公司资产及办公用品管理制度.docx

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公司资产及办公用品管理制度第一章总则第一节为了规范公司的资产管理，提高使用效率，合理节约开支，特制定本规定。第二节公司资产包括属于公司所有的土地、房屋、树木、车辆、工具、器材等。第二章资产分类第一节公司资产分为固定资产和低值易耗办公用品。凡使用年限在一年以上，单价20元以上的物品为固定资产。第二节凡价值低于20元，但使用期限在一年以上，暂列为固定资产进行管理。第三节凡价值低于20元，使用期限在一年以下，列为低值易耗办公用品进行管理。第三章管理职责划分第一节公司办公室负责公司物品的统一管理，包括对物品的申报、报批、采购、登记、报销、发放、调配、封停、报损、统计分析等，制定物品的年度、月度的使用和采购计划、分配指标，核定部门月度及年度办公物品费用指标，进行指标考核，并根据部门费用指标进行合理分配，建立公司资产管理年度台帐。第二节公司财务部负责固定资产折旧核算，提供资产价值依据，并对资产管理过程有监督职责，保管资产盘存台帐一份，参与每年由办公室组织的资产盘存核查工作。第三节各部门主管负责本部门资产的管理、使用、保管等。部门的第一负责人即为资产的第一责任人，部门第一责任人负责组织制定本部门物品需求计划，并作出部门费用预算，同时对部门物品的调配、报损、盘点进行指导审核，对本部门的资产管理质量负有直接责任。第四节采购和保管程序： ① 办公室负责审核《物品申报单》，进行物资审核、调配，并作出采购计划安排，组织实施采购工作，对供应商进行调查与选择。 ② 采购工作时要坚持“货比三家”的原则，在同等质量的前提下，择优选择价格优惠的供应商。 ③ 对大件物品的采购，由办公室负责与供应商签订协议，协议应有公司资产管理员的签字，以保证质量和退换、维修等事宜，降低采购风险。 ④ 办公室及公司资产管理员要对大件物品的采购进行价格分析，按类别编制报表，并进行存档管理。 ⑤ 采购人员应熟悉市场行情，办公室及资产管理员负责价格审核，并对大件物品的供应商建立档案。 ⑥ 对于错购或购回质量不合格的物品，采购人员要负责退换，严重问题的，对采购人员给予严重警告，并处以2元一5元的罚款。 ⑦ 办公室及公司资产管理员至少每半年进行一次物品资产盘点，参加盘点人员有：财务部和办公室相关人员，并由上述人员在盘存表上共同签字确认。 ⑧ 每次盘点后，将盘存汇总表及物品使用（分布）情况和仓库物品储备（含各部门）情况上交公司领导一份，同时留存档案室一份。第五节各部门设置专人负责本部门物品的实物保管，其主要职责： ① 领用、发放、制定本部门需求计划，组织实施本部门物品的申请、调配、催交、验收、建账、建卡、建档及使用检查。 ② 每月25日对本部门物品进行盘点，建立健全本部门物品台账。 ③ 负责受理物品维修申请，保证物品及设施的维护和正常运行。 ④ 负责办理本部门固定资产的报损工作。 ⑤ 掌握本部门资产使用运行情况，提供资产报表及数据，并接受办公室及公司资产管理员的监督、检查。 ⑥ 办公室资产管理员要对各部门物品保管进行业务指导与工作监督。第六节物品使用人： ① 负责保证所使用物品性能的完好，不得私自改变其配件和附件。 ② 负责对物品的日常维护保养，对异常情况报本部门资产管理员及时处理，不能隐瞒不报或占用他人物品。 ③ 员工领用或部门领用的物品只有使用权，没有转让、借出、改造等权利。第四章物品的核配及采购第一节各部门于当月20日前申报下月办公用品及其他物料、物品的需求计划及费用，由部门主管及公司分管领导审核后，报公司总经理审批。公司于25日前完成审核批复，由办公室组织采购或分单采购，于当月30日前完成采购和发放工作。第二节各部门月度费用预算和执行情况将纳入部门成本核算和绩效考核当中，费用成本与当月部门业绩挂钩。第三节公司各部门的办公类物品由办公室统一采购，部门专用类物品由办公室委派部门专业人员进行采购，采购完毕后由采购人员到办公室办理验货、建档及报销手续。第四节因特殊情况需紧急使用的物品，经公司分管领导及总经理同意后，由物品使用部门报办公室及时采购。第五章仓库管理第一节入库管理： ① 采购人员买到物品后，公司管理员应根据报批过的物品名称、规格、数量、发票等清点核对，无误后方可入库。 ② 公司管理员在验收中发现物品有质量问题或实物与报批表内容不符，可以拒绝入库，报相关领导签字认可后入库。 ③ 合格物品的入库应按物品类别、入库时间等分门别类，归档存放。 ④ 物品验收入库后，资产管理员应在《入库单》上签收，采购人员将保管员签字的入库单附在发票后面。如果没有入库单，公司将不予报销。第二节出库管理： ① 物品采购入库后，由管理员根据《物品申报单》通知申报部门前来领取，并开具出库单，出库单上需有领取人签字。 ② 各部门日常必备的办公用品，由各部门在上月度底之前统一领取，如有漏报、漏领或其他特殊情况，则由需求部门直接向总经理打签报单后交办公室进行购买。第三节仓库物品的保管要求： ① 管理员要对各种物品合理分类，便于取、存及有规则的码放。 ② 仓库、货架或存储柜要在明显处贴上标签，便于识别和存放。 ③ 仓库、货架或存储柜中都要挂放领用单，对收、发、领用量进行登记，并核对其余量，防止丢失与被盗。 ④ 物品发放时必须要做物品先进先出，资产管理员必须经常清理检查库存物品，不允许出现死货、废品、残次品，否则管理员按原价赔偿。 ⑤ 仓库记账要字迹清晰，日清月结，不积压，月报及时。 ⑥ 资产管理员调动时，一定要办理交接手续，列出清单三分，交接双方签字，部门主管、财务主管见证签字。交接双方各执一份，存档一份。对失职造成的损失，照价赔偿。第六章物品调拨第一节部门之间的物资调配或员工因工作部门调整需使用原有办公家具、用具的，都需要填写《内部物品调拨单》，注明物品的名称、编号、转移去向、物件状态等内容，并双方主管签字认可，公司管理员签字同意。价值在5元以上的需经分管领导同意方可进行调配工作。资产物品如需调出或借出本公司的，无论价值高低一律经公司总经理批准后方能执行。第二节公司资产管理员根据审批过的《内部调拨单》的内容，及时调整物品保管账目，并以此为做账凭证单据。转入与转出的部门保管员也同时调整本部门的物品保管账目，以保持账、物相符。第三节物品使用人调出本部门或调离公司，在办理手续前，必须到办公室办理交还手续，保障物品完好。需转配本部门或其他部门及员工的须按规定办理退还手续后再办理领用手续。第七章物品的维护第一节凡设备出现故障影响正常使用的，能够内部维修时尽量组织内部人员进行维修，并通知办公室及公司资产管理员进行协助。需外修时，由使用部门资产保管员填写《外部维修申请单》，部门第一责任人签字后，交办公室及资产管理员审核，同时备齐购物发票及保修卡（或复印件），并向公司申报预算费用。审批后由公司资管理员安排，部门保管员协助，进行维护。第二节公司维修后的设备，必须经使用部门保管员和使用人进行验收，验收合格后签字，交公司管理员进行物品维修记录及材料归档。维修费用的报销单须附有验收人的认可签字方可报销。第三节固定资产使用人负责所有资产日常维护和状况检查，发现问题及时维护或报修，做到外表清洁，连接部位牢靠，运行正常，满足使用需求，并保证物品使用的安全性。如果因保养、维护不善出现影响工作正常使用或伤及人员时，物品保管员或部门主管承担赔偿及一切赔付责任，并根据情节进行行政处分。第八章物品丢失与损坏处理第一节丢失：因管理不善，由该物品保管人或使用人直接负责，按原价赔偿。第二节损坏：因操作不当，造成设备或机器不能正常使用，但原部件完好无缺，经维修后能正常使用，由当事人负责承担全部维修费用。第三节由于个人随意拆卸，造成物件机件损坏或使设备、机器报废，由当事人负责全部维修费用及更换零件费用或按原价赔偿。第四节赔偿办法：由办公室提交赔偿报告，计算赔偿金额，经当事人所在部门负责人和公司分管领导签字确认，将赔偿报告交公司财务部，由财务部收缴赔偿费，赔偿报告三份，财务部、办公室、当事人各一份。第九章物品报损第一节物品使用年限过长或其他不可抗力因素而导致无法使用时，应由原部门向办公室递交《报损申请单》，由使用部门填写物品名称、使用期限、价值、报损原因，经使用部门负责人签字后，递交办公室进行审验，由办公室、财务部负责人签字，总经理审批。第二节审批后的《报损申请单》一式三份，报损部门、办公室、财务部各持一份。第三节报损过的物品由公司统一处理，如果为可卖物品，大宗物品以登报公开招标等形式出售，销售款交财务部，由办公室会同财务部同时销账。第十章附则第一节本制度由公司办公室负责起草制定和解释，办公室可在总经理授权下对本制度进行修改和补充。第二节本制度经总经理办公会批准后执行。附件一：办公资产移交清单办公资产移交清单编号：日期: 总编号资产名称品牌型号使用状态购置日期数量类别编号资产使用人备注移交部门接收部门移交人接收人移交日期接收日期综合部意见：领导审批意见：附件二：办公资产外借申请表办公资产外借申请表编号：日期: 借用单位借用人借用原因及用途借用期限借用资产情况资产名称品牌型号使用状态数量类别编号原归属部门归还情况备注借用单位借用人签章负责人签章借出单位借出部门经理签章办公室主任签章领导审批意见附件三：办公资产报废清单办公资产报废清单编号：日期: 资产编号资产名称品牌型号原责任部门单位数量报废原因处置方案备注申请人办公室主任签章领导审批意见处理情况反馈报废日期处置日期附件四：XX公司办公资产盘存单 XX公司办公资产盘存单部门：盘存日期：年月日总编号资产名称型号使用状态数量类别分类编号责任人备注盘存人签字: 部门经理签字:

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