物料名称、代码、批号编制规程-确保唯一、避免物料混淆.doc

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云南婕珞芙化妆品有限责任公司质量文件履历表文件名称物料名称、代码、批号编制管理规程文件编号 SMP-ZL-009 版次 01 编制审核批准页次 1 / 9 编制日期审核日期批准日期生效日期改/废日期修订/废止部门和人修订处修订/废止理由修订/废止审批版次修订/废止审核批准分发单位质量部生产部研究院工厂档案室仓库设备部采供部质量部档案室人力资源部 1. 目的建立公司化妆品生产相关的物料名称、代码及批号的编制管理规程，保证其唯一性、排他性及可追溯性。 2. 范围公司所购进的所有原料、包装材料、工艺用水、生产的半成品、成品、检验取样的特殊物料等。 3. 责任研究院负责原料代码的编制，采购部负责包装材料代码的编制，质量部负责工艺用水、半成品、成品及其它物料的名称、代码的编制、批号的编制统一由质量部负责，其他相关部门认真执行。 4. 内容 4.1术语定义物料名称及物料代码将化妆品生产过程中使用的物料以及产生的半成品、成品进行分类编码，并给予统一编号，以方便在书写标记、凭证、记录时统一使用，称之为物料名称和物料代码。原料列入化妆品配方的主要成分及化妆品配方所必须的，能改善外观、改善使用感觉的一类物料。包装材料用于化妆品包装形成最终产品的物料，包括内包装材料和外包装材料。内包装材料：直接接触化妆品或使用时间接接触化妆品的包装材料（玻璃瓶、塑料瓶、软管、配套及其他）。外包装材料：泛指除内包装材料以外的各种包装用印刷品（如纸盒、塑料盒、金属盒、木盒、标签、说明书、配套及其他）。半成品已完成所有加工步骤，并混合成均匀的批，尚未进行灌装、包装等工序，以散装形式存在的物料。成品经过全部生产步骤得到的最终产品。工艺用水化妆品生产过程中使用，需进行水质监测的各种类型的水。原料以通用（INCI）名命名，少数原料料可采用行业通用商品名（包括缩写名）。如：1、维生素E。 2、通用名称：5041 化学名称：季戊四醇四异硬脂酸酯包装材料原厂家包装材料名称。如：低硼硅玻璃瓶。半成品产品通用名。如：清爽型按摩油。成品产品通用名。如：美白化妆水。工艺用水根据工艺用水的性质及用途进行命名。如：锅炉用水、生活饮用水、纯化水、排放污水等。物料代码(编码、编号) 原料代码为分类号+流水号（三位阿拉伯数字），具体原料代码详见《原料编码表》；包装材料的编码、半成品编码、成品编码以集团NC系统编码为准；工艺用水编码为L，其他类物料编码为R。 4.3.1分类号根据物料的用途及性质，将公司所有物料分为原料、包装材料、半成品、成品、化、工艺用水、其他类物料六大类。其中原料可按性质、状态、用途等细分。每类物料的的物料代码需要具有唯一性、排他性和可追溯性，物料的具体代码编制规则详见下表（表1）：表1表面活性剂类原料[A] 乳化剂、增溶剂类原料[B] 固态油脂、醇、蜡类原料[C] 液态油脂类原料[D] 多元醇、保湿剂类原料[E] 增稠剂类原料[F] 原料[KM14[KM] 防腐剂类原料[G] 酸碱、螯合、稳定剂类原料[H] (粉剂、色素修饰类原料[J] 活性剂、防晒剂类原料[K] 香精类原料[M] 物料精油类原料[N] 半成品[NC编码] 成品[NC编码] 工艺用水[L] 纯化水[L001] 生活饮用水[L002] 排污废水[L003] 包装材料[延用NC系统编码] 洁净区环境[R001] 洁净区工作台面[R002] 其他类物料[R] 工人手表面[R003] 设备内壁[R004] 流水号每类物料，根据使用频率，分别给予三位阿拉伯数字作为每个具体物料的流水号。三位阿拉伯数字与每个具体物料之间存在一一对应关系。随着每类物料的增加或物料顺序的调整，流水号将逐渐增加，以前的流水号永远保留，即使该种物料已终止使用，保证流水号的唯一性、排他性和可追溯性。例： A类主要原料甲物料乙物料丙物料流水号 001 002 003 表2 甲物料中止使用后，A类主要原料的001号应永远保留，不得被其他物料取代。本公司规定，入厂前有原厂家批号的，原厂家批号统一规定名称为“厂家批号”，入厂以后公司自行编制的批号及公司生产的半成品或成品等自行编制的批号统一规定名称为“批号”。原料、包装材料批号的编制规则（表3） 4..1原料、包装材料批号的组成部份为﹕年+月+流水号。 XX XX XX 流水号两位月份两位数年份两位数表3 4.2详细说明﹕ 第一列的两个“X”代表年，取当年公元纪年法四位数字的后两位；第二列的两个“X”代表月份,当月月份的两位数字，第三列的两个“X”代表当月该原料、包装材料的流水号。如﹕ 2021年3月送来的第一批A类主要原料，其物料代码为A001﹐则批号定为： 140301。 