证照资料管理制度.docx_咨信网zixin.com.cn

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证照资料管理制度〔试行〕 1. 目的为确保**公司〔以下简称“公司〕战略目标的实现，推进公司“制度化、规化、标准化、精细化管理，保证公司证照资料使用的合法性、肃性、权威性，维护公司形象及合法权益，杜绝证照资料滥用等**、违规行为的发生，制定本制度。 2. 适用围本制度适用于公司各类证照资料的管理。 3. 证照资料的种类 3.1经营可类：营业执照〔五证合一〕、开户可证、机构信用代码证、融资性金融可证、社保登记本、贷款卡、发票领购簿等。 3.2财产产权类：土地使用证、房屋所有权权证、机动车行驶证等。 3.3资信类文件：公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。 3.4重要文件：各银行合作协议、董事会任命文件、董事会决议、政府部门公文批复等。 4. 证照资料申办流程 4.1证照资料申办流程图 4.2岗位职责：岗位职责 z. 经办人 1. 按照要求准备材料 2. 按照程序履行审批手续，审批程序完备后办理证照相关事项。部门经理对所办理证照的适用性、合理性负责。副总经理依据岗位职责履行审核职责。总经理行使审批权。 4.3流程关键控制节点: 经办人需到相关部门领取办理证照所需的各种表单及准备资料清单。公司各类证照资料的办理由各证照的管理部门提出，并根据需要填写”证照资料申办审批单”〔11.〕，经办人需填写申请人名称、申请日期、隶属部门、申办证照名称、使用围〔或事由〕等信息，经部门经理、副总经理、总经理审核/审批后可办理。审批手续完备后经办人准备所需资料，经部门经理审核无误后，按照公司唧章管理制度〔试行〕”规定办理用印。经办人应及时领回所办证照资料，并按岗位职责分工进展登记及保管。 4.4流程文件/表单证照资料申办审批单”〔见11.〕 5. 证照资料使用的管理 5.1证照资料使用申请流程图 5.2岗位职责： z. 岗位职责申请人按照使用要求如实填写”证照资料使用审批记录单”或”证照资料外出使用审批单"，并逐级审批。申请部门经理对证照资料使用用途及围的真实性负责。保管部门 1. 审核证照资料使用的用途是否合理； 2. 对证照资料使用的平安性负责。总经理行使审批权。 5.3流程关键控制节点: 申请人因工作需要，借阅、复印、外出使用证照资料，应根据情况如实填写"证照资料使用审批记录单"〔11.〕或”证照资料外出使用审批单"〔11.〕，写明事由及拟用证照资料名称、件数等进展详细说明。证照资料保管员应建立”证照资料使用登记薄”，详细登记证照资料使用时间、用途、使用类型、申请部门、申请人等容，并定期归档。申请人在使用证照资料前应配合证照资料保管员填写”证照资料使用登记表"〔11.〕，如需外出使用时应配合证照资料管理员填写”证照资料外出使用登记表”〔11.〕。公司证照资料使用外出时需随行一名人员保管，外出期间证照资料由同行人保管，不可由使用人保管。同行人对证照资料的使用围、平安保管负责，并负责监视使用人合理用件。外出使用人只可将证照资料用于申请事由，不得用于申请证照资料事项以外的事项，使用完毕后应立即交回。 .z. 证照资料保管员只有证照提供权，没有审批权。 5.3.5.证照资料保管员不得在审核/审批手续不完备的情况下提供证照资料，如遇到特殊情况相关授权领导无法签字，应通知授权领导，得到可后可提供证照资料，并催促使用人事后补齐审核/审批手续。 .在审批手续不符合规定时，证照资料保管员仍提供证照资料的，由证照资料保管员承当一切责任；审核/审批手续齐全，出现问题后应由申请人及审核/审批人分别承当相应责任。公司所有部门及分支机构在对外提供证照、资料及文件时应及时登记"证照/资料/文件领用登记表"〔11.〕 5.4流程文件/表单证照资料使用审批记录单"〔见11.2〕证照资料使用登记表"〔见11.〕证照资料外出使用审批单"〔见11.〕证照资料外出使用登记表”〔见11.〕证照/资料/文件领用登记表"〔见11.〕 6. 证照资料的使用围 6.1公司所有证照资料必须按照规定围使用，不得超出围使用。 6.2经营可类证照的使用围主要为：与公司合作的各银行准入业务；与公司合作的各银行授信业务；公司银行账户的开户、变更信息、销户；查询本公司征信； z. 查询复制机读档案；办理年度审计报告业务；办理验资报告业务；办理工商登记、变更、年检、注销；办理公司年度评级报告；担保客户在办理抵押物登记时；办理车辆保险；办理社会保险、医疗保险及住房公积金等相关事宜；开具增值税专用发票；主管机构部门〔税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信息化局、省担保融资协会等〕；其他。 6.3财产产权类证照的使用围：办理车辆年检、保险；办理房屋、土地及车辆等相关事宜；其他。 6.4资信类文件使用围：与公司合作的各银行准入业务；与公司合作的各银行授信业务；主管机构〔税务总局、地税局、市财政局、省/市工业和信息化局、省担保融资协会等〕；其他。 