档案材料收集整理与立卷制度.docx

档案材料收集、整理与立卷制度
一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。
二、档案材料收集范围：各类原始材料都属于档案收集范围。
三、任何个人都不得以任何理由拒绝向办公室归档移交对单位有价值的档案材料。
四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。
（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照档案馆的归档时间、归档质量的要求，归档到档案室。
（二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。
五、收集材料的要求；
（一）收集的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。
（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。
1. 载体纸张要求。归档材料统一使用A4规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。
2. 载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。
3. 现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。
（三）材料必须齐全、完整。
各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。
六、档案立卷
1. 我院实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。各职能部门将所形成的文件材料，按规范要求立卷后移交院档案室。
2. 归档范围：凡是针对我院工作具有指导性、指令性的上级来文；学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。
3. 凡归档的文件材料要齐全完整，组卷正确，保持文件材料的内在联系。保管期限划分清楚，卷内文件排列要有条理，完整准确地编写卷内目录，按统一格式装订成保管单位（卷、册、袋、盒）。凡归档的材料，底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求，纸质优良，字迹工整，图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利于长期保存。
会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册；必须装订完整，填写清楚，不得省略；帐簿名称与内容必须相符，否则档案部门拒绝接收。
4. 归档时间和手续：
（1）教学档案在次年十月底以前归档。
（2）科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两各月内归档。
（3）设备仪器档案应在设备、仪器安装后一个月内归档。
（4）外事档案应在每次外事活动结束后，把有关文件资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年六月底前按档案馆安排时间归档。
（5）会计档案在会计年度终了时，暂由原单位保管两年后再归档。
（6）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时交接双方要签名盖章。
（7）凡属永久保存的重要发文要实行双套制。