单位公司企业办公室制度.docx

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一、接待管理二、车辆管理办法三、会议制度暂行规定四、行政印章管理办法五、文件管理暂行规定六、档案保管制度七、档案借阅制度八、低值易耗物品管理暂行办法九、固定资产管理办法十、考勤管理暂行办法办公室制度接待管理办法一、集团公司接待范畴仅限于公务接待，非公性质一概不予接待。二、集团公司在市内组织会议、接待应酬原则上安排在集团公司系统内酒店或协议酒店。集团公司业务接待须由集团办公室统一安排。三、集团班子成员、副总会、副总工在集团公司系统内酒店及协议酒店业务接待享有签单权（印签附后），由集团办公室专责人员负责安排联系；在省外及非定点酒店招待，派专人负责，如有业务招待须提前与办公室专责人员联系，所产生的费用票据由参加接待的集团公司领导核实签字后，由主管领导签批报销。四、各部室对外接待必须由承办人提前填写接待申请单，由部门领导及主管办公室领导审批，集团办公室根据领导签字加盖办公室印章后，由公室指定的专责人员安排就餐、会议、住宿，报销人员需持接待申请单进行帐务报销。五、部门接待用餐标准，一般每人每餐平均不超过150元（含酒水）。住房标准，一般安排普通标准间，外商或厅级以上干部安排豪华标准间或套间。六、各部门组织的大型业务会议由主办部门提出申请，并列出会议标准和费用计划，经集团公司主管领导审定后，集团办公室负责与酒店协商具体会议安排，专门出具通知，写明接待时间、内容、标准、承办签单人员，并加盖办公室印章。七、集团办公室负责按季度统计各类接待事项，并报董事长或总经理，以便掌握具体消费情况。八、办公室负责每季度或每半年按照集团公司费用报销有关规定，核对业务接待账单，经办公室审核后按照财务规定进行账务处理。附：1、接待申请单； 2、领导印签模板。附件1 接待申请单集团办公室印章部门承办人来访单位接待地点部门或主管（负责）领主管办公室领导签字接待内容 ①用餐时间：人数：标准：实际消费： ②会议时间：人数：会议室： ③住房房间：标准：备注：注：系统酒店或协议酒店：部门领导审批、主管办公室领导签批；非系统、非协议酒店：主管领导审批（或负责领导审批）、主管办公室领导签批。附件2 4 预留签字模板国宾大酒店、世纪大饭店、国际大厦酒店、裕园海天酒店、世贸广场大酒店、澳门豆捞、承德会馆、捷虹酒楼：为使集团集团公司在各酒店的接待工作顺畅，特此明确和规范集团公司在各酒店的签单领导名单和签字模板：一、集团公司签单领导名单：董事长：xx 总经理：xx 副总经理：xxx 副总会、副总工：xx 二、集团公司领导预留签字模板： xx：xx： xx：xx： xx：xxx： xx：xx：以上集团公司领导在各酒店签字接待自通知下发之日起生效。集团办公室专责订餐联络人：xxx电话：xxx 车辆管理办法第一条车辆配置企业为领导班子成员、副总会、副总工配备公务用车，配备后不再以任何名目发放交通补贴。如本人提出自行驾驭公务车的，应认真执行道路交通安全有关法律和行政法规，不得发放自行驾驭公务用车补贴。副总会、副总工配车不配司机，如确实工作需要的，可从下属企业调剂。集团不得超编制、超标准为集团公司负责人配备公务用车，不得增加高档配置或者豪华内饰。集团公司负责人退休或因工作需要调离本集团公司的，所配车辆留在原企业，由原企业调配使用。第二条车辆购置集团办公室负责机关公务用车的统一购置。对因工作需要新增车辆的，集团办公室需在进行市场考察后提出购车申请报告，经集团党政联席会审议通过后，由办公室统一购置。集团系统企业需要购置车辆的，需向集团办公室提交购车报告，报告内容应包括拟购置车辆的用途、品牌、排量、金额以及资金来源。经集团党政联席会审议通过后，原则上由集团办公室统一购置。新购置车辆办理各项登记手续后，经办人应及时将购车发票复印件、行车本复印件等车辆有关信息，报集团办公室进行备案登记。集团办公室负责对系统企业原有、现有车辆进行统一登记在册。第三条车辆加油集团车辆实施定点加油制度。驾驶员加油前需到集团办公室填写汽车加油凭证，经办公室负责人盖章后，持《汽车加油凭证》副联到定点加油站进行加油。费用由集团办公室统一结算。市内不允许报加油票，如有特殊情况需请示车管人员。