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样本库信息管理系统综合解决方案
样本库信息管理系统 综合解决方案

众信科技

目录
引言 (3)
1 管理流程建议 (3)
1.1 约定 (3)
1.2 流程 (3)
1.2.1 取材 (4)
1.2.2 样本的处理 (4)
1.2.3 贴标 (4)
1.2.4 入库 (5)
1.2.5 样本信息的构成和完善 (5)
1.2.6 如何实现样本与其主体的关联 (6)
1.3 设备的选择 (6)
1.3.1 信息系统设备 (6)
1.3.2 存储设备 (6)
2 为您订制一个合适的信息管理平台 (7)
2.1 合理的流程 (7)
2.2 流程具体说明 (8)
2.3 流程提醒 (8)
3 为您打造一个高效的信息平台 (8)
3.1 硬件平台 (9)
3.2 软件平台 (10)
3.2.1 样本库信息管理系统 (10)
3.2.2 温度监测系统 (10)
4 特点与优势 (11)
4.1 规范化的管理流程 (11)
4.2 超低温环境的支持 (11)
4.3 双条码管理体系 (11)
4.4 自定义信息收集 (11)
4.5 系统接口服务 (11)
5 产品的介绍 (12)
5.1 自定义信息收集 (12)
5.2 规范化、可视化的存储设备管理 (12)
5.3 针对国内状况制定双条码管理体系的应用 (13)
5.4 方便的HIS (Hospital Information System)接口 (13)
5.5 统计功能 (13)
5.6 24小时运行的温度监测系统： (14)
6 系统的布暑方案 (14)
6.1 方案 (14)
6.1.1 硬件及网络配置 (14)
6.1.2 项目实施计划 (15)
6.1.3 售后服务与合作共建 (15)
6.1.4 价格方案 (15)

声明 (16)
引言
本方案是针对样本库建设的必需求专门撰写的。
1管理流程建议
任何一个管理模式的建立必需要一个好的管理流程，样本库的管理也不例外。在此，我们建议将样本库的管理分为取材、贴标、入库、信息录入等步骤，通过流程制订和信息系统的辅助有机结合将样本有效地管理起来。
1.1 约定
在管理流程制订之前，首先必需要约定管理模式的一些常用资料，如，样本类型、样本取材部位、复分数等常用术语的代码表达。这样在系统里面我们可以通过某些代码就能简洁地读取样本的信息。
这里简单例举：
表I：样本类型
样本类型描述 代码 样本类型描述 代码

肿瘤组织 T DNA D

癌旁组织 P RNA R
正常组织 N … …
表II：器官类型
器官类型描述 代码 器官类型描述 代码
脑 P01 脊髓 P02
脑神经 Q01 脊髓神经 Q02
内脏神经 Q03 … …
这些表由用户机构独立或遵循业内法则定义。

约定完成之后，就可以进入流程制定的阶段。我们将样本管理的流程分为取材、贴标、入库、信息录入、出库流程。具体流程见图2.1.1。

取材人员依据临床病例状况在术前一日通知样本库次日取样本，同时在医嘱中注明必需要抽取血样数量、种类。样本库依据次日样本状况预先准备样本提取单，并预先定义好流水编号。
样本提取单上的信息可包涵并不仅限于以下内容中的一部分：
A. 个体流水编号
B. 个体基本信息：如住院号，病理号，手术科室，手术医生，病人姓名，性别等
C. 样本特征信息：如脏器名称，样本类型〔肿瘤，癌旁，正常，淋巴结，息肉，囊壁〕，
样本性质〔原发/复发/转移〕等
D. 样本采集信息：如样本份量，体积，分管数，术前/术后等
E. 诊断信息：如临床诊断，病理诊断，分化程度，UICC分期，ICD10/ICDO-3代码等
F. 治疗信息：如放疗，化疗，手术等
G. 生物安全信息：有/无传染性

H. 时间信息：采集时间，样本离体时间，低温时间，等
I. 工作人员信息：取材员，记录员等

J. 以及备注信息。

在样本管理处首先由样本操作员对样本进行处理，组织样本要进行分装、血液样本要提取DNA、RNA等操作，然后分装在存储空间规定的冻存管里面。
为了很好地区分样本，不同的样本可以用不同颜色的冻存管存储。那么可以更方便地区分样本。

在样本管理处打印样本标签，依据样本采集单或者附在样本上的固有条码进行标签的打印。标签的制定通常包括患者唯一标记号、样本类型、取材部位、复分数、随访月份等信息，具体由样本管理机构制定，但是一定要唯一标记样本。如以下图：

打印样本编号后顺着冻存管粘贴，同时将预先打印好的空间定位编号在另一侧粘贴。双条码是我们提供方案的一个特点。
为什么要用双条码
双条码会给操作带来繁琐，但是这并不复杂的操作会给样本的管理带来真正的方便。举例说明：

