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S物业公司项目档案管理制度

物业公司项目档案管理制度
一、档案的建立。
1.1档案的建立按以下流程建立:
收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容,执行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案:包括本物业的制定、施工文件、资料、图纸、工程完工验收资料等;
1.2.2设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 修理保养合同及修理保养记录等;
1.2.3业主档案:包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又方便常常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。
2.2档案管理要求:
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采纳多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采纳适当的保存方法。
2.2.3强化保密意识培养,保证档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4执行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。
2.2.5保持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保存。
2.2.7执行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积存、整理、归类要进行一次全面的检查。