公章使用管理制度流程.docx

公司印章使用管理制度
1. 目的
公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了规范公司印章刻制、启用、使用、保管、停用及作废，保证公司印章的合法性、可靠性、安全性和严肃性，有效地维护公司利益，特制定本规定。
2. 定义
本规定中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书及与公司权利义 务有关的文件上，以公司、法定代表人或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
3. 分类
3.1公司公章
公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。
3.2法定代表人个人名章
刻有公司法定代表人姓名，对外具有法律效力的个人印鉴。
3.3财务专用章
刻有公司财务专用的公司用章，代表公司承担所有财务相关的义务，享受所有财务相关的。
3.4合同专用章
刻有公司合同专用的公司印章，代表公司承担所有合同规定义务，享受所有合同规定权利
3.5其他印章
在公司工作过程根据具体需要刻制并启用的除上述三类印章之外的公司用
音
o
4. 适用范围
本管理规定适用于公司所有中心、及部门。
5. 职责
5.1行政办
根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量等；
统筹组织印章的刻制、发放、启用、停用、收回、销毁，并对部分印
章进行使用、保管、登记等管理工作；
建立并管理公司印鉴档案；
制定公司印章使用管理的规章制度；
定期对印章管理制度的执行情况进行监督、检查。
5.2行政部办公室
负责协助行政办对部分印章进行使用、保管、登记等管理工作。
5.3各部门
负责提出用印申请；
负责根据工作需要提出印章配置申请；
部分印章进行使用、保管、登记等管理工作。
5.4印章管理员
负责印章的保管、用印审核、使用登记，提出印章更换、停用申请；配合行政办的监督检查工作
6. 各印章授权管理部门
印章名称
授权管理部门
公司公章
行政办
法定代表人个人
名章
行政办
财务专用章
财务部
合同专用章

其他印章
根据公司实际工作需要，由相应部门负责管理
和使用

各部门须指定专人
对印章进行管理，并
将印章管理员名单
报行政办备案。
备注

7.1提交刻制申请、审批及刻制
因工作需要配置（或更换）印章须由印章需求部门（或印章使用管理部门）填写〈〈印章刻制申请表》，经副总审批，行政办审核，总经理批准同意后，由行 政办根据国家相关规定执行刻制。
7.2建立印鉴档案
新印章刻制完毕后须由行政办进行登记留样，连同〈〈印章刻制申请表》一并归入印鉴档案并永久存档。
7.3发布印章启用通知
新印章启用前由行政办下发启用通知，注明印章名称、启用日期、印章管理部门和印章管理员。
7.4未经批准，任何单位、部门和个人不得擅自刻制公司印章。
8.印章的使用及保管
申请用印人员填写〈〈印章盖章审批表》，由相应权限领导审批后，连同需用印的文件等一并交印
章管理员审核。
注：各驻外分公司向相应权限领导申请用印以及领导审批用印时须将申请、审批邮件一并抄送相应
印章管理员。
用印审批权限
用印事项
审批人
备注

1)公司名称、股权、章程、经宫范
围、地址、负责人、股东关系发生变化或变更;
公司内外重
公司成立新机构相关事项办理;
总经理
重大用
大事项变更
3)
公司重大经营项目相关事项办理;
内部高管任免下发正式义件;
5)其他重大内外事务办理。
1) 对外合作(原材料采购、产品销
售除外)涉及账务来往50元以上由总
公司对外重
大合作事项
经理审批;
2)对外合作涉及到公司品牌、商标
总经理或
分管副总
各级领导申
请相应权限用
印，可直接填
写〈〈印章使
用登记表》登
记后用印。

事务;
3)对外合作涉及到联合经营活动的。
公司对外重1）各类登报声明办理；
大事务交涉2）各类对外委托授权书办理;

3）合问争议、纠纷事项交涉；
4 ）涉及民事、刑事诉讼案件交涉；
5）涉及社会团体、协会事务交涉；
6 ）重大工程质量交涉；
7）涉及公司品牌形象、商标使用等
事项交涉；
8）政府主管部门奖惩事项交涉；

