库龄管理办法-控制库存产品的可销天数-防止滞销品产生.doc

浙江贝因美科工贸股份 营销系统基础业务
库龄管理办法
目录
第一部分 定义
1. 库龄管理目的
2. 库龄定义
3. 预警定义
第二部分 产品处理方案
4. 总仓库存产品处理方案
5. 分仓库存产品处理方案
6. 经销商库存产品处理方案
7. 直营终端库存产品及退货的处理
第三部分 爱婴捐赠
第四部分 发货及费用考核
第五部分 滞销品处理相关流程
8. 直营终端退货流程
9. 分公司退货流程
10. 总部处理流程
第六部分 处罚机制

第一部分 定义
库龄管理的目的
合理有效控制库存产品的可销天数，防止滞销品的产生，避免给公司带来极大的损失，占用总体费用。
库龄定义：
分公司、经销商、终端收货产品批次规定
产品保质期
总部产品批次
分仓收货产品
经销商收货日期
直营终端收货日期
24个月
五个月
六个月
七个月
八个月
18个月
三个月
四个月
五个月
六个月
12个月
二个月
三个月
四个月
五个月
一、滞销品定义：
1、24个月保质期产品，剩余保质期≤10个月的产品为滞销品；
2、18个月保质期产品，剩余保质期≤8个月的产品为滞销品；
3、12个月保质期产品，剩余保质期≤6个月的产品为滞销品；
二、可捐赠产品的定义：
1、24个月保质期产品，剩余保质期≥8个月的产品为可捐赠产品；
2、18个月保质期产品，剩余保质期≥6个月的产品为可捐赠产品；
3、12个月保质期产品，剩余保质期≥5个月的产品为可捐赠产品；
三、不可捐赠产品的定义
1、24个月保质期产品，剩余保质期＜8个月的产品为不可捐赠产品；
2、18个月保质期产品，剩余保质期＜6个月的产品为不可捐赠产品；
3、12个月保质期产品，剩余保质期＜5个月的产品为不可捐赠产品；
按以上定义时间内的产品，属于正常可销售产品，超过以上保质期时间的产品须针对性做出处理对策〔如买赠、促销等〕。
预警：
产品保质期
总部产品
分仓产品
经销商产品
直营终端产品
24个月
超过3个月
超过4个月
超过12个月
超过10个月
18个月
超过3个月
超过4个月
超过9个月
超过8个月
12个月
超过2个月
超过3个月
超过6个月
超过6个月
1、库龄预警分析：
①采购异常：采购交期异常〔提前或者延误〕，必需求/供应不平衡〔供应偏差率〕异常；
②仓储异常：库龄超期异常〔各存货的库龄状况〕，超储异常〔最高库存〕，库存周转率、库存呆滞率；
③销售异常：销售计划完成率，销售猜测准确率。
2、总仓、分仓、经销商仓库、终端仓库均应设立预警信号，各仓库只要预警的产品必需提报进行处理。

