工程合同管理规章制度.doc

工程合同管理规章制度
合同管理制度
郑德林
余庆华
审批：姚文
编制单位：浙江中企实业
目录
一、总则 (2)
二、机构和使命 (2)
三、合同签订 (4)
四、合同报批 (5)
五、合同履行 (6)
六、合同履行评价和支付 (7)
七、合同纠纷的处理 (8)
八、附则 (9)
合同管理制度
一、总则
1.1 目的
为防范市场风险及法律风险，提升企业经济效益，减少因合同签订、履行及后期服务过程中的不规范行为导致的纠纷，依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》等其它相关法规，结合我公司实际状况，特制定本制度。
1.2 范围
本规定适用于本公司所有的工程合同，包括制定、工程施工、采购、机械设备租赁等合同，劳务分包合同管理制度另行规定。
二、机构和使命
本公司工程合同管理执行三级管理各负其责的办法，即项目组负责合同的具体实施；职能部门负责技术支持，后勤确保并监督检查合同实施状况；总经理总体负责的三级管理制度。
2.1 总经理
总经理是工程合同的最高管理者，对合同从获得到履行的全过程进行决策和管理，代表本公司承当合同履行责任、行使合同权利；对公司内各分公司、各部门在合同承揽、履行过程中的使命履行状况进行监督、检查及考核。其主要使命如下：
〔1〕负责审定本公司工程合同管理的相关制度；
〔2〕负责确定合同承揽意向，审定重大项目合同文件；
〔3〕代表公司与合同签订意向人(以下简称意向人)进行沟通、合同谈判，或授权相关人员与意向人进行沟通、合同谈判；负责合同承揽过程中重大问题的决策，并进行相关协调工作；
〔4〕审批合同评审看法；
〔5〕监督检查本公司各职能部门和项目组在合同获得、合同履行过程中的工作质量，并进行评价考核。
〔6〕总经理可以授权其他人员承当部分工程合同管理责任。
2.2 营销部
营销部门是本公司工程合同管理的职能机构，在总经理领导下，全面负责合同管理工作中的组织、检查、支持及评价考核等。其主要使命如下：
〔1〕负责组织修订和完善本公司合同管理制度；
〔2〕负责组织制订公司投标文件格式文本；
〔3〕负责组织项目投标、合同谈判、合同评审以及合同签订的相关工作；
〔4〕组织公司有关部门对合同进行评审并出具检察看法；
〔5〕组织协调合同的履行，监督、检查各部门和项目组合同履行状况，考核评价履行结果；
〔6〕参加合同纠纷的调查处理，组织制订解决方案；
〔6〕负责共和合同印章的管理，负责合同的登记和备案工作，建立合同台帐；
〔7〕负责合同产值的统计分析和合同结清管理工作；
〔8〕负责公司合同文本的归档工作。
2.3 工程技术部
工程技术部是公司技术质量管理的职能部门，是合同的执行和支持部门，负责合同获得和履行过程中的技术支持确保，监督检查合同服务的技术工程质量责任，主要使命如下：〔1〕参加市场信息分析筛选，从技术方面提出建议；
〔2〕参加投标文件和服务合同文件格式文本的制订工作，负责组织制订相关技术、质量部分的内容；
〔3〕负责合同获得过程中的技术工作，负责组织编制重要项目的技术标书，负责一般项目技术标书的审定；招标文件中有关技术标准的理解、掌握；
〔4〕负责采购合同、机械设备租赁合同中技术规格、技术条件的制订；
〔5〕负责合同履行过程中的技术指导以及技术质量的监督检查；
〔6〕负责合同技术成果的审核、出版；
〔7〕负责合同技术资料、成果的归档管理。
2.4 财务部
财务部是公司财务管理的职能部门，在合同管理方面负有资金确保、成本核算和收入管理责任，主要使命如下：
〔1〕负责为合同的承揽和履行提供资金确保；
〔2〕负责合同成本核算；
〔3〕负责合同收入管理，费用统计并催促合同费用的回收。
2.5 综合管理部
综合管理部是公司行政管理职能部门，在合同管理方面负有后勤支持确保责任，主要如下：〔1〕负责合同承揽过程中的后勤确保；
〔2〕负责项目组合同履行过程中设施、设备的确保；
〔3〕负责合同现场服务结束后设施、设备的撤场管理。
2.6 项目组
项目组是公司工程合同承揽和履行的主要实施人，主要使命如下：
〔1〕负责市场信息的收集和筛选；
〔2〕负责将项目投标信息提交营销部备案，依据营销部的统一安排，负责或协助营销部进行项目投标联系、标书购买以及标书编制工作；
〔3〕依据营销部的统一安排，负责或协助营销部承当投标的相关工作；
〔4〕依据营销部的统一安排，负责或协助营销部进行合同商谈及拟定，将负责初步商谈的合同草稿文本提交营销部进行评审；
〔5〕依据营销部的统一安排，负责或协助合同签订，并将签订的合同送达有关部门；
〔6〕定期汇报合同的履行状况及存在的问题，假设有合同变更或补充协议的签订均必需及时报告营销部批准；
〔7〕负责合同款的催收。
三、合同签订
3.1 签订准备
