公司内部管理如何提高效率问题方案之欧阳治创编.doc

公司内部管理如何提升效率问题方案之欧阳治创编
公司内部管理如何提升效率问题方案

非洲有一个古老的谚语：当太阳升起时，羚羊从睡梦中一醒来就知道，它必需比最快的狮子跑得更快，否则就会被吃掉。而狮子也知道，它必需比最慢的羚羊跑得快，否则就会饿死。因此无所谓你是羚羊还是狮子，只要太阳一升起，你就得开始奔跑，否则就可能面临死亡。
如今，这句谚语也可以用来形容竞争激烈的商场。在快鱼吃慢鱼的时代，无论你是什么类型的企业，都必需比竞争对手更快一步。能比市场上其他公司更快交付工作结果的公司，不光眼下可以幸存下来，而且将来还能够兴盛发达。
然而，加快公司的工作速度并非易事。加速工作常常因为企业充斥各种规章制度和官僚体制而放缓或终止，它会受困于一种激励自我满足，并且接受甚至期盼效率低下的企业文化。
放眼商界，采用措施以加快员工工作速度的公司
比比皆是。家得宝、西尔斯百货、联邦快递、柯达和IBM等公司，都已经推出了各种计划并在不同程度上取得了成功。
我们对这些公司以及数百家采纳各种不同的、旨在消除官僚层级的措施的其他公司进行了研究和观察，并因此而想到了这样一个问题：哪些因素会使某些加速措施长期有效，而其他措施只能苟延残喘，最终一命呜呼呢？
为了找出答案，我们对推行过加速方案的经理人进行了采访，他们当中既有成功者，也有失败者。然后，我们将从这些采访中得出的真知灼见，与我们帮助像通用汽车〔General Motors〕这样的公司推行类似方案的经验结合起来。通过最终分析，我们发现了那些获得成功的加速措施有六个共性。所有能够持久地加快组织速度的公司，在实施加速措施时都无一例外地做到了这六点。
一、确定问题症结
公司假设是死气沉沉，可能有多种原因，比如过度官僚、缺乏授权和不愿决策等。对很多公司来说，所有问题均源自对责任的恐惧。员工不是对自己的行为
负责，而是堆砌记录文档。办公桌上摆放着一叠叠厚厚的、毫无意义的报告和表格。员工或经理不是在等着下一个批复的签署，就是在审核本周的评估报告，从而常常不自觉地成为追讨文档的帮凶。人们在这种体制下已养成根深蒂固的习惯，以至于不事先拿到几十个签字和印章获得批准，就连鸡毛蒜皮的小事也做不了决定。他们认为，在为与不为的问题上，后者的风险会更小。
克服骄傲自满是创建高效员工队伍的根本。那些顶尖公司在开始推行新措施或计划变革现有体制之前，就找到了问题的真正所在。
真实了解公司目前状况的一个办法是举行员工研讨会。研讨会使员工有了讨论问题并群策群力找出解决办法的机会。举行研讨会的目的多种多样，如确定改善流程的方法，去除多余工作等。
在我们调研的公司中，有些公司举办较大规模的研讨会〔参加员工有二十到五十人〕，另外一些公司所开的研讨会规模则较小〔参加人数五到十人〕，目的也更明确。研讨会的时间依据讨论议题的范围和公司文化的差异，可以是一天到四天不等。有些公司喜爱开
得长一些，比如两三天，而其他公司更愿意在一天内解决问题。例如，一家科技公司开了一个为期四天的研讨会，与会人员不仅找到了问题的症结，而且还提出了建议并实施了解决方案。依据经验，研讨会假设是相对简短会比较有利，会迫使员工把主要精力放在最重要的问题上。
所有研讨会，无论规模大小或时间长短，都必需取得一项重要成果：一项在三十日至六十日内迅速可以付诸实施的建议。在通用汽车，通过召开研讨会，公司北美地区产品的质量一次合格率提升了80%。当前面提到的那家高科技公司，对那些达到了新的工作速度目标的员工给予了奖励之后，其综合业绩便扶摇直上。
举办研讨会不只是为了在运营层面上实现改善，而是有其更深层的目的，就是促使组织成员的行为发生变化。员工得到充分授权去改善自己的工作，各层级的领导者也有权做出决策。
二、制定明确目标