第二部分 产品处理方案
一、总仓库存产品处理方案：
每月初营运系统提报总仓库存超过总仓产品批次要求时间的相关产品，销售管理部下发到市场部、KA管理总部。市场部和KA管理总部结合档期主题活动来消耗库存马上成为滞销品的产品。〔注：未超过保质期一半以上的产品不得做爱婴捐赠处理〕
具体操作：
1、营运系统每月提报库存超过总仓产品批次要求时间的产品。
2、销售管理部将提报的库存转市场部、KA管理中心。
3、市场部、KA管理总部提报具体执行方案后并制定配发计划。
4、销售管理部将配发计划转给营运系统进行配货，并制定执行的跟踪方案
5、销售管理部、市场部跟踪配发的执行状况。跟踪到所有产品不在总仓、分仓再次提报为止。
二、分公司库存产品的处理方案
每月初营运系统提报分仓库存超过分仓产品批次要求时间的相关产品，并分析导致预警产品的原因，分公司大区销管审核并分析超出产品批次要求的产品，并整理上报到总部销售管理部，总部销管下发到各分公司总经理及大区总监。由大区销管提报属于各分公司库存产品的处理方案。销售管理部负责跟踪预警产品处理状况。〔注：爱婴捐赠产品统一退回总仓由公众事务部捐赠〕
分公司库存产品处理金额正常范围内:按每月发货金额的0.5%
具体操作：
1、分公司营运每月提报库存超过分仓产品批次要求时间的产品〔含必需要退回总仓的产品〕。
2、分公司销售管理部将不能退回总仓的产品整理汇总上报到大区销管部与大区市场部做相应处理对策。
3、各大区销管负责收集各分公司的处理对策，制定整体处理方案报备到销售管理部。
4、销售管理部审核经营销总监批准后通知各分公司将产品处理方案进行费用计划申请。
5、分公司依据费用计划申请表的明细进行配发库存产品，须在一个月内将提报的产品处理完毕。
6、退回总仓的产品由分公司营运企划提报批准后退回总仓，退回流程详见《滞销品处理流程》
7、分销管和总部销管跟踪提报产品的处理执行状况。
8、分公司库存产品必需月月清理，不得出现过期产品，如发现将对分总按三违事件进行处罚。
9、分公司提报处理的产品金额超出0.5%的，超出部分扣减分公司处理当月的发货考核
10、分公司预警产品上报流程图：
备注：分公司提报预警产品同时报备到营运管理总部任建君
三、经销商库存产品的处理：
业务员或业务经理每月负责提报经销商仓库超过经销商产品批次要求时间的相关产品，并提报相关的处理看法，经销商库存产品不得做爱婴捐赠处理，超过产品批次要求时间的产品处理所发生的费用须分公司在经销商每季度公司给予的0.5%残旧补充中扣回。不应重新承当费用。
经销商库存须处理产品超0.5%的，业务人员及业务经理须关注经销商库存的管控。
经销商库存产品不得退货到分公司仓库，发现退货的一律处罚分公司营运及分公司总经理、负责的业务经理
四、直营终端库存产品及退货的处理
业务员或业务经理每月按时定期对直营终端的库存产品进行清理，并按直营终端库存批次要求的时间必需及时退换货，退换货的金额为直营终端月发货额的0.5%。
具体操作：
1、负责直营终端的业务员或业务经理必需每月按时定期清理直营终端的库存。
2、直营终端退换货之前必需要上报OA，经分总批准以后，分公司营运按照批示处理提报品种，数量，批次必需与实际退换货到分仓的一致，如果发现不一致，分公司营运有权不收货。直营终端的库存月月清理，及时退换货，如直营终端的产品保质期为24个月超过生产日期已经10个月的产品必需退换货，如等超过10个月再申请退换货，分公司营运有权不接收产品，由负责的业务员和业务经理承当责任并处罚。
3、直营终端的退货必需退回分公司统一处理，分公司对直营终端的退货依据以下处理方案上报，每月按时处理完毕。
4、直营终端退货的处理方案：
A、退回的产品符合滞销品条件的，由分公司营运提报，按退货流程申请退到总部。
B、不符合滞销品条件的产品，由分公司营运提报，分总批示处理方案〔如买赠、促销等〕，此费用必需进行计划费用申请表。
5、同一直营终端如出现两次提报相同批次的退货产品，将对相关负责人进行处罚。
6、直营终端退货超出发货额0.5%的金额时，超出部分将扣减分公司按超出部分计算5%的费用额〔年度统一计算后进行扣减〕。
7、分公司发到直营终端的赠品不得退货。

第三部分 爱婴捐赠
除总部公众事务部，分公司不得自行做产品捐赠〔包括多胞胎和困难家庭等小金额的捐赠〕。所有捐赠的产品由总部营运和公众事务部依据分仓退回的可捐赠产品统一安排发货到爱婴捐赠地。爱婴捐赠申请流程详见公众事务部公布的《爱婴捐赠管理办法》
第四部分 发货及费用考核
直营终端退货开负数单减分公司发货金额，退回总仓统一捐赠或报废的产品费用按分公司退回产品出厂价的6折计入分公司费用考核。

第五部分 滞销品处理相关流程
一、分公司退货流程：

一〕、分公司销售
1、提报终端滞销品退货申请〔附退货清单〕；
2、异常状况沟通；
二〕、分公司总经理
1、审批退货申请；
三〕、大区销售管理部
1、审批退货费用；
四)、分公司营运
1、按批准单分检整理、盘点核对；
2、如实物与退货清单有差异，反馈分公司业务员；
五)、分公司财务
1、按营运开具退货单给终端销帐；
2、出具对帐单

