机械厂采购作业流程-提高完善公司供应链服务与管控能力.doc

采购作业流程
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TGPR20101118-3
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1、目的：规范采购作业流程及审批程序、提升采购作业效率与效能、满足公司及时对外部物料等供应的必需求、使采购总成本最小化、完善采购供应物流管理、完善对供应商的管理、提升采购竞争力、提升完善供应链服务与管控能力，从而促进公司整体管理水平的提升与公司经营效益的提升。
2、定义：
、必需求申购：是指公司内各部门依据当时或将来近段时间内，为了能使本部门正常运营、维护和管理本部门所有活动处于最有利位置的所必需货物〔服务、能力和知识〕〔必需从外部目标市场获得的〕时，及时或提前以标准的书面方式提出必需求申请，并经相关管理人员审批签名后及时报送给采购工作人员的过程。
、从传统或狭义上讲，采购：是指一个组织〔如：公司〕从目标市场取得满足质量、数量和价格要求的相应资源的购买过程，即包括确定采购必需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款。
、从现代或广义上讲，采购：是指买方〔如：公司〕从外部目标市场〔供应商〕获得的使运营、维护和管理公司的所有活动处于最有利位置的所有货物〔或服务、能力和知识〕的过程。
3、适用范围：本公司及与其有发生采购业务往来的外部目标〔如：供应商〕及其相关工作人员。
4、采购作业流程：
、必需求申购审批程序：
、必需求申购审批流程图〔详见：图表——1〕：
、必需求申购审批描述：
、销售〔或销售安全库存〕订单对生产物料〔主要是用于产品上〕必需求的申购计划：主要是依据销售部门提供的“销售订单〞来制定“订单生产物料必需求计划表〞〔计划员经认真核算无误后，必需要取得“原辅料库〞或“产成品库〞扣减“可利用库存量〞，再经生产总监审批后，报送供应部经理分配采购任务〕；
、安全库存对物料〔既有用于产品上，也有用于办公、后勤等服务上〕必需求的申购计划：原辅料库依据《物料安全库存表》内容安排1～2次/月批量申购，经仓储科长审批后，报送供应经理分配采购任务；
、机台等设备必需求申购计划：公司内所有部门内由于业务量的增加对设备的增加或设备更新所必需时，填写“申购单〞，经各部门负责人审核，经总经理批准后，再报送供应部经理分配采购任务。
、紧急状况下对物料必需求申购：可以经总经理或供应部经理直接 或口头受权分配采购员执行采购任务。事后，采购员必需及时要求相关部门补齐申购手续。
、《订单生产物料必需求计划表》、《其它必需求申购单》使用说明：一式四份〔第一联：必需求部门，第二联：采购，第三联：仓库，第四联：财务〕；必需求部门填写完整后，到相关部门签名时，该部门就留下该部门的联次〔财务联：由仓库先留下，有待采购入库后，与“采购入库单〞一起粘贴再报送财务部〕。
、采购作业流程图〔详见：图表——2〕：
、采购作业流程描述：
、物料必需求申购：参照以上“〞。
、采购计划：依据各部门〔特别是生产部门〕对物料的必需求〔如：年必需求、月必需求、周必需求、甚至日必需求〕，主要是参照各部门提供的《订单生产物料必需求计划表》与《其它必需求申购单》的内容，及供应市场状况与公司资金状况、原辅料库库容状况、《原辅料库存表》等来做综合性的采购计划的。
、筛选供应商〔采购报价〕：
、当作好采购计划后，供应部采购工作人员首先必需依据现有供应商资料进行综合〔供应商业绩、产品质量、技术服务能力、开发能力、交期、物流能力、财务状况、付款方式、价格、信誉等〕对照〔至少选择三家对照〕；当在《供应商资料表》中没有供应的物料时，必需采用多种方法通过多种渠道开发新供应商并进行综合评审后确定为合格供应商。同时生成“采购报价单〞。
、开发供应商：平常，依据公司开发部门的新产品的开发所必需新材料的估计状况及淘汰不合格供应商所必需，而要作好新供应商的开发工作。
、供应商评选的操作步骤〔供应商评选标准一般应该参照的方面：供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、物流能力、客户满意度、交货协议等〕：详见图表——3。
、供应商的管理：要管理好现有供应商就必需建立《供应商考核管理制度》，再依据考核〔《供应商考核评分表》：详见图表——5〕结果对现有供应商采用“优胜劣汰〞或培养等措施与方法，来提升对供应商的管理水平。
、采购合同/订单管理：
、签订采购合同：合格长期合作的供应商供货〔特别是主材供应商〕，采购员必需要求对方签订长期合作的“采购长期合同〞，或单批次〔未形成长期合作〕的“采购合同〞〔具体内容参照：《采购合同》样式〕。
、签订采购订单：依据“采购报价〞审批结果生成“采购合同/订单〞，并经审批盖公章后及时传送给相应供应商，并分发给仓储科、品管部〔主要是物料检验要求〕、财务部。
、采购合同/订单的存档管理：依据每次签订的采购合同/订单必需分门别类地给予造册标识管理。
、采购进货：
、采购进货的方式：委托运输〔第三方物流公司〕——进货难度与风险大时的首选进货方式，供应商送货——进货难度与风险小时的首选进货方式，自提货——一般在必需求紧急或现金或数量少或路程近的物料采购进货方式。
、采购进货跟踪：一般要建立“采购进货进度表〞，及时跟踪采购进货实况，并及时与供应商坚持联系，把进货实况及时反馈给必需求部门，以减少甚至杜绝缺断货而影响公司正常运营。
、采购进货的验收〔具体参照“品管部门对采购进货的检验标准〞与“原辅料仓库对采购进货的要求〞〕：
、依据采购进货采用不同的方式，验收的方法与地点也不同。
、依据采购不同的物料采用验收的方式与方法也不同。
、采购付款：
4.2.2.、采购付款的种类：现金、转帐、汇票；或现金、预付〔全额与分期〕与月结转帐等。
4.2.2.6.2、核对采购货款：采购工作人员要按公司财务“采购付款管理〞要求配合财务部门对采购货款认真具体地进行核对，并及时跟踪采购进货货款的支付实况。
4.2.、采购信息数据汇总统计分析：最后，收集各时段的采购作业产生所有有关采购信息数据，采用一定方法进行汇总统计分析，逐步改善采购作业管理水平。
、作业流程执行措施：
、每个采购作业点纳进“岗位工作绩效考核〞〔详见《供应部岗位工作绩效量化考核管理办法》〕，并给予“采购作业流程〞再培训指导教育。
、采购工作人员被发现或被投诉有商业贿赂或“采购暗箱操作〞等不良操作行为时，经核实〔视状况的严重性〕，给予经济处罚300~1000元人民币并给予相应行政处分通报执行，或送交公安机关处理。不管严重性如何都取消直接当事者当月绩效考核奖。
5、附件：主要用到的一些表单〔如：《订单生产物料必需求计划表》、《其它必需求申购单》、《采购报价单》、《采购合同》、《采购订单》、《采购收货通知单》、《采购入库单》、《请款单》等〕。
6、本规定经批准人签名后即日生效。
7、本规定的解释与修改权归属供应部所有。
8、呈送：董事长、总经理，分发各部门，人资部存档，供应部张贴。