2021年6月送来的第二批A类主要原料﹐与第一次物料相同时，其物料代码仍为A001，则批号定为﹕140302； 4.4.2半成品、成品批号的编制规则：半成品、成品（外盒、试用品喷码）批号由年(2位)+月（2位）+日（2位）+产品流水号(以日为排号周期)，共6位字符组成： XX XX XX XX 流水号日月年详细说明上述批号组成中，第一个“XX”代表年份，两位数字；第二个“XX”代表月份，两位数字；第三排两个“XX”表示某日，两位数字；第四排两个“XX”表示流水号，两位数字，自制成品和自制半成品流水号为01-40，自制产品套装礼盒流水号为41-80，外协、外购半成品、成品流水号为81-99。内瓶喷码由1个字符+4个数字组成 X XXXX 工单号字符详细说明：产品内瓶喷码为该产品的工单号，工单号的前1、2位用字母表示，后四位为工单号的具体数字。如A0837,则表示工单号为00837的产品，其批号对应的为工单号为00837产品的批号。 A B C D E F G H K 0 1 2 3 4 5 6 7 8 M N P R S T U V W 9 10 11 12 13 14 15 16 17 X Y 18 19 表5 限用日期规则 MF产品类别限用期限精油、基础油 30个月护肤品 36个月礼盒品名贴不喷限用日期皂花 36个月纯露 24个月 GF产品类别限用期限精油、基础油 24个月护肤品面膜30个月，礼盒品名贴不喷限用日期露 30个月皂由OEM厂家提供，若没有提供的为36个月各产品喷码信息示例与说明：MF、GF产品批号有效期前面，如果产品印刷标识没有标注“合格”，喷码时都应该加喷“合格”二字，有效期后面加喷字母代表生产厂家，A为公司自制产品，B代表宝生堂，C代表西草，D代表栋方，E代表科丝美诗，F代表诗婷，G代表金王，H代表皂美舍。 MF精油、基础油合16040201 半成品/成品批号:2021年04月2日第一批产品格20210718A 成品限用日期为2021年07月18日：即半成品生产日期+30个月，A表示工厂自制 GF面膜 16041902 半成品/成品批号:2021年04月19日第二批产品 20211018A 成品限用日期为2021年10月18日：即半成品生产日期+30个月，A表示工厂自制礼盒 2021011941 礼盒组装生产日期为：2021年01月19日第一批礼盒皂花、皂合16041281 包装日期为2021年04月12日；81：皂花第一批产品格20210411F 成品限用日期为2021年01月11日：即包装日期+36个月，F代表诗婷环境监测、工作台面、设备内壁、水质、工人手表面为特殊物料，为避免混淆，其批号规定为：物料代码+取样点+年（两位位数字）+月（两位数字）+日（两位数字）6位数字，洁净区环境监测取样点与水质取样点对应关系见表7、表8、表9。如2021年10月20日进行环境监测，男二更为04号取样点，则其批号为：R001-04-131020。 2021年05月15日进行水质监测，内包材清洗间为02号取样点，则其批号为L001-02-130515。洁净区（生产区）环境监测房间取样点对应表取样点编号房间名称取样点编号房间名称 02 男一更间 03 女一更间 04 男二更间 05 女二更间 06 缓冲区 07 内包材储存间 08 干燥间 14 缓冲区 15 原料暂存间 16 称量间 17 制作间 18 半成品储存间 19 容器清洗消毒间 20 容器存放间 21 洁具清洗间 22 洁具存放间 23 灌装间 27 洁净走道表7 洁净区（生测室）环境监测房间取样点对应表取样点编号房间名称取样点编号房间名称 44 一更间 47 微检室 45 二更间 48 阳性间 46 缓冲间 49 阴性间表8 纯化水监测取样点对应表取样点编号名称取样点编号名称 L00101 二级储水罐 L00105 制作间3 L00102 内包材清洗间 L00106 容器清洁消毒间 L00103 制作间1 L00107 洁具清洗间 L00104 制作间2 表9 物料编码的管理物料编码及批号具唯一性、排他性，仅供公司内部使用，不得转借或外传。 4.5.2物料编码规则由质量部编订，质量部负责人批准后发到相关部门使用。具体编码由相应部门人员依据编码规则编制，并由具体编制部门负责通知各相关部门。其中原料的物料代码由研究院进行编制，并通知相关部门，到货原料随带的质量检验报告由仓库管理员索取与请验单一并交给QC人员，其它随货资料由仓库自行保管，包装材料的物料代码由采购部相关人员依据NC系统进行编制，并通知各相关部门；半成品、成品的代码由质量部编制；低值易耗品的物料代码由采购部依据NC系统进行编制并通知相关部门（QC使用的检验试剂除外）。每次物料增减、变更时各责任部门必须及时将新的物料代码、批号等信息发至相关部门，其他任何个人或部门无权私自更改。 4.5.3本文件属公司绝密文件，任何个人无权将其移交或转让给与公司无关的第三方。代码在使用过程中若有变更情况，由责任部门统一收回进行修订，同时作相应变更记载。其他任何部门不得私自作任何修改。购入原料、包装材料、生产得到的半成品、成品、生产工艺用水（纯化水、生活饮用水等）、排放污水等，都必须按规定确定名称、代码及批号，相应人员在仓储、生产、检测、销售等过程中应认真、准确地记录物料名称、代码及批号。 5.相关支持文件无质量文件履历表

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