医药连锁公司库存商品盘点制度-盘点操作与差异处理规定.doc

库存商品盘点制度
全文目录
第一章：盘点操作规定 1
一、总则 1
二、盘点对象及范围 1
三、盘点责任主体 1
四、盘点周期 1
五、盘点人员分工 2
六、盘点前准备工作 2
七、盘点流程 3
八、盘点要求 4
九、盘点资料保存与确认 4
十、对盘点过程的不定期检查 4
第二章：盘点结果及差异处理程序 4
第三章：盘点工作的处罚规定 5
一、处罚范围 5
二、处罚规定 5

第一章：盘点操作规定
一、总则
为加强库存商品的管理，明确相关人员的保管责任，避免公司的资产受到损失，保证库存商品的真实、准确、有效，确保帐实相符，特制订本制度。
二、盘点对象及范围
盘点对象为重庆市万家燕医药有限公司，重庆市诚勉商贸有限公司，重庆市联诚医药有限公司，重庆市联诚连锁有限公司门店（以上单位统计万家燕集团，下同）存放商品；范围包括西药、中药（主要是指贵系和饮片）等各公司经营商品，赠品、未配送商品。
三、盘点责任主体
公司财务管理中心是所有商品数据的最终确认者，负责对整个集团公司商品盘点数据进行最终核定，还可以按需要对库存商品不定期组织抽盘；各公司是所有商品实物保管的最终责任主体，负责组织与指导库存商品的定期盘点工作。对库存商品的丢失、毁损，各公司总经理是各公司的第一责任人并负直接管理责任；门店店长是门店商品管理和盘点的第一责任人，门店存放商品由门店店组长代为保管，对商品的丢失、毁损负直接责任。
四、盘点周期
1. 例行盘点
A、重庆市万家燕医药有限公司、重庆市诚勉商贸有限公司、重庆市联诚医药有限公司每月25日为固定盘点日，例行盘点不仅是商品管理的需要，同时也是仓库开展自检自查的过程。25日发货结束后开始盘点，逢法定节假日另行通知，原则上为每月最后一周的周六盘点。
B、重庆市联诚连锁有限公司各门店每两月一次（特殊门店每月一次），盘点前一月由公司财务管理中心做盘点计划表，盘点日期可由门店店长在上月10日前优先协商选择，一经确定，不得变更。公司财务管理中心合理安排监盘人员。
C、所有例行盘点均需安排监盘人员。监盘人员一经确定，无特殊理由，一律不得自行不予参加监盘。
2 . 其他事项临时盘点
1）门店店长、物流主任、仓库主管、仓管员等与物流相关人员离职或工作调动时应组织盘点。
2）按需要对各门店重点商品的抽盘。
3）公司领导认为需要盘点时的盘点。
五、盘点人员分工
1 参加人员
1）物流配送中心：物流主任、 仓库主管、仓库保管员、仓库发货员、仓库复核员
2）门店：门店店长、门店组长、营业员、收银员
3）监盘人员：原则上由以下人员组成：公司财务管理中心全体人员、所有主管以上管理人员、各门店店长、其它临时指派的员工等。
2 人员职责及分工
1) 领导小组：领导小组由财务总监、分公司总经理、物流主任、财务部经理组成，负责对盘存的总指挥与协调。
2) 各盘点单位管理人员
A、督查员：公司财务管理中心可派出督察员至某盘点单位检查盘点工作，可以是公司督查员，也可以是领导小组临时指定人员作为督查员。
B、盘点负责人：负责现场盘点工作的指挥、协调、督导及异常事项向领导小组的通报；物流中心由物流主任担任，门店由监盘人担任。
3）各具体盘点实施小组（各盘点小组最少必须由三人以上组成）：
A、盘点人：负责有顺序的进行盘点并记录
B、监盘人：负责复核、监督盘点人盘点与记录的一致；负责检查录入结果的准确
C、录入人：负责本次盘点结果的录入；物流配送中心由副主任或仓库主管担任，门店由门店收银员或店长指定的人员担任。
六、盘点前准备工作
1. 在盘点前一周内做好各管理货位未做或者调整陈列后的架位，以便准确，快速的找到商品。各仓库保管员、门店店员将商品按品类、品牌、型号整齐摆放；必须对本管理货位的所有商品进行清查，并将其放到相应的货架上，不能留出死角，确保商品架位的唯一性。
