酒店仓库管理制度-酒店物品申购、验收、出入库管理办法.docx

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物品申购、询价、验收及出入库管理办法
为规范酒店申购、验收、出入库管理，对酒店物品采购、成本控制进行有效监管，实现严格、有序、规范管理，现制定本办法。
一、物品申购管理办法
1、库存常规物资〔计划内常用物资〕，由仓管依据库存物资的最高储备量和最低储备量的状况填写“物品申购单〞，及时向采购部提出请购或 通知供应商送货。采购单审批程序：仓管员→办公室→采购部购买。
2、非库存常规物资〔计划外、采购直拨物资〕，由使用部门依据实际必需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量。填写“物品申购单〞，部门经理签名，交仓管部审核仓库有无存货，报批同意后交采购部采购。审批程序：使用部门/申购人→仓管→办公室→〔总经理/董事长〕→采购员采购。
注：数额较大或固定资产类必需报总经理/董事长批准，
3、《物品申购单》审批后，使用部门等如必需变更物资规格必需及时通知仓管部变更《物品申购单》，增加申购规格、数量必需报总经理/董事长同意。
4、各部门必需要申购的任何物品都应首先填写《物品申购单》，按照程序报批，《物品申购单》一式三联，申购部门、采购员、仓管各执一联。 
5、申购单签批程序结束后，采购员依据采购明细进行采购或与相应供货商联系送货，采购人员应做到无申购单不采购，应急物品除外〔应急物品包括：董事长、总经理临时安排采购的物品；酒店设施设备偶发的部件损坏问题急必需的修理物品等〕，应急物品采购必需 或当面报办公室/总经理/董事长审批。 
6、酒店各部门所必需物品均由办公室、采购员负责采购或由仓管员通知供应商送货。无特别状况，未通过同意，严禁自行采购，申购人无权通知供货商供货。
7、申购物品费用报销，谁购买谁报销。所有报销单、进货单据必需有使用/申购部门负责人和办公室签字，最后交总经理审批签字方可报销。
8、厨房原材料〔蔬菜、禽类、肉类、冻货、蛋类、食用油、干货调料等〕采购，有固定送货渠道，可由厨房或采购员直接报单，供应商负责送货。行政总厨依据接待必需求对采购原材料数量进行监管，严格把控价格关、质量关。
二、物品询价管理办法
1、厨房原材料〔蔬菜、禽类、肉类、蛋类、食用油、干货调料等〕价格浮动较为频繁的物品，成立询价小组进行询价，市场调查，小组成员不定期跟随采购员采购，每周至少2次对市场进行视察询价，办公室、总经理不定期参加。
2、询价可分为当地市场现场询价、同行业采购询价等多种途径。
3、询价结束后，相关人员对酒店正常采购物品价格进行对照，品质、价格有差异以书面形式报总经理，办公室、原材料进货督察组与采购人员对接，了解价格差距原因，及时调整采购渠道。因人为因素、工作失职等原因造成进货价偏高，造成损失由相关责任人承当，并依据酒店奖罚条例进行处罚。
三、物品验收及出入库管理办法
1、采购物品到酒店时，须由仓库管理员凭借“物品申购单〞进行验货，厨房原材料和部分必要物品须由质检、使用部门责任人对质量、数量、价格进行把关验收。验收不合格的，及时退换。
2、厨房原材料及应急物品可在质检、仓库管理员监督下直拨使用部门。对直拨物资，依据使用部门填写的“物品申购单〞，验收合格后由仓库管理员填写“直拨单〞交使用部门，使用部门盘点物资后，在直拨单上签收确认。
3、部门必需要的零星物品采购回酒店后须第一时间交到仓库，由仓库管理员通知使用部门负责人验收，进行物品入库。对入库物资，验收依据“物品申购单〞上标明的物资名称、规格、数量等，认真验收货物，合格后填写“验收入库单〞入仓库。对特别配件要在技术人员的指导下抽货试用验收。大宗物资按10%的比例抽货验收，并填写“物资抽检验收记录〞。
4、申购物品属于固定资产的，仓管员应及时登记归档，将物品统一归入酒店固定资产档案，在定期盘点过程中进行盘点。对设施设备使用说明书进行分类存档。固定资产包括：①机器机械及其他可长期使用的设备、器具；②交通运输设备；③电子通信办公设备；④仪器仪表、家电、家具等。
5、物品领用：
 ① 部门领取物品时，可先询问仓库管理员仓库是否有备货，数量是否足够，在有库存的状况下填写《物品领料单》，经使用人、部门经理签字审批后〔特别物品必需报总经理/董事长审批签字〕，统一到仓库领取。仓库没有备货的物品，因工作确实必需要的，由部门填写《物品申购单》，按程序审批。
② 常用物品领用天天上午11:00—11:30、下午16:30—17:30，以部门为单位统一申领。特别急必需物品按特事特办的原则办理，但必需经过审批。物品领取后仓库管理员对该物品办理出库手续。出入库单交部门负责人确认签字。
③ 对耗材物品、工具等能以旧换新的物品采纳以旧换新的领用制度。
④ 仓管员要对在质保期内马上过期的物资，及时通知使用部门进行领取使用，避免浪费。使用部门在领取物品时必需对质量进行把关，物品领出后在使用过程中发现存在质量问题的，由部门自行承当责任。
四、本管理办法自签发之日起施行，原有相应管理办法同期作废。
制定 审批：
万佳生态园酒店
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