商务中心管理制度及岗位职责.docx

商务中心管理制度
一、销售的管理
1、各类项目的承接、组织招投标、合同签订和款项回收。
2、不断收集客户的需求信息，建立完善客户资料管理体系；维护客户对公司产品和服务的满意度和忠诚度。
3、及时进行款项回收工作,追踪款项。
4、进行数据的收集统计分析，协助业务员在各地销售所需资料。
5、协调各地商务会议及展会的各项事宜，及时沟通各部门备货，确保市场需求。
二、资料管理
1、商务中心及时将各项数据进行统计分类管理。
2、涉及公司商务机密的文件由商务经理进行保管。借阅需由总经理批准才可。
3、客户档案内容包括：销售产品、公司名称、地址、联系人、协议书、合同书、公司证件等。
4、公司体系文件的保存和更新.
5、公用资料、不涉及保守商业机密的资料，如彩页、宣传册等，由销售经理领取、使用和保管；合同书、协议书等文件由商务经理保管,本部门人员查阅在当天必须归还，不得带出办公室；外部门人员借阅有关资料，须本部门领导同意，并办理借阅手续,重要资料必须及时归还。
三、日常管理
1、需要请假调休或因公外出的，需向部门负责人请示，经部门负责人同意后办理相关手续。如遇特殊情况不能及时报道，须在第二天一早报告部门负责人事由并补齐相关手续,逾期不补，并示为旷工。
2、有外来访客需要接待时，及时告知展厅负责人。相关值班人员配合展厅负责人进行访客接待。
四、报表管理
周报表在每周五17：00前发部门经理，由部门经理综合统计后发总经理和综合部。
五、例会管理
1、品质会议时间:每周五下午15:00—16：00
六、维修产品管理
1、维修产品出库要按公司出库的相关规定。维修产品手续必须由商务文员办理售后服务合同,工程服务中心和商务文员确认产品后方可搬回。待检测报告出来,由相关人员和顾客沟通后，才可进行维修。
2、维修产品与其它产品的出库手续相同,在办理出货手续时，注明为维修产品并注明维修合同号。
3、商务文员在统计销售产品时需录入产品序列号、客户名、发货日期及保修期,便于返修时的查询。
七、展厅管理
1、 展厅借出物品.若是短期借出.如会议、展会、产品演示等情况，除由部门负责人和总经理签字外的借条，展厅负责人登记所借物品明细并由借出人签字确认,回来时由工程服务中心进行检测产品。若是展厅撤借条，由商务文员做售后服务合同，由工程服务中心进行物品的检测翻新入库。
2、 严格管理公司展厅门禁卡.未经许可,不得让非本部门人进入。非本部门进入展厅需进行登记。
3、 保持展厅环境卫生的整洁、干净。及时更换和补充公司宣传物料。
4、 保证展厅设备的正常运转，有问题及时反映到部门负责人。
商务中心岗位职责
1、管理公司商务中心相关事宜，规范商务流程，负责项目的商务谈判和招投标,审核商务合同条款并监控项目合作的开展、运营等工作以及后续反馈情况，确保公司利益。
2、维护客户的档案管理,汇总各项数据协助总经理对市场进行分析。
3、协调沟通公司其他部门，确保产品供应,满足市场需求。
4、协助销售人员完成公司产品在各地的投标招商和各种商务活动接待以及项目合同完成工作。
5、负责登记好本部门各项的收发工作和文件档案管理并及时补充销售物料（包括办公用品、名片、彩页等）。
6、保持销售人员与公司的信息交流，将公司政策及文件及时传达。
7、根据公司的政策建立核算总账及明细账目，按时登记明细账目；做到账目清晰，有据可查。
8、遵守公司章程，按照流程及时处理销售及维修订单，并做好相关登记。
9、负责展厅来访接待工作以及展厅门禁卡管理。
10、服从领导，完成上级领导交办的各项工作。

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