第八章-会展服务与现场管理方案案例.doc

第八章-会展服务与现场管理方案案例o1997年APEC在加拿大温哥华举行，加拿大总统克雷蒂 安送给出席者每人一件特别的牛皮夹克。 o1996年APEC在菲律宾苏比克举行，菲律宾总统拉莫斯 曾送每位领导人一件巴隆菲国服。 三、会展开幕方案1、会展现场布置 1展馆外 o 布置好展会背板、门楼或展览会横幅，并 在背板上写上展会名称、开放时间、展会 的主办、承办、支持单位等办展机构的名 称。 o 布置好现场飘空气球或其他广告牌等 o 表演场地的安排 三、会展开幕方案1、会展现场布置 2展馆序幕大厅 o 布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务 网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及 名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、 展会宣扬推广报道牌、展会相关活动告示牌等三、会展开幕方案1、会展现场布置 3各展馆 o 除参展商展位以外，还必须布置各展馆展区 的主要展览内容显示牌、参观路线指示牌、本 展区服务网点显示牌、至其他展馆展区的 路线显示牌、本展区参展企业及其展位号一览 表等 三、会展开幕方案1、会展现场布置 4其他设置 o 展会嘉宾休息室或会客室，配备茶水、咖啡、 小点心等外，还可放置展会的介绍资料，或配 备专门的服务人员或者翻译 o 联系咨询服务中心及各展区的联系咨询服务点， 安排专门人员负责接待和联系客户，现场处理 和回答客户的有关问题 三、会展开幕方案2、媒体接待与管理 1新闻公布会 2新闻中心 o 配备 电脑、 机、写字台、纸笔等设施外， 珲要配备供记者小憩的茶水、咖啡以及小点心 等 o 放置展会介绍资料以备媒体人员参照 o 仅供媒体有关人员使用，除非被邀请 三、会展开幕方案2、媒体接待与管理o o3相关事项 发放统一制作的“新闻袋，包括会展开幕新闻通稿、 展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会 相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一 些小礼品等； 安排对会展状况非常熟悉的人员负责新 闻记者的接待和联系工作； 有意识地组织、引导和安 排各新闻媒体对展会进行新闻报道，依据专业媒体或 大众媒体的不同必须求提供不同的展会材料； 及时收集 整理各种采访报道三、会展开幕方案3、会展开幕 1开幕时间和地点 o 时间不宜太早，继续时间不宜太长 o 地点一般可安排在展馆广场上 o 适当合计相关表演活动的场所和时间 三、会展开幕方案3、会展开幕 2出席开幕式的主要嘉宾 o 包括行业主管部门官员、行业协会与商会的领 导、外国驻华机构代表及有关人员 o 落实名单并多方沟通，告知准确时间地点 o 专人负责接待，准备签到薄 o 事先安排嘉宾在开幕式上的位置排序 三、会展开幕方案3、会展开幕 3开幕式讲话稿和新闻通稿 o 开幕式讲话稿 o 新闻通稿nnn n选题定位要适当，特别展会的时代主题 明确列出本展会的特点和亮点 列出全面详实的数据 附加背景资料，如嘉宾名单、展会行业背景和展会 有关图片等等 三、会展开幕方案3、会展开幕 4开幕式确实定 o 方式n nn鸣放礼炮：事先布置礼炮的地点和时机 领导讲话：讲话先后顺序，备好讲话稿 嘉宾剪彩：哪些领导？礼仪小姐？彩绸剪刀等 三、会展开幕方案3、会展开幕 4开幕式确实定 o 程序n nnn n n引领嘉宾就位 主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾 主持人请有关领导讲话 相关开幕表演开始 重要领导人宣布展会正式开幕 主持人宣布开幕式结束并请嘉宾和观众进场参观2009中国江西红色旅游博览会开幕式o oo1.时间：2009年11月13日上午8：30 2.地点：南昌八一广场 3.内容：开幕式分为垫场文艺演出“红歌大合唱 及开幕仪式二个阶段，时间控制在40分钟左右。 (一)2009 中国(江西)红色旅游博览会开幕式 第一阶段：垫场文艺演出“红歌大合唱(8：309：00) 按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏 区方队、安源工人方队、赣东北红军方队，并组成导游员方队(每个方 队200人)，六大方队寓意欢庆新中国成立60周年。由省电视台选调六 位“红歌会优秀歌手为六大方队领唱红歌。大合唱开始前，由一位 优秀红歌手演唱红博会主题歌红色的美丽。之后，在省电视台节 目主持人的调度下，六大方队之间进行拉歌，每个方队分别合唱两首 红歌(一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌)。拉歌结束后，六大方 阵与全场观众齐声合唱歌唱祖国。在雄壮的歌声中，举行开幕仪 式。拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江西人 民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。 第二阶段：开幕仪式(9：009：15) 拟邀请国家有关部委领导、省四套班子领导、兄弟省市有关领导出席。 