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物业资料管理
科学的、规范化的档案管理能有效地为某别墅及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。
1. 物业资料管理流程：
收集：工程技术、维修、改造资料;
证件、装修审批表；
历次管理活动书面、音像记录

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整理分类：产权资料；
技术资料；
管理规章及内部管理制度；
历次管理工作资料、记录；
业委会文件、通知、资料、活动记录；财务帐表及分布方案

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归档：按ISO 91： 20国际体系标准。
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利用：按权限取用，领取时登记，使用后立即归还。
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2. 档案资料的分类检索
（1）开发建设单位移交档案资料（复印件）
1）产权资料
2）技术资料
A. 某别墅规划图
B. 建筑施工图
C. 竣工图
a. 总平面图
b. 单体建筑、结构、设备竣工图
c. 消防、附属工程及地下管网竣工图
D. 工程合同
E. 开、竣工报告
F. 隐蔽工程验收签证
G. 竣工验收证明书
H. 钢材、水泥等主要材料的质量保证书
I. 新材料、构配件的鉴定合格证书
J. 水电、卫生器具等设备的检验合格证书
K. 砂浆、混凝土试块试压报告
L. 供水试压报告
3）物业资料
A. 某别墅基本资料
B. 某别墅分项资料
C. 公共配套资料
（2）管理处自建档案资料
1）业主资料
A. 业主基本情况
B. 各项签约文件
2）日常管理资料
A. 环境管理记录
B. 保安管理记录
C. 车辆档案
D. 装修管理资料档案
E. 维修服务档案
F收费管理档案
G. 设备管理档案
H. 绿化管理档案
I. 环境管理档案
J意见调查、统计记录
K.业主投诉及处理记录
L. 员工管理档案
M. 培训档案
N. 行政文件
3、档案、资料使用流程:
物业管理公司
建立的资料
开发建设单位提供的资料
4、档案资料收、发管理程序
（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。
（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。
5、某别墅档案资料管理要求
（1）采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。
（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。
（3）电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。
（4）原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。
（5）档案的鉴定必须由管理处指定人员负责。
（6）档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等。