2. 物流中心主任或门店店长检查所有出入库单据，检查本管理货位电脑系统中外调调入入库单据，外调调出出库单据，损溢单据（其他出库单据），积分兑换单据，商品折零单据。另库房必须检查是否还有入库到公司的门店还没有出库的单据，且库房在盘点过程中，门店不能使用公共账号。监盘人员对数据进行确认。
3. 代管、残次商品（残次商品的电脑、手工保管帐必须建立）均单独堆放，与正常库存商品分开；
4. 盘点开始后停止所有商品的进出库动作；门店盘点前应停止电脑销售，上传销售数据并做好日清。如果盘点过程中有电脑销售的，在盘点未结束前不能日清。
5. 盘点负责人安排好人员协助盘点、搬运工作；
6. 打印盘点表：在监盘人员的监督下，打印出盘点表，并将库存数裁剪下来，把只有商品信息的表格交给各盘点人员进行数量清点。
七、盘点流程
（一）盘点
1. 盘点按品类进行组织盘点；员工拿到盘点表后必须按实物摆放顺序盘，不能按盘点表盘。
2. 盘点时分区，分架位，从上往下，从左到右，看货抄单，看货时注意商品编号，名称，规格，单位，厂家，批号，效期。
3. 初盘完成后签字确认，并交监盘人员核实并签字，对有差异商品进行复盘。
4. 复盘时，同一区域由不同的人员进行复盘并签字，并交由监盘人员进行二次复核。
5. 监盘人员对差异商品进行抽盘复核。
（二）录入数据
复核后在时空软件中进行数据录入，有多个批号的商品，把数量录入到最近批号，其他批号录入零。
（三）盘点对账
完成录入操作后，存盘。在单据查询中心—存货管理查询—盘点历史查询页面中进行对账，发现输入错误，及时进行正确的输入。确认无误，盘点对账完成。
（四）生成盈亏
对账结束后，生成盘点盈亏和当前库存余额，实盘库存金额-账面库存金额>0,则盘盈, 实盘库存金额-账面库存金额<0,则盘亏。
（五）制作盘点表
盘点结束后，在时空系统打印出《盘存报表》（后列附表1）作为整个盘点表的封面，《盘存报表》必须在盘点结束时就立刻打印，各签字确认的盘点表作为《盘存报表》的附件；监查员、总盘人、盘点人、记录人、监盘人分别在《盘存报表》上签字确认；
（六）盘亏确认
盘点负责人将《盘存报表》及其附件交回公司财务管理中心，财务部人员对《盘存报表》进行确认；按照审批程序执行报损、报溢流程，作帐务调整。
（七）盘存考核
盘点结束后，盘点负责人同时填写 《 （部门/门店）盘存考核汇总表》（该表在时空系统中打印）（见附表4），并交门店店长或物流中心主任签字确认后，交回财务管理中心。未交回该表的对盘点负责人处以50元/次罚款。
八、盘点要求
1. 盘点时按照商品实物地理位置逐一清点，按顺序见货盘点，不准跳跃式盘点，严禁故意少盘、有意漏盘、抄盘、有物不盘，减少人为的盘点差错；
2. 所有数据均以实物盘点数为准，严禁未经过实盘就以帐面数代替商品的实存数；
3. 盘点表格内信息项不得修改，若确有需要必须经所有盘点人员签字确认，方能生效，否则将追究相关人员责任；
4. 盘点结束后，参加盘点人员必须经盘点负责人批准后方可离开岗位；
5. 参加盘点的人员在盘点当日一律停止休假，并依时间提前达到指定工作地点，如有特殊情况，应事先请示核准，否则以旷工论处；
6. 发生盘盈、盘亏情况后，仓库保管员（门店人员）应协助物流主任（门店店长）查明原因，并在盘点表中注明，否则将追究其责任。
7. 盘点员不得在盘点过程中查看电脑库存，门店不得私自打印盘点表。
九、盘点资料保存与确认
1. 盘点资料的保存：盘点的现场记录表与盘点表经盘点人、记录人、监盘人、总盘人、督查员签字确认后保存在财务。
2. 每月盘点资料，包括盘点纸片、《盘点表》、《盘存报表》（经由财务人员确认的），财务人员将其相应整理后留存原件。
十、对盘点过程的不定期检查
财务管理中心视实际情况，随时指派人员对商品盘点情况进行抽查。

