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A物业文件控制程序

A物业文件控制程序之相关制度和职责，E物业文件控制程序1目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,保证各相关场所使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3职责3.1总经理负责批准公布...
E物业文件控制程序
1目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,保证各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1总经理负责批准公布质量手册、各部门工作手册。
3.2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。
3.3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。
3.4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。
3.5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。
3.6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。
3.7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1质量手册(包含了所有服务过程控制的程序文件),由质管部备案保存。
4.1.2公司第二级质量管理体系文件分为两类:
a)部门工作手册,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等),工作标准(岗位责任制和任职要求等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等),部门质量记录文件等,由各相关部门自行保存并报质管部备案存档;
b)其他质量文件:可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,文件的组成应合适于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3公司级管理性文件,如各种行政管理制度,物业、业主和住户档案,部格外来文件,包括政府主管部门发出的文件等,由管理部保存。
4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a)质量手册:公司名称-ZS-版次,手册中各章以章节号区分;
例如:××-ZS-01,表示公司质量手册第1版;
b)质量记录:主管部门-质量手册中的文件章节号-记录编号,例如:ZG-5.4-01,表示质管部在质量手册中第5.4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件;
c)各部门其他质量文件:部门-文件顺序号-年号,例如:GL-05-2000,表示管理部于2000年发放的第5号文件。
4.2.2各部门规定如下:
管理部:GL,质管部:ZG,工程部:GC,财务部:CW,保安部:BA,绿化部:LH,清洁部:QJ。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件公布前应得到批准,以保证文件是适宜的。
a)质量手册由质管部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准公布,由质管部负责登记、发放;
b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,质管部负责登记、发放;
c)各部门业务范围内的文件由相关人员编写,部门经理审批,由部门资料员登记、发放;
d)应保证文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4文件的受控状况
文件分为:"受控"和"非受控"两大类,凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖说明其受控状态的印章,并注明分发号。
4.5文件的更改
a)质量手册由质管部组织更改,填写《文件更改申请单》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;
c)所有被更改的原文件必须由其主管部门收回,以保证有效文件的唯一性。
4.6文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用;
b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门作好相应发放签收记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的地方;
b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管状况进行检查;
c)对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每3个月应将清单副本报质管部备案,如内容没有变化,应通知质管部;
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,保证文件的清楚、易于识别和检索。
4.7.2文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,加盖"作废"印章,保证防止作废文件的非预期使用;
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;
c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由质管部授权相关部门销毁。
4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以保证其有效。
4.8.2质管部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本,统一编号、加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。
4.8.3各部门要把上述文件及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》,并报质管部备案。
4.9依据必要性,质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平常使用状况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
4.12档案资料管理
a)档案资料
管理包括物业资料和业主、住户资料两大项内容;
b)档案资料管理由管理部文件管理员负责,编制《档案资料管理规定》报管理部经理批准执行。
5相关文件
5.1《质量记录控制程序》。
5.2《档案资料管理规定》。
6质量记录
6.1《文件发放、回收记录》。
6.2《文件借阅、复制记录》。
6.3《部门受控文件清单》。
6.4《文件更改申请》。
6.5《文件销毁申请》。/P