驾驶员执行外出任务需要加油，驾驶员应先行垫付，返程后可凭加油票据到车管负责人处登记，经财务部确认核实后报销。驾驶员提交车辆百公里耗油标准，经办公室实际考核后，制定各车辆油耗标准。年终将加油总数与实际行驶里程按照各车油耗标准，将按照核算的数据进行奖惩。第四条车辆维修集团公司车辆的保养与维修必须到集团公司指定的定点修理厂进行修理。费用由办公室负责定期统一结算。车辆需要日常维护及修理时，驾驶员首先向办公室提出维修申请，报出维修的项目内容，经办公室负责人签字同意后，凭《维修通知单》到指定修理厂进行修理。单车维修费用超过1万元需提交《情况报告》，经主管办公室领导审批后，进行维修。办公室负责建立各车辆的单车费用台账。凡车辆管理及驾驶人员，在车辆加油、维修、购买当中，出现徇私舞弊等现象的，一经发现立即开除。第五条车辆报废公务用车报废，须经集团办公室提出书面申请，说明情况和受用年限以及原因，并报党政联席会批准后，办理报废手续。财务部负责进行账务处理。第六条驾驶员职责驾驶员应牢固树立“安全第一”的思想，严格遵守道路交通法规，遵守集团公司的各项规章制度，服从工作调配，提高服务质量，按照“文明、守法、安全、爱车、节约”的原则使用车辆。驾驶员应履行车辆日常维护保养职责，做到出车前检查、行驶中检查和返回后检查，使车辆保持良好的工作状态。驾驶员应按照规定的时间、地点、路线出车，每次外出结束后及时到值班室查看下次派车任务。在非出车时间须在司机值班室值守，不得随意离岗，保证工作用车随叫随到，并协助做好领导交办的其他工作遇有领导急需用车去外地且直接通知驾驶员时，驾驶员出车前必须通知集团办公室。驾驶员严禁私自出车、酒后驾车、超速行驶、带故障上路等违法违规行为。第七条费用报销驾驶员外出执行任务应提前填写《用车登记单》，外出所产生的汽油费、过路过桥费、停车费等费用应持《用车登记单》，经办公室主任审核后按财务相关规定报销。驾驶员出差补贴参照集团公司差旅费管理办法。第八条驾驶员补贴及奖惩公里补：实行每公里补1角2分。安全奖：每月5元，年终一次发放。（如发生一般性交通事故，1次扣一月安全奖。2次扣俩月安全奖。3次扣半年安全奖。发生重大交通事故并负主要责任的，扣除全年安全奖。）附：1、汽车加油凭证 2、车辆管理登记单（维修费/杂费/保险/里程/汽油） 3、用车登记单省招加油站汽车加油凭证（存根）第号加油车号用油型号 97#汽油加油数量升领用人填单时间 2013年月日领导批准（盖章）备注：本凭证无约定的盖章（签字）无效。省招加油站汽车加油凭证第号加油车号用油型号 97#汽油加油数量升领用人填单时间 2013年月日领导批准（盖章）备注：本凭证无约定的盖章（签字）无效。车辆管理登记表（维修费杂费）车牌号：【本表包括：1.保养维修费用；2.存车费；3.路桥费；4.其他杂费】日期费用名称金额经办人备注 10 车辆管理登记表（里程汽油）车牌号：车辆里程表数（2 0 13年度）月份里程表数本月行程月份里程表数本月行程 1月 7月 2月 8月 3月 9月 4月 10月 5月 11月 6月 12月、车辆加油统计（单位：升） 1月 4月 7月 10月 2月 5月 8月 11月 3月 6月 9月 12月 11 集团机关公务用车登记单申请部门用车事由乘车人数到达地点候车地点用车时间月日时至日时用车人申请时间月日时部门领导办公室派出车辆牌号车辆驾驶人员车辆管理人员办公室负责人出车记录出车里程表数实际出车时间日时收车里程表数实际收车时间日时用车人签字驾驶员签字集团机关公务用车登记单申请部门用车事由乘车人数到达地点候车地点用车时间月日时至日时用车人申请时间月日时部门领导办公室派出车辆牌号车辆驾驶人员车辆管理人员办公室负责人出车记录出车里程表数实际出车时间日时收车里程表数实际收车时间日时用车人签字驾驶员签字 12 会议制度第一章总则第一条为推进集团体制机制创新，充分发挥各类会议功能和作用，特制订本制度。第二条本制度适用于集团公司党政联席会议、专题会议、中期会议及年终会议。第三条集团公司召开各类会议要精简高效、准备充分、运作规范。第二章党政联席会议第四条党政联席会议履行集团公司最高决策会议职能。原则上每周召开一次，会议须达到半数以上出席人员出席方可召开，党政联席会由公司董事长主持。