第二章：盘点结果及差异处理程序
财务部人员根据《盘存报表》（见附表1）、《盘存汇总报表》（见附表2及附表3）及时空系统，结合公司前期制订的《中药损耗率细则》，剔除合理的中药损耗后，次月3日前汇总上月盘点结果，挂其它应收款/盘亏赔偿并调整库存， 盘点结果汇总表交财务总监签字后传人力资源部及各分管总经理。
各分公司将盘亏结果落实赔偿责任人并于次月7日前传至人力资源部，在发放工资中在责任人工资兑现；若未落实赔偿责任人，在分公司总经理工资中兑现。财务部收到赔款（罚金）后进行账务处理。
属于因意外事故、天灾人祸、被盗等客观原因造成的，应向保险公司索赔；其他因管理不善、制度执行不到位而造成的丢失和毁坏，应由责任人负责赔偿；并追究分公司管理团队的管理责任。

第三章：盘点工作的处罚规定
为了保证公司盘点工作的规范，确保盘点工作的严肃性，特对盘点中的违规行为制定如下处罚规定：
一、处罚范围
本盘点工作的处罚规定适用于全公司门店、仓库（物流部门配送中心和其他部门的仓库）。
二、处罚规定
（一）、盘存前
1. 盘点前没有对相关人员进行组织落实的，门店店长或物流中心主任处以100元罚款；即盘点前，没有规划，没有计划某某某该负责盘存哪些区域

2. 没有按照盘点要求进行归类的，处以仓管员（营业员）50—100元罚款；即按架位号陈列和摆放，如果某一商品东一处西一处，门店要求摆放在花车上除外，就视为没有进行归类。整件也应归类。

3. 没有及时进行移库操作，造成盘点失实的，仓管员（营业员）罚款50—100元；已移库的物品，账和实不相符。分账已移货未移和货已移账未移两种。

4. 对未按规定检查并落实商品归类工作的物流主任、门店店长，均处罚100元；物流主任和店长未检查以上一二三条的情形

5. 各位人员私自出具数据盘点表，处罚300元；由财务部负责盘存的人员在时空系统中查询打印或浏览记录

6. 盘点前必须清理完毕所有单据，对因单据不齐产生盘点帐务不符的，处以相关责任人50—200元罚款；
（二）、盘存中
1. 对按有数据的盘点表进行盘点和没有按规定对商品逐个进行盘点的，对盘存人处罚100元；物流主任、门店店长各连带处罚50元；监盘人员发现了未制止的处罚监盘人100元。
2. 在盘点过程中，盘点人，复盘人，由于不认真造成的盘点差错品种在5个以上的按2元一个递增进行考核。录入员由于不认真造成的录入差错按5元/条进行考核。
3. 监盘人员对于以上问题未上报公司财务管理中心或未给予考核的，追加50元/次考核。
4. 盘点未结束前，盘点员未经盘存负责人同意就私自离开，100元/人处罚。
5. 盘存表无盘存人，监盘人及复盘人、录入人员签字的，或差页的，每页5元处罚监盘人员。盘点未结束前经主管及监盘人员离开的盘点员未签字的，由物流中心主任或门店店长代签。
6. 监盘人员未将盘存底稿（现场的盘点表，有签字的）带回公司财务管理中心的，处监盘人员50元/次罚款。
（三）奖励
1、盘点过程中盘点员、复盘员无差错的给予50元/人 /次奖励，录入员录入无差错的给予10元/人的奖励（仅限于公司组织的盘存，不包含平时的盘存）。
2、盈亏金额每次在盘点总库存金额0.03％内的给予100元奖励公司以中药、西药区分。诚勉以1个货位算，门店也以1个货位算。
（仅限于公司组织的盘存，不包含平时的盘存）。
3、公司财务管理中心每一季度对门店存货管理（按存货管理评定）进行评选，评选出优秀存货管理前6名，每名给予每名300元/季度进行奖励;评选出最后五名给予每名100元/季度进行考核。
4、公司财务管理中心每年年初对上一年度以季度累加方式对存货管理进行年度优异奖进行评定，给予500元/年/次奖励;对年度最后一名进行300元/年/次进行考核。
本制度自2012年12月1日起执行，原相关制度自行中止，本制度由财务管理中心进行解释修改工作。