状况I:我们有一批样本10个，现在一个人在样本库信息管理系统里对样本进行入库。入库完毕由另一样本操作员进行实体入库的操作。此时此刻，操作员还是必需一一对比 信息系统来确定样本必需要放置的位置。根本不能给样本的实体操作带来方便。
状况II：当我们从存储空间取出一批样本〔10个〕，样本上并没有人有关于样本存放空间定位号的信息，这时候我们发现，我们取错了，必需要把样本放回原来的位置。此时，我们必需要对着信息系统，一条一条将样本位置检索出来。
……
更多的状况这里不一一例举。总之在没有全自动的样本管理设备的状况下，双条码管理模式是目前最好的模式。
当然，我们的系统也能适应单条码的管理模式，通过对样本进行归类，集中分配空间等手段，可以尽量方便样本的管理，但是和双条码模式进行比较还不是那么的方便。

在贴完标签后，我们就可以在信息管理系统上进行样本的入库并可以同步或者异步地对样本进行实体入库。
存储信息的入库和实体的入库顺序不能颠倒。否则，可能出现系统上信息和实体状况的出入。

样本入库后必需要做的就是对样本信息的完善。样本的信息包括样本主体〔患者〕的信息，样本本体〔样本本身〕的信息，以及样本实验后衍生物的信息。样本的信息主要体现在采集单上，主要由采集人员填写或者由信息管理员依据采集单集中填写。样本主体信息的完善有几种途径，一是完全通过人工获取的方式，读取纸质的病历资料上的信息然后搬到样本库管理系统上。当然，还有更好的方法，就是通过Excel文件导入和与其他系统〔HIS、LIS等〕接口获取。信息系统提供Excel导入功能。系统接口获取信息必需要定制系统接口，涉及机构本身已有信息系统的授权问题。
样本主体信息建议包括：患者基本信息、病史信息、患者主诉、家族史、病理信息、检验信息，这里不建议加入患者影像学检查的信息，但是建议引入影像学检查的描述。用以作为筛选研究对象的一个条件。
其中检验信息又可以针对不同疾病制定不同的采集信息的模板，例如：癌症建议一般包括：疾病史、入院前检查、PET‐CT描述、CT描述、B超描述、粪便检查、肝纤维化、肝炎系列〔各种抗体的检查〕、AFP、穿刺液常规、尿常规、凝血检验、生化检查、特定蛋白、常规体液(腹水等)、肿瘤标志物检查、血常规检查等等。
在实际系统上线的时候，应由院方专家和我方人员一期定出信息收集的模板，并在日后的运行中不断地调整到稳定。
样本本体信息建议包括：采样日期、采样人员、采样方法〔工具〕、采样部位、疾病、类型、次数等信息
样本衍生物涉及实验，系统在一定程度上淡化本功能，不建议在此系统上扩大。在样本信息完善之后就进入样本使用周期了，使用周期内主要注意一下几点：
¾出库权限要严格限制
¾任何出库的样本要经过信息系统进行确认，并释放空间，一边空间循环应用
¾所有出库必需进行记录并注明使用人、用途
¾通过算法依次有序岁样本进行出库
¾如果出现可反复冻融样本，必需要出借，并注明借出量，余量

样本如果丢失其主体信息，样本的价值也会随之丢失。所以在样本管理的过程中要做好主体信息的维护，并将样本与主体信息相关联。
本方案采用样本编号包涵主体编号的做法，然后通过检索手段就可以从主体编号查找到样本。也可以通过样本找到主体信息。

信息系统必需要配备的设备见一以下表
设备名称 用途 建议
PC/服务器 布暑样本库信息系统依据规模不同配备
条码打印机 打印条形码 规模比较大的样本库配备至少两台
扫描枪 用于扫描条形码 每个客户端1把

关于样本规模依据样本量界定为以下几种规模，0‐50,000个、50,000‐100,000个、100,000‐200,000个、200,000以上，这里并不必需要十分严格。

存储设备有低温冰箱、液氮罐、切片柜几种。这几种存储的样本各有不同，但是所有的存储空间要求区隔化。一是为了管理的方便，二是能够提升空间利用的效率。这里对立式冰箱作区隔化举例，如以下图：