建立目标是加快企业工作速度的核心环节。有一位领导者把在公司给员工制定目标，与在家里给孩子
们制定目标做了比较。“想象一下，对孩子说‘我说快就得快’与对他说‘如果你快点儿，就能早点吃上点心’有什么区别呢？〞她解释说，必需要看到踏踏实实的结果是人的本性。员工就是想知道，如果加快了工作速度，对自己的利害关系是什么。
但是，你要特别注意，这些目标必需对企业以及那些努力实现目标的人具有重要意义才行。换言之，它们必需满足整个企业的紧迫必需求。
例如，一家饮料公司为加速员工的工作速度制定了一个单一目标，就是减少额外的工作。这一目标在员工当中产生了共鸣。由于市场低迷，公司裁掉了数百名员工，其他员工不得不加班加点地工作。他们意识到，如果能实现这一目标，自己的工作环境就能得到改善。与此相比，某科技公司虽然也有加快员工工作速度的意愿，但由于其CEO所订立的“改善沟通〞的目标含混不清，因此其加速方案便从未得以实施。
三、快速行动，勤于沟通，奖励成功
公司加速措施背后的真正动力就是速度本身。加速方案应尽快开始实施，而且不能半途而废。
在我们的调研中，一位经理人将公司推行加速方案比作煮青蛙。他说：“假如你把青蛙放入开水，它会跳出来。如果把它放进温水，慢慢将水煮开，青蛙就会慢慢被煮熟。〞同样道理，假如你一开始并不改变员工所处的环境，然后才一点一点地进行变革，他们就几乎意识不到变化。假如你一开始就破旧立新，人们就会被迫跳出陈旧的行为模式，并迅速适应新的环境。
要记住，加快组织的工作速度必需要掌握火候。你既要让员工感到有些变化，从而产生些许不舒适的感觉，又不能让他们感到过于不舒适，从而对之产生抵触。例如，有家公司从未实施过员工排名制，却推出了一套新制度，要求员工开诚布公地提供反馈看法，并请来了外部培训人员为后进员工提供辅导。由于从“零反馈〞到新制度之间没有一个过渡，因此新措施没有成功。
虽然让大家觉得不舒适不是一件愉快的事情，但是别无选择。加速组织的工作速度将推动企业文化的改变。也就是说，行动缓慢的官僚文化会对变革措施的成功制造强大阻力。
不断和常常进行沟通是那些获得成功的加速措施
的另一个特点。不断向大家报喜是灵验的做法。这不仅会强化加速措施的价值，还能帮助员工较全面地了解状况。比如让他们看到，即使是那些最小的胜仗也会对大局产生重要影响。而那些在完成目标方面落后的员工，也更愿意赶上来。
通用汽车公司在推出其企业加速措施时，特意制定了一套具有针对性的沟通计划，保证从公司最高层一直到全世界所有业务部门的沟通都顺畅无阻。这样的沟通自开始后就从未间断过，它强调的口号是“快速、专注、无畏〞〔fast, focused, fearless〕。当某个团队达到或超越了某个速度目标时，这一喜讯会出现在公司的内部网站上。这样，所有员工都能看到他们解决了什么问题，并能分享他们的个人经历。有位经理人解释说，“这些成功故事关于展示加速计划所取得的进展，以及为之积聚更多动力，发挥了很大的作用。〞
顶尖公司运用奖惩机制来激励员工加快工作速度，而且向员工明确了成功与失败他们将面对的不同结果。通用汽车公司总裁兼首席执行官里瓦格纳〔Rick Wagoner〕，将“速度之魔〞奖，颁发给那些致力于实
现GoFast！目标且取得了优异成绩的团队。通用公司在威斯康辛州的一个工厂的工人就荣获了这一奖项，因为他们曾召开过一系列研讨会，讨论如何减少汽车引擎盖次品率的问题，结果每年为工厂节省了两百万美元。
不仅仅是那些看得见、摸得着的成果可以获得奖励，高效公司还会奖励那些表现出新行为的员工，如经过深思熟虑后的冒险行为，当机立断以及大胆革新等。一家全球金融机构的员工通过革新手段解决了不少问题，还运用自己的聪慧才智减少了浪费，加速了工作流程。于是，公司便利用语音邮件和内部网站来和大家分享这些大大小小的成功故事。同时举行正式的颁奖仪式，向优秀员工颁发现金和其他形式的奖品。