主要讨论和议定以下事项：（一）贯彻落实省委、省政府、省国资委、集团党委、董事会重要决策部署，并向其报告工作；（二）贯彻落实集团公司董事会决议，研究部属工作方案和措施；（三）拟订集团公司总体发展规划；（四）拟订集团公司年度投资计划、经营计划、财务预算；（五）拟订集团公司重组、改制、兼并、合资合作，投资参股、国有产权转让等重大资本运营事项；（六）制订集团公司基本管理制度和具体规章；（七）研究单项投资、经营、担保、举债、资本运作等重大事项；（八）根据集团管控要求和权限，决定集团公司固定资产购建，以及其他预算外5万元（含5万元）以上开支事项；（九）根据集团管控要求和权限，决定子公司董事及董事长、监事及监事会主席（或监事会召集人）和总经理、党委书记等高层管理人员的推荐人选；（十）根据集团管控要求和权限，决定各级干部的培养、推荐使用、 13考核及薪酬方案，决定集团公司中层及子公司高级管理人员的任免；（十一）集团公司新入职员工及员工招聘、聘用事项；（十二）集团公司任免权限内的重大奖惩；（十三）涉及集团公司党建、思想政治工作及企业文化建设的重大事项；（十四）指导集团公司工会、共青团等群众组织的发展和活动的开展；（十五）班子碰头及班子生活讨论；（十六）研究需党政联席会议定的其他事项。第五条党政联席会议议事规：（一）会议审议决策事项时，先由议事提交部门、企业进行简要汇报。汇报要言简意赅，重点突出，层次分明，一般不念原稿。主要汇报以下内容：拟决策的事项、拟决策事项的背景、决策建议、决策建议依据、决策事项实施后可能产生的作用和影响等。（二）会议实行民主集中制。会议的出席人员充分发表意见后，由会议主持人对发表的意见进行归纳总结，做出决策。为提高决策水平和效率，与会人员要提前阅读会议材料，掌握有关情况，根据议题提交部门的汇报，充分发表明确的意见和建议，不发表意见视为同意。第六条党政联席会的组织落实。会议由集团办公室承办，办公室会议秘书负责会议记录、录音、纪要整理工作。会议纪要由办公室主任审核，总经理、主管副总会签，董事长签发。发至集团公司领导班子成员，各部门，以及相关子公司。第三章专题会议第七条专题会议主要就经营管理活动中的某一专项工作进行专题研究，如经营分析会或生产调度会。一般情况每月十五日召开，由集团公司董事长或总经理主持，相关职能部门、系统企业负责人出席专题会。 14 由相关业务部门进行组织。第四章中期会议第八条集团公司中期会议于每年的七月初召开，由公司董事长或总经理主持，机关全体员工、系统企业班子成员及中层管理人员出席中期会。会议议程：上半工作总结及下半年工作设想。集团办公室负责会议组织和具体安排，相关部门协办。第五章年终会议第九条集团公司年终会议于每年的十二月底召开，由公司董事长或总经理主持，机关全体员工、系统企业班子成员及中层管理人员出席年终会议。会议议程：全年工作总结及下一年度工作思路，对本年先进单位、先进个人进行表彰。集团办公室负责会议组织和具体安排，相关部门协办。第六章附则第十条本制度自发布之日起执行，由集团办公室负责解释。 15 印章管理办法第一章总则第一条为规范和加强集团各类印章的管理，确保印章的严肃性、有效性、安全性，维护集团权益和形象，特制定本办法。第二条本办法适用于集团印章、法定代表人印章及因资产整合集团公司接收代管的其他集团公司印章。第三条集团董事长授权由集团办公室负责集团印章、法定代表人印章、接收代管的其他集团公司印章的管理工作。第二章印章使用范围第四条集团印章使用范围（一）以集团名义发出的公文，包括上报材料、下发文件及向同级单位发送函件等。（二）集团与项目单位及有关单位签订的合同、协议、担保书、章程等。（三）以集团名义开出的授权委托书、证明信、介绍信等。（四）以集团名义向有关单位提供的财务报表、统计表、登记表等。（五）需要以集团名义出具的其他文件。第五条法定代表人印章适用于集团出具的授权委托书、对外财务会计报告、纳税申报表以及其他需集团法人签章的文件。第六条因资产整合集团接收代管的其他集团公司印章根据集团董事长授权批准的使用范围办理。第三章印章审批程序第七条集团印章审批程序（一）以集团名义上报的文件，根据集团董事长、总经理在发文稿纸上签发的意见即可加盖公章。