重庆市联诚医药有限公司
2012年11月30日

附表1：
XX（货位）*年*月*日盘存报表
起止时间段：

种类 统计
盘前金额
盘后金额
盘存盈亏金额
盘后品种数

药品类
西药
0

中药贵系
0

中药饮片
0

赠品类
赠品
0

合计
0
0
0
0

盘点开始日期时间：

盘点结束日期时间：

监盘员签字：

店组长签字：

盘点人员签字：

附表2：
XX（货位）*年*月盘存汇总报表

货位名称：

起址时间段：

种类 日期
药品类
赠品
总计
西药
中药贵系
中药饮片
中药小计
合计
2012年12月1日

2012年12月5日

合计

按月度汇总的西药，中药小计，赠品金额分别计算，如盘亏就计赔，不能互相相抵。
附表3：
XX（货位）*年*月盘存汇总报表

起址时间段：

种类 货位名称
药品类
赠品
总计
西药
中药贵系
中药饮片
中药小计
合计
联诚西药库

阳明店

天尔店

合计

按月度汇总的西药，中药小计，赠品金额分别计算，如盘亏就计赔，不能互相相抵。
附表4：
（部门/门店）盘存考核汇总表
序号
项目
考核人
被考核人
被考核金额
1
盘存前
盘点前没有对相关人员进行组织落实的，门店店长或物流中心主任处以100元罚款； 

2
没有按照盘点要求进行归类的，处以仓管员（营业员）50—100元罚款； 

3
没有及时进行移库操作，造成盘点失实的，仓管员（营业员不用移库）罚款50—100元； 

4
对未按规定检查并落实商品归类工作的物流主任、门店店长，均处罚100元； 

5
各位人员私自出具数据盘点表，处罚300元； 

6
盘点前必须清理完毕所有单据，对因单据不齐产生盘点帐务不符的，处以相关责任人50—200元罚款；

7
盘存中
1.         对按有数据的盘点表进行盘点和没有按规定对商品逐个进行盘点的，对盘存人处罚100元；物流主任、门店店长各连带处罚50元；监盘人员发现了未制止的处罚监盘人100元。

8
2.         在盘点过程中，盘点人，复盘人，由于不认真造成的盘点差错品种在5个以上的按2元一个递增进行考核。录入员由于不认真造成的录入差错按5元/条进行考核。

9
3.         监盘人员对于以上问题未上报公司财务管理中心或未给予考核的，追加50元/次考核。

10
4.         盘存表无盘存人，监盘人及复盘人、录入人员签字的，或差页的，每页5元处罚监盘人员。盘点未结束前经主管及监盘人员离开的盘点员未签字的，由物流中心主任或门店店长代签。

11
监盘人员未将盘存底稿（现场的盘点表，有签字的）带回公司财务管理中心的，处监盘人员50元/次罚款。

序号
项目
奖励人
被奖励人
被奖励金额
1

1、  盘点过程中盘点员、复盘员无差错的给予50元/人 /次奖励，录入员录入无差错的给予10元/人的奖励（仅限于公司组织的盘存，不包含平时的盘存）。

2

2、  盈亏金额每次在盘点总库存金额％内的给予100元奖励 （仅限于公司组织的盘存，不包含平时的盘存）。

财务总监签字： 部门主管/门店店长签字：

盘存组组长签字： 制表人签字：

制表日期：