一〉用
印
除上述三类重大用印之外的属 般用印
分管副总
常规用
印
常规大批量用印，如人事部门的劳动合问用印等

由申请用印
人员直接填
写〈〈印章使用
登记表》后用
印。
注：（1）凡合同类用印申请须附有〈〈合同评审表》或〈〈业务联络书》复印件，由申请用印
人员直接填写〈〈印章使用登记表》后用印，无需提交御章盖章审批表》。
（2）如申请印章外带，须经副总、总经理或分管副总两级领导审批，并在
〈〈印章盖章审批表》（或〈〈合同评审表》、〈〈业务联络书》）注明外借起止时间，此期间内印章责任人为借用人。
（3）凡不在上表所列范围内的、遇事项性质存在模糊性或争议的，请示总
经理核定。
（4）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求在相关证明上加盖印章的，
必须持有效证件，经原所在部门副总审批后，方可用印。
（5）因工作紧急需要或领导外出无法及时提交〈〈印章盖章审批表》的，可由用印申请人员向相应权限的审批领导报备，获得领导批准后填写〈〈印章使用 登记表》后先行用印，一般情况下用印后三天内补交〈〈印章盖章审批表》（特 殊情况可适当延长）。
用印资料及审批手续审核
印章管理员必须认真审核〈〈印章盖章审批表》及用印资料内容，对用印资 料与所选印种不相符、未按批准权限用印、用印审批手续不全或不合法、不正当的用印，印章专管员不予用印。
注：印章管理员有权对用印资料提出质疑，要求更高权限领导进行用印审批。
相关资料审核无误后由申请用印人员填写〈〈印章使用登记表》（附件四）登记，印章管理员执行用印。
注：（1）凡加盖公司印章的存根类介绍信、证明信、便函等，开具时申请用印人员必须认真填写存根，由印章管理员留存。提供公司各种证照的复印件时，须在盖章处注明用途。
（2）用印材料必须已经填写完毕，未经批准不允许在空白格式化文件上加盖印章。如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经副总审批，总经理或分管副总批准后方可用印。印章管理员须做特别登记，追踪管理。持空白盖章文件外出工作归来必须向公司原开具处汇报其用途，未使用的必须交回。
（3）已经用印的文件资料经过修改须重新用印的，须将原盖章文件交印章管理员销毁后方可用印。涉及重要内容修改的，须重新填写〈〈印章盖章审批表》进行审批后方可用印。
（4）印章专管员每年度7月31前、次年1月31日前将本年度上、下半年留存的〈〈印章盖章审批表》及〈〈印章使用登记表》全部提交至行政办审核。
8.2印章的保管
（1）印章管理员必须切实负责，及时对印章进行维护，确保其清晰、完整'
（2）印章管理员须保证印章安全可靠，平时加锁保存，不得将印章随意放 置或转交他人。
（3）印章保管发生异常，印章管理员应及时向相关领导报告，积极配合调查。
印章管理员因事离开岗位、工作职能变动或因调职、离职、退休需将印章移交他人的，须将所管理印章与管理印章期间的全部用印备案资料一并移交给接收人，并填写〈〈印章交接单》（附件五）一式三份，经交接双方及印章授权管 理部门副总签字认可后交接双方各留存一份，行政办留存一份归入印鉴档案。
9.印章的停用
当印章遗失、损毁、被盗或因公司实际需要须停用印章时，须办理印章停用。
9.1提交印章停用申请并审批
印章管理员提交〈〈印章停用申请表》（附件六），经副总、分管副总审批，
行政办审核，总经理批准，并将批准后的〈〈印章停用申请表》连同印章一并交行政办（印章遗失、被盗时无需上交），由行政办发布印章停用通知
9.2印章处理
销毁/封存（因公司实际需要停用印章）
停用印章由行政办进行销毁或封存，并填写〈〈印章销毁/封存凭证》（附件
七）。除特别需要，一般由行政办将停用印章封存三年，结合公司实际需要再
行处理。
重新刻制（印章遗失陶毁/被盗）
行政办根据情况在公司注册所在地或印章遗失/被盗发生地的派出所报案
并刊登声明，根据国家相关规定重新刻制印章。
注：〈〈印章停用申请表》、〈〈印章销毁/封存凭证》由行政办归入印鉴档案 永久存档。
10.罚则
违反本规定使用、管理印章，导致公司遭受经济损失或造成印章丢失、盗
用、仿制等，依情节和后果轻重追究责任者的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。