物资申购时间规定-物资的请购、库存与领用管理流程.doc

申领、申购管理制度
一、目的：为规范、统一集团各部门物资申领时间和申购时间，使采购部门统一规划、统一采买，降低采购成本。
二、范围：集团公司范围内申购、申领所涉及到的所有部门及人员。
三、各类物资申购的时间规定
1．备库物料用品申购时间，节假日顺延1天
保管申购
物品分类
采购供货期
5号、20号
保洁用品、办公用品
3天
10号、25号
修理用品
7天
15号前
印刷品
5天
20号前
劳保 工装类
3天
10、25号
化学试剂、对比 品
10天
2．以旧换新非备库物资、新增非备库物资申购时间
保管申购
物品分类
采购供货期
15、30号
以旧换新非备库物资〔固定资产、低值易耗品、物料用品〕
固定资产5天
其余3天
大型设备另行商定
15、30号
新增非备库物资〔固定资产、低值易耗品、物料用品〕
四、管理流程：
1．备库物料用品申领程序
1)使用部门填写库存物料申领单〔附件1〕，由经办人、部门负责人签字，权限人员审批后交仓库保管。〔附件：物料用品备库清单、以旧换新物资清单〕
2)仓库保管审核申领单权限，按照申领单开具出库单由领用人签字并办理出库。
3)关于存货不够的，仓库保管沟通使用部门，关于必需的加急申购，物料到货后通知使用部门领货。
2.备库物料用品申购程序
1)财务部配合保管制定备库物料用品的合理库存量，确定计划备库量、安全库存限量。
2)保管按物资申购的时间要求，依据申购周期、采买周期和存货上期和同期消耗状况、安全库存状况，填制电子申购表格，注明存货编码、名称、规格型号、计量单位、计划备库量、安全库存量、现存量、本次申购数量，报物料经理审核。
3〕材料会计复核。
4〕财务总监审批后传采购采买。
3．以旧换新非备库物资申领、申购程序
1〕每月15、30号前，使用部门填写非库存物料申领单〔附件3〕，注明存货名称、规格型号、产地、到货时间要求等信息，在备注栏注明：以旧换新，由经办人、部门负责人〔关于单件物资价值超出200元的，必需要工程部负责人签字，关于单件价值1000元以上的部门负责人必需要写申请报告，注明购买新物资的可行性分析及旧物资的处理方案〕签字、权限人员〔分管副总，总价超出200元报总经理〕审批后交仓库保管。
2〕仓库保管审核申领单权限无误，复核必需购买的物资库内是否有存货或有替代品，如果有，安排使用部门直接办理出库；没有存货的在申领单上签字，保管在规定的申购时间将申领单交采购部门采买。
3〕采购部门在供货期内将物资采购到位。
4〕保管开具入库单，次日将入库单附申领单〔申请报告〕报财务备档。
4．新增物资申购
1〕每月15、30号前，使用部门关于确实因人员变动或工作内容更改等原因，造成的必需要申购新的物资的〔不属于备库物资，又没有旧的物资来以旧换新的〕，填写非库存物料申领单〔附件3〕，注明存货名称、规格型号、产地、到货时间要求等信息，在备注栏注明：新增物资，由经办人、部门负责人签字，同时部门负责人必需要填写新增物资的申请报告，具体分析新增物资的原因、理由以及利弊，上报权限人员〔分管副总及总经理〕审批后交仓库保管。〔申请报告最终附入库单到财务备案〕
2〕仓库保管审核申领单权限无误，复核必需购买的物资库内是否有存货或有替代品，如果有，安排使用部门直接办理出库；没有存货的在申领单上签字，保管在规定的申购时间将申领单交采购部门采买。
3〕采购部门在供货期内将物资采购到位。
4〕保管开具入库单，次日将入库单附申领单、申请报告报财务备档。
5．物资加急要求
1〕各使用部门必需要加急申购物品时，按照上述程序要求填写非库存物料申领单〔附件3〕，在申领单的备注栏增加注明加急原因，加急单据必需由分管副总和总经理审批。关于因个人原因造成非正常加急的，必需要按照公司责任追究制度，提交责任处理报告，相应的加急费用由责任人承当。
2〕保管审核申领单权限无误，在申领单上签字传递给采购部门。
3〕采购部门按照加急时间要求负责采买到位。
4〕加急物资到位后，保管第一时间通知使用部门领货。
5〕每周生产会，仓储部门公示本周申购加急汇总
6．应急修理加急类
1〕申请：设备在正常运行过程中出现意外故障，影响正常生产时，必需由设备工程部人员通知部门经理提出即时采买申请。〔特别状况下可直接 请示〕
2〕审批：经办人依据申购审批权限进行审批〔 请示即可〕，权限同四.条。
3〕采买：工程部人员可直接外出采买应急配件，第一时间购回并安装使用。
4〕补申购单：工程部人员将所购买的加急配件单据经权限领导签字后，补办申购手续。
5〕补办入库：保管办理入库手续和出库手续。将单据及补办的申购单报财务备档。
6〕报销：权限领导审批后，经办人到财务办理报销手续。
7．使用部门在打申领时，关于物品类别或品名不确按时，要先到保管处咨询〔保管处应备有物资分类明细表〕。保管要对物品的分类严格把关，保证各类物品的统一申购。各部门填写的申购单的品名要求严格按照存货档案执行。
8． 出库
1〕以旧换新物料用品出库：保管检查是否属于以旧换新的物资，如属于以旧换新的物资，领用人必需持旧物资到仓库领货〔关于特别状况下，配件类不能先拿旧物资领用新物资的，领用人给保管写欠条，注明欠的旧物资的品名、规格型号、数量，本周内，领用人必需持旧物资到保管处撤欠条〕，开具出库单，由领用人签字后，发放新物资，旧物资分类存放，无使用价值的财务月盘点后统一销毁；关于有使用价值的工具、配件类资产，仓库设登记簿管理。
2〕工装类物资出库：所有的工装类物资，出库时必需要附使用人员的名单，由领用人签字后，仓库保管增加员工工装台帐。
3〕固定资产、低值易耗品等必需登记物资台帐类物资出库：领用人在出库单据上注明使用人，财务按照出库单增加使用人的物资台帐。
五、本管理制度自下发之日起实施，本管理制度解释权归人力资源部。

威海华新集团
2010年11月15日

附件1
库 存 物 料 申 领 单
部门： 日期：
品 名
规 格
数 量
事 由
备注

申请人： 审核人： 批准人：
附件2
申 购 单
日期：
品 名
规 格
产 地
数 量
到货日期
备 注

保管： 审核人：
附件3
非 库 存 物 料 申 领 单
部门： 日期：
品 名
规 格
产 地
数量
到货日期
事由

申请人： 部门经理： 审核人： 财务经理：