〔1〕各项目组负责人或信息人员获得项目信息后，首先初步确认其真实性，确认后进行项目跟踪，并由项目组负责人到营销部进行登记备案，营销部接到项目信息后，进行信息分析筛选，并上报分总经理；
〔2〕营销部和项目组持续跟踪项目信息，及时掌握项目动态，做好市场调查分析及资信调查工作；
〔3〕公司法人代表授权项目组相关人员为项目组合同签订代理人，授权到期后，上报营销部结合项目组合同管理考核状况进行复签。
3.2 合同评审
为确保合同质量，公司所有工程合同签订前均进行评审，合同评审采纳会议评审和非会议评审两种方式。对重要合同采纳会议评审的方式，由总经理召集项目组和各职能部门集体评审，并做好评审记录；一般合同可以由各职能部门分别审阅，填写评审记录。只有经过评审后，并经总经理批准的合同才干加盖合同专用章。
3.2.1 合同评审的内容
〔1〕对方的主体资信和履行能力；
〔2〕合同内容条款是否符合法律、法规及本公司的有关规章制度；〔3〕合同内容条款是否公平公正；
〔4〕合同约定的内容能否按期完；。
〔5〕合同价款和结算方式是否合理；
〔6〕合同文字表达是否清楚、无歧义；
3.2.2 合同评审的程序
〔1〕各项目组填写《合同评审记录》；
〔2〕营销部组织相关部门进行审核；
〔3〕总经理审定批准；
〔4〕营销部登记归档。
3.2.3 合同评审的时间
合同评审在充分了解意向人的意图及项目的具体工程信息后、合同谈判之前进行。
3.3 合同谈判
〔1〕接到营销部上报的项目信息后，总经理组织相关职能部门召开项目协调会，针对项目具体状况，对合同相关条款进行评审，提出评审看法，预定谈判目标，选择最正确谈判方案，确定合适的参加谈判人员；
〔2〕重大项目由总经理主持谈判，具体标准如下：
A．大型央企或国企新建或扩建工程，合同额RMB3000万元〔含〕以上；
B．公用事业工程或地方政府重点投资工程；
C．地标工程；
〔3〕合同条款要严密、完备、合法。
3.4 合同文本
合同文本应采纳国家或省直辖市行业主管部门规定的标准文本；假设非标准文本，项目组必需对合同条款进行认真研究，经营销部检察确认后方可使用。
3.5 合同盖章、登记备案
〔1〕合同谈判结束后，营销部对谈好的工程合同加盖公司合同专用章，项目组按照约定份数送达业主等相关部门，同时呈报工程所在地主管部门一份进行备案；
〔2〕本公司要求业务合同份数至少原件4份，报营销部存档，由营销部转交工程技术部、财务部各1份，项目组留存1份；
〔3〕业主单位签订后10日内，项目组到营销部办理相关备案登记手续，原件报营销部存档。
四、合同报批
合同签订后，营销部门到北京市住房城乡建设委办理登记备案手续。
五、合同履行
合同履行是公司作为服务合同的供应方提供技术服务、履行合同责任过程，主要分为四个阶段，即合同履行策划和准备阶段、合同服务实施阶段、技术成果编审阶段和合同后期服务阶段。
5.1 合同履行策划和准备阶段
合同履行策划和准备阶段是为合同履行进行策划、技术准备和人员设备准备的过程，以确保合同顺利履行，本阶段各部门的主要工作如下：
〔1〕项目组依据合同履行策划大纲编审要求编写合同履行策划大纲，经项目组内部审核合格后报工程技术部，组织审批，并依据已批准的合同履行策划大纲编制项目成本预算，组织技术、人员、设备等开工准备工作；
〔2〕合同履行策划大纲经技术负责人和总经理审批后由营销部分别送达工程技术部、综合管理不和财务部，以便做好相关管理工作；
〔3〕营销部依据合同履行策划大纲做好合同预算审核、制订项目进度检查计划；
〔4〕工程技术部依据合同履行策划大纲制订质量管理计划和技术支持确保计划；
〔5〕综合管理部依据合同履行策划大纲进行后勤和安全环保文明施工管理计划；
〔6〕财务部依据合同履行策划大纲进行资金确保和项目成本核算。
5.2 合同服务实施阶段
依据经审批〔已批准〕的合同履行策划大纲，项目组以及各职能部门分别按使命分工承当合同服务实施阶段的责任。
〔1〕项目组按照合同要求具体承当合同实施责任，依据已批准的合同履行策划大纲展开工作，认真做好质量、进度、安全环保和文明施工都相关工作，并定期或不定期按照要求汇报合同履行状况；
〔2〕营销部依据制定的检查计划对合同的履行进行检查；
〔3〕工程技术部依据质量管理计划进行质量考评，并依据技术支持确保计划和现场实际状况进行技术支持和帮助；
〔4〕综合管理部依据现场必需要提供后勤确保，按照安全环保文明施工管理计划做好安全环保和文明施工的监督检查工作。
5.3 技术成果文件编审阶段
技术成果文件编审阶段是合同履行过程中技术资料整理和成果形成的阶段，是合同服务产品为
业主提供的最终技术成果文件过程，本阶段的主要工作内容和程序如下：
〔1〕项目组将合同服务实施的过程记录进行整理，并依据过程记录编写技术成果文件，经项目组内部审核后报送工程技术部；
〔2〕工程技术部按照相关法律法规规范标准和合同履行策划大纲对技术成果文件进行审核；
〔3〕技术负责人批准技术成果文件；
〔4〕工程技术部组织出版技术成果文件；