特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责人、部分全国百强旅行社负责 人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅游 机构代表。开幕仪式由省领导主持，组委会领导致辞并宣布开幕。 三、会展开幕方案4、开幕酒会1作用 o 联系感情，强化沟通 2操作 o 地点选择：合计酒店档次、接待能力、便利程度、安 全因素 o 时间选择：一般为晚上，不宜太早也不有宜太迟 o 酒会方式：自助餐或围餐，开始前的小酒会，致欢迎 词，领导的简短讲话，播放音乐或安排表演 o 出席人员：全面兼顾，邀请跟踪，完备计划 四、专业观众登记方案1、展会参观指南与观众登记表 1参观指南 o 用来指引观众参观展会的一种册子，包括展会的基本 状况、展会的简短介绍、展区和展位的划分、有关图 表等内容。 2观众登记表 o 用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，是进入展 馆参观的“专业观众证 o 包括问卷调查问题和联系办法，问题涉及观众所在单 位的业务性质、观众感兴趣的产品、参会目的、在产 品购买中的角色、了解展会途径o 四、专业观众登记方案2、会展证件与门票 1参展商证 o 展会期间供参展商进出展馆使用 2筹撤展证 o 在展会布展撤展时的相关工作人员使用 3专业观众证 o 填写“专业观众登记表后获得o四、专业观众登记方案2、会展证件与门票 4贵宾证 5媒体证 6工作人员证 7车证 8门票o 四、专业观众登记方案3、会刊的编印与发放 1会刊信息内容 o 单位名称、地址、联系人、联系办法、单位及产品简 介、产品面向市场范围、参展商的展位、展区展位平 面图、广告夹页等 2会刊编印要求 o 要求参展商在规按时间内，及时提供具体、全面、准 备信息，仔细核对 3会展发放方式 o 免费赠送：行业协会和商会、参展商或部分专业观众 o 定价出售：主要是出售给展会的专业观众 四、专业观众登记方案4、观众登记及应注意的问题 1专业观众登记柜台 o 可设置于序幕大厅或专门的观众进馆大厅，同时设有 观众登记通道 o 可分为“持有邀请函观众登记台和“无邀请函观众 登记台。分类好处：n n n减少观众登记现场工作量，提升登记效率 观众不必长时间排队等候登记领证 展会录入观众资料更容易、更准备，方便客户关系管理o o观众邀请函的客户编号 专业观众证上的条形码 四、专业观众登记方案4、观众登记及应注意的问题 2观众登记时注意事项 o 专人负责，坚持秩序井然 o 提交资料尽量完整准确 o 现场录入主要信息，其他信息展后录入 o 提交资料妥善保管，以备校核 o 现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较 深了解 五、会展现场工作方案1、布展管理 1展位画线工作 o 从纸上线条到现场线条，保证承诺面积位置 2展馆地毯铺设 o 公共区域、标准展位，紧贴地面，美观有用 3参展商报到和进场 o 付清款项，领取证件，办理入场手续 4展位搭建协调工作 o 按要求搭建，协调处理相关问题 5现场施工管理和验收 o 监督现场施工，控制用电、用火、噪声、材料等五、会展现场工作方案1、布展管理 6海关现场办公 o 陪同海关人员现场查验展品 7展位楣板制作安装和核对 o 检查单位名称、标志、商标以及展位号等 8现场全全保卫 o 物品安全、人员安全等 9消防和安全检查 o 布置完毕后，陪同消防和安保部门的系统检查 10现场清洁和垃圾处理 五、会展现场工作方案2、展览期间现场工作 1参展商现场联系和服务 o 办展机构高层人物亲往拜访各参展商，座谈了解状况 2观众登记和服务 3公关和重要接待活动 o 邀请重要领导参观和视察展会等，扩展影响力 4媒体接待与采访 5展会相关活动的协调管理 6现场安全保卫o 五、会展现场工作方案2、展览期间现场工作 7知识产权保护工作 o 设立专门的“知识产权保护办公室，如侵犯知识产 权，应禁止展出，展会不负责任 8现场清洁 9有关信息的收集整理 o 对参展商和观众的调查问卷 10与场地部门结算工作 11与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜 12为下一届展会招展预订展位o 五、会展现场工作方案3、撤展管理 1展位拆掉 o 谁搭建谁拆掉，强化监管 2参展商租用展具退还 o 办展机构协调处理参展商与承建商间的问题 3参展商展品的处理和回运 o 出售、赠送、销毁和回运 4展品出馆控制 o “放行条控制 5展场清洁 6撤展安全保卫o 服务不尽心_引发官司.kdh 会展专业服务公司梦里花落知多少.kdh 江苏会展经济要补服务和创意两堂课.kdh 大连服纺博览会破解服务难题.kdh 千人服务10 万客商秩序井然.kdh 展会服务落到实处.kdh 展会应该为谁服务？.kdh 五招儿做好展商服务.kdh 提前撤展就是不讲诚信.caj人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提升文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩展自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们庞大的精神力量， 鼓舞我们前进。