采购管理制度-采购工作流程-采购结算程序.doc

采购管理制度(20010526)
(第二次修订版)
一．总则：为规范公司原材料的采购供应，特将实施步骤规范如下：
二．申购及检验部门:
序号
名称
申购及检验部门
1
生产用原材物料
技术部、供应部
2
生产用设备、零配件类
设备部、供应部
3
办公用品、非生产用品
行政人事部、供应部
4
广告、宣扬类
销售部
三．供应部岗位使命：
3．1负责企业所有原材物料、辅料、配件、设备、仪器等的调查、采购和购后服务工作。
3．2按照《采购管理制度》采购物料。
3．3负责分公司所必需原材物料的调查、采购及购后工作；
3．4负责原料、化工、五金、成品四大仓库的管理；
3．5强化内外部各种原材物料的信息反馈工作；
3．6负责合同评审、采购、服务的归口管理；
3．7对分承包方的选择和评估；
3．8对所有采购物料回厂後,造册登记《物料采购登记表》交供应部备档以便日后查询；
3．9燃材物料回厂後，跟踪其质量及使用状况；
3．10完成领导交办的其它事项。
四 .采购程序:
4．1佛山采购操作程序:各部门申报----分公司总经理汇总填制并签认《采购计划书》------交供应部 至总公司采购。
4． 2分公司采购操作程序：各部门依据生产实际状况制订月计划并填具《申购单》〔一式三份〕---交供应部汇总、询价---报分公司总经理审批---采购员购买---检验合格后入库.
4．3采购时效：
a在分公司当地或周边地区购买，必需于7日前将采购计划--《申购单》上报至办公室；
b日常突发性非计划内必需在佛山地区或分公司周边以外地区采购的，必需于15日前将采购计划--《申购单》上报至办公室；
c凡报佛山总公司的月采购计划每月一次，每月一日为计划日。突发性计划采购例外。
d非分公司当地或非周边地区的采购时间为接到计划后10日内完成。
4．3所有生产用原材、物料的采购计划必需由技术部,原料、化工仓申报，必需填具《申购单》交由分公司总经理批准供应部门采购。后由技术部,原料、化工仓库及相关使用部门进行检验合格后,仓库办理相应入库手续；
4．4所有生产用设备、零配件类的采购计划必需由设备部统一申报，必需填具《申购单》交由分公司总经理批准供应部门采购。后由设备部,五金仓库及相关使用部门进行检验合格后,仓库办理相应入库手续；
4．5其他相应非生产类、广告宣扬类同上述4.3、4.4两项条款的申报、审批、采购检验、入库的程序相同。.
4．6供应部对所有首次供货的供应商均必需进行调查，填制《分承包方评审表》,交由分公司总经理审核签认。防止盲目采购。其他供应商由供应部审核合格后经分公司总经理批准方可采购。对大宗物资的采购应由供应部会同相关部门对供应商进行全面调查。内容包括：生产规模、设备条件、技术力量、物资质量、价格、服务、供货能力等；必要时应由技术部到原料基地〔矿山〕选择确认。并报总经理批准方可采购。
4．5化工、原料、五金三大仓库，于每月25日前提供仓储报表〔《盘点表》〕，上报财务部门做每月结帐。依据仓存状况提供化工料，其他常用物资的周采购计划至供应部。
4．6由供应部负责将物资质量信息反馈至供应商。并做出相应处理。
4．7技术部应负责进厂原燃材料、化工料质量检验、确认。
4．8非计划性采购的界定，指突发事故或生产计划突然改变而进行的采购行为:
由相关部门部填写《申购单》---报分公司总经理审批---供应部购买---检验合格后办理入库手续.
4．9责任：
a在满足以上规定而没有完成采购任务，责任在采购员。
b因计划的时间不够或没有执行以上规定而不能完成采购任务，责任在计划人。
c采购回厂后100天内没有使用，则由计划人原价购买。
d属采购员超计划采购，则由采购员原价购买。
e属质量问题而不能使用，则退货处理，否则由采购员原价购买。如果由计划人指定，而回厂后不能使用，则由计划人原价购买。
五. 进库：
5．1入库前的检验控制程序：
a质量检验：必需由计划人，设备、技术部及仓库管理员共同验收，凡不合格均不可办理入库手续。否则,依据情节对相关人员予以处罚。
b入库手续的检验：所有材物料入库时均必需符合以上规定后方可办理相应入库手续。
5．2库存量的管理方法：〔压机配件及特别物件例外〕。
a最低库存量:最低15天的耗用量。最低库存量到最低限时,由仓库管理员上报申购计划并填写《申购单》。
b最高库存量：应依据生产及仓库实际状况予以执行，常规物资最高库存量为30--40天的耗用量。
c所有设备常用配件及必备物资应依据实际生产运行状况以坚持最低库存量。
5．3报表：每月25日下午16时将《盘点表》交办公室,分公司总经理签阅后转交财务。
六. 结算程序：
6.1采购结算程序：凭核准的《申购单》或采购计划、《入库单》、购物发票等凭证财务核准并签认后，经分公司总经理审批后交财务办理相应手续。
6.2供应方结算程序：凭过磅单，进库验收单，发票，由采购员负责办理结算，财务核准后，经分公司总经理审批，交财务入帐按合同付款。
6.3凡末按此操作程序办理，财务不得付款。
七. 合同管理：
7．1 如必需与供应商签订长期合同,应做好前期合同评审并填具《分承包方评审表》后,依据公司统一《供应合同》为蓝本,如确必需据情修改,应报总经理审核后方可改动,但基本原则性条款不得做出改动.
7．2所有合同应由分公司总经理及供应部主管共同签订,并盖公司合同章.已签订合同原件应由供应部门统一编号后,交财务部存档。合同中如供应商无确保金,合同必需经总经理签字后方可签字盖章。
7．3所有合同均必需加盖合同专用章。凡未盖公司合同专用章,则视为草签协议，如有问题发生则公司不负任何责任及对协议内容不予认可。
八． 采购纪律 ：
8．1任何人不得私下收取客户回扣，如经发现，予以除名并扣除一个月薪资。
8．2 任何人不得收受供应商吃请、赌博及进入娱乐场所，如经发现，予以除名并扣除一个月薪资。
九．凡属新增设备及假设购进高于现用原材物料成本价值，必需报总经理审批。
十．所有采购后必需填写所购进物资的供应商联系 ，联系人的具体资料以便日后查询。

签发人：

二00一年五月十八日