〔5〕项目组向业主报送技术成果文件。
5.4 合同后期服务阶段
合同后期服务是合同完全履行的重要组成部分，本阶段的主要工作内容、使命和程序如下：〔1〕项目组按照合同履行策划大纲进行合同后期服务工作，与业主坚持优良沟通；
〔2〕营销部依据合同履行策划大纲对项目组的后期服务进行检查指导；
〔3〕工程技术部依据合同履行策划大纲对项目组的后期服务质量进行检查指导，参加后期服务过程中疑难问题的解决。
六、合同履行评价和支付
6.1 完工撤场清理
对必需要进行现场实施的服务合同，在完成现场作业后，项目组要进行合同项目的完工撤场清理，并向营销部提交完工撤场报告。依据完工撤场报告，各职能部门按使命分工进行完工撤场的管理工作。
〔1〕营销部进行合同服务工期的检查；
〔2〕工程技术部进行技术成果文件的检察准备；
〔3〕财务部进行合同项目成本的核算；
〔4〕综合管理部进行现场设施、设备的撤场管理。
完工撤场报告的内容和要求另行制订。
6.2 合同技术资料归档
项目组提交了技术成果文件后，应将合同履行过程中形成的技术资料整理，提交工程技术部审核归档。
有关合同技术文件整理归档的相关要求另行制订。
6.3 合同履行后评价
在项目组提交了技术成果文件、提供了后期服务等合同履行责任后，进行合同履行状况评价。合同履行状况评价的主要内容、程序和分工如下：
〔1〕项目组编制合同履行状况报告，提交营销部；
〔2〕业务科负责合同履行评价的组织工作，并具体负责业主对服务合同履行状况的评价；
〔3〕营销部负责合同技术质量服务状况的评价；
〔4〕财务部负责合同项目成本效益评价；
〔5〕综合管理部负责设施设备管理、安全文明生产状况评价；
〔6〕总经理负责对各职能部门合同履行状况的评价。
6.4 合同清结和归档
在项目组提交了技术成果文件、提供了后期服务等合同履行责任，收回了合同服务费用后，进行合同清结。合同清结的具体工作程序和要求如下：
〔1〕项目组填报合同清结报告，报营销部审核；
〔2〕营销部组织审核后，办理合同清结手续；
〔3〕营销部将合同经济资料整理归档。
七、合同纠纷的处理
7.1、合同在履行过程中发生纠纷的，应按《合同法》、《民事诉讼法》等有关法律、法规和本制度处理。
7.2、处理合同纠纷的原则:
(一) 及时处理的原则;
(二) 双方协商解决的原则;
(三) 维护公司合法权益的原则。
7.3、纠纷发生后，承办人应及时向所在部门、合同管理员和法务人员递交合同纠纷说明，同时应迅速收集以下有关证据(原件或复印件):
(一) 合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、 、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书，介绍信及其他有关资料等)；
(二) 货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目；
(三) 作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等；
(四) 证人证言；
(五) 其他证据材料。
7.4、法务人员依据状况，在5个工作日内提出处理看法，提交公司分管领导审批。
7.5、合同纠纷经双方协商达成一致处理看法的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖法人公章。
7.6、对经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经公司领导同意，法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉;假设对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉，法务人员应积极参加仲裁或应诉，并应当在5个工作日内提出参加仲裁或应诉看法，提交公司分管领导审批。
7.7、双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印假设干份，交法务人员、合同承办部门收执，催促该文书的履行。7.8、对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的，合同承办部门承办人应及时通知法务人员。
7.9、对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书，由法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行。
八、附则
〔1〕本办法自公布之日起执行。
〔2〕本办法解释权在营销部。
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