四、培养全新能力
加速措施能够取得成功，依靠的是愿意花费时间和资源来培养组织成员新能力的领导者。
即便是最优秀的员工也必需学习新的技能，以加快组织整体的工作速度。在讨论如何改善工作时，员工们不能袖手旁观。他们必需能够确定问题是什么，提供候选的解决方案，并且掌握分享信息、索取反馈
而必备的人际关系技能。
顶尖公司并不采纳传统的培训方法，它们已经抛弃了“学习，学习，尝试，再学习〞的理念，改为接受“边学边干〞的信条。大多数人都是运用边干边学中发现的技巧改善自己的工作。在这一过程中，人们要花很长的时间来逮住、记录并应用从日常工作中学到的东西，从而做到不断改善。这样做的目的是为了引发行为模式上的变化，也就是使员工能够做到积极参加、灵活多变，并能随着业务必需求的变化而随机应变。
那么领导者对加速措施发挥作用有多重要呢？接受我们调查的那些最高效公司的经理人都说至关重要。事实上，那些推行了加速计划，但举步维艰而最终失败的公司都有一个共性：其领导者缺乏领导技能且不够支持这个计划。
经理人必需知道一个真正的领导者应该具备哪些素养。他们必需懂得如何群策群力来提出新想法，如何沟通和庆祝成功，以及如何处理不同群体之间的冲突。一位负责全球加速项目的公司高管解释说：“在给经理人提供如何给员工授权的培训时，我们要求他
们对下属提出的98%的建议，都要做出肯定的答复。因为想要改善自己工作的员工不应该收到消极的反馈。〞
最重要的是，领导者必需是技艺高超的决策者，应该全面合计各种方案，而不是先有什么办法就用什么办法。
五、界定“速度〞结构
所有公司到了某一阶段都必需应对一个如何进行控制的问题。加速措施是应该集中由公司最高权力层来推行呢〔这会使人再次想起官僚体制和旧的企业文化〕，还是应执行权力下放让下面自己去搞〔这可能又有失控的危险〕？
依据我们的经验，最优秀的公司会尝试做到两者兼顾。它们会建立起一支员工核心团队，其成员负责从总部往下推行的加速措施，同时还负责培训教练人员和协助人员，然后这些人再去不同地区和不同部门落实实施加速措施。
有些公司认为，加速计划由哪个部门来负责推行是一件大事，但状况并不都是这样。无论将加速措施的核心部分交给人力资源部门负责可能是一件顺理成章的事情，但是，有些最有效的措施却是出自生产甚至是财务部门。然而，无论措施由哪个部门负责推行，人力资源部门都必需要介入。指望人们仅仅出于对工作的热爱就可以看到加速后的好处，从而改善自己的工作并跳出自己的舒适区，是不现实的。你还必需要借助人力资源专员在解决问题和辅导员工方面的专业技能。
无论是集权式还是放权式，顶尖公司在推行加速项目方面都有一个共同特点：它们都会为这项工作提供充足的资源。在我们调研的公司当中，它们在实施加速措施时，都会有一组专职人员，全日负责这项工作。
此外，在计划实施的初期，有时候会常常出现是否要引进外援的问题。有些公司聘请咨询师，而其他公司则雇用一两位在实施加速措施方面富有经验的人士。
大多数公司都能找到外部支持和内部支持之间的一个平衡点。这种平衡取决于公司现有的企业文化，以及员工对这种类型的干预感觉如何。员工会如何处理外援问题，可从过去的实施经历和现在的实施进展
中窥见一斑。曾经聘用过外部咨询师的公司就能采用强有力的措施，而对外援不太习惯的公司在实施计划时就必需进一步深思熟虑，并在使用内外资源方面做到更好的平衡。
最后，出色的领导人会意识到，成功实施这些举措的关键在于克服令事情复杂化的倾向。当韦尔奇执掌GE时，他要求一线员工与他之间的领导层级不得超过五个。任何业务部门的领导人假设想设立更多层级，必需要亲自向韦尔奇说明理由。一切从简是他的座右铭，正如他力求创建的文化一样。