（二）以集团名义制发的下行文或平行文，根据集团领导在发文稿 16 纸上签发的意见即可加盖公章（三）集团对外合同、协议、章程、担保书、承诺函等法律文件用印，由用章部门填写“授权委托书审批表”经集团法律事务部审定，报集团董事长审批后，方可办理授权。如以集团董事长签批的“情况报告”等文件作为授权依据，该文件上须注明被授权人、授权事项、授权范围及授权期限，并须附集团法律事务部审定意见。（四）以集团名义向有关单位提供的统计表、登记表，出具的证明信、介绍信等文件用印，由用章部门填写“印章使用审批表”报集团领导审批。（五）遇特殊情况不能正常履行审批手续时，印章管理人员接到集团领导的电话通知后可先加盖印章，事后由印章管理人员或经办人及时补办签字手续。第八条“印章使用审批表”必须经部门领导审核签字。第九条法定代表人印章的使用必须由集团董事长审批。第十条因资产整合集团接收代管的其他集团公司印章，由集团用章部门填写“印章使用审批表”报集团领导审批。第十一条全资子集团公司、控股集团公司、参股集团公司到集团用印，要依据集团管控流程由相关部门审核、集团分管领导审批后，由集团责任部门到集团办公室盖章。第四章盖章要求第十二条盖章时精力要集中，用力均匀，盖出印章端正、清晰、美观。（一）落款章：印章要端正盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期，即骑年盖月。如果在日期上方有集团公司名称落款，印章应压在集团公司名称和成文日期上。（二）骑边章：在项目投资过程中，经过协商达成一致意见后所做 17的笔录、纪要、合同、协议、章程、担保书以及其它重要材料，除当事人签字、双方单位盖落款章外，为完备手续，还必须在多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖完整集团公司章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。第五章原始资料留存和用印登记第十三条对盖章材料实行即盖即存，由办公室档案处立卷归档。不能及时留存原件的，经办人须填写“未留存用印文件备案表”，并负责在一定期限内交存原件。随之留存的材料还包括：（一）集团领导签发的发文稿纸；（二）印章使用审批表或印章使用审批相关文件资料；（三）加盖公章的文件材料或法律性文书；（四）集团内部有关部室的审核意见。第十四条建立用印登记制度，用印经办人要在印章使用登记本上签字，详细登记用印时间、用印事由、用印数、批准领导、经办人等。第六章印章的刻制第十五条集团印章、法定代表人印章的刻制须经集团董事长批准。第十六条印章刻制后，集团办公室留存印模备案。第七章印章的作废以及销毁第十七条印章的作废包括：不适用作废、磨损作废、遗失作废等情况。第十八条经确认作废的集团集团公司印章、法定代表人印章、各部门印章及因资产整合集团公司接收代管的其他集团公司印章，报集团董事长批准后，由集团办公室统一组织销毁，法律事务部和纪委办公室负责监销。第八章印章管理人员职责第十九条印章管理人员负责严格检查审批程序是否正确，对用章 18文件内容和印章审批表上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章。第二十条原则上不得将印章带出集团公司。遇特殊情况必须请示集团董事长批准后方可带出，但必须由印章管理人员监督使用，用毕立即送回集团公司，不得在外长期滞留。第二十一条印章不得由他人代取代盖。印章管理人员外出时，经办公室主任批准后，可交他人代管代盖，但要有书面交接文件。第二十二条印章保管人员必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向集团办公室报告。第二十三条对违反本办法规定、擅自用印或由于管理不善将印章丢失、给集团造成损失的，追究经办人员与直接领导的责任。第九章交接工作第二十四条印章管理人员在工作调动时，要做好印章的交接工作，认真填写印章交接表。第二十五条印章管理人员发生工作变动，集团办公室负责对印章管理人员提出新的人选，此人要具备政治可靠、工作认真负责，具有较强的保密意识，熟悉集团公司业务等综合素质，经多方面严格考察后，报集团董事长批准。