档案管理业务流程.docx

档案管理工作流程图
档案管理工作标准
任务
名称
节点
任务程序、重点及标准
时限
相关资料
材料
收集

程序

1《个人简历》
2、《相关材料》
B2
由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等
每月1次
C2
员工应积极提供材料
即时

统一装订
1个工作日

重点

材料收集

标准

真实、严密、完整

档案编号标识

程序

B4
编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表
1个工作日
A4
报上级审核
1个工作日

将档案编号，并做出标识
1个工作日

重点

档案编号，并做出标识

标准

准确、合格、严密

档案归档入库

程序

行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料
每月1次

审核、分类、整理后查看是否符合要求
即时
B7
按资料内容进行归档
1个工作日
B8
在档案明细表上补填相应内容，将档案入库
1个工作日

重点

档案归档入库

标准

准确、合格、严密

档案管理制度节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理
1. 人力资源信息管理
1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心，并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。
2. 人事档案管理的基本要求
2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归管理。
2.2人事档案管理必须严格确保材料保密。
3. 确立两级档案管理制度
3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
3.2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
4. 人事档案分类
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考核、考察材料；
第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治面貌材料；
第六类：奖励材料；
第七类：处分材料；
第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第九类：其他可供组织上参考的材料。
4.1 一般文档管理
4.1.1行政人事部文件
(1) 行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册；
(2) 人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归管理、保存。年终根据内容价值酌情归档；
(3) 薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保存。
4.1.2公司文件
包括百江投资及公司发文、请示和报告(除保密的薪资内容)，平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。
4.1.3外部文件
包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务
资料共享。
4.2员工人事档案管理
4.2. 1行政人事部负责管理（建立、接转、保存、整理）员工的人事档案。
4.2.2行政人事部一般情况在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。
4.2.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在"终止/解除劳动关系手续清单"上签字，确认无遗留问题；
4.2.4查阅员工人事档案应经行政人事部经理批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
4.3员工管理档案的管理
4.3.1 “员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理；
4.3.2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；
4.3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；
4.3.4员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容；
4.3.5员工管理档案仅供公司内部使用。