理办法》和省、市有关规定执行。督查工作 中凡上级领导机关确定的民族宗教工作事项。领导批示件、立办事 项、督查件等，要迅速提出贯彻拟办意见，报局领导审批，并呈转有 关科室办理。严格按照程序办理人大代表建议和政协委员提案答复工 作。
4、行政管理服务程序。对外来人员的接待工作，严格按照标准 安排 呈局领导审批。机关车辆按照车辆管理制度搞好服务；机关福 利按有关文件规定执行。
5、财务管理服务程序。对机关的财务管理严格按照本局财务管 理规定搞好服务。
6、人事工作服务程序。按照党组的意见和有关文件规定，搞好 干部任用考察、技术人员职称晋升、评先、奖惩、老干部工作、人事 档案管理等服务，接受有关人员权限内的咨询事宜，做到文明、礼貌、 热情
(四) 本科室各岗位之间、本科室与其他科室岗位的衔接方式 指导、协商、督导。
文秘、信息工作程序：
科室拟稿T办公室审核 T局领导审签一印发
被管理对象、服务对象的权力
1、政务公开制度
(1) 凡本局办理的与群众利益密切相关的事项都要做到“四公 开”即工作职责，公开办事程序，公开办事依据，公开办事结果。
(2 )需要向社会公开的事项，可通过专门会议、制发文件等发 布有关信息，必要时可通过市电视台、新乡日报等新闻媒体向社会公 开。
(3 )为方便服务对象来局办事，机关建立政务公开网，在网上 公开办理事项、办理程序、办理依据、收费标准及依据、办理时间、 承办责任人等。在事务办理结束后，其结果须让群众知晓的，应及时
在公开栏中公开办事结果。
(4)在接待服务对象咨询或办事时，工作人员要积极热情地予 以解答或办理。对他们提出的问题，工作人员必须依据政策作耐心细 致地解释。
2、首位负责制度
(1) 办公室人员按周轮流确定首位负责人。
(2) 首位负责人对外来人员承担第一接待任务。询问情况后， 将其介绍到具体科室。
(3) 首位负责人负责本周办公室建设的一般工作，包括公共卫 生、信报收发、安全防范等。
(4) 首位负责人不在时，按顺序第二位承担首位责任，依次类 推。
(5) 首位负责人必须尽职尽责，认真完成首位工作任务。
3、限时办结制度
(1) 对各级来文和个人来函，办公室要及时登记和提出拟办意 见。传阅来文要本着先急后缓的原则进行在传阅过程中，有关人员 要及时阅文，不得积压，以最快的速度将文函传至承办科室保证不 延时误事。
(2) 各承办科室应按文件要求和领导指示及时办攵不能及时 办毕的，科室应向分管领导和办公室说明原因。来文办毕后，原件应 立即退回办公室存档。
(3) 人民来信要按信访工作有关规定及时办理，上级交办的必 须在规定时间内完成。
(4) 对一般性事项，凡符合政策且材料齐全、手续完备，可及 时办理的事项，应即到即办，不能当即办理，在30日内办理或予以 明确答复。
(5) 需提交党组会议或局长办公会议研究决定的事项，承办科 室应及时拿出初步意见，尽快提交会议研究，经相关会议研究决定后, 在30日内办完相关手续。
(6) 上级或有关部门对布置的事项有明确工作日要求的按其规 定办理，但要对服务对象明确告知工作日的具体时间。
(7) 凡服务对象来办事，在正常上班时间工作人员必须予以接 待。工作至下班尚未办毕且在较短时间内能完成的，尽量办理完毕后 下班。
4、责任追究制度
(1) 在服务过程中，工作人员若有弄虚作假、营私舞弊、吃拿 卡要、敲诈勒索等违反工作纪律的行为，一经查实，将严格按照党纪、 政纪规定分别给予当事人、所在科室负责人相应处分；影响恶劣的， 分管局长须在有关会议上作自我检查
(2) 在服务过程中，工作人员若态度蛮横、故意刁难、久拖不 办、办而不断、月艮务对象有权向所受理的科室负责人、分管局长乃至 局长申诉、控告。对反映属实的将责令相关人员限期办理，并向服 务对象当面赔礼道歉。
(3) 在服务过程中，工作人员没有不文明行为但服务工作超 过规定期限，一经发现或有投诉，当事人及科室负责人须向分管局长 说明原因，无正当理由的应自我检查 保证不再发生类似问题。对有 投诉的，当事人应主动虚心向服务对象作出解释，月艮务中若有不当的 应向服务对象致歉
（六）过错行为
1、未按规定完成内部管理事项；
2、未按规定制定工作计划、搞好业务协调、督查督办及组织考 核而耽误工作；
3、未按规定贯彻落实各项规章制度、办法及反馈有关情况的
4、其他不作为、乱作为行为
四、工作标准
（一）工作质量标准
1、协调服务。做好上级机关、市直部门、本局各科室之间的工 作协调，做到主动、热情、细致、及时；协调政务公开规范服务事宜 和局领导交办的工作。
2、文秘、信息服务。搞好情况反馈、下传下达，当好领导参谋; 负责工作规划、总结、领导讲话、报告、典型经验、规章制度的制定 等综合性文稿起草工作；
3、文件收发管理及督查服务。做好文件的收发和传阅管理，内 部文件的打印、分发、归纳及文件精神的督促检查落实。
（二）工作责任（发生过错应承担的责任）
工作中发生过错按照公务员管理有关规定进行处分
五、管理事项运行使用的格式文本、工作记录和业务衔接记录
记录:
六、与履行职责有关的素质要求、工作纪律和服务承诺

素质要求、工作纪律
一、准时上下班，对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。
二、月服从领导指挥，听从安排 服从管理。如有不同意见，应婉 转相告或以书面陈述，一经决定，应立即遵照执行。
三、严格遵守工作程序和工作流程，按照办事、办文规则执行。
四、爱护公共财产，不浪费，不化公为私。
五、注意品德修养，戒除不良嗜好。举止文明礼猊 待人接物态 度谦和热情大方，不做有损单位形象的言行，维护单位良好形象。
六、尽忠职守，保守工作秘密。严谨操守，清正廉洁。
七、因过失或故意使单位遭受损失，应负赔偿责任。
八、办公室工作人员应严格按要求出勤，如有迟到、早退或旷工 等事情按照公务员管理有关规定给以批评教育或处分
九、具有较强的学习能力，能不断提高政治理论素养和办公室业 务水平，具有较强的综合能力和较强的文字水平。能够熟练使用自动 化办公设备，熟练掌握办公自动技能。
服务承诺制度