必需求申购审批流程图
工作重点简述
要用到的表单
责任部门/岗位
完成时间
8进入采购作业
5分配采购任务
3必需求部门审核
1必需求申购计划
2填写必需求申购内容
4核查库存状况
7批准
6免批准

1、必需求申购计划要本着实事求是的原则；2、《订单生产物料必需求计划表》、《其它必需求申购单》填写内容要求完整齐全
订单生产物料必需求申购计划表、其它必需求申购单、库存表、采购周期表
必需求部门申请人

于当天下午14点之前送交必需求部门负责人

重点审核“必需求〞的必要性与合理性
订单生产物料必需求申购计划表、其它必需求申购单
必需求部门负责人
1个工作日〔特别必需要可延长〕

仓库管理员必需具体核查库存状况，对有可利用部分库存物料必需给予扣除库存量
订单生产物料必需求申购计划表、其它必需求申购单、库存表
仓库
当日

重点复核“必需求计划〞的合理性与可替代性、采购时点的合理性、要否再报批准
订单生产物料必需求申购计划表、其它必需求申购单、库存表
供应部负责人
当日

重点批示要否有必要采购，或采购时点是否合理，或增加大批量采购，或指定供应商进货
订单生产物料必需求申购计划表、其它必需求申购单
总经理
1~2个工作日〔特别状况可延长或由委托人代批准或 受权〕

