质量记录管制作业程序-规范质量活动有关记录管理.doc

一、目 的
保证与质量活动有关之质量记录易于阅读、识别、查阅、归档、储存、维护与处理, 以证实所必须质量已达成, 质量管理系统已有效运作。
二、范 围
本公司及来自供货商的有关质量记录均适之, 如各阶段检验记录内部质量稽核报告、仪器内外校验记录等。
三、权 责
质量记录保管维护单位：各单项作业程序书、管理办法中说明各项质量记录保管维护责任单位。
四、定 义
无
五、作业内容
必须管制之质量记录见「质量记录管理一览表」〔附件一〕或依程序书另有规定者。
5.2 质量记录之归档、储存、维护原则：
归档方式：
a、 质量记录编号采用流水号编码：其归档方式采纳流水码由小而大连续编成；
b、 质量记录编号采用单据编号原则者：依意气编号连续编成序号排列；
c、 无流水号或单据编号者：采纳记录日期依序归档。
归档时机：依各种记录选择最适当的时机予以整理归档, 如：
a、 每日整理方式：如日报表……
b、 每月整理方式：如月报表……
c、 每季事理方式：如日报、周报、月报……
d、 每半年事理方式：如月报……
e、 每年事理方式：如月报、季报、年报……
归档标示：
质量记录整理归档完成时, 其外部加以标示, 方便取阅。
储存原则：
方便取阅、识别及维护。
储存之质量记录应定期〔如每年年终〕予以检视, 假设发现变质或损毁时, 应马上处理, 并储存其完整性。假设完整性不够时, 应知会相关单位, 尽可能补建数据, 假设无法补建完整, 应报请管理代表裁决。
假设客户或供货商必须查阅或索取记录时, 经本公司相关主管同意, 可提供其评估使用。
质量记录可为书面、样本或储存于信息系统内。
质量记录之储存期限依「质量记录管制一览表」内说明, 假设法规有规定或客户有要求者, 依法规规定或客户要求之年限储存。
5.6逾期质量记录之销毁：
各储存单位在每月底检视库存档案, 超过储存期限者, 得自行决定销毁或持续储存。
六、参照文件
文件与数据管制作业程序〔T24-02〕
七、附图
质量记录管制一览表

附件一：
质量记录管制一览表
序号
文件名称
储存期限
保管单位
01
品质手册
储存新版, 旧版盖旧版章, 永外储存
文管中心
02
作业程序书
储存新版, 旧版盖旧版章, 永外储存
文管中心
03
作业指导书
储存新版, 旧版销毁
文管中心
04
检验规范
储存新版, 旧版销毁
文管中心
05
管理办法
储存新版, 旧版销毁
文管中心
06
工程制定图
储存最新版本之原稿
文管中心
07
采购单、送(出)货单
一年
业务/采购
08
品管记录
一年
品管
09
仪器检验记录
一年半
品管
10
样品采集表
半年
品管
11
人事资料卡
永久储存
人事
12
厂务公告
二年
人事
13
法规文件
储存至更新日
人事
14
教育训练记录
一年
人事
15
管理检察会议记录
一年半
文管中心
16
内部质量稽核记录
一年半
文管中心

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