公司文书的起草及制发制度.doc

公司文书的起草及制发制度
第一条 设立目的
为规范本公司文书起草和制发工作，特制订本制度。
第二条 适用范围
本细则所称文书，包括公司各种通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文。
凡公司内的公务文件除有特别规定外，一律依照本制度。
发往公司以外的文件除有特别规定外，也适用本制度。
第三条 文书的制定
1．文书内容
文书的内容必需要符合以下几点要求：
〔1〕文件应是一文一事，简单明了，适用楷书；
〔2〕除有特别规定外，应注明以下事项：文号、发文日期、发文机关〔发文者〕、收文机关〔收文者〕、文件标题、文件拟稿人及有关责任者；
〔3〕文件标题应简洁明了，准确鲜亮地显示文件内容；
〔4〕文字应通俗易懂，尽可能口语化；
〔5〕行文要层次清楚，重点特别；
〔6〕关于文件中引用的其他相关文件，要注明其文件号及日期。
〔7〕陈述理由和经过时，假设正文繁复，则将此部分内容作为附件记于另外的纸上。
2．文书格式
〔1〕文件通常在第一行写上文号，第二行写上能显示文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人姓名，然后在下一行写文件内容。
〔2〕属于复审呈报的文件，通常采用在文件末尾用后记的形式说明，并在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。
〔3〕由_____发出的指令性文件上应写收文单位的名称，必要时要写上号码和年月日。
〔4〕文件制发者及收件者应注明职务，署名或盖章。文件处理人将以此作为依据。但同时发往多个单位的文件，如通知等，为了简便，多采纳印刷品，此时签名及盖印即可省略。
〔5〕文件号按如下方法
A机关内部文件可注明本科室代字或，连续性文件应注有连续号；
B对外行文时应注明本公司代字或。
〔6〕关于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。
〔7〕在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下空白处。
3．文书其他要求
〔1〕文书必需要按规定适用特定纸张。
〔2〕文书原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能，文字应清楚可辨。
〔3〕内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。
4．文书分类
发文单位依据文件的不同作用，依以下原则区别使用不同文种：
〔1〕提案，不仅仅是发出指令，而且希望将其看法广为讨论。
〔2〕承认，就有关事务进行认定。
〔3〕请示，所报内容等候裁定。
〔4〕报告，关于批示的答复性汇报。
〔5〕申请，请示对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。
发文单位对下属公布的文件，依以下要求区别使用：
〔1〕指示，对申请、请示及要求的答复。
〔2〕传达，有关事务上的指令。
〔3〕训令，命令或注意事项。
不在前地二条之列的文件有以下类别：
〔1〕通牒，有关业务的通报。
〔2〕照会，看法或必需要回复的事项。
〔3〕问答，对照会的答复。
5．文书的审批
〔1〕文书定稿前须经_____审批。
〔2〕凡必需要呈递______的文件，须逐级上报。须在调查核实的基础上，写出看法，注明呈报_____的姓名，然后上报。假设不必需要呈报，则在该文书右上方空白处注明办文单位的名称、文号、年月日。
〔3〕审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查，对不当之外加以修改，使之明白无误。
6．文件信封要求
文件信封上的记录，依照以下各条进行。
〔1〕一般文件的信封上，要写明送关单位的名称，同时在左上方写上是否加急、挂号等，信封右下方写发文单位。
〔2〕秘密文件的信封上，除要在下面的左侧写上“秘〞的字样外，其他参照第一条。
〔3〕必需收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名同时在左侧写上“亲启〞字样。
〔4〕机密文件要用二屋信封，内封上写文件标题。外封上的标识参照以上各条，在左侧写明“秘〞的字样。
〔5〕文件内容特别必需要保密的或其他重要重要内容的可参照前项。
7．电信传达的文书
依靠电信传达的文件，要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语，以使电文简短。电报通常在能动性处注明发电单位的。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷成文送交收件人。
第四条 文书的发送
1．除有特别规定外，发文通常应按下规定注明发文机关〔发文者〕。
〔1〕办公室文件注明_____姓名；
〔2〕机关内部文件注明_____姓名；
〔3〕对外发文注明_____名称；
〔4〕会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明______，各各委员会注明_____姓名。
2．发文时对收件人应按如下规定书写：
〔1〕对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务；
〔2〕对全体会员可书写“各位委员〞；
〔3〕对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位名称。
第五条 附则
本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。
本办法最终解释权归本公司。