第十章附则第二十六条集团财务专用章由集团财务管理部负责管理。第二十七条集团各部门根据工作实际，经集团董事长、总经理批准后，可刻制印章。因机构变动或部门名称更改需更换印章，须交回原印章。第二十八条在未得到集团授权，擅自代表集团集团公司在任何法律性文件上加盖部门印章，损害集团集团公司权益的，将追究部门领导和印章管理人员的责任。 19 第二十九条各部门印章实行部门领导负责制，责成专人保管，并参照本办法制订本部门的印章管理办法报集团办公室审核备案。第三十条集团办公室将依据本办法不定期抽查集团各部门印章保管和使用情况。第三十一条本办法由集团办公室负责解释。第三十二条本办法自印发之日起执行。 20 印章使用审批表用印部门经办人用印类别用印份数受文单位用印内容及说明用印部门负责人签字办公室主任签字集团公司领批示意见 21 授权委托书审批表年月日申请部门经办人被授权人授权期限申请授权事项及权限申请部门负责人签字授权签字 22 授权委托书 []年第号一、兹授权同志（职务）为我集团公司法定代表人代理人，授权委托事项和权限如下：在上述授权委托事项和权限范围内，被授权人通过合法方式代表授权人从事活动的，其法律后果由授权人承担，否则被授权人任何超越权限范围行事的，产生的一切后果概由被授权人自行承担。二、授权期限 1. 本授权委托书的授权期限：年月日至年月日 2. 授权人在合法提前撤销授权的，授权亦自行终止，本《授权委托书》失效。授权期限到期或授权人提前撤销后，被授权人仍以授权人名义行事的，对授权人不产生任何法律效力，一切后果由被授权人自行承担。三、其他 1. 本《授权委托书》不得擅自转借，涂改或复印，否则无效。 2. 本《授权委托书》失效后，被授权人需将《授权委托书》退回授权人。 23 授权委托书 []年第号一、兹授权同志（职务）为我集团公司法定代表人代理人，授权委托事项和权限如下：在上述授权委托事项和权限范围内，被授权人通过合法方式代表授权人从事活动的，其法律后果由授权人承担；被授权人任何超越上述事项和权限范围行事的，产生的一切后果概由被授权人自行承担。二、授权期限（一）本授权委托书的授权期限：年月日至年月日（二）授权人合法撤销授权的，授权自撤销之日起终止。授权期限到期或授权人提前撤销后，被授权人仍以授权人名义行事的，对授权人不产生任何法律效力，一切后果由被授权人自行承担。三、其他（一）本《授权委托书》不得擅自转借，涂改或复印，否则无效。（二）本《授权委托书》被撤销后，被授权人需将《授权委托书》退回授权人。授权人：被授权人：（签章）（签字）（公章）年月日 24 文件管理暂行规定第一章总则第一条为使集团公司文件办理工作规范化、制度化、科学化，提高文件办理工作效率和文件质量，保证集团公司政令畅通，落实工作任务，促进集团公司业务的顺畅、有序进行，特制订本规定。第二条文件办理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行各类文件办理程序，做到及时、准确。第三条集团办公室是文件办理的管理机构，主管和指导集团公司文件办理工作。各部室、子集团公司应当配备专职或兼职内勤人员负责文件办理工作。第二章文件种类第四条集团公司文件分为外部来文、集团公司发文、内部文件三类。（一）外部来文为上级单位、不相隶属单位发来的文件、材料。（二）集团公司发文为集团公司对外、对内起草分发的公文。主要有以下种类： 1. 请示：适用于集团公司向上级单位请求指示、批准。 2. 报告：适用于集团公司向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问。 3. 批复：适用于集团公司答复下属单位的请示事项。 4. 通知：适用于转发上级政府部门和不相隶属单位的公文；发布集团公司规章；传达要求各部门和下属单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。 5. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 6. 决定：用于对重要事项做出决策和安排，奖惩下属单位及人 25 员，变更或者撤消下属单位不适当的决定事项。 7. 