学校物业档案资料建立与管理方案.docx

学校物业档案资料建立与管理方案
1、档案的建立
1）档案的建立执行以下流程：
收集一整理一分类一编号一登记一输入电脑一入柜一利用一检查
2）明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
a. 设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图 纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资 料、图纸。
b. 管理档案：文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案。
c. 其它档案
3）建档要求：电脑化、集中化、有序化、信息化。
2、档案的管理
1）档案室、管理处双档管理制：
为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便 经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严 密管理，管理处则保存复印件的存档管理制。
2）档案室档案管理要求：
a. 按照档案对湿度，温度和照明的要求，建立标准化的档案资 料室，配备档案专业管理人员，实行电脑化系统管理。
b. 采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、 照片图片并采用适当的保存方法。
c. 贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、
不泄密。
d. 加强档案室的管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜、 锁等，符合防火、防虫、防鼠、防潮的要求。
e. 实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多 媒体信息系统。
f. 坚持档案资料收集的系统化。
g. 做到档案组卷分类科学化。档案组卷按内容分类、逐一编号、 登记造册、目录，按工作部门分柜保存。
h. 实行档案管理工作检查经常化。每季对档案文件的形成、积 累、整理和进行一次全面的检查。
3、档案资料的内容
1）接管移交资料：
名称
资料内容
工程建筑
产权资料
A：规划图纸、项目批文、用地批文
B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证
C:拆迁安置资料
工程技术 资料
A：红线图、总平面图
B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
C：工程合同、工程预决算
D：工程设计变更通知及技术核算单
E：竣工图：1、单体建筑、结构、设备竣工图
2、消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图
F：房屋、消防、燃气竣工验收证明书
G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书
H：新材料、构配件的鉴定合格证书
I：供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书 供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料
J：砂浆、混凝土块试压报告
K：绿化工程竣工图
L：其他技术资料

名称
资料内容
业主 客户资料
A：业主、客户管理资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装 修申请、验收表、费用托收协议等）
B：业主、客户人员档案
C：业主、客户维修档案
装修资料
A:装修申请表（附图纸）
B:装修工程队安全责任书 c:临时施工人员登记表
D:施工单位营业执照
维修资料
A:维修申请表
B:维修服务派工单
C:维修回访记录表
D:公共设施维修记录
治安交通
管理资料
A. .日常巡查记录、交接班记录、值班记录
B. 查岗记录、闭路电视监控系统录像带
C. 物资搬运放行记录，紧急事件处理记录
D. 车辆管理记录，车辆详细资料
设备管理 资料
A. 公用设施保养维修记录
B. 各项机电设备保养维修运行记录
C. 设备分承包方维修保养记录
D. 设备检查记录
社区文化 资料
A. 活动计划实施方案，总结记录
B. 社区文化活动图片及录像记录
C. 传媒报导
D. 文化活动场所等设施使用情况
员工管理 资料
A. 员工个人资料，聘用表
B. 员工业绩考核及奖惩记录
C. 员工培训计划和个人成长记录
D. 员工培训考核记录
E. 员工外出考评及参加演练记录
F. 员工住房及内务管理记录
业主反馈
A. 服务质量回访记录表
B. 业主意见调查，统计记录
C. 业主投诉及处理记录
行政文件 资料
A. 管理处值班及督察记录
B. 政府部门及主管领导部门文件
C. 规章制度、通知、通报等文件
D. 接待来访参观记录表
E. 管理处荣誉一览表