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Q企业档案的管理制度

Q企业档案的管理制度之相关制度和职责，档案管理机构及其职责1、公司档案工作执行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人...
〔档案〕管理机构及其职责
1、公司档案工作执行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作〔制度〕、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份。特别状况只有一份原件时,由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、科学地编制分类法,依据分类法,编制分类目录;依据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5、库存档案必须图物相符,帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
7、依据有关规定及公司实际状况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合到处长批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经综合到处长批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
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