函：适用于集团公司和没有隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 8. 会议纪要：适用于记载和传达集团公司重要会议情况和议定事项。（三）内部文件为在集团公司内部需向集团领导、部门领导汇报工作、请求指示、批准，向职能部门、协办部门请求意见、建议等起草的文件。内部文件形式统一为“情况报告”。第三章公文格式第五条公文格式一般为版头、主体和版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。（一）版头版头是公文首页红色分隔线以上部分。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 1. 份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 2. 密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3. 紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和 26 保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4. 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；集团集团公司的发文标志为“文件”。 5. 发文字号发文字号的顺序是：集团公司代号、年份和文件序号。向上级政府部门的请示、报告用“冀旅投[20XX] X号”；对内、对外发布的通知、通报、批复、函文种发文用“冀旅投字[20XX] X号”。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）,在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 6. 签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居左空一字，编制在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。 7. 版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（二）主体主体部分包括标题、主送单位、正文、附件、成文时间、集团公司印章。 1. 标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题一般用二号方正小标仿宋体，编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形。 2. 主送单位是指接受、办理公文的单位。 27 3. 正文公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行。 3. 附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件: 1. XXX）；附件名称后不加标点符号附件名称较长时需回行时，应当与一上行附件名称的首字对齐。 4. 正文末尾署写成文时间，并加盖集团公司印章。若公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人签发日期为准。成文日期一般右空四字编排。 5. 成文日期成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 6. 附件附件应当另面编排，关在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。（三）版记版记部分包括抄送机关、印发机关和印发时间。版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 1.抄送机关如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关 28 名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 2. 