重点核对填写内容与审批手续完整齐全与否；合理分配采购任务
订单生产物料必需求申购计划表、其它必需求申购单、库存表
采购工作人员
及时进货〔最好是不延迟/不提前〕
必需求申购审批流程图 〔图表——1〕
采购作业流程图
作业重点简述
要用到的表单
责任部门/岗位
完成时间
1必需求申购
9供应商
10供应商管理
管理
8预付款支付
11采购进货跟踪
12采购进货
13进货承运管理
管理
14IQC检验
管理
2库存表
3采购计划
5筛选供应商
6签订采购合同
7采购合同管理
4新供应商开发
15入库管理
管理
16采购付款
管理
17采购作业数据汇总分析
管理

1、“必需求申购单据〞填写要求完整、审批手续要求齐全；2、仓库管理员必需核查库存状况；3、要依据申购必需求的“紧急性、重要性、常用性、市场紧缺性、公司资金状况、当前依据库存状况等〞来进行合理的作采购计划。
订单生产物料必需求计划表、其它必需求申购单、库存表、采购计划表、采购周期表
必需求部门、仓库
于当天下午16点之前送交采购
采购工作人员
当天
1、本着“性价比高、交货及时、同等条件下旧供应商优先〞的原则来选定供应商；2、本着“互利互惠、遵纪遵守法律〞的原则来签订规范化的采购合同；3、“采购合同管理〞要“档案化管理〞；4、支付预付款时，手续要办完整齐全；5、“供应商管理〞要有考评体系。
报价单、采购合同、采购合同管理登记表、请款单、供应商基本资料表、供应商管理考评记录表、新供应商开发记录表
1~4个工作日〔特别必需要可延长〕
1个工作日
采购工作人员、财务部、供应商
1个工作日
1、注意采购进货的及时性；2、采购跟踪的积极性；3、采购进货质与量的管控；4、尽量选择“第三方物流或供应商送货〞，特别必需要时才选择“自提货〞
采购合同、采购进货跟踪表、承运商基本资料表、送货清单、承运单、IQC检验报告单、入库单
采购工作人员
依交期而定
采购工作人员、供应商、承运商
及时进货〔最好是不延迟/不提前〕
品管部
1~6个工作日
仓库管理员
当天
1、采购付款时，手续要办理完整齐全；2、每份采购合同货款付清后，必需关闭合同管理
采购合同/订单、入库单、送货清单、请款单等
采购工作人员、财务部
依“采购合同〞
采购作业流程图 〔图表——2〕

注意：采购相关数据收集要完整齐全有效
以上所有表单、采购信息数据统计分析表
每月统计分析一次。次月10日之前

物料类别
必需求部门
执行部门
编码
名称

具体物料名称举例
计划/申购
分配采购任务
采购报价
签订采购合同/订单
传发采购合同/订单
填写
审核
批准
报价
审核
复核
批准
拟订
审核
批准

A
订单类
电机类〔如：减速机、风机、空压机等〕、钢材类〔如：圆钢、型钢、各种钢/铁板、各种管类〔如：无缝管等〕、各种轮类〔如：皮带轮、链轮等〕、各种螺丝螺母类、电控房/箱类、各种电器类、等等
计划员
生产经理
生产总监
供应经理
采购专员
供应经理
生产总监
总经理
采购文员
供应经理
总经理
采购文员
B
安全库存类
参照《物料安全库存表》内容
申购人
供应经理

C
设备类
生产设备类、办公设备类等
申购人
各部门负责人
总经理

D
其它类
办公用品、劳保清洁用品、设备修理配件类、包装材料类、广告宣扬品类、赠送品类等
申购人

采购审批工作流程表 〔图表——3〕
注明：1、采购物料单批次报价审批后采购专员即可执行采购任务的岗位：供应经理为〔现金： 元内/单品， 元/单批次；月结： 元/单品， 元/单批次〕，高于此状况者都必需取得总经理签批，否则采购文员有权拒绝人均收入传发“采购合同/订单〞；2、对长期合作的供应商下发《采购订单》时，只要有“采购员、供应经理〞签批，并取得公司“合同专用章〞盖章即有效。

供应商名称：
供货系列：
序号
项目
优秀
优良
较好
差
极差
40分
30分
20分
10分
0分
1
产品质量

2
技术服务

3
交货速度

4
能否对用户的必需求作出快速反应

5
供应商的信誉

6
产品价格

7
延期付款期限

8
销售人员的素养

9
人际关系

10
产品说明书及使用手册的优劣

供应商考核评分表 〔图表——5〕
工具技术
选择
反 馈
比较新旧供应商
修改评选标准
反 馈
分析市场竞争环境〔必需求、必要性〕
确立供应商选择目标
建立供应商评价标准
成立评选小组
供应商参加
评选供应商
修订供应商评价标准
供应商评选操作步骤 〔图表——4〕