另外存储设备上要贴上标识方便管理。
2为您订制一个合适的信息管理平台

医院全院样本库管理信息系统与一般科研、临床样本库有很大区别。全院样本库不仅必需要满足检验科、病理科等临床科室的管理必需求，还要为医院科研提供优良的样本基础。

图1.1.1中的流程，包涵两种样本的收集。样本库可以针对不同样本的收集制订不同样本收集的标准流程、质量标准、存储标准，以满足不同的样本管理、使用要求；也可以为简单，制订一套可以共用的标准一起遵循。
在图中虚线框的三个部分是代表了样本管理三个主要的部分，必需要不同的角色参加完成。首先是样本采集部分，这里有两种方案：第一种是临床样本由临床医生负责移送样本管理中心，而科研样本则是由科研负责人负责移送；第二种，为了减少临床医生与科研人员的负担，由样本管理中心负责按时按必需从临床、科研处拿回样本，统一存储到样本管理中心。
其次是样本入库部分，样本的入库分为信息入库和实体入库两个方面。实体首先要依据样本编码规则打印样本编号，并在相应的样本上贴上样本编码，同时贴上预打印的定位编码，最后将样本放到定位编码指定的位置完成实体入库。而信息入库是将两个编号使用条码扫描

枪录入信息系统内。方便在使用的时候通过信息系统进行查询，提升样本使用效率。
第三是样本数据的完善。样本数据的完善首先必需要专门人员参加，并依据不同样本信息收集的模板填写相关信息，同时也可以通过与医院现有信息系统的接口直接获取已有的病理检验等信息以减少重复劳作。最终达到使样本信息最大程度完善的目的，为今后样本的使用提供确保。

这里的注意点是：在样本被移送到样本管理中心之前，样本必需及时按照规定暂时储存，建议用液氮进行临时储存吗，提升样本质量。
3为您打造一个高效的信息平台
一个高效的管理平台首先要符合管理规范和使用者习惯，我们的管理系统将在现有的基

础上依据用户最后制定的流程进行检验和评估，在必要的时候进行系统的更改。

样本库管理平台是建立在软件系统与硬件设施相结合的基础之上的。针对目前规划状况。我们将冰箱置于不同的房间，为了对冰箱空间进行准确化管理。我们要对冰箱进行编号，分隔，最后将冰箱里面能够存储试管的每一个空间都编号进入系统。

对空间进行准确划分之后，在每个划分上都贴上标签。并使用信息系统对所有划分管理，对划分里面的内容、占用率等进行掌控。

在使用标签进行管理的时候，系统会引入条码打印机和扫描枪增加系统使用的方便程度。

依据第一章的流程，我们将结合医院现有样本库制定,将系统布暑如以下图：

将样本库服务器布暑在管理室，并加入医院内部网。在各个样本库存储室配备客户端，通过内部网连接到样本库信息管理系统，对样本实体入库信息进行管理，并在资料室配备专门人员管理样本信息，将样本信息尽量详尽化，提升样本信息完整度，提升整个样本库的质

量。

温度监测系统是样本库必不可少的一部分，它能确保样本按要求存储在规定的环境里面，确保样本的质量。
温度监测系统提供对存储环境24小时不间断的监测，并能在出现异常状况的时候进行短信， 报警，以便管理人员及时处理发生的状况。
温度监测系统有两种方案:
一种是有线传输，环境数据监测数据通过温度传感器获得，然后通过无线进行传输到系统，这种方案对存储设备比较分散的状况比较合适，但是这种布暑成本比较
高。
另外一种方案是通过有线方式进行，有线方式不合适存储设备分散比较严重的状况，但是有线对数据的获取更加可靠，信号的传输也变得可靠。
不管是无线还是有线，软件系统的功能不存在任何的差异。4特点与优势

系统通过对管理流程的规范，并结合用户的使用习惯，定制而成的系统比一般信息管理系统机械化地要求用户适应他们的系统有很大的优势。

整个综合解决方案提供超低温的支持，不管是抽屉、盒子还是标签都能防水、抗冻。这就很大程度上支持了信息系统能够在有效的硬件平台下流畅运行。

双条码管理体系是一个显然的特色，比单条码系统有显然的优势。例如：在单条码〔样本编码〕系统里面，样本编码并没有体现样本位置。样本管理人员管理样本实体的时候，离开信息系统就无法对样本进行定位，无法将样本放到正确的位置。这就大大降低了管理的效率。而在双条码系统里面就不会出现类似的问题，管理人员既能通过样本编码对样本基本信息进行合适，又能通过定位编号准确找到样本所在，避免了在系统里面的混乱。
因为样本条码必需要直观，所以不能使用二维码的同时也不能将样本编码编的太长，否则不利于样本的识别。
除了上述好处之外，在可冻融的样本管理过程中，双条码还为样本重新入库提供了很好的条件。

样本信息管理系统里面对样本信息有很高的要求。但是在一个综合性的医院内部，不同的科室的医生、在不同的病种前提下对样本信息的要求存在很大的差异。
这种状况下，固定的系统模板根本不能满足要求，只有提供给样本管理人员，可以自己定义的模板，才干满足对不同样本信息的收集的要求。
仅仅完成自定义信息的收集还是不够的，真正好的样本库信息管理系统，能够对信息模板里面的所有信息项进行条件筛选。样本使用人员可以依据不同的必需要，针对性地很快地找到目的样本。而目前，我们的系统已经提供这样的支持。很好地满足了用户的必需求。