印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字交年、月、日标全，后加“印发”。第四章行文规则第六条行文应当确有必要，注重效用。第七条各部室、子集团公司不得以各自名义越级上行文。第八条集团公司内部的行文关系应当根据隶属关系和职责范围确定，一般不得越级请示和报告。第九条 “请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第十条“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”中不得夹带请示事项，如需上级单位批复意见必须用“请示”文种。第十一条除上级政府部门负责人直接交办的事项处，不得以集团公司名义向上级政府部门负责人报送“请示”和“报告”。第五章文件草拟第十二条文件起草要实事求是，观点明确，结构严谨，条理清楚，层次分明，文字精炼，标点准确。第十三条结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为（一）”，第三层为“1.”，第四层为（1）”。第十四条人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。第十五条文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。第十六条 “情况报告”必须写明标题、承办单位、承办人、联 29 系电话。对需要解决的问题，起草部门要提出明确的倾向性意见或解决方案。第十七条情况报告所附材料较多的，要将材料主要内容写清分类编号，以便领导了解材料重点，提高工作效率。第十八条对涉及其它部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协调，取得一致意见后方可行文。第十九条文稿起草要根据工作时限要求适当提前，给部门领导、其它部门、集团公司领导研究审核签署意见留出时间。第二十条各部门草拟完成的文稿必须由部门领导审核签字。第六章外部来文办理第二十一条外部来文统一由集团办公室进行收文处理，其它部门或个人拿回的文件交由集团办公室统一处理，不得自行传阅处理。第二十二条收文处理一般经过传递、签收、登记、编号、加签，并根据各部门职责范围及时提出拟办意见送集团公司领导指示，或者交有关部门办理。紧急文件，应提出办理时限。第七章集团公司发文办理第二十三条集团公司发文办理包括文件的核稿、会签、签发、修缮、登记、编号、用印、分发程序。第二十四条各部门草拟完成文稿并填写发文稿纸，由部门领导审核并在发文稿纸上签字后，如需其他部门会签，报有关部门领导进行审核签字。第二十五条会签后的文稿须报集团办公室审核，不得直接报送集团公司领导。集团办公室重点审核：行文关系、文稿文字、公文格式、行文程序。第二十六条经集团办公室审核后的文稿，统一由集团办公室报 30 集团公司领导审批签发。审批签发要按照总经理负责制、副总经理分工责任制的要求：凡属主管副总经理职权范围内的事情，由主管副总经理签发；若涉及其他副总经理职权范围内的，须与有关副总经理协商同意，会签后送主管副总经理签发；属于重要决定，带全局性的重要文件，由董事长、总经理签发。第二十七条批签文件要具备意见、姓名和时间三要素。集团公司领导签发后的文件，未经签发人同意，不得改动。第二十八条集团公司领导签发文件后，由集团办公室负责传递给文稿起草部门。文稿起草部门根据集团公司领导签发意见，修改后交集团办公室复核并进行登记、编号、用印，由文稿起草部门印发。第八章内部文件办理第二十九条集团公司内部文件办理一般经过会签、登记、批办程序。内部文件必须使用“情况报告”纸，不得随意用其它稿纸信纸替代。第三十条文稿草拟完毕后要经部门领导审签，对涉及其它部门职责范围内的事项，应交有关部门进行会签。会签部门对提交的文件要抓紧时间进行调查研究，签署意见，不得延误、推诿。部门领导必须根据本部门职责范围认真负责地提出明确意见和建议，不能只画圈签名，不签意见，或签署模棱两可的意见。