二、总部退货、处理流程
1、分公司退货到总部企划上报流程：

备注：滞销品退货金额＜2万由营运管理总部总经理助理批准；金额≥2万由营运管理部总经理助理审核，总经理批准。

2、营运管理总部上报企划流程：

各部门审核使命：
一〕、分公司
1、每月15日前提报必需退回总部营运企划〔附退货清单及捐赠月份〕，企划批复当月退货有效，否则必需重新提报退货申请；
2、按《库龄管理办法》定义标准；
3、依据企划批示整理退回总部营运仓库，优智系统销帐。
二〕、销售管理部
1、总经理审批分公司必需退回总部滞销品；
三〕、营运管理总部
1、对分公司提报滞销品清单进行审核，分类产品处理流程报告；
2、安排分公司退货时间〔时间排定、物流安排〕，25日之前退货到总部仓库；
3、负责退回产品盘点核对，出具退货清单；
4、负责可捐赠与不可捐赠产品〔报废品〕提报；
5、负责捐赠、报废品出库处理，帐务核销；
四〕、财务部
1、负责分公司退货费用审核；
2、负责分公司滞销品退货销帐；
3、负责报废产品监督；
五〕、质量管理部
1、对可捐赠产品出具检验报告；
六〕、公众事务部
1、负责出具捐赠品的处理方案；
2、出具捐赠方案时间为接收到营运企划以后二周内，在退货到仓次月15日之内处理完毕；
七〕、综合部
1、负责报废品处理，为接到营运通知一周内；
2、负责出具报废品处理反馈单；
备注：1、分公司退货接收依据销售管理部库龄管理办法标准；
2、分公司承当滞销品费用

第六部分 处罚机制
1、分公司退货申请在每月15日之前上报，并在规按时间内退回总仓，延迟退回扣分公司营运负责人当月KPI考核分20分；
2、未按公司规定组织退货到分公司仓库导致产品报废：分公司总经理扣月度全额奖金
3、经销商库存产品发现有退货到分公司仓库的〔除总部通知须退回的产品外〕，一经发现分公司总经理扣KPI考核分20分，业务经理和业务主管各扣KPI考核分50分，分公司营运负责人扣KPI考核分20分。
4、2010年全年直营终端退货率超0.5%的，负责的业务人员扣KPI考核分30分。业务经理扣KPI考核分20分。
5、直营终端未按规按时间提报退货或换货企划的，负责的业务人员扣全额月度奖金，KA城市经理或业务经理扣全额奖金的50%。
6、同一终端两次提报相同产品批次产品的，负责的业务人员扣KPI考核分20分。
7、分公司退货申请企划与实际退回总仓产品清单不符，扣分公司营运相关责任人当月KPI考核分20分。
8、分公司退货没有随货携带退货清单，或清单上没有具体区分，扣分公司营运相关责任人当月KPI考核分20分。
货龄管理就是销售人员依据库存周转原则管理客户库存产品的货龄。
货龄管理相关知识
〔一〕货龄管理的基本概念
1．货龄：产品的已生产日期，也就是产品从整件生产完成到当期的时间。
2．在售产品：陈列在客户门店中的待售货物，是客户库存产品的一部分。
3．储存产品：存放在仓库内用于补货的货物，是客户库存产品的另一部分。
4．先进先出原则：按照产品货龄的长度顺序陈列和销售产品，其中货龄长的总是优先陈列、优先销售。
5．存货周转：按照先进先出原则整理客户所有的在售产品、储存产品。

〔二〕存货周转的好处
1．确保产品时效，降低客户成本。
日用消费品是具有特按时效的产品，产品超过时效就意味着客户的直接损失。运用库存周转管理客户库存一方面可以确保客户不会因遗漏而造成产品超时效，另一方面可以减少因产品积压而造成的客户损失。
2．提升销售质量，维护产品形象。
货龄管理有利于提升销售产品的平均质量，减少因产品货龄而导致的客户不满，有利于在客户与消费者中树立优良的形象。
3．及时发现问题，维护优良的客情。
在维护客情方面，货龄管理除了以上两点作用外，还可以帮助销售人员及时发现潜在的问题，及时解决。

〔三〕先进先出的操作原则
1．在售产品货龄长于储存产品的货龄。
2．储存产品中，货龄短的在里面〔下面〕，货龄长的在外面〔上面〕。
3．在售产品中，货龄短的在后面，货龄长的在前面显眼处。
4．确保及时补货。
5．及时记录库存状况。

〔四〕存货周转的运用方法
1．掌握全面的产品知识。
销售人员必需掌握公司各种产品的有效期知识，包括了解各包装的产品的货龄，以及所有产品的标准有效期等等。其次是了解本产品的存放要求，以确保产品的品质。尤其必需要了解各种特别事项，如对产品有害的存放方式。
2．了解各种包装的适用范围和库存量的多少。
通过了解消费者和客户必需求，了解各种产品的知识。向客户推举正确产品组合，是确保客户正在销售符合消费者必需求的产品、进行客户管理的前提条件。
3．掌握存货周转的先进先出原则。
4．掌握先进先出原则的操作原则。
5．依据公司的规定和标准及时处理货龄相关问题，例如如不良品改换。
6．管理客户的库存产品。