提升整个公司的速度不是将员工召集到一间屋子里，再告诉他们“你们有权对自己的工作做出变更〞那样简单。它必需要你从根本上改变公司管理各项业务的方式，必需对工作进行精简并消除不必要的环节。如果公司始终处于一种官僚低效、头重脚轻和机构臃肿的一团糟的局面的话，就会使那些努力加快公司步伐的员工茫然不知所措。
因此，有必要采用一系列大胆明确、有别于现状的措施。拿北美一家大型零售商为例。在推出了加速措施后几个月，该零售商就将高度复杂的五级制销售
人员结构精简到了一级，并将十一级制的服务技术人员结构降到了只剩下四级。门店经理的许多日常管理使命，都转交给了专门处理文书工作的地区行政人员身上。
通过执行这些大刀阔斧的改革，该零售商便向其员工发出了一个明确的信息：这一计划的重要性已经达到了非要改变整个企业结构的程度了。
六、评估加速结果
对企业工作速度的衡量是一个争议激烈的话题。很多人认为，不应该为加速措施设定具体的衡量或评估指标，也不应该将它同企业绩效挂钩。他们会说，那不是采用改善措施的根本目的。但也有人认为应该为加速措施设定踏踏实实的评估标准，因为评估才是证实成功与否的惟一方法。
我们经过分析后得出的结论是，两种极端都不合适。一个运作高效的企业是由得到了充分授权、高度敬业的员工来推动的，他们把组织放到了第一位。那么企业如何知道加速措施是否成功呢？这个问题很难回答，因为结果不是马上就能衡量得到的。加速是一项长期的工作。
在开始阶段，即第一年到第三年期间，公司会对一些活动进行衡量。例如培训了多少人，流程加快了多少，同加速计划实施前相比，现在的办事速度提升了多少等。当计划进入第四年之后，评估工作就开始聚焦于结果了。例如，通用汽车现在就可以拿出踏踏实实的结果了。公司在埃及的一个团队将其小型客车和零部件的运输流程缩短了四天，通过削减新的集装箱费用节省了一亿美元。
到了第七年，公司不再计算多少人受过培训或拿出了多少踏踏实实的结果了。那时候关注的事情是公司在行为模式的转变上已经达到了一种什么程度，人们的态度转变得如何，公司的决策事务是如何处理的，领导人是否真正在发挥领导作用，他们是否能当场拍板，员工是否得到了充分授权，公司是否有一种紧迫感。
由于成功的定义会随着时间的推移而发生变化，那么加速措施背后的各种系统，如度量方法和数据收集方法等也应该发生变化。这里也有灵活性和差异性的问题必需要合计。但是，对绝大多数的公司来讲，上述时间周期是适用的。
关键一点是，加速工作必需要充足的时间和专用的资源。成功的形式可以是多种多样。在头三年中，你会在运营层面上获得一些回报。现实地讲，追求较快工作速度的文化氛围对企业所产生的那些影响，要等到第五年至第七年时才会开始显露出来。你可能在第三年就鸣金收兵，认为自己已经实现了目标。但是，事情还没有结束。除非你持续进行，否则员工的行为模式会回到老样子，而整个计划将会沦为另一个虎头蛇尾、不了了之的项目。
有某些特定因素，如果能结合起来使用的话，就可以促进计划的成功实施。一个是明确计划的重要性，另一个是简单化。那些在加速措施方面做得比较成功的公司，都是从最高层开始推动这些项目的。这些领导人决心不能让那些繁文缛节和规章制度使计划半途而废。
这些公司只有在真正了解了目前的状况后，才会制定下一步的愿景和目标。因为它们知道，在加快企业改革步伐之前，它们必需首先弄明白，造成死气沉沉局面的根源是什么。而且，它们会使各种方案坚持简单明了，否则心灰意冷的员工会认为这仅仅是本月2021.03.09 欧阳法创编

又一次走过场的活动，而加以抵制。
对这些公司来说，速度具有现实的意义。它们确定了一种长期的价值观，改变了企业文化，培养了新的能力，最后成功地建立起了一个持久的结构。这种结构渗透到了整个文化氛围中，使组织速度的意义得以确立。

2021.03.09 欧阳法创编