第三十一条为保证文件记录的完整性，确保文件的督办与落实，需报送集团公司领导的内部文件，必须由部门主管签署意见后，由集团公司集团办公室统一进行登记，并根据文件内容上报集团公司主管领导签署意见。需要董事长、总经理签发的文件，按照上述规定程序办理。特殊情况，亦要利用现代通讯手段征询主管领导意见并注明后，再提交董事长、总经理签发。 31 第九章文件承办与督办第三十二条集团公司领导签批的文件统一回传集团办公室。集团办公室根据集团公司领导批办意见，及时将文件转交承办部门进行办理并负责文件的督办与落实。承办部门应做好协调配合工作。第三十三条承办部门应当抓紧办理，不得延误、推诿。文件办结后，要及时将文件办结情况反馈集团办公室，并写明工作办结标志;文件没有办结的，要按季度向集团办公室反馈办理进度；对不属于本部门职权范围、不适宜本部门办理以及因特殊情况无法办理的，应当迅速反馈集团办公室，并说明理由。第三十四条集团办公室负责建立集团公司业务信息记录档案，对领导交办的事项、各部门反馈的办结情况、办理进度进行登记，并对未办结的工作按季度以及交办期限进行督办，供集团公司领导随时查阅集团公司各项业务进展情况。第十章文件归档第三十五条所有文件，在分发前将电子文档、文件底稿，正式文件一式二份由集团办公室归档。各部室负责本部室的文件管理工作的人员。每年第一季度做好上年文件的立卷、存档工作。第十一章附则第三十六条本规定自发布之日起施行。第三十七条本规定由集团办公室负责解释。 32 档案保管制度按照档案集中统一管理的原则，保证集团公司档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制订本制度。第一条集团公司档案室负责本集团公司文书、项目、会计、声像、实物等有保存利用价值的全部档案及资料。第二条档案实行专库、专架、分类存放，专人管理，档案库房坚固、适用，“八防”设施齐全，确保档案绝对安全。第三条对收进、移出、外借、归还的档案资料，要认真进行清点、核对、登记、注销、上架，不可以乱堆乱放，如发现缺件、少页、涂改、损坏等现象要及时追查。第四条每半年对室藏档案进行一次安全检查，认真填写“安全检查记录表”，对逾期未还的档案要及时催还，如发现问题要立即报告领导，并查明原因，采取有效措施，及时处理。第五条取放档案要轻拿轻放，防止搓揉、挤塞、撕裂、污染档案。第六条对已破损或字迹退化的档案要及时修补、复制、最大限度地延长档案的寿命。第七条经常采取通风、除尘、去湿（增湿）、调温、搞好清洁卫生，使库房内各项技术管理指标达到或接近国家规定的标准。第八条档案人员不得私自携带档案资料外出，档案出入均需登记，严格执行借阅手续。第九条档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，“帐物”相符，并办理交接手续。第十条对违反《档案法》行为，要酌情给予当事人必要的处分，情节严重的要追究法律责任。 33 档案借阅制度为进一步贯彻执行《档案法》，严格档案的借阅手续，确保集团公司档案的完整，特制订本制度。第一条档案室为档案的利用创造条件，简化手续、提供方便，凡本集团公司员工都可根据需要利用集团公司档案（会计档案除外）。第二条凡因工作需要借阅档案者，都要履行借阅和登记手续。第三条借阅者不得擅自到库房查找、翻阅，可根据案卷目录，提出借阅案卷名称。借阅的材料只准在阅览室内查阅。第四条需要将案卷拿出档案室外查阅时，由借阅者负责保安和保管，但时间不能超出二周，逾期续借。凡是重要或是保密的档案材料，须经主管领导批准方可查阅，一般不借出。第五条外单位借阅集团公司档案，必须持所在单位介绍信，写明借阅范围和用途，经集团公司主管领导签字批准方可借阅。第六条借阅者所借档案要妥善保护和爱护，遵守有关档案工作的保密规定，不得私自拆卷抽页、标记、涂改等，如发现损坏、丢失、失密等，根据情况依法处理。第七条借阅者凡是调动工作、因公出差、因事请假、退离职人员，应立即将借阅的档案材料归还档案室。第八条借阅者在阅览室查阅档案，要遵守纪律，爱护室内设备和物品，保护室内清洁卫生，不要随地吐痰，禁止吸烟。第九条借阅档案者要填写档案利用效果反馈表。 34 低值易耗物品管理暂

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