很多样本的收集发生在医院，而医院在对患者进行诊断的时候已经获得了很多的关于患者样本的病理信息。这些信息完全可以提供给样本库使用，避免很多的重复劳作。
我们的系统在获得医院系统同意后可以直接通过后台服务或者连接后台数据库获取患

者病理信息。目前已经和军卫一号，金仕达卫宁进行了对接。很好地完成了信息获取和更新的任务，赢得了系统使用者的赞美。
5产品的介绍

针对临床研究的必需要，系统制定了信息模板自定义的策略。针对不同的病种，不同的必需要，可以制定不同的信息收集模板。历史信息可以依据模板制定相应的文件导入系统。并且用户自定义的信息项可以用来对样本进行检索。

5.2规范化、可视化的存储设备管理

为了方便操作人员管理样本与存储空间，系统要求机构将存储空间进行划分定义。此举不仅可以提升存储的利用率，还增加管理的方便。

结合目前国内在样本管理方面的现实状况，我们制订了一套双条码管理体系。减少了样本管理人员的工作量，提升了他们的工作效率。

5.4方便的HIS (Hospital Information System)接口
为了和机构尤其是医院现有信息系统的对接。我们制订了针关于医院现有信息系统的接口。在条件同意的状况下，系统可以通过接口直接获取HIS系统里面的信息

针对自定义功能，系统对各种参数提供统计与检索的功能

5.624小时运行的温度监测系统：

为了确保样本的存储质量，系统配备温度监控设备，24小时对温度进行监控，并在温度出现异常的时候对进行报警〔通过短信息、 等〕。

6系统的布暑方案

本方案包括样本库信息管理系统及其相关硬件设施，样本规模设置为10,000‐20,000个。

针对贵院，使用跨平台的Java语言进行开发，使用由正规公司、机构提供的稳定的开

源工具及框架。以众信标本库管理信息系统为基础平台。使用MySQL/Oracle数据库，系统独立布暑。
系统开发完成后，布暑要求硬件和网络配置如下：
硬件：
服务器一台：1CPU，内存2GB，硬盘：200G〔可扩〕
InterMec条码打印机，
激光扫描枪
PC
操作系统：服务器Windows2003 Server 客户机支持Windows9X/Windows2000/Windows XP 软件：Oracle或者mysql数据库〔建议使用MySql〕，防火墙软件。
网络：医院内部局域网畅通，假设要求系统向院外开放，必需提供对外固定IP

我们将在合同签署同时，在外部条件具备后，布暑我们的产品，使贵院能在合同签署后将样本库信息管理系统付诸实施，然后我们针对贵院的必需求，修改、定制相关功能。具体计划请见下表：
时间 时间安排
合同期签署完毕 布暑已有产品，并帮助贵院实施管理
平台的建立
布暑同时 调研相关必需求、并制定实施方案
合同期第二个月 开发必需调整的功能、定制功能
合同期第三个月 更新产品，移植数据，使系统基本稳
定运行

我们将在产品上线后，按照惯例派谴工程师驻贵院临场支持，直至实现系统稳定运行。 系统稳定后我们仍将对系统进行支持(包括： 、email、及现场)。我们将在一个工作日对反映的问题给予反馈，解决时间依据问题而定。
我们可以以合作共建的形式与信息科共同建设该项目，具体包括如下：
z项目开发中我们将负责主要开发和维护工作，在贵院与我们签署保密协议前提下我们会对贵院开放所有源代码。
z我们将和贵院信息科一起，培养信息科相关人员，使其能够参加到项目中来，在系统稳定运行后基本可以进行样本库的日常维护，免除后顾之忧。
z项目合作期间，我们将于贵院信息科一起承当义务,具体分工可以商榷。

I、软件费用
项目 单价(RMB) 项目合计(RMB)无锡众信

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16
软件许可费〔样本库管理系统〕50,000
实施费：
用户培训
‐‐ 售后服务费
一年内
(按现场支持费计算，派驻人员不含在内)
针对贵院(一年后)免收年费(现场支持费按实际计算1.5W/人月) 优惠
合计
50,000
II 硬件
项目 个数 单价(RMB) 项目合计(RMB) 样本库
服务器
110,00010,000 条码打印机12,8002,800 激光扫描枪11,5001,500 冰箱〔Therom 〕
150,00050,000 冰箱区隔化费用(低温抽屉、冻存盒
及冷冻管) 〔可自备〕1
10,000
10,000 合计
74,300
声明
本方案仅提供给“样本库建设单位〞作为参照，严禁同行复制。如必需引用请首先获取本单位许可，违者将追究法律责任。