z. 7. 证照资料的保管及归档 7.1公司经营可类证照归管理部门为财务审计部，主要负责日常经营可类证照的保管、年检、变更等相关事宜。〔融资性经营可证由担保业务部负责办理年检〕。 7.2公司土地使用证、房屋所有权证归管理部门为财务审计部，主要负责产权证照的保管、年检等相关事宜。机动车行驶证归管理部门为总经理办公室，主要负责证照的保管及年检。 7.3公司的资信类文件归管理部门为财务审计部，主要负责公司资信类文件的日常保管，及经营所涉及的审计、验资等事项。 7.4公司的重要文件归部门为人力资源部，主要负责公司重大事项文件的发文及保管等事项。 7.5各种证照资料应分类归档，归档资料应齐全完整，自证照资料申报到各种相关手续办理完毕的各类资料都应归入档案，各归部门应留存复印件、电子档一份。 7.6各类证照资料的管理部门应由部门负责人指定专人保管。 7.7公司所有证照资料应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕后立即存于原处。 7.8证照资料保管员如有岗位变动或调离公司时，应交清所保管的证照资料及相关全部档案资料，可办理离岗/离职手续。 7.9证照资料保管员不得将证照资料随意放置或转交他人。保管员因故不在岗位时，应将证照资料交由本部门经理或其指定的专人临时保管，以防止影响证照资料的正常使用。 z. 7.10证照管理员对所保管的证照资料，应善加保管维护。如因个人保管或维护不善造成证照资料损坏，视情节轻重按公司”奖惩制度〔试行〕"处理。 7.11如因证照资料保管员个人疏忽致使公司证照资料遗失，应立即上报领导并及时做出处理，在24小时登报声明。因未及时处理造成遗失证照资料被盗用者，按公司”奖惩制度〔试行〕”对其处理并追究其法律责任。 8. 监视与检查 8.1公司财务审计部负责按归管理职责对证照资料保管、使用的合规性进展监视。 8.2公司财务审计部负责对证照资料管理制度和流程的完善性、密性进展监视和定期、不定期的审计评估。 9. 罚则凡违反本制度/流程规定者，视情节轻重按公司”奖惩制度〔试行〕”处理。 10. 附则 10.1本制度由财务审计部制定、解释和修订。 10.2本制度自发布之日起实行。 11. 11.1证照资料申办审批单" 11.2证照资料使用审批记录单” 11.3证照资料使用登记表” 11.4证照资料外出使用审批单” 11.5证照资料外出使用登记表” z. 11.6证照/资料/文件领用登记表" 11.1 **公司证照资料申办审批单申请人申请日期隶属部门申请事项使用围〔或事由〕：部门经理审核意见：年月日副总经理审核意见：年月日总经理审批意见：年月日 11.2 z. **公司证照资料使用审批记录单第号申请人：申请日期：部门名称：部门负责人：证照名称原件/复印件份数用途原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件总经理审批签字：年月日申请使用的证照：经营类资信类财产产权类重要文件用件情况〔由当事人勾选〕已用申请人签名日期年月日已用保管人签名日期年月日备注说明 11.3 z. 证照资料使用登记表 **公司年月日期证照资料名称证照资料类型申请部门申请人记录单号原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件 z. 原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件 11.4 **公司证照资料外出使用审批单第号部门名称：部门负责人：使用证照类型：原件复印件使用日期：____年__ 一月__一日 1、使用证照资料事项： 2、证照资料管理人： z. 3、证照资料名称： 4、此证照资料自年月曰时经总经理签字同意外出使用，外出使用期间其保管责任和使用责任均由负责。申请人：同行人：年月日总经理签字：年月日备注： 1. 外出期间证件资料由同行人保管，不得由使用人保管。 2. 使用人不得在申请使用证件资料事项以外的事项中使用证件。 3. 同行人对证件资料的使用围、平安保管负责，并负责监视使用人使用容。 11. 5 证照资料外出使用登记表 **公司日期证照名称证照类型申请部门申请人同行人外出地归还时间记录单原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件 z. 复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件 z. 原件复印件 11. 6 证照/资料/文件领用登记表 **公司年月日期证照名称证照类型申请单位/部门用途份数领用